幼儿园专业档案制度培训

PAGE幼儿园专业档案制度培训一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本幼儿园实际情况，制定本专业档案制度。本制度旨在规范档案管理工作流程，保障幼儿园各项工作的顺利开展，为幼儿园的发展提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工，包括管理人员、教师、保育员、后勤人员等。幼儿园内形成的各类文件、资料、记录等均属于档案管理范畴，涵盖教学、行政、后勤、安全、卫生保健等各个方面。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或专人负责，确保档案的收集、整理、保管、利用等工作有序进行。2.真实完整原则档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。在档案形成过程中，各部门和人员应及时、准确地收集和整理相关资料，不得遗漏或篡改。3.科学分类原则按照档案的来源、内容、形式等特征进行科学分类，便于档案的管理和查找利用。分类应遵循逻辑性和系统性，确保档案分类清晰、层次分明。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守保密制度，防止档案信息泄露，保障幼儿园的合法权益和师生的个人隐私。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.负责幼儿园各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案工作进行检查和考核，提出改进意见和建议。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高教职工的档案意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务质量。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案资料的查询和借阅服务。4.积极参加档案管理部门组织的档案业务培训和宣传教育活动，提高自身的档案管理能力和意识。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.做好档案的安全保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，为幼儿园各项工作提供及时、准确的档案信息服务。根据利用者的需求，迅速、准确地查找和提供相关档案资料，并做好利用登记工作。5.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。6.参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限或失去保存价值的档案，提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括幼儿园的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、固定资产档案等。2.教学管理类档案涵盖教学计划、教案、教学课件、学生成绩册、教学评估资料、教研活动记录、教师培训档案等。3.后勤管理类档案包含物资采购档案、设备设施档案、维修记录、食堂管理档案、安全保卫档案等。4.学生管理类档案有学生学籍档案、品德评定记录、奖惩情况记录、健康档案等。5.其他类档案如幼儿园举办的各类活动档案、对外交流合作档案、家长委员会档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件、资料和记录。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。如有破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集，确保电子文件的格式正确、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的类别和性质，将收集到的档案分为行政管理、教学管理、后勤管理、学生管理等大类，再根据具体内容进行二级分类和细化。例如，行政管理类档案可进一步分为行政文件、人事档案、财务档案等；教学管理类档案可分为教学计划、教案、教学评估等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性和系统性原则，可采用年度流水号或分类编号等方式。例如，教学管理类档案的编号可按照“教学管理年份流水号”的格式编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于查阅和统计。同时，建立电子目录，实现档案信息的快速检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。对于不宜装订的档案，如奖状、证书等，可采用卷盒或文件夹等方式进行保管。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案的分类和编号顺序，将纸质档案上架存放，排列整齐有序。同时，建立档案存放索引，便于快速查找档案。2.电子档案保管对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。（三）保管期限根据档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管档案主要包括幼儿园的重要文件、法规性文件、历史沿革资料、重要会议记录、人事档案等，这些档案具有重要的历史价值和凭证作用，应永久保存。2.长期保管档案一般为10年以上（含10年）的档案，如教学计划、教学总结、财务报表、学生学籍档案等，这些档案对幼儿园的工作和发展具有一定的参考价值，应长期保存。3.短期保管档案保管期限为短期（110年）的档案，如一般性的行政文件、临时性的工作计划与总结、短期的教学资料等，这些档案在一定时间后可根据实际情况进行鉴定和销毁。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。同时，对清查结果进行详细记录，形成档案清查报告。五、档案的利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案，如行政管理部门查阅人事档案、教学管理部门查阅教学档案等。2.幼儿园教职工因个人工作或学习需要查阅与本人相关的档案，如教师查阅自己的教学档案、职工查阅本人的人事档案等。3.外单位因工作联系或合作需要查阅本幼儿园相关档案，须经幼儿园领导批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保利用者能够准确、快速地找到所需档案。2.借阅对于确需借出档案的情况，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复印件。复制档案应按照规定的程序进行，确保复印件与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位（部门）、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和教育行业标准，结合幼儿园实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、形成时间、保管期限等方面进行综合评估，确定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员直接审查档案内容，判断其价值。对于重要的、具有历史意义或现实利用价值的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。2.定期鉴定每年定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际情况，确定是否需要继续保存或销毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单。销毁清单应详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。2.档案销毁清单报幼儿园领导审批，经批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁现场进行监督，并在销毁清单上签字确认。4.销毁工作完成后，将销毁清单与相关档案资料一并归档保