建设方档案专用章制度

PAGE建设方档案专用章制度一、总则（一）目的为加强公司建设项目档案管理，规范档案专用章的使用，确保档案的真实性、完整性和有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设项目中涉及档案专用章使用的相关部门和人员。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.明确档案专用章的使用权限和范围，实行专人负责、严格审批。3.保证档案专用章使用记录的完整性，便于追溯和查询。二、档案专用章的管理（一）印章的刻制1.档案专用章由公司行政部门统一负责刻制，刻制的印章规格、样式须符合国家相关规定及行业标准。2.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的印模留存备案，并通知档案管理部门启用。（二）印章的保管1.档案专用章应指定专人保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员应将档案专用章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保印章存放处有必要的防盗、防火、防潮等设施。3.未经批准，保管人员不得擅自将档案专用章带出办公场所。（三）印章的停用与销毁1.当档案专用章因磨损、损坏或其他原因需要停用的，保管人员应及时报告档案管理部门。2.档案管理部门核实情况后，应填写《档案专用章停用申请表》，经相关领导审批后，办理停用手续。3.停用的档案专用章应及时销毁，销毁过程须有两人以上在场监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括印章名称、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，销毁记录留存档案备查。三、档案专用章的使用（一）使用范围1.本公司建设项目形成的各类档案材料，包括但不限于项目前期文件、工程技术文件、施工管理文件、竣工验收文件等，在需要盖章确认其真实性和有效性时，可使用档案专用章。2.对外提供的与建设项目档案相关的证明材料、查询资料等，经批准后可加盖档案专用章。（二）使用流程1.用章申请凡需使用档案专用章的部门或个人，应填写《档案专用章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、份数、盖章位置等信息。申请表经部门负责人签字确认后，提交至档案管理部门审核。2.审核批准档案管理部门收到用章申请后，应根据档案管理规定和实际情况进行审核。审核内容包括用章文件的真实性、完整性、准确性，以及用章事由是否符合规定等。对于符合要求的申请，档案管理部门负责人签字批准；对于不符合要求的申请，应及时退回并说明原因。3.印章使用经批准的用章申请，由保管人员在用章时严格按照申请表上的内容进行盖章操作。盖章应清晰、端正，确保印章与文件内容相匹配。用章过程中，保管人员应做好用章登记，记录用章时间、用章文件名称、用章份数、盖章人等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用档案专用章，但无法按照正常流程申请审批的，使用部门或个人应电话请示档案管理部门负责人同意后先行用章，并在事后及时补办申请手续。2.对于涉及重大事项或重要文件的用章，档案管理部门应在盖章前组织相关人员进行会审，确保用章的准确性和严肃性。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案专用章的使用情况进行审计检查，重点检查用章流程是否规范、用章登记是否完整、印章保管是否安全等。2.档案管理部门应定期对档案专用章的使用情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并将自查情况报告公司领导。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门等对公司档案专用章使用情况的监督检查，积极配合并如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告相关部门。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用档案专用章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、责令改正、经济处罚、行政处分等。2.因违规使用档案专用章给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。五、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释