数字化档案进馆管理制度

PAGE数字化档案进馆管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织数字化档案进馆管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有拟进入馆内的数字化档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保数字化档案进馆工作合法合规。2.真实完整原则：保证进入馆内的数字化档案真实反映公司/组织的各项活动，内容完整无缺漏。3.安全保密原则：采取有效措施保障数字化档案的存储安全和信息保密，防止档案信息泄露和损坏。4.便于利用原则：优化数字化档案的整理和存储方式，提高档案检索和利用效率，满足公司/组织及相关部门的工作需求。二、档案收集（一）收集范围1.各类公文、函件、报告、决议、纪要等行政文件。2.业务合同、协议、订单、招投标文件等经济活动档案。3.科研项目立项、研究过程、成果鉴定等科研档案。4.人事档案，包括员工入职、晋升、调动、离职等相关材料。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.基建档案，涵盖项目规划、设计、施工、验收等各个环节的资料。7.设备档案，包括设备购置合同、说明书、维修记录等。8.其他具有保存价值的文件、资料、图表、声像等档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.档案形成部门应按照档案分类标准对档案进行初步整理，保证档案资料的完整性和系统性。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签署完备，载体应符合耐久性要求，如纸张应采用A4规格、70g以上的办公用纸，电子文件格式应符合通用标准，如PDF、TIFF等。4.对于重要的声像档案，应同时收集相关文字说明材料，包括拍摄时间、地点、人物、内容摘要等。（三）收集流程1.档案形成部门在档案形成后，应及时将档案整理好，填写《档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、形成时间、来源等信息，并提交给本部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将档案及《档案移交清单》一并移交至公司/组织的档案管理部门。3.档案管理部门收到移交的档案后，应进行认真核对，如发现问题及时与档案形成部门沟通解决。核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，并将档案纳入待数字化处理范围。三、档案整理（一）分类标准1.按照公司/组织的职能部门进行一级分类，如行政部、财务部、业务部等。2.在一级分类基础上，根据档案内容的性质进行二级分类，如行政部可分为公文管理、会议管理、人事管理等类别。3.二级分类下再根据档案的形成时间、来源等因素进行细分，形成详细的分类目录。（二）编号规则1.为每一份数字化档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的分类信息和顺序号。2.编号格式为：[一级分类代码][二级分类代码][顺序号]。例如，行政部的一份公文档案编号为：XZ[GW][001]。3.编号应遵循简洁明了、易于识别和管理的原则，确保在档案管理系统中能够快速定位和查询。（三）著录标引1.对数字化档案进行著录标引，著录项目应包括档案题名、责任者、形成时间、保管期限、密级等。2.标引应准确反映档案的主题内容，便于检索和利用。对于多主题的档案，应进行多角度标引。3.著录标引工作应在档案整理过程中同步进行，确保著录信息的准确性和完整性。（四）装订要求1.纸质档案在数字化前应进行装订，去除金属物，如订书钉、回形针等。2.采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐，不影响档案的扫描和查阅。3.对于幅面较大的图纸、图表等档案，应进行折叠处理，使其尺寸符合A4规格，并在折叠处加盖骑缝章。四、数字化处理（一）扫描要求1.扫描分辨率应根据档案的类型和利用需求确定，一般文字档案扫描分辨率不低于300dpi，图像、图表等档案扫描分辨率不低于600dpi。2.扫描色彩模式应采用24位真彩色，确保扫描图像清晰、完整、真实地反映档案原貌。3.扫描过程中应保证图像的平整度，避免出现褶皱、模糊等现象。对于破损、褪色严重的档案，应先进行修复处理后再扫描。（二）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。2.去除图像中的噪声、黑点、黑线等杂质，调整图像的亮度、对比度、清晰度等参数，使图像更加清晰可读。3.对于多页档案的扫描图像，应进行准确拼接，确保页面之间无缝隙、无重叠，拼接误差不超过1mm。（三）数据挂接1.将数字化处理后的图像文件与著录标引信息进行挂接，建立一一对应的关系。2.通过档案管理系统实现数据挂接，确保在系统中能够根据著录信息快速检索到相应的图像文件。3.数据挂接应准确无误，定期进行检查和维护，防止出现数据丢失或错误挂接的情况。（四）存储格式1.数字化档案图像文件应存储为通用的格式，如PDF、TIFF等，便于长期保存和跨平台使用。2.存储的电子文件应进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、磁盘阵列存储等多种方式，确保数据的安全性和可靠性。3.备份数据应定期进行异地存储，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。五、档案审核（一）审核流程1.数字化档案处理完成后，由档案管理部门组织相关人员进行审核。2.审核人员应按照档案收集、整理、数字化处理的要求，对档案的完整性、准确性、规范性等进行全面检查。3.审核过程中发现问题，应及时反馈给档案形成部门或数字化处理人员进行整改，整改完成后重新提交审核。4.审核通过的数字化档案方可进入馆内存储。（二）审核内容1.档案内容审核：检查档案是否真实反映公司/组织的活动情况，有无缺页、漏项、篡改等问题。2.整理质量审核：审核档案的分类、编号、著录标引是否符合规定，装订是否整齐规范。3.数字化质量审核：查看扫描图像是否清晰、完整，图像处理是否符合要求，数据挂接是否准确无误。六、档案进馆（一）存储方式1.数字化档案应存储在专门的档案管理服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，确保数据的安全性和可靠性。2.存储设备应具备冗余备份功能，定期进行数据备份和恢复测试，防止数据丢失。3.建立档案存储目录结构，按照档案分类编号进行存储，便于快速检索和管理。（二）存储环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案存储安全。3.定期对存储环境进行检查和维护，及时发现并处理可能影响档案安全的问题。（三）数据迁移1.随着技术的发展和存储设备的更新换代，定期对数字化档案进行数据迁移，确保数据的可读性和可用性。2.数据迁移过程中应进行严格的测试和验证，确保迁移后的数据与原数据一致，并能够正常访问和使用。3.迁移后的档案数据应进行备份，并做好相关记录，以备后续查询和追溯。七、档案利用（一）利用申请1.公司/组织内部各部门及相关人员如需利用馆内数字化档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，并提交给档案管理部门。2.档案管理部门收到申请表后，应进行审核，对于符合利用规定的申请，予以批准，并提供相应的档案利用服务。（二）利用方式1.提供档案查阅服务：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅数字化档案，档案管理人员应协助其进行检索和调阅。2.提供档案复制服务：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件或电子文件拷贝，但应按照规定收取相应的费用。3.提供档案借阅服务：对于确需借阅档案的利用者，应按照借阅流程办理借阅手续，明确借阅期限、归还时间等要求，并确保档案的安全归还。（三）利用登记1.对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称及编号等信息。2.登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。八、档案安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储设备、网络系统等的安全防护，防止黑客攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.定期对档案管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复发现的问题，确保系统的安全性和稳定性。3.制定档案数据备份和恢复计划，定期进行数据备份，并将备份数据存储在异地安全场所，以应对可能出现的数据丢失情况。（二）保密措施1.对涉及公司/组织机密的数字化档案，应严格按照保密规定进行管理，设定不同的密级，并采取相应的保密措施。2.限制档案利用人员的访问权限，根据其工作需要授予相应的查阅、复制、借阅权限，防止机密档案信息泄露。3.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确其保密责任和义务，防止内部人员违规操作导致档案信息泄露。九、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，由公司/组织内部的审计部门或纪检部门定期对档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理质量、数字化处理过程、档案进馆存储及利用情况等。（二）检查方式1.定期检查：审计部门或纪检部门每年至少组织一次全面的档案管理工作检查，对发现的问题及时提出整改意见。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作的某个环节或部分档案进行不定期抽查，确保档案管理工作的规范运行。（三）整改落实1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门