生产中档案管理制度

PAGE生产中档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产过程中档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产部门及相关涉及生产流程的各部门在生产活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对生产中档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则全面收集生产过程中产生的各种文件、资料，保证档案内容的完整，反映生产活动的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确，数据可靠，符合实际生产情况。4.安全性原则采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部，负责统筹管理生产中档案工作。（二）职责1.制定和完善制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订生产中档案管理制度、流程和标准。2.档案收集与整理指导、监督各生产部门做好档案的收集、整理工作，定期对收集到的档案进行分类、编目、装订等整理工作。3.档案保管负责档案库房的建设与管理，配备必要的保管设备，确保档案的安全存放。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案保管过程中的问题。4.档案利用服务建立档案检索系统，为公司内部各部门提供档案查询、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为生产经营决策提供支持。5.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。6.人员培训与指导组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理技能，指导各部门兼职档案员开展工作。（三）生产部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作按照档案管理要求，及时将本部门在生产活动中形成的各类文件、资料进行分类整理，确保档案的齐全、完整。2.协助档案管理部门做好档案的保管和利用工作配合档案管理部门对本部门档案进行定期盘点，提供档案借阅信息，协助办理档案借阅手续。3.接受档案管理部门的业务指导和培训不断提高自身的档案管理水平，严格按照档案管理制度开展工作。三、档案的分类与编号（一）分类生产中档案主要分为以下几类：1.生产计划类包括年度生产计划、月度生产计划、生产作业计划等。2.生产技术类涵盖工艺文件、操作规程、技术图纸、技术标准、技术总结等。3.生产调度类如生产调度指令、生产进度报表、生产协调会议纪要等。4.质量控制类包含质量检验报告、质量统计分析、质量事故处理记录等。5.设备管理类有设备台账、设备维护保养记录、设备检修计划、设备操作规程等。6.物资管理类涉及物资采购计划、物资出入库记录、物资盘点表等。7.安全管理类包括安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告与处理等。8.人员管理类如员工考勤记录、员工培训档案、绩效考核资料等。（二）编号档案编号采用“分类号+流水号”的方式。分类号按照上述分类类别进行编制，流水号为每类档案的顺序编号。例如，生产计划类档案编号为“SJ001”，其中“SJ”代表生产计划类，“001”为该类档案的流水号。编号应保持唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产部门在生产活动中形成的各类文件、资料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。2.与生产相关的合同、协议、订单、函件等。3.生产过程中的各类记录，如生产日志、设备运行记录、质量检验记录等。4.上级主管部门下发的与生产有关的文件、通知、指示等。（二）收集要求1.各生产部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循全面、准确、系统的原则，对生产活动中形成的各种文件、资料进行全面收集，不得遗漏重要信息。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应清晰、准确地反映档案的类别和顺序。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的检索和查询。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放生产中档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全存放。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案存放在档案柜或货架上，确保档案存放有序，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。（四）档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。具体如下：1.永久保管涉及公司生产经营决策、重要资产权益、重大历史事件等具有长远保存价值的档案。2.长期保管保存期限在10年以上（含10年）的档案，如生产技术资料、重要设备档案等。3.短期保管保存期限在10年以下的档案，如一般性的生产记录、临时文件等。（五）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。对发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因生产经营、管理决策、技术创新等工作需要，可以查阅、借阅生产中档案。（二）利用手续1.查阅手续查阅档案时，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅手续借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司批准，不得对外提供查阅、借阅。2.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案内容。3.档案查阅、借阅后，应及时归还档案管理部门，不得转借他人。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。鉴定标准如下：1.永久保管档案具有重要历史价值、法律凭证作用或对公司生产经营有重大影响的档案，应继续保存。2.长期保管档案仍有一定利用价值，但保管期限已满的档案，经鉴定小组审核后，可适当延长保管期限或进行销毁。3.短期保管档案已失去利用价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司主管