档案局办公室制度

PAGE档案局办公室制度一、总则（一）制定目的为加强档案局办公室的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及档案局工作实际，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及档案局相关规定，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，提高工作效率，加强团队协作，共同完成工作任务。3.服务至上原则：以服务档案事业发展为宗旨，为全局各项工作提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.负责办公室全面工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保工作顺利衔接。3.审核重要文件和文稿，组织安排重要会议和活动。4.负责办公室人员的管理和考核，提出奖惩建议。5.完成领导交办的其他工作任务。（二）档案管理岗职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范有序。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索体系，方便查询利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（三）文件收发岗职责1.负责文件的收发、登记、传阅、催办和归档工作。2.对收到的文件进行初审，提出拟办意见，报领导审批。3.及时将领导批示和交办事项传达给相关人员，并跟踪办理情况。4.做好文件的保密工作，防止文件丢失、泄密等情况发生。（四）信息宣传岗职责1.负责档案局信息的收集、整理、编辑和发布工作。2.制定信息宣传工作计划，组织开展宣传活动，提升档案局形象。3.维护档案局官方网站、微信公众号等宣传平台，及时更新信息内容。4.加强与媒体的沟通与合作，做好档案工作的对外宣传报道。（五）后勤保障岗职责1.负责办公室办公用品、设备的采购、管理和维护工作。2.做好办公室环境卫生、安全保卫等后勤保障工作。3.负责车辆的调度、使用和维护，保障公务出行。4.协助安排会议、活动的后勤服务工作。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文文件收发岗收到文件后，进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。对文件进行初审，根据文件内容和性质，提出拟办意见，报办公室主任审批。办公室主任审批后，将文件传阅给相关领导和人员，并跟踪办理情况。文件办理完毕后，文件收发岗及时将文件归档保存。2.发文由承办部门拟稿，经部门负责人审核后，交办公室核稿。办公室对文稿的格式、内容、文字表述等进行审核，提出修改意见，返回承办部门修改。修改后的文稿经办公室主任审核、分管领导签发后，由文件收发岗编号、登记，印发给相关单位和人员。文件印发后，文件收发岗将发文稿及相关资料整理归档。（二）档案管理流程1.收集各部门在工作中形成的文件材料，应及时移交档案管理岗。档案管理岗定期到各部门收集零散文件，确保档案资料的完整性。2.整理档案管理岗按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。对破损、褪色的文件进行修复和复制，确保档案质量。3.归档将整理好的档案资料装入档案盒，填写档案盒封面和脊背信息，按照年度、保管期限等顺序排列上架。建立档案检索目录，方便档案查询利用。4.保管档案库房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。5.利用单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理岗查阅。需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经办公室主任审批后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。外单位查阅档案，需持单位介绍信，经档案局分管领导批准后，方可查阅。涉及机密档案的，应严格按照保密规定办理。（三）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题、参会人员等情况，确定会议时间、地点、议程等。办公室负责通知参会人员，准备会议资料、设备等。后勤保障岗做好会议场地布置、茶水服务等工作。2.会议记录安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应及时整理，形成会议纪要，经办公室主任审核后，印发给参会人员和相关部门。3.会议后续工作对会议决议事项进行跟踪督办，确保落实到位。整理会议资料，归档保存。四、工作纪律（一）考勤制度1.工作人员应严格遵守工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前填写《请假申请表》，按照审批权限办理请假手续。请假1天以内的，由办公室主任审批；请假1天以上3天以内的，由分管领导审批；请假3天以上的，由局长审批。请假人员应将工作交接清楚，确保工作不受影响。3.办公室定期对考勤情况进行统计，对迟到、早退、旷工等情况进行通报，并按照相关规定进行处理。（二）保密制度1.全体工作人员应严格遵守国家保密法律法规，保守档案局工作秘密。2.对涉及国家机密、工作秘密的文件、资料、信息等，应妥善保管，严格按照保密规定处理。3.严禁在非工作场合谈论机密事项，不得将机密文件、资料带出办公场所。4.加强对办公设备、网络系统的安全管理，防止信息泄露。5.对违反保密制度的行为，将依法依规追究责任。（三）廉洁自律制度1.工作人员应廉洁奉公，遵守职业道德，严禁利用职务之便谋取私利。2.严格执行财务制度，规范经费使用，杜绝铺张浪费。3.不得接受服务对象的礼品、宴请等，保持清正廉洁的工作作风。4.对违反廉洁自律制度的行为，将严肃查处，并视情节轻重给予相应的纪律处分。五、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则：以工作实际表现为依据，全面、客观、公正地评价工作人员的工作业绩。2.注重实效原则：突出工作成果和工作效率，重点考核工作任务的完成情况和工作质量。3.激励与约束并重原则：通过绩效考核，激励工作人员积极工作，同时对工作不力的人员进行约束。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核工作人员完成工作任务的数量、质量、效率等情况。2.工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作等方面。3.业务能力：考核工作人员的专业知识、业务技能、创新能力等。（三）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由办公室组织实施。2.日常考核：办公室对工作人员的日常工作表现进行记录，作为考核的参考依据。3.民主测评：组织全体工作人员对被考核人员进行民主测评，测评结果作为考核的重要组成部分。（四）考核结果应用1.与绩效奖金挂钩：根据考核结果发放绩效奖金，对表现优秀的人员给予奖励，对考核不合格的人员扣减绩效奖金。2.作为晋升、评优的依据：考核结果优秀的人员，在晋升、评优等方面优先考虑；考核不合格的人员，取消当年晋升、评优资格。3.反馈与改进：将考核结果反馈给被考核人员，针对存在的问题提出改进建议，帮助其提高工作水平。六、培训与学习（一）培训计划1.办公室根据工作需要和人员实际情况，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等。（二）培训内容1.政治理论学习：加强对党的路线方针政策、法律法规等方面的学习，提高政治素养。2.业务知识培训：根据工作岗位需求，开展档案管理、文件处理、信息宣传等业务知识培训。3.技能培训：包括办公软件操作、网络应用、档案数字化处理等技能培训。（三）培训方式1.内部培训：邀请局内业务骨干或专家进行授课，组织内部培训交流活动。2.外部培训：根据工作需要，选派人员参加上级部门或专业机构组织的培训课程。3.在线学习：利用网络学习平台，组织工作人员开展在线学习，拓宽学习渠道。（四）学习要求