档案涉密分级管理制度

PAGE档案涉密分级管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保公司涉密档案信息的安全，防止公司机密信息泄露，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本档案涉密分级管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及公司档案管理与使用的人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规，依法开展档案涉密分级管理工作。2.分级负责原则：按照档案的涉密程度，实行分级管理，明确各级管理人员的职责。3.确保安全原则：采取有效措施，确保涉密档案在收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的安全。二、档案涉密分级标准（一）绝密级档案1.公司核心商业机密，如未公开的重大战略决策、独特的商业模式、关键技术配方等，一旦泄露将对公司的生存与发展造成极其严重的损害。2.涉及国家安全、重大利益的敏感信息，以及与国家重要部门、关键客户签订的具有高度保密性的协议、文件等。（二）机密级档案1.重要业务数据，如尚未公布的财务预算、销售数据、市场调研报告等，对公司的运营决策和市场竞争具有重要影响。2.关键技术资料，如技术研发方案、核心工艺文件、未公开的技术创新成果等，泄露后可能使公司技术优势受损。3.公司内部重要管理文件，如高层会议纪要、重大人事任免决策等，涉及公司内部核心管理信息。（三）秘密级档案1.一般性业务资料，如普通客户信息、常规业务流程文档等，虽不构成核心机密，但仍需适当保密。2.公司内部规章制度、一般性工作汇报等，属于公司正常运营过程中需要保密的信息。三、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案涉密分级管理制度，并组织实施。2.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，确保制度的有效执行。3.负责涉密档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、存储、检索等工作。4.定期对涉密档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员学习和执行档案涉密分级管理制度。2.指导和督促本部门人员做好档案的收集、整理和保管工作，确保本部门产生的档案及时、准确地移交档案管理部门。3.严格控制本部门人员对涉密档案的查阅、借阅权限，对因工作需要查阅、借阅涉密档案的人员进行审批，并监督其使用情况。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案涉密分级管理制度，严格按照制度要求开展档案管理工作。2.负责档案的日常管理操作，确保档案的安全存储和有序整理，对所管理的档案信息安全负责。3.对查阅、借阅涉密档案的申请进行初审，记录档案的使用情况，并及时向档案管理部门负责人汇报。4.协助档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，发现问题及时报告并采取相应措施。（四）查阅、借阅人员职责1.严格遵守档案涉密分级管理制度，不得擅自扩大查阅、借阅范围。2.对查阅、借阅的涉密档案负有保密责任，不得泄露、篡改、转借他人。3.在规定的时间内归还所查阅、借阅的档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的各类文件、资料进行收集整理，确保档案的完整性。2.对于涉及涉密信息的文件、资料，应按照涉密级别进行标识，并及时移交档案管理部门。3.在档案收集过程中，要严格审查文件的来源和真实性，防止虚假或有害信息混入档案。（二）整理规范1.档案管理部门按照档案涉密分级标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，建立详细的档案目录索引，便于查询和管理。3.对于涉密档案，应单独存放，并进行加密存储，确保档案信息的安全性。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，用于存放涉密档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.档案库房应安装监控设备，实时监控库房内的情况，确保档案安全。3.对档案库房的温度、湿度进行定期监测和控制，保证档案存储环境符合要求。（二）保管方式1.涉密档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。电子档案应进行加密存储，并定期备份，防止数据丢失。2.对纸质涉密档案，应按照不同的涉密级别分类存放，并设置明显的标识。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪管理。（三）定期检查1.档案管理部门定期对涉密档案进行清查、核对，检查档案的数量、完整性和存储状况。2.每年对档案库房进行全面检查，包括安全设施的运行情况、档案的保管环境等，发现问题及时整改。3.在档案保管过程中，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理，并记录相关情况。六、档案的利用（一）查阅审批1.公司内部人员因工作需要查阅涉密档案，应填写《涉密档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《涉密档案查阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据档案的涉密级别进行审核，报公司分管领导批准。3.经批准后，查阅人员方可到档案管理部门查阅档案。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅人员按照规定进行查阅，不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅管理1.确因工作需要借阅涉密档案的，借阅人员应填写《涉密档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《涉密档案借阅申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.借阅人员需与档案管理部门签订《涉密档案借阅承诺书》，承诺遵守保密规定，按时归还档案。档案管理部门按照审批意见办理借阅手续，并记录借阅情况。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用限制1.绝密级档案原则上不得对外提供查阅、借阅，确有特殊情况需要提供的，须经公司最高管理层批准，并采取严格的保密措施。2.机密级档案的查阅、借阅应严格控制在公司内部相关人员范围内，严禁将机密级档案泄露给无关人员。3.秘密级档案的查阅、借阅需经所在部门负责人批准，并在档案管理部门进行登记备案。七、档案的传递与交接（一）传递要求1.涉密档案的传递应通过安全可靠的方式进行，如专人送达、机要通信等，确保档案在传递过程中的安全。2.传递涉密档案时，应填写《涉密档案传递登记表》，详细记录档案的名称、数量、传递时间、传递人员等信息。3.传递人员应严格遵守保密规定，不得擅自打开或查看档案内容，确保档案的保密性。（二）交接管理1.在档案交接过程中，交接双方应认真核对档案的数量、完整性和涉密级别，确保交接准确无误。2.交接双方需在《涉密档案交接清单》上签字确认，明确双方的责任。3.如发现档案在交接过程中有缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。八、档案的销毁（一）销毁审批1.对于已失去保存价值的涉密档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《涉密档案销毁申请表》。2.《涉密档案销毁申请表》应详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，并经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.经批准后，方可进行档案销毁工作。（二）销毁方式1.涉密档案的销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.对于电子涉密档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化或销毁处理。3.在档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作按照规定进行。（三）销毁记录1.档案管理部门应对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立档案涉密分级管理监督小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理工作联系人。2.监督小组定期对公司各部门档案涉密分级管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.对违反档案涉密分级管理制度的行为，监督小组应及时进行调查处理，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）外部审计1.定期聘请专业的审计机构对公司档案涉密分级管理工作进行审计，检查制度的执行情况和档案信息的安全性。2.根据审计意见，及时完善档案涉密分级管理制度，加强档案管理工作。十、培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门制定年度档案涉密分级管理培训计划，明确培训对象、培训内容、培训时间等。2.培训计划应涵盖档案涉密分级标准、管理制度、操作流程、保密意识等方面的内容，确保公司员工熟悉档案涉密管理要求。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织公司员工参加档案涉密分级管理培训。培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种形式。2.培训结束后，应对培训效果进行评估，通过考试、撰写心得体会等方式，检验员工对培训内容的掌握程度。3.对培训不合格的员工，应进行补考或再次培训，确保员工具备必要的档案涉密管理知识和技能。十一、责任追究（一）违规行为界定1.违反档案涉密分级管理制度，擅自扩大档案查阅、借阅范围的。2.泄露、篡改、转借涉密档案的。3.未按照规定进行档案收集、整理、保管、利用、销毁等工作，导致档案信息安全受到威胁的。4.在档案传递、交接过程中，因疏忽大意导致档案丢失、损坏的。（二）责任追究措施1.对于违反档案涉密分级管理制度的行为，