学生电子档案管理制度

PAGE学生电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学生电子档案管理，确保学生电子档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高学校教育教学管理水平，依据国家有关法律法规和教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生电子档案的管理，包括学生基本信息、学习成绩、奖惩情况、综合素质评价等各类电子数据的收集、整理、存储、使用和维护。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和教育部门相关规定，确保电子档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证电子档案内容真实反映学生实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障电子档案信息安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.便捷高效原则：运用现代信息技术手段，提高电子档案管理工作效率，方便学校各部门及相关人员查询和使用。二、管理职责（一）学校管理部门职责1.教务处负责制定学生电子档案管理的具体实施细则和操作流程。组织协调各教学单位做好学生成绩等相关数据的录入、审核和更新工作。负责学生电子档案的综合管理，定期对档案数据进行备份和维护。为学校各部门及其他相关单位提供学生电子档案信息查询服务。2.学生工作处负责收集、整理学生基本信息、奖惩情况、综合素质评价等方面的电子档案资料。指导各学院做好学生思想政治教育、日常行为表现等相关信息的记录和归档工作。配合教务处做好学生电子档案的综合管理和信息共享工作。3.信息技术部门提供学生电子档案管理系统的技术支持和维护服务，确保系统稳定运行。负责电子档案数据的存储安全，制定数据备份和恢复方案，定期进行数据备份。加强网络安全防护，防止电子档案信息被非法入侵和破坏。（二）教学单位职责1.各学院负责本学院学生电子档案资料的收集、整理和初步审核工作，确保档案内容真实、准确、完整。2.安排专人负责学生成绩录入、日常表现记录等工作，并及时将相关信息上传至学校电子档案管理系统。3.配合学校管理部门做好学生电子档案的查询、使用和更新等工作，根据实际情况及时反馈档案信息变动情况。三、电子档案内容（一）学生基本信息1.包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、家庭住址、联系电话等。2.学生入学时提交的个人信息表及相关证明材料的电子扫描件。（二）学习成绩1.每学期各课程的考试成绩、考查成绩、平时成绩等。2.重修、补考成绩记录。3.学分制相关信息，如已修学分、未修学分、毕业所需总学分等。（三）奖惩情况1.学校及以上各级各类表彰奖励情况，包括获奖名称、颁奖单位、获奖时间等。2.违纪处分情况，包括处分原因、处分种类、处分时间等。（四）综合素质评价1.思想政治素质、道德品质、社会实践、志愿服务等方面的表现记录。2.体育、艺术、创新能力等方面的综合素质测评结果。（五）学籍变动信息1.转学、休学、复学、退学等学籍变动情况记录。2.学籍异动申请材料及审批文件的电子扫描件。（六）毕业信息1.毕业论文（设计）题目、指导教师、成绩等信息。2.毕业鉴定、学位授予情况等。四、电子档案的收集与整理（一）收集要求1.各教学单位和相关部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门负责的学生电子档案资料。2.收集的电子档案资料应确保内容真实、完整，数据格式规范统一，相关材料需有电子扫描件或电子文档备份。3.对于学生提交的各类申请材料，应在审核通过后及时归档。（二）整理流程1.各部门收集的电子档案资料应先进行初步整理，按照档案类别和时间顺序进行分类存放。2.教务处负责对各部门提交的学生电子档案资料进行汇总和综合整理，确保档案内容的一致性和准确性。3.信息技术部门协助教务处将整理好的电子档案数据录入学校电子档案管理系统，并进行数据校验和格式转换，保证数据能够正常存储和查询。五、电子档案的存储与备份（一）存储方式1.采用服务器存储的方式，建立专门的学生电子档案数据库，用于存储学生电子档案信息。2.数据库应具备数据加密、用户认证、权限管理等功能，确保数据安全。（二）备份策略1.定期对学生电子档案数据进行全量备份，备份周期根据数据量大小和重要程度确定，一般为每周或每月进行一次全量备份。2.在两次全量备份之间，每天进行增量备份，只备份当天发生变化的数据。3.备份数据应存储在不同的物理介质上，如磁带、光盘或外部硬盘等，并分别存放在不同的地点，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。（三）存储安全管理1.加强服务器机房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防范网络攻击和恶意软件入侵。3.定期对服务器硬件进行维护和检查，确保设备正常运行。4.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。六、电子档案的使用与查询（一）使用范围1.学校内部各部门因教学管理、学生管理、招生就业等工作需要，可以查询和使用学生电子档案信息。2.经学校批准，校外相关单位（如教育主管部门、用人单位等）在规定范围内可以查询学生电子档案的部分信息。（二）查询权限1.教务处、学生工作处等管理部门具有全面查询学生电子档案信息的权限。2.各教学单位只能查询本学院学生的电子档案信息，且仅限于与教学管理相关的内容。3.其他部门因工作需要查询学生电子档案信息时，需填写查询申请表，经相关管理部门负责人审批后，由教务处提供查询服务。4.校外单位查询学生电子档案信息，需提交正式的查询函，经学校主管领导批准后，按照规定的查询范围和程序进行查询。（三）查询流程1.用户登录学校电子档案管理系统，输入用户名和密码进行身份验证。2.根据查询权限和需求，在系统中选择相应的查询条件和范围，提交查询请求。3.系统根据用户权限和查询条件，生成查询结果并显示在页面上，用户可根据需要进行打印或导出。七、电子档案的更新与维护（一）更新内容1.学生基本信息发生变化时，如姓名、身份证号码、家庭住址等，学生本人应及时向所在学院提交变更申请，并提供相关证明材料，学院审核后报教务处更新电子档案。2.学生学习成绩、奖惩情况、学籍变动等信息有变动时，相关教学单位和部门应在规定时间内将最新信息录入电子档案管理系统。（二）更新流程1.学生或相关部门提交电子档案更新申请，注明更新内容和原因，并附上相关证明材料。2.所在学院对申请材料进行审核，审核通过后提交教务处。3.教务处对更新申请进行复核，无误后在电子档案管理系统中进行数据更新，并通知相关部门和人员。（三）维护措施1.信息技术部门定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统功能正常、运行稳定，及时修复系统漏洞和故障。2.对电子档案数据进行定期清理，删除过期或无用的数据，保证数据库的存储空间合理利用。3.建立电子档案信息维护日志，记录每次更新和维护的时间、内容、操作人员等信息，以便查询和追溯。八、电子档案的安全与保密（一）安全管理1.严格执行国家有关网络安全和数据保护的法律法规，建立健全电子档案安全管理制度。2.加强对电子档案管理系统用户的权限管理，根据工作需要授予不同的操作权限，严禁越权操作。3.定期对电子档案管理系统进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。（二）保密措施1.对涉及学生个人隐私的电子档案信息进行严格保密，未经学生本人同意，不得向任何单位和个人泄露。2.加强对电子档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。3.在电子档案信息传输和存储过程中，采取加密技术，确保信息不被窃取和篡改。九、监督与检查（一）监督机制1.学校成立学生电子档案管理监督小组，由学校领导、教务处、学生工作处、信息技术部门等相关人员组成，负责对电子档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对电子档案管理工作进行检查，检查内容包括档案收集、整理、存储、使用、更新、安全保密等方面的工作情况。（二）检查内容1.电子档案内容的真实性、完整性和准确性。2.电子档案管理系统的运行情况和数据安全状况。3.电子档案管理制度的执行情况，包括各部门职责履行、操作流程规范等。4.电子档案信息的使用和查询是否符合规定权限和流程。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改