桥梁技术档案管理制度

PAGE桥梁技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司桥梁技术档案的管理，确保桥梁技术档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥桥梁技术档案在公司桥梁建设、维护、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有桥梁技术档案的管理，包括新建桥梁、改建桥梁、养护桥梁等项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类技术文件、资料、图纸等。（三）管理原则1.集中统一管理原则桥梁技术档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的信息丢失或不完整。2.真实性原则桥梁技术档案应如实反映桥梁建设、维护等过程中的实际情况，所有记录和资料必须真实可靠，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则涵盖桥梁项目从前期准备到后期运营全过程的各类技术文件、资料，包括但不限于规划文件、设计图纸、施工记录、检测报告、验收文件等，确保档案内容完整无缺。4.准确性原则档案中的数据、信息、文字表述等必须准确无误，符合相关技术标准和规范要求，以保证档案能够为后续工作提供准确的依据。5.保密性原则对于涉及桥梁技术机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善桥梁技术档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.集中统一管理公司所有桥梁技术档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放和方便查询。3.对桥梁技术档案进行分类、编号、整理、装订等工作，保证档案的规范化和标准化。4.负责档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的完整性和安全性。5.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、查阅、复制等手续，对档案的利用情况进行登记和统计。6.定期对桥梁技术档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案的销毁意见，并按照规定程序进行销毁。7.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）项目部门职责1.负责本部门承担的桥梁项目技术档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.在项目实施过程中，及时将形成的各类技术文件、资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定等工作，提供必要的技术支持和协助。4.根据工作需要，按照规定程序借阅、查阅本项目的桥梁技术档案。（三）技术人员职责1.在桥梁项目工作中，负责及时、准确地记录和整理本人工作中形成的技术文件、资料，确保档案内容真实反映工作实际情况。2.按照档案管理要求，将整理好的个人工作档案资料及时移交项目部门，由项目部门统一移交档案管理部门。3.对涉及本人工作的档案内容负责，如有疑问或需要补充、修改档案信息，应及时向档案管理部门提出。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.桥梁项目规划阶段：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计文件等。2.桥梁设计阶段：初步设计图纸、技术设计图纸、施工图设计图纸、设计变更文件、设计计算书、设计评审意见等。3.桥梁施工阶段：施工组织设计、施工方案、施工技术交底、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.桥梁监理阶段：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.桥梁竣工验收阶段：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、工程决算文件等。6.桥梁养护阶段：养护计划、养护记录、维修改造记录及相关检测报告等。7.其他与桥梁技术相关的文件、资料，如科研成果、技术总结、学术论文等。（二）收集要求1.项目部门和技术人员应按照档案收集范围，及时收集各自工作中形成的档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于外来文件，如设计变更通知、上级主管部门文件等，应及时签收、登记，并移交档案管理部门。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁，并使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，严禁使用易褪色的书写材料。（三）整理原则1.遵循桥梁建设项目的自然形成规律和内在联系，保持档案资料之间的有机联系。2.按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。3.确保每份档案资料的独立性和完整性，避免重复或遗漏。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将桥梁技术档案分为规划类、设计类、施工类、监理类、验收类、养护类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。例如，施工类档案编号可采用“项目名称施工阶段档案顺序号”的格式。3.装订：对纸张较小或较薄的档案资料，应进行粘贴或折叠，使其规格统一，然后采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，以便快速检索档案。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.项目部门在项目完成或阶段工作结束后，应及时对本部门收集整理的桥梁技术档案进行汇总，并填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核验收，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时通知项目部门进行补充或整改。3.审核验收合格后，档案管理部门办理档案接收手续，并按照归档要求将档案进行分类存放。（二）保管期限1.桥梁技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映桥梁工程建设全过程，具有重要历史价值和科学研究价值的档案，如桥梁建设项目的规划文件、可行性研究报告、竣工验收报告等，应永久保管。长期保管：对桥梁工程建设有一定参考价值，保管期限在10年以上（含10年）的档案，如设计图纸、施工记录、监理文件等，应长期保管。短期保管：保管期限在10年以下的档案，如一般性的施工技术交底、原材料检验报告等，应短期保管。2.档案管理部门应根据档案的保管期限，对档案进行分类存放，并在档案目录中注明保管期限。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等，同时做好电子档案的安全防护工作，防止数据丢失或损坏。五、档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅桥梁技术档案。查阅、借阅档案应严格按照规定程序办理手续，确保档案的安全和合理利用。（二）借阅程序1.借阅人填写《桥梁技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，办理借阅手续，并在档案借阅登记薄上进行登记。4.借阅人凭借阅凭证到档案管理部门领取档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅程序1.查阅人填写《桥梁技术档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据查阅申请进行审核，对符合查阅条件的，指定专人陪同查阅，并在档案查阅登记薄上进行登记。4.查阅人只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，严禁在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。（四）利用要求1.利用桥梁技术档案时，应爱护档案，不得擅自拆卷、裁剪、污损、涂改档案内容。2.如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的复制方式和要求进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。3.利用档案完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门技术负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对桥梁技术档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案中的数据、信息、文字表述等是否准确无误。3.档案的时效性：评估档案所反映的内容是否仍具有现实参考价值。4.档案的保密性：审查档案中是否涉及敏感信息，是否需要继续保密。（三）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁意见，填写《桥梁技术档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《桥梁技术档案销毁申请表》