供应链档案管理制度

PAGE供应链档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应链档案管理，确保供应链业务活动中各类文件、资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司供应链业务涉及的采购、生产、物流、销售等环节中形成的各类档案资料管理。包括但不限于采购订单、供应商资料、生产计划、物流运输记录、销售合同等。（三）管理原则1.集中统一原则公司供应链档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案资料应如实反映供应链业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案信息的安全性。对涉及商业秘密、敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高档案的使用价值，为公司供应链业务决策、运营管理等提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善供应链档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责供应链档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立供应链档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对过期、无用的档案进行处理。6.开展档案管理培训和宣传工作，提高员工对档案管理重要性的认识和档案管理技能。（二）业务部门职责1.负责本部门在供应链业务活动中形成的各类档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。3.严格按照档案管理制度和流程，规范本部门档案的形成、保管和使用，确保档案质量。（三）各岗位人员职责1.档案形成人员在业务活动中及时形成各类档案资料，并确保其真实、准确、完整，按照规定的格式和要求进行整理和移交。2.档案管理人员认真履行档案管理职责，严格执行档案管理制度和流程，做好档案的日常管理和服务工作。3.档案利用人员按照规定的程序和权限查询、借阅档案，妥善保管档案资料，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.采购环节采购订单、采购合同、供应商报价单、供应商资质文件、采购发票、验收报告等。2.生产环节生产计划、生产工单、物料清单、工艺文件、质量检验报告、设备维护记录等。3.物流环节运输合同、物流运单、仓储记录、库存盘点表、货物出入库凭证等。4.销售环节销售合同、销售订单、客户资料、发货记录、销售发票、售后服务记录等。5.其他相关资料供应链业务活动中的会议纪要、报告、分析文档、市场调研资料等。（二）收集要求1.及时性业务部门应在档案形成后及时收集整理，确保档案资料的时效性。对于重要的紧急档案，应优先收集并移交档案管理部门。2.完整性收集的档案资料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等，不得遗漏重要信息。3.准确性档案资料的内容应准确无误，数据真实可靠，签字盖章等手续完备。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。例如，可分为采购档案、生产档案、物流档案、销售档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案保管（一）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）档案、中期（510年）档案和长期（10年以上）档案。具体保管期限如下：1.采购档案采购订单、采购合同等一般保管期限为5年；供应商资质文件、采购发票等重要档案保管期限为10年。2.生产档案生产计划、生产工单等短期保管期限为3年；工艺文件、质量检验报告等保管期限为5年；设备维护记录等重要档案保管期限为10年。3.物流档案运输合同、物流运单等保管期限为5年；仓储记录、库存盘点表等保管期限为3年。4.销售档案销售合同、销售订单等保管期限为5年；客户资料、发货记录等保管期限为3年；销售发票、售后服务记录等重要档案保管期限为10年。5.其他相关资料会议纪要、报告等保管期限根据其重要性和使用价值确定，一般为310年。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。对纸质档案进行分类存放，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储。对电子档案进行加密处理，设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）库房管理1.环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护安装防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施，配备消防器材和监控设备，确保档案库房安全。3.档案存放按照档案的类别、保管期限等进行分区存放，标识清晰。档案应排列整齐，便于存取和盘点。五、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查询、借阅供应链档案。外部单位因法律法规要求或业务合作需要，经公司批准后，可查阅相关档案资料。（二）利用流程1.申请内部人员如需查询、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人签字批准后提交档案管理部门。外部单位申请查阅档案，应提交正式函件，说明查阅目的、范围等，经公司分管领导审批后办理相关手续。2.审批档案管理部门收到申请表或函件后，对申请进行审核。对于符合规定的申请，报档案管理部门负责人审批；对于涉及重要档案或敏感信息的申请，需报公司领导审批。3.查阅经审批同意后，档案管理人员根据申请提供相应的档案资料，并在指定地点供利用人员查阅。利用人员不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏。4.借阅如需借阅档案，利用人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.归还利用人员应在规定的借阅期限内归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、敏感信息的档案，未经公司批准，不得对外提供或泄露。2.档案利用人员应遵守档案管理制度和保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。3.档案利用过程中，如因工作需要对档案进行摘录、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定的方式进行操作。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成。负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、使用价值等因素，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限、确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定参考价值但保管期限已满的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存。（三）销毁程序1.造册登记档案管理部门对拟销毁的档案进行清理、核对，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清册》报档案鉴定小组审核，经公司分管领导批准后实施销毁。3.销毁实施由档案管理部门指定专人负责销毁工作，采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.监销档案销毁时，应安排监销人员在场监督。监销人员应对销毁过程进行全程监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的供应链档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、查询、利用和统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入支持多种格式的档案数据录入，包括文档、表格、图片、音频、视频等，确保档案信息的完整准确录入系统。2.分类管理按照档案分类标准，对档案进行分类管理，方便用户快速查找和浏览档案。3.检索查询提供灵活多样的检索查询功能，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，提高档案查询效率。4.权限管理设置不同的用户权限，对档案的访问和操作进行严格控制，确保档案信息安全。管理人员可进行档案的日常管理操作，如录入、修改、删除等；利用人员只能进行查询、借阅等操作，且权限根据其工作需要进行设定。5.统计分析对档案的数量、类型、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复定期对档案数据进行备份，确保数据安全。同时，具备数据恢复功能，以便在数据出现故障时能够及时恢复。（三）数据安全管理1.数据加密对档案数据进行加密处理，采用先进的加密算法，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.用户认证建立用户认证机制，采用用户名、密码、数字证书等方式对用户进行身份认证，防止非法用户访问系统。3.访问控制严格控制用户对