合同部档案管理制度

PAGE合同部档案管理制度一、总则（一）目的为加强合同部档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司合同部在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映合同业务实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和维护。二、档案管理职责（一）合同部负责人职责1.全面负责合同部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查。3.协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责合同部档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。2.按照档案管理规范，对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的有序存放。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。5.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。（三）合同承办人员职责1.在合同业务办理过程中，负责及时收集、整理与合同相关的各类资料，并按要求移交档案管理人员。2.确保所提供档案资料的真实、准确、完整。3.配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本（包括合同正本、副本、补充协议等）。2.合同洽谈记录、意向书、备忘录等前期文件。3.合同审批文件，如审批表、领导批示等。4.合同履行过程中的各类文件，如往来信函、通知、变更协议、验收报告等。5.与合同相关的财务文件，如发票复印件、付款凭证等。6.其他与合同业务有关的资料。（二）收集要求1.合同承办人员应在合同业务完成后及时将相关资料收集齐全，并移交档案管理人员。2.收集的资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照合同类型、业务性质等进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。2.编号：为每一份合同及相关资料编制唯一的编号，便于识别和管理。3.编目：制作档案目录，包括合同编号、名称、签订日期、履行期限、承办部门、承办人员等信息，以便快速查找。4.装订：将合同及相关资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的合同资料进行审核，确保符合归档要求。2.将审核通过的档案资料按照分类编号顺序放入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号等信息。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、名称、编号等信息，便于查询和统计。（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同。2.保管期限自合同履行完毕或终止之日起计算。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经档案管理人员同意，并登记复制内容、数量等信息。（二）借阅规定1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经合同部负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，应采取加密存储、限制访问等措施。3.未经公司授权，任何人不得擅自对外提供合同档案信息。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范工作，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，消除安全隐患。3.做好档案的防火、防潮、防虫等工作，配备相应的消防器材、除湿设备、防虫药品等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的合同档案进行鉴定，由合同部负责人组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，确定档案是否仍需保存。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理人员填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，报合同部负责人审批。2.审批通过后，由档案管理