扶贫档案痕迹管理制度

PAGE扶贫档案痕迹管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫档案管理，规范扶贫工作痕迹记录，确保扶贫工作真实、准确、完整、可追溯，提高扶贫工作质量和效益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的各类扶贫项目及相关工作中形成的档案资料和工作痕迹管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料和工作痕迹应如实反映扶贫工作的实际开展情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖扶贫工作全过程，包括项目规划、实施、监督、验收等各个环节的资料和痕迹，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：严格按照国家和行业规定的标准、格式、流程进行档案整理和痕迹记录，确保管理工作的标准化、规范化。4.保密性原则：对涉及扶贫对象个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案资料，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善扶贫档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.组织开展扶贫档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对扶贫档案进行检查、评估和清理，确保档案质量和安全。4.指导和监督各部门做好扶贫档案的日常管理工作。（二）项目实施部门职责1.负责本部门扶贫项目档案资料的收集、整理和初步归档工作，确保资料的真实性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，及时将项目档案资料移交归档，并配合做好档案的审核和验收工作。3.在项目实施过程中，规范工作记录，如实记录各项工作开展情况，形成清晰、准确的工作痕迹。（三）扶贫工作人员职责1.严格按照档案管理规定和工作要求，做好个人工作记录和相关资料的收集、整理工作，确保所提供资料的准确性和及时性。2.积极配合档案管理部门和项目实施部门的档案管理工作，及时提供所需信息和资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.扶贫项目申报材料，包括项目申请书、可行性研究报告、资金申请报告等。2.项目实施过程中的各类文件，如项目实施方案、工作计划、会议纪要、培训记录、物资采购清单、资金拨付凭证等。3.扶贫对象相关资料，如贫困识别与退出档案、帮扶记录、受益情况登记表等。4.项目监督检查资料，包括自查报告、审计报告、验收报告等。5.其他与扶贫工作相关的重要文件、图片、影像等资料。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时收集本部门和个人在扶贫工作中形成的各类资料，确保资料的时效性。2.收集的资料应真实、完整、清晰，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件应同时收集其纸质版本或进行有效的电子备份，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、类别和项目进行分类整理，确保档案条理清晰。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查找和管理。3.对纸质档案资料进行装订、编页，确保页面整齐、牢固；对电子档案应按照统一的命名规则进行命名和存储，建立规范的电子档案库。四、档案归档与保管（一）归档流程1.项目实施部门在完成项目阶段性工作或项目结束后，应及时将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，对不符合要求的档案资料退回项目实施部门进行补充或修正。3.审核通过的档案资料按照档案管理规定进行分类、编号、装订等归档处理，并填写档案归档登记表。（二）保管期限1.扶贫项目档案的保管期限根据相关法律法规和项目性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，主要包括项目实施过程中的一般性文件和资料；中期档案保管期限为[X]年，涉及项目重要环节和阶段性成果的文件资料；长期档案保管期限为[X]年以上，包括项目申报、审批、验收等关键文件以及反映扶贫工作整体情况的综合性资料。（三）保管方式1.设立专门档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.对电子档案采用磁盘阵列、磁带备份等方式进行存储，并定期进行数据备份和维护，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行盘点清查。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.为扶贫工作决策提供参考依据，如查阅历史项目资料、分析扶贫成效等。2.接受上级部门检查、审计、评估等工作需要，提供相关档案资料。3.开展扶贫工作经验总结、宣传推广等活动，利用档案资料进行案例分析和成果展示。（二）借阅流程1.因工作需要借阅扶贫档案的部门或个人，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并登记借阅档案的相关信息。4.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）利用要求1.档案利用应遵循保密原则，不得擅自将档案资料提供给无关人员或用于非规定用途。2.查阅和使用档案资料时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印、拍照、摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。六、工作痕迹管理（一）痕迹记录内容1.扶贫项目实施过程中的各项工作开展情况，包括工作时间、地点、参与人员、工作内容、工作结果等。2.与扶贫对象的沟通交流记录，如走访慰问记录、帮扶措施落实情况记录、贫困对象反馈意见等。3.各类会议、培训、调研等活动的组织记录，包括会议议程、培训内容、调研成果等。4.扶贫资金使用情况记录，如资金拨付时间、金额、用途、支付凭证等。（二）痕迹记录方式1.采用纸质记录和电子记录相结合的方式，确保工作痕迹记录的全面性和可追溯性。2.纸质记录可使用统一格式的工作手册、登记表、日志等进行记录，记录内容应清晰、准确、完整，并由记录人签字确认。3.电子记录可利用办公软件、项目管理系统、移动办公平台等工具进行记录，建立电子工作台账，实时更新工作进展情况。（三）痕迹管理要求1.工作痕迹记录应及时、真实、客观，不得滞后记录或虚假记录。2.对工作痕迹记录应定期进行整理和归档，与扶贫档案资料一并妥善保管。3.在扶贫工作检查、审计等过程中，工作痕迹记录作为重要的参考依据，应能够充分证明工作的实际开展情况。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的扶贫档案管理和工作痕迹记录情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部审计部门定期对扶贫项目资金使用和档案管理情况进行审计，确保资金使用合规、档案管理规范。3.接受上级部门和相关监督机构的监督检查，对提出的问题及时进行整改落实，并将整改情况及时反馈。（二）考核评价1.建立扶贫档案管理和工作痕迹管理考核评价机制，将档案管理工作纳入各部门和工作人员的绩效考核体系。2.考核内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性，工作痕迹记录的及时性、真实性，档案利用和借阅管理情况等。3.根据