档案为啥要集中管理制度

PAGE档案为啥要集中管理制度档案集中管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高公司管理水平和工作效率，特制定本档案集中管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，作为公司档案集中管理的专门机构。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理制度和业务流程，规范档案管理行为。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案安全保管。5.运用信息化手段，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。6.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。7.组织档案管理业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政事务管理文件等。2.人力资源类档案：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等文件。3.财务审计类档案：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表，审计报告等。4.市场营销类档案：市场调研、营销策划、客户资料、销售合同等。5.技术研发类档案：产品研发、技术创新、工艺改进等相关文件。6.项目管理类档案：项目立项、可行性研究、项目计划、项目实施过程中的各类文件及项目验收文件等。7.合同协议类档案：各类业务合同、合作协议、租赁合同等。8.其他类档案：不属于上述分类的其他档案，如荣誉证书、证照等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。1.全宗号：公司档案管理中心为公司设定的唯一代码。2.分类号：根据档案分类设置相应的代码，如“XZ”代表行政管理类，“RL”代表人力资源类等。3.年度：档案形成的年份，采用公元纪年，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按档案形成的先后顺序依次编号。例如：XZ2023Y001，表示行政管理类档案，2023年形成，永久保管，流水号为001。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、信函等。3.公司员工在工作中产生的重要文件、报告、成果等。4.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。5.其他与公司业务相关的有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理中心的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理中心。2.档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件。对电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或其他载体文件。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自修改、涂抹、伪造档案内容。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对纸质档案，应进行分类、排序、编目、装订等工作。分类应按照档案分类方案进行，排序应按照文件的重要程度、时间顺序等进行，编目应准确填写档号、题名、日期、保管期限等项目，装订应牢固整齐，便于翻阅。3.对电子档案，应按照档案管理信息系统的要求进行分类存储，建立电子文件的元数据，确保电子档案的可读性和可利用性。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点，配备必要的安全防护设施，如消防器材、监控设备、防虫防霉药品等。2.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。3.档案存储区应设置密集架或档案柜，按照档案分类顺序存放档案，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。（二）档案保管要求1.对不同载体的档案应采取相应的保管措施。纸质档案应保持适宜的温湿度，防止受潮、发霉、虫蛀等；电子档案应定期进行维护和检查，确保数据安全。2.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。（三）档案保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。2.档案查阅应严格履行审批手续，未经批准，任何人不得查阅、借阅机密档案。查阅机密档案时，应在指定地点进行，并有专人陪同。3.对档案管理过程中产生的废弃物，应按照保密规定进行处理，防止档案信息泄露。六、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因工作需要，经公司批准后可查阅相关档案。（二）利用流程1.内部查阅、借阅流程：员工填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅档案的名称、用途、期限等。申请表经所在部门负责人审核签字后，交档案管理中心审批。档案管理中心根据审批结果，为员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。员工查阅、借阅档案后，应在规定期限内归还档案管理中心，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。2.外部查阅流程：外部单位填写档案查阅申请表，提交查阅档案的相关证明材料。申请表经公司相关部门负责人审核同意后，报公司领导审批。档案管理中心根据审批结果，安排专人陪同外部单位人员查阅档案，并做好查阅记录。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司批准，不得对外提供利用。2.档案利用应遵循档案的原始性和完整性原则，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.档案利用期限应严格按照规定执行，如需延期，应重新办理审批手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理中心负责人、各部门业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司主要职能活动和基本历史面貌。2.档案是否对公司决策、管理、科研、生产等具有重要参考价值。3.档案是否具备一定的历史查考价值。4.档案的载体是否安全可靠，字迹是否清晰易读。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理中心编制档案销毁清册，注明档案名称、档号、保管期限、销毁原因等。2.档案销