农牧局档案室管理制度

PAGE农牧局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强农牧局档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于农牧局机关各科室、直属事业单位及下属各基层站所形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：农牧局档案室负责集中管理全局各类档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映农牧局各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与农牧局工作相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为档案利用者提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置农牧局设立档案室，配备专职档案管理人员，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案利用提供便利。4.负责档案的查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅审批制度。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.定期对档案管理工作进行总结、分析，向上级主管部门和局领导汇报档案工作情况。7.负责对下属单位档案工作进行业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理质量。3.严格遵守档案管理制度，做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。6.协助开展档案鉴定销毁工作，对拟销毁档案进行审核并做好记录。7.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.农牧局在履行职能活动中形成的具有保存价值的文件、材料、图表、声像等各种载体的档案，包括但不限于以下几类：综合管理类：局党组会议记录、局务会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表等。农牧业政策法规类：国家和地方出台的有关农牧业的法律法规、政策文件、规范性文件等。农牧业项目管理类：农牧业项目申报书、可行性研究报告、项目实施方案、项目验收报告等。农牧业技术推广类：农牧业新技术、新品种推广资料、技术培训教材、试验示范报告等。农牧业资源管理类：土地资源、水资源、畜牧资源等相关档案，包括普查资料、规划文件、监测数据等。农牧业执法监督类：执法检查记录、行政处罚决定书、案件卷宗等。人事档案类：干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。声像档案类：农牧业工作中的照片、录音、录像等资料。2.下属单位报送的应归档的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位及下属各基层站所应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应进行一式多份备份，分别保存于不同介质和地点。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案：按照内容、时间顺序整理，注明拍摄时间、地点、人物及事由，编制声像档案目录。5.实物档案：对具有保存价值的奖杯、奖牌、证书、印章等实物进行登记造册，拍照留存，并注明来源、日期等信息。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室统一保管。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。5.实物档案应在接收后立即进行登记归档。（二）归档程序1.各科室、直属事业单位及下属各基层站所将整理好的档案材料移交档案室，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室对接收的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案室按照分类方案对档案进行排列上架，并编制档案存放索引。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.确定档案保管期限的原则：反映农牧局主要职能活动和基本历史面貌的，对农牧局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映农牧局一般工作活动，在一定时期内对农牧局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，主要的列为30年保管，次要的列为10年保管。（四）保管要求1.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放于专用档案柜架，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行清查核对，做到账实相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份，并采用安全可靠的存储介质。6.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本局工作人员因工作需要可查阅本局档案。外单位查阅本局档案，须经本局分管领导批准。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后提交档案室。2.档案室对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案查阅场所。3.查阅人在档案管理人员的监督下查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。（三）借阅范围本局工作人员因工作需要可借阅本局档案。外单位借阅本局档案，须经本局主要领导批准。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后提交档案室。2.档案室对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理档案借阅登记手续，向借阅人发放档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由分管档案工作的领导担任组长，档案室负责人及相关业务人员为成员。（二）鉴定原则根据档案保管期限表，结合农牧局实际工作需要，对档案进行全面、准确的鉴定，确保鉴定结果的科学性和公正性。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.不定期鉴定：根据农牧局工作重点和档案管理实际情况，对特定档案进行不定期鉴定。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、卷号等信息。3.档案销毁清册经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报本局主要领导批准。（五）销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员监销。2.监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清册内容一致。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。3.严禁将应销毁档案出售或赠送他人。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行及时、准确的统计。2.定期向上级主管部门和局领导报送档案统计报表，为档案管理决策提供依据