调研档案三合一制度执行

PAGE调研档案三合一制度执行一、总则（一）目的为加强公司调研档案管理，确保调研档案的完整、准确、系统和安全，便于调研成果的有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门开展的各类调研活动所形成的档案管理，包括但不限于市场调研、政策调研、专项课题调研等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：调研档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：调研档案应如实反映调研活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：涵盖调研活动各个环节形成的各类文件材料，确保档案的全面性。4.保密性原则：对于涉及公司机密的调研档案，严格按照保密规定进行管理。二、调研档案的构成及整理要求（一）调研准备阶段档案1.调研项目立项文件：包括立项申请、审批文件等，应清晰记录项目名称、目的、范围、时间安排等关键信息。2.调研方案：详细说明调研方法、样本选取、调研问卷或提纲等内容，确保方案具有科学性和可行性。3.调研人员组成及分工：明确参与调研的人员名单及各自职责，便于追溯和管理。（二）调研实施阶段档案1.原始调研记录：如访谈记录、问卷调查表、实地观察记录等，应保持原始状态，不得随意篡改。2.调研过程中的照片、录音、录像等资料：标注清楚拍摄时间、地点、内容等信息，确保资料的真实性和关联性。3.调研数据统计分析资料：包括数据汇总表、分析报告等，体现调研数据的处理过程和结果。（三）调研成果阶段档案1.调研报告：全面总结调研情况，提出结论和建议，报告应结构清晰、逻辑严谨、数据准确。2.相关会议纪要：记录调研成果汇报会议、研讨会议等的主要内容，明确决策过程和结果。3.成果应用反馈：收集调研成果在公司内部应用后的反馈信息，作为档案的补充内容。（四）整理要求1.分类整理：按照调研准备、实施、成果三个阶段进行分类，每个阶段再根据文件材料的性质进一步细分。2.编号标识：为每份档案材料编制唯一的编号，便于查询和管理。同时，在档案盒或文件夹上标注清晰的类别名称和起止编号。3.装订成册：对于纸张较多的文件材料，应进行整齐装订，确保牢固、美观。三、调研档案的编目与数字化（一）编目1.编制卷内目录：详细记录卷内每份文件材料的题名、日期、编号等信息，便于快速查找。2.编制备考表：注明卷内文件材料的数量、缺损情况、整理人、整理日期等内容。3.编制案卷目录：按照分类整理后的案卷顺序，依次列出案卷号、题名、日期、保管期限等信息，形成案卷目录清单。（二）数字化1.扫描范围：对重要的调研档案进行数字化扫描，包括调研报告、原始调研记录、关键文件等。2.扫描要求：保证扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。扫描分辨率应不低于300dpi，色彩模式为24位真彩色。3.数据存储：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。同时，建立数字化档案索引数据库，便于快速检索和查询。四、调研档案的保管与利用（一）保管1.保管场所：设立专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.保管期限：根据调研档案的重要性和保存价值，确定不同的保管期限，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期为510年，长期为10年以上。3.定期检查：档案管理部门定期对调研档案进行检查，查看档案的保管状况，如发现问题及时采取措施进行处理。（二）利用1.利用原则：遵循保密、合法、合规的原则，在确保档案安全的前提下，为公司内部各部门提供必要的档案利用服务。2.利用流程：利用部门填写档案利用申请表，注明利用目的、范围、期限等内容，经审批后到档案管理部门查阅或借阅档案。查阅档案应在指定场所进行，不得擅自带出；借阅档案需办理借阅手续，按时归还。3.利用登记：对档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用内容等信息，以便跟踪和统计。五、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司档案管理部门定期对各部门调研档案的形成、整理、保管等情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。（二）考核办法1.考核指标：将调研档案管理工作纳入公司绩效考核体系，考核指标包括档案的完整性、准确性、整理规范程度、利用效率等。2.考核周期：每年进行一次考核，对各部门调研档案管理工作进行全面评价。3.结果应用：根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对存在问题的部门提出整改要求，连续考核不达标且整改不力的，将进行相应的处罚。六、附则