诉讼档案归档通报制度

PAGE诉讼档案归档通报制度一、总则（一）目的为加强公司诉讼档案的管理，确保诉讼档案的完整、准确、系统和安全，提高诉讼档案的利用效率，特制定本诉讼档案归档通报制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门涉及的各类诉讼案件档案的归档与通报管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保诉讼档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：诉讼档案应如实反映诉讼活动的全过程，保证档案资料的完整性。3.及时归档原则：诉讼案件办结后，应及时将相关档案进行归档，不得拖延。4.安全保密原则：妥善保管诉讼档案，防止档案信息泄露，确保档案安全。二、诉讼档案归档管理（一）归档范围1.起诉状、答辩状、上诉状、申诉状等各类法律文书。2.证据材料，包括书证、物证、视听资料、证人证言等。3.庭审笔录、合议庭评议笔录、审判委员会讨论记录等。4.判决书、裁定书、调解书等法律裁判文书。5.与诉讼案件相关的其他文件、资料。（二）归档要求1.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.证据材料应分类整理，编目编号，注明来源和证明内容。3.法律文书应按照时间顺序排列，一案一卷，不得混装。4.归档文件应使用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。（三）归档流程1.案件承办人在诉讼案件办结后，应及时对相关档案资料进行收集、整理和核对。2.整理后的档案资料应按照归档要求进行装订、编目，并填写档案移交清单。3.案件承办人将档案移交清单及档案资料一并提交至公司档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行审核，如发现问题应及时通知案件承办人进行补充或修正。5.审核通过后，档案管理部门将诉讼档案进行分类存放，并建立电子档案目录。三、诉讼档案通报管理（一）通报范围1.公司管理层：定期向公司管理层通报诉讼案件的进展情况、档案归档情况等。2.相关部门：根据工作需要，向涉及诉讼案件的相关部门通报案件信息。3.其他需要知晓的人员：如公司法律顾问等。（二）通报内容1.诉讼案件基本信息：包括案件名称、当事人、案由、受理法院等。2.案件进展情况：如立案、开庭、判决等关键节点的时间和结果。（三）档案归档情况：已归档的诉讼档案清单及存放位置。4.案件风险评估：对案件可能产生的风险进行分析和评估。5.其他相关信息：如案件处理过程中的重要事项、经验教训等。（三）通报方式1.定期通报：每月或每季度以书面报告的形式向公司管理层和相关部门通报诉讼案件情况。2.即时通报：对于诉讼案件中的重大事项或紧急情况，应及时以口头或书面形式进行通报。（四）通报流程1.档案管理部门负责收集、整理诉讼案件的相关信息，并撰写通报报告。2.通报报告经部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批签字。3.审批通过后的通报报告按照通报范围进行分发。四、诉讼档案查阅与借阅管理（一）查阅权限1.公司内部人员：因工作需要查阅诉讼档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部人员：因特殊原因需要查阅诉讼档案的，应提交查阅申请函，并经公司法律顾问审核、公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。2.查阅人员如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案管理部门。（三）借阅权限1.公司内部人员：因工作需要借阅诉讼档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.外部人员：原则上不允许借阅诉讼档案，如有特殊情况，需经公司董事长批准，并签订保密协议后，方可借阅。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。五、诉讼档案保密管理（一）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设备，确保档案存放安全。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的诉讼档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自向无关人员透露档案内容。（二）保密责任1.公司全体员工应严格遵守诉讼档案保密制度，对在工作中知悉的档案信息予以保密。2.如因工作需要接触诉讼档案的人员违反保密制度，导致档案信息泄露的，应依法依规追究相关人员的责任。六、诉讼档案保管期限与销毁管理（一）保管期限诉讼档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限：[X]年。适用于一般性诉讼案件，档案保存期满后，经档案管理部门审核，可进行销毁。2.中期保管期限：[X]年。适用于涉及公司重要权益、具有一定影响力的诉讼案件，档案保存期满后，需经公司分管领导批准，方可进行销毁。3.长期保管期限：[X]年以上。适用于涉及公司重大权益、对公司发展具有重要影响的诉讼案件，档案应永久保存。（二）销毁管理1.档案管理部门应定期对超过保管期限的诉讼档案进行清理，编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销