档案保密审查工作制度

PAGE档案保密审查工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案保密审查工作，确保档案信息的安全与机密性，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在档案管理与利用过程中的保密审查工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准中关于档案保密的规定，确保档案管理活动合法合规。2.全面覆盖原则：对公司各类档案从形成、收集、整理、存储、利用到销毁的全过程进行保密审查，不留死角。3.分级管理原则：根据档案的重要性、敏感性等因素，对档案进行分级，实施不同级别的保密审查措施。4.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密审查机制，提前预防档案信息泄露风险。二、档案分级与保密要求（一）档案分级标准1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害。2.机密级档案：包含重要业务数据、财务信息、客户隐私等，泄露后可能给公司带来较大经济损失或声誉影响。3.秘密级档案：一般性的业务资料、内部管理文件等，虽不属于核心机密，但仍需适当保密。（二）各级档案保密要求1.绝密级档案存储于专门的加密存储设备，实行专人专管。查阅、复制必须经过公司最高管理层审批，且在严格监控的环境下进行。禁止通过任何形式对外传输，如需共享，必须采用加密且可追溯的方式。2.机密级档案存储于安全的服务器或存储介质，设置访问权限。查阅、复制需经部门负责人及以上级别审批。对外提供需进行脱敏处理，并签订保密协议。3.秘密级档案妥善存储，防止丢失、损坏。查阅、复制由部门内部授权人员审批。可在一定范围内有限共享，但需确保接收方具备相应保密能力。三、保密审查流程（一）档案形成阶段1.各部门在档案形成过程中，应明确档案的密级，并按照相应密级要求进行记录和标识。2.对于涉及敏感信息的档案，形成部门应进行初步的保密审查，确保信息不违规、不敏感。（二）档案收集阶段1.档案收集人员在接收档案时，需核对档案的密级标识及保密审查情况，对不符合要求的档案有权拒收。2.收集过程中要注意保护档案的完整性和保密性，避免档案信息在流转过程中泄露。（三）档案整理阶段1.档案整理人员按照档案管理规范对档案进行分类、编号、编目等操作，同时检查档案的保密标识是否清晰、准确。2.在整理过程中，如发现档案存在保密问题，应及时反馈给形成部门进行处理。（四）档案存储阶段1.根据档案的密级，选择合适的存储方式和存储地点。绝密级档案应存储于专门的保密机房，机密级档案存储于安全的服务器或加密存储设备，秘密级档案可存储于普通档案柜，但需采取一定的防盗、防潮措施。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保档案信息的安全存储。（五）档案利用阶段1.查阅审批员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、密级等信息。按照档案密级对应的审批流程进行审批，审批通过后方可查阅。2.查阅过程管理查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出。查阅过程中不得对档案进行拍照、复印、扫描等操作，如需复制，必须另行申请并经审批。3.利用记录对档案的查阅、复制等利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、审批情况等。利用记录应妥善保存，以备后续审计和查询。（六）档案销毁阶段1.销毁审批对于已到保管期限或无需继续保存的档案，由档案管理部门提出销毁申请，注明档案名称、数量、密级等信息。按照档案密级对应的审批流程进行审批，审批通过后方可销毁。2.销毁方式根据档案的性质和数量，选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行全程监督，确保档案信息彻底销毁。3.销毁记录对档案销毁的时间、地点、方式、监督人员等信息进行详细记录。销毁记录应长期保存。四、保密审查责任（一）部门责任1.各部门负责人为本部门档案保密审查工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案保密审查工作。2.各部门应建立健全内部档案保密审查机制，明确专人负责档案保密工作，确保档案信息的安全。（二）员工责任1.全体员工应严格遵守本制度，自觉履行档案保密义务。2.在档案管理与利用过程中，如发现档案信息存在保密风险，应及时报告上级领导和档案管理部门。（三）监督责任1.公司档案管理部门负责对各部门的档案保密审查工作进行监督检查，定期对档案保密情况进行评估。2.对于违反档案保密审查制度的行为，有权责令整改，并按照公司相关规定进行处理。五、保密教育培训（一）培训内容1.国家有关档案保密法律法规及行业标准。2.公司档案保密审查工作制度及流程。3.档案保密意识和技能培训，如保密文件的处理、存储设备的使用等。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课。2.发放宣传资料，如手册、指南等，供员工自学。3.开展案例分析，通过实际案例增强员工的保密意识。（三）培训对象全体员工，重点是涉及档案管理、利用的岗位人员。（四）培训考核1.对参加培训的员工进行考核，考核方式可采用考试、撰写心得体会等。2.将培训考核结果与员工绩效挂钩，对未通过考核的员工进行补考或再次培训。六、保密监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门定期对公司档案保密审查工作进行全面检查，检查内容包括档案的存储、利用、销毁等环节。2.制定详细的检查清单，确保检查工作的全面性和准确性。（二）不定期抽查1.公司保密管理部门不定期对各部门的档案保密情况进行抽查，重点检查保密制度的执行情况、档案的实际管理状况等。2.对于抽查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（三）违规处理1.对于违反档案保密审查制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因档案信息泄露给公司造成经济损失或声誉损害的，依法追究相关人员的法律责任。七、保密设施与设备管理（一）保密设施建设1.根据档案保密需求，建设专门的保密机房、档案室等，确保档案存储环境的安全性。2.保密机房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防雷、防静电等功能。（二）保密设备配备1.为档案管理工作配备必要的保密设备，如加密存储设备、监控设备、门禁系统等。2.定期对保密设备进行维护和更新，确保其正常运行和安全性能。（三）设备使用管理1.制定保密设备使用管理制度，明确设备的使用权限、操作流程等。2.操作人员应经过专门培训，