教研室档案管理制度

PAGE教研室档案管理制度一、总则（一）目的为加强教研室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教研室全体成员在教学、科研、师资队伍建设、学生管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等不同载体形式的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则教研室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的丢失或损坏。2.真实性原则档案内容必须真实反映教研室各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理教研室在工作过程中产生的各类档案，确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为教研室各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立以教研室主任为组长，各学科负责人为成员的档案管理小组，负责统筹协调教研室档案管理工作，制定档案工作计划和规章制度，监督档案管理工作的执行情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和核对，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施解决。3.按照规定的程序和要求，为教研室成员提供档案查询、借阅等服务，做好登记和跟踪管理工作。4.负责档案信息的数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。5.积极参与档案管理的培训和学习，不断提高业务能力和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件。教案、讲稿、课件、试卷、考试成绩等教学过程资料。教学改革项目申报书、结题报告、教学成果奖申报材料等教学研究成果。学生实习报告、毕业论文（设计）指导记录、答辩记录等学生实践教学资料。2.科研档案科研项目申请书、立项通知书、合同书等科研项目申报及立项材料。科研实验数据、研究报告、学术论文、著作、专利等科研成果资料。科研项目中期检查报告、结题验收报告等科研项目过程管理资料。学术会议邀请函、参会论文、会议纪要等学术交流活动资料。3.师资队伍建设档案教师个人简历、职称评审材料、岗位聘任合同等教师基本信息及人事档案。教师培训计划、培训记录、进修证明等教师培训与进修资料。教师教学质量评价、科研业绩考核、师德师风考核等教师考核评价资料。教师参加教学竞赛、科研竞赛获奖证书等教师荣誉资料。4.学生管理档案学生基本信息表、学籍档案、成绩单等学生学籍管理资料。学生奖惩记录、综合素质评价材料等学生奖惩与评价资料。学生思想政治教育活动记录、心理健康教育档案等学生思想政治与心理健康教育资料。学生就业指导与服务资料，如就业推荐表、就业协议书、毕业生跟踪调查资料等。5.行政管理档案教研室工作计划、工作总结、会议记录、考勤记录等行政管理文件。教研室设备购置申请、设备清单、设备使用记录等教学设备管理资料。教研室经费预算、经费使用报销凭证等经费管理资料。对外交流合作协议、合作项目资料等对外交流合作档案。（二）收集要求1.各责任人应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，按照规定的时间和要求移交档案管理人员。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并及时进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为教学档案、科研档案、师资队伍建设档案、学生管理档案、行政管理档案五大类，每大类下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，例如：2023JX001，表示2023年的教学档案第1份。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸质档案进行整理装订，保持档案的整齐和牢固，便于长期保存。装订时应注意保护档案的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的保管与保护（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案上级重要文件、法规、政策等具有长远查考利用价值的文件。教研室重大教学、科研成果材料，如获省部级以上奖励的教学成果、科研成果等。教研室历史沿革、重要会议记录、大事记等反映教研室发展历程的重要资料。2.长期保管档案教学计划、教学大纲、课程标准等教学基本文件。科研项目申请书、立项通知书、合同书等科研项目申报及立项材料。教师个人重要人事档案材料，如职称评审材料、岗位聘任合同等。学生学籍档案、毕业生档案等重要学生管理档案。3.短期保管档案临时性的教学、科研活动资料，如短期培训记录、小型学术会议资料等。一般性的行政管理文件，如日常工作通知、一般性会议记录等。学生一般性奖惩记录、日常考勤记录等学生管理档案。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，及时采取修复、复制等措施进行处理。2.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作。配备消防器材，定期检查消防设施的有效性；控制库房湿度和温度，防止档案受潮、发霉；放置防虫药品，防止档案被虫蛀；安装防盗门窗和监控设备，确保档案安全。3.对电子档案进行定期备份，存储在多种存储介质上，并分别存放于不同地点，防止因存储介质损坏导致档案丢失。同时做好电子档案的病毒防护和数据安全管理工作。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和教研室的相关规定。2.充分发挥档案的作用，为教研室的教学、科研、管理等工作提供及时、准确的信息支持。（二）利用方式1.查阅教研室成员因工作需要可到档案管理室查阅档案。查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅需求，提供相应的档案资料，并协助查阅人员进行查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，须经教研室主任批准，并填写《档案借阅申请表》。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、涂改、污损档案，按时归还档案。如发现档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的责任。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果准确可靠，避免误判和随意销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由教研室主任担任组长，档案管理人员及相关学科负责人为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.定期鉴定每年对到期档案进行一次集中鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。2.逐卷鉴定对每一卷档案进行单独鉴定，分析档案的内容、来源、形成时间、保管价值等，判断其是否仍具有保存意义。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经教研室主任审核批准后，报上级主管部门备案。3.按照