档案室产品管理制度

PAGE档案室产品管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室产品的管理，确保档案室产品的安全、完整、有效，提高档案室产品的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室各类产品的管理，包括档案文件、资料、电子数据等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案室产品管理活动合法合规。2.完整性原则：保证档案室产品的内容完整，不遗漏重要信息，维护档案的原始性和真实性。3.安全性原则：采取有效措施保障档案室产品的存储安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便利性原则：在保证安全和规范的前提下，力求提高档案室产品的检索、利用效率，方便公司内部人员查阅使用。二、档案室产品的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、财务报表、业务报告、技术文档、会议纪要等。2.上级主管部门下发的与公司相关的文件、政策法规等。3.公司内部各部门之间流转的重要文件和资料副本。4.反映公司历史沿革、文化建设、重大事件等方面的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件资料的收集工作，确保及时、准确地将应归档的产品移交至档案室。2.收集的文件资料应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，确保数据的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为行政管理类、业务经营类、财务审计类、技术研发类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的编码规则，确保系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速定位和检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。对于不宜装订的档案，应采用特殊的保管方式，并在目录中注明。三、档案室产品的存储与保管（一）存储环境1.档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为存储场所。2.室内温度应保持在适宜范围（一般为14℃24℃），相对湿度控制在40%60%之间。3.配备必要的消防设备和温湿度调节设备，确保存储环境安全稳定。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。不同类别和保管期限的档案应分开存放。2.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于特殊载体的档案，如照片、录像带、光盘等，应根据其特性采用相应的存储方式，确保其质量不受影响。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和历史价值，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对档案的保管期限进行审查，对于已过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。（四）日常管理1.档案室应建立严格的出入登记制度，非档案室管理人员未经许可不得进入档案室。2.定期对档案室进行清洁和检查，确保档案存储环境整洁、安全，及时发现并处理档案存在的问题。3.对档案的借阅、归还等情况进行详细记录，以便跟踪档案的流向和使用情况。四、档案室产品的利用与借阅（一）利用原则1.档案室产品的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.优先满足公司内部各项工作的需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员可根据工作需要，到档案室查阅相关档案资料。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.借阅：对于确需借出档案室的档案，应办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，特殊情况需经档案室负责人批准延长。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制服务。复制档案应经过严格的审批程序，确保复制内容的准确性和完整性。（三）借阅审批1.借阅人应填写借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案室负责人审批。档案室负责人根据档案的重要性、保密级别以及借阅人的工作需求等因素进行审批。3.对于涉及公司机密或重要商业信息的档案，借阅审批应更加严格，必要时需经公司高层领导批准。（四）归还与跟踪1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。2.档案室管理人员在接收归还的档案时，应仔细检查档案的完整性和准确性，如发现有损坏、缺失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。3.定期对档案的借阅情况进行跟踪和统计分析，评估档案的利用效果，为档案管理工作的优化提供依据。五、档案室产品的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门专家以及财务、法务等部门人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行全面审查和评估。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。已过保管期限且对公司当前和未来工作无参考价值的档案，可考虑销毁。2.对于涉及公司机密、知识产权、法律纠纷等重要信息的档案，应严格审查其销毁必要性，确保信息安全。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出鉴定意见，形成鉴定报告。2.鉴定报告经公司主管领导批准后，确定具体的销毁清单。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，对于电子档案应进行数据擦除等处理，防止数据恢复。4.销毁完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁情况记录存档。六、档案室产品的数字化管理（一）数字化规划1.根据公司档案管理的实际需求和发展趋势，制定档案室产品数字化规划，明确数字化的目标、范围、步骤和技术要求。2.数字化规划应与公司的信息化建设整体规划相衔接，充分利用现有的信息技术资源，提高数字化工作的效率和质量。（二）数字化流程1.扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于200dpi。扫描过程中应确保图像清晰、完整，无黑边、白边、模糊等现象。2.图像处理：对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像的质量。同时，对图像进行命名和分类，确保与纸质档案的编号和分类相对应。3.数据挂接：将数字化后的档案数据与原纸质档案的目录信息进行挂接，建立电子档案与纸质档案之间的对应关系，方便查询和利用。4.存储与管理：将数字化档案数据存储在安全的服务器或存储设备上，并按照电子档案管理的要求进行分类、编目、备份等管理工作。（三）数字化质量控制1.建立数字化质量抽检制度，定期对数字化档案的质量进行检查，发现问题及时整改。2.制定数字化工作的质量标准和操作规范，要求工作人员严格按照标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量符合要求。3.对数字化设备和软件进行定期维护和更新，保证设备和软件的正常运行，为数字化工作提供技术支持。七、档案室人员职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、利用、借阅、鉴定、销毁等环节的具体操作和监督。2.制定和完善档案室的各项管理制度和工作流程，并组织实施。3.维护档案室的存储环境和设备设施，确保档案的安全和完整。4.对公司内部人员进行档案管理知识的培训和指导，提高员工的档案意识和利用能力。5.定期向上级领导汇报档案室的工作情况，提出改进建议和措施。（二）各部门档案兼职管理员职责1.负责本部门文件资料的收集、整理和初步分类工作，确保档案的及时归档。2.协助档案室管理人员做好档案的借阅、归还