农村卫生院档案保密制度

PAGE农村卫生院档案保密制度一、总则（一）目的为加强农村卫生院档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护卫生院的正常工作秩序，保障患者及卫生院的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农村卫生院全体工作人员，包括正式职工、临时工、实习人员等，以及涉及卫生院档案管理、使用、借阅等相关活动的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和卫生行业相关标准，确保档案保密工作合法合规。2.安全第一原则将档案安全保密放在首位，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生。3.分级管理原则根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案保密工作。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善农村卫生院档案保密制度，明确档案管理流程和保密要求。2.集中统一管理卫生院各类档案，建立健全档案管理制度和工作流程，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案管理人员进行培训，提高其保密意识和业务水平，定期检查档案管理工作，发现问题及时整改。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作，严格按照保密制度执行各项操作。5.对涉及档案保密的违规行为进行调查处理，提出整改意见，并及时向上级领导报告。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案的日常管理，严格遵守档案保密制度，确保档案安全。3.在档案形成过程中，对涉及保密的文件资料进行妥善保管，防止泄露。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案保密制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作，确保档案管理工作规范、有序。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理，保证档案的完整和安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平，掌握先进的档案管理技术和方法。5.对违反档案保密制度的行为进行制止，并及时向上级报告。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政管理类档案包括卫生院的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.医疗业务类档案涵盖病历档案、诊断报告、检查检验结果、医疗技术资料、医疗纠纷处理档案等。3.公共卫生类档案如居民健康档案、预防接种档案、传染病管理档案、妇幼保健档案、健康教育档案等。4.设备物资类档案包含设备采购合同、设备使用说明书、设备维修记录、物资采购清单等。5.其他类档案如基建档案、科研档案、外事档案等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和保密性，将档案分为以下三级：1.绝密级档案涉及国家机密、卫生院核心商业秘密、重大医疗纠纷及法律诉讼等重要信息的档案，如重大医疗事故调查资料、涉及卫生院核心技术的科研资料等。此类档案严格限制查阅和使用范围，必须经过卫生院最高管理层批准，并采取特殊的保密措施。2.机密级档案包含重要的医疗业务数据、患者隐私信息、财务机密等，如患者的个人隐私资料、财务报表等。查阅和使用此类档案需经相关部门负责人批准，并进行登记。3.秘密级档案一般性的行政管理文件、普通医疗业务记录等，如日常行政文件、普通病历等。此类档案的查阅和使用需在规定的范围内进行，并做好记录。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门形成的各类文件资料，确保档案的完整性和准确性。2.对重要文件资料应实行双套制保存，一套纸质档案，一套电子档案，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。3.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、排列有序。2.对纸质档案应进行编号、编目、装订等处理，编制档案目录，便于查找和管理。3.对电子档案应按照电子文件管理规范进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案安全。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别、保管期限等进行分类存放，采用密集架或档案柜进行保管，并定期进行盘点和清查。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应选用安全可靠的存储设备，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行检查和更新。3.对重要档案应采取异地备份存储的方式，以防止因自然灾害等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.档案的保管期限应根据国家法律法规和卫生院实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括涉及卫生院重大权益、重要历史记录、法律诉讼等方面的档案。3.长期保管的档案一般为10年以上，主要包括重要的医疗业务档案、行政管理档案等。4.短期保管的档案为10年以下，主要包括一般性的文件资料、普通病历等。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅绝密级档案，必须经卫生院最高管理层批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.查阅机密级档案，需经相关部门负责人批准，查阅人员应在档案管理部门工作人员的监督下进行查阅，查阅完毕后及时归还档案。4.查阅秘密级档案，可由所在部门自行安排查阅人员，但应做好查阅记录，查阅完毕后将档案归还档案管理部门。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅绝密级档案，必须经卫生院最高管理层批准，并严格按照指定的用途和期限使用，不得转借他人。3.借阅机密级档案，借阅期限一般不得超过一周，如需延期，应重新办理借阅手续。4.借阅秘密级档案，借阅期限一般不得超过两周，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息，查阅和借阅人员应在登记台账上签字确认。查阅与借阅登记台账应长期保存，以备查阅。七、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员和涉及档案工作的人员的保密教育，提高其保密意识和责任感，签订保密承诺书。2.对档案管理人员进行定期考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。3.严格控制档案管理人员的岗位变动，对涉及档案管理的关键岗位人员进行离岗审计，确保档案交接清楚，无泄密隐患。（二）环境管理1.档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设备，确保档案库房的安全。2.对档案管理工作场所进行定期检查，防止无关人员进入档案管理区域，确保档案管理环境安全。3.在档案管理工作场所，不得谈论、传播档案机密信息，不得在非工作时间将档案带出工作场所。（三）技术管理1.采用先进的档案管理技术和设备，如档案数字化管理系统、加密存储设备等，确保档案信息的安全。2.对电子档案进行加密处理，设置不同级别的访问权限，防止电子档案被非法获取和篡改。3.定期对档案管理系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，防止因技术原因导致档案信息泄露。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善导致损坏、变质且无法修复的档案。3.经鉴定确属不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报卫生院领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁清单和监销记录应长期保存，以备查阅。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并向上级领导报告。2.卫生院内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况，发现违规行为及时提出