质量管理体系档案制度

PAGE质量管理体系档案制度总则1.目的本制度旨在规范公司质量管理体系档案的管理，确保档案的完整性、准确性和可追溯性，为质量管理体系的有效运行提供有力支持，保障公司产品和服务质量的持续提升，符合国家相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司质量管理体系运行过程中产生的各类文件、记录、资料等档案的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、检验报告、审核记录等，涉及公司各部门及所有与质量管理体系相关的活动。3.职责分工质量管理部门负责质量管理体系档案制度的制定、修订和监督执行。指导和协助各部门做好质量管理体系档案的收集、整理、归档工作。定期对质量管理体系档案进行检查、评估和分析，确保档案的质量和有效性。各部门负责本部门质量管理体系文件和记录的收集、整理、保管，并按规定及时移交至质量管理部门归档。严格按照质量管理体系文件要求开展工作，确保文件和记录的真实、准确、完整。配合质量管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。档案管理部门负责质量管理体系档案的统一存储、保管和维护，确保档案的安全和完整。建立档案检索系统和借阅登记制度，为档案的查阅和借阅提供便利。按照规定的期限和要求对档案进行销毁处理。档案的分类与编号1.分类原则质量管理体系档案按照文件的性质、用途和来源进行分类，确保分类清晰、便于管理和查找。2.分类方法质量手册类：包括公司质量管理体系的总体描述、方针目标、组织机构等文件。程序文件类：涵盖质量管理体系各过程的控制程序，如文件控制程序、记录控制程序、内部审核程序等。作业指导书类：针对具体的生产操作、检验检测等活动制定的详细指导文件。检验报告类：各类产品的检验、试验报告，包括原材料检验报告、成品检验报告等。审核记录类：内部审核、管理评审、第二方审核、第三方审核等活动的记录。其他文件类：如质量计划、质量改进报告、客户反馈等与质量管理体系相关的文件。3.编号规则质量管理体系档案编号采用统一的编码方式，确保编号的唯一性和系统性。编号格式为：[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]。年份：用四位数字表示档案形成的年份。部门代码：根据公司部门设置，用两位字母或数字表示产生档案的部门。档案类别代码：按照上述分类方法，用两位字母或数字表示档案的类别。流水号：按档案形成的先后顺序，用四位数字表示。例如：2023QM010001，表示质量管理部门在2023年形成的第一份质量手册类文件。档案的收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责质量管理体系文件和记录的收集工作，确保文件和记录的及时、完整。对于外来文件，如法律法规、标准规范、客户要求等，应及时收集并传递至质量管理部门进行登记和分发。在质量管理体系运行过程中，各部门应按照规定的时间和要求，将产生的文件和记录整理后移交至质量管理部门。2.整理方法质量管理部门收到各部门移交的档案后，应按照分类和编号规则进行整理。对每份文件和记录进行核对，确保内容完整、准确，签字盖章齐全。去除文件和记录中的无效页，对破损或褪色的文件进行修复或复制。将整理好的档案按照类别和编号顺序进行排列，编制档案目录。档案的归档与存储1.归档要求质量管理部门应定期将整理好的档案进行归档，确保档案的及时入库。归档的档案应填写档案移交清单，明确档案的名称、编号、数量、移交日期等信息，双方签字确认。对于电子档案，应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并建立电子档案索引。2.存储方式质量管理体系档案采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，设置权限管理，确保档案的安全和保密。档案存储环境应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅质量管理体系档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到质量管理部门查阅。质量管理部门应指定专人负责档案的查阅工作，提供必要的查阅条件，并对查阅情况进行记录。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、损坏或丢失，查阅完毕后应及时归还。2.借阅规定因工作需要借阅质量管理体系档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称和编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和质量管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制或传播档案内容，借阅期满后应及时归还。质量管理部门应对档案的借阅情况进行跟踪和催还，确保档案按时归还。档案的保管期限与销毁1.保管期限质量管理体系档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准要求确定，一般分为长期、中期和短期。长期档案：保管期限为[X]年以上，如质量手册、程序文件等。中期档案：保管期限为[X]年至[X]年，如作业指导书、检验报告等。短期档案：保管期限为[X]年以下，如一般的记录文件等。2.销毁规定档案保管期满后，质量管理部门应组织对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。对于需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息，经质量管理部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可销毁。档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。档案的保密与安全1.保密措施质量管理体系档案涉及公司的商业秘密和技术机密，所有接触档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和责任感。在档案查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。2.安全管理加强档案存储场所的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。定期对档案进行检查和盘点清查，及时发现和处理档案存在的问题，如损坏、丢失等。制定档案安全应急预案，应对可能发生的自然灾害、