档案局馆规章制度

PAGE档案局馆规章制度一、总则（一）目的为加强档案局馆的管理，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本档案局馆实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于档案局馆全体工作人员，以及涉及档案查阅、利用、保管等相关活动的所有人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性和完整性，如实记录历史事实。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社会各界提供优质的档案服务。二、档案收集（一）收集范围1.反映本地区政治、经济、文化、社会等方面活动的各类文件、资料、记录等。2.本档案局馆形成的各类档案，包括行政管理、业务工作、人事档案、财务档案等。3.接收各机关、团体、企事业单位及其他社会组织移交的具有保存价值的档案。4.通过征集、购买、捐赠等方式获取的与本地区历史文化相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成及办理完毕的文件材料进行整理，定期向档案局馆移交。移交时应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。2.接收外部移交档案时，应认真审核档案的完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案，应要求移交单位补充或更正。3.征集档案资料时，应与捐赠者签订协议，明确档案的所有权、使用权和保管责任等事项。（三）收集程序1.文件材料整理：各部门对本部门形成的文件材料进行分类、编号、装订等整理工作。2.移交申请：整理完毕后，填写档案移交申请表，提交至档案局馆。3.审核接收：档案局馆对移交的档案进行审核，审核通过后办理接收手续，将档案入库保管。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：将档案按形成年度进行分类。2.组织机构分类法：结合档案局馆内部机构设置，按组织机构进行分类。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题进行分类。（三）整理步骤1.区分全宗：将同一立档单位形成的档案作为一个全宗进行整理。2.分类：按照选定的分类标准，对档案进行分类。3.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，便于查找和管理。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的基本信息。5.装订：对破损或散装的档案进行修复和装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案保管（一）保管场所1.档案局馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。2.上架时应注意保持档案的排列整齐，避免挤压、折叠和损坏。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。2.定期对库房进行检查和维护，确保库房设施设备正常运行，档案保管环境符合要求。3.严格控制库房的温度、湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好库房的清洁卫生工作，定期清扫地面、擦拭货架，保持库房整洁。（四）档案安全1.加强档案安全防范意识，制定安全应急预案，定期进行安全演练。2.安装必要的安全监控设备，对库房及周边环境进行实时监控。3.严格限制非库房管理人员进入库房，确需进入时，应办理登记手续。4.对档案的出入库进行严格登记，确保档案数量准确、流向清晰。五、档案鉴定（一）鉴定原则根据档案的历史、现实和未来价值，结合国家有关规定和本档案局馆的实际情况，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局馆负责人、业务骨干和相关专家组成。鉴定小组负责制定鉴定标准、组织鉴定工作和审定鉴定结果。（三）鉴定标准1.文件内容：是否反映本地区重要历史事件、重大决策、经济社会发展等方面的情况。2.文件来源：是否来自重要机关、团体、企事业单位，是否具有代表性。3.文件形式：是否具有独特的载体形式，如手稿、照片、录音录像等。4.文件保存状况：是否完整、清晰，有无破损、褪色等情况。（四）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员对库存档案进行初步梳理，确定需要鉴定的档案范围。2.详细审查：鉴定小组对筛选出的档案进行详细审查，根据鉴定标准进行评估。3.形成结论：鉴定小组根据审查结果，形成档案鉴定结论，确定档案的存毁或继续保管期限。4.审批备案：鉴定结论报档案局馆负责人审批后，进行备案登记。六、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确定无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清单：根据鉴定结论，编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.审批签字：销毁清单报档案局馆负责人审批签字。3.组织销毁：由两名以上工作人员负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁方式可采用焚烧、粉碎等。4.记录存档：对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并存档备查。七、档案利用（一）利用范围1.为社会各界提供档案查阅、借阅服务，满足其对档案信息的需求。2.根据有关规定，为司法机关、行政机关等提供档案证据材料。3.开展档案展览、编研等活动，发挥档案的文化教育功能。（二）利用手续1.查阅申请：查阅档案应提前向档案局馆提交查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息。2.审核批准：档案局馆对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并告知查阅时间、地点等相关事宜。3.查阅登记：查阅人员进入档案局馆查阅档案时，应进行查阅登记，填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。4.借阅手续：如需借阅档案，应办理借阅手续，签订借阅协议，明确借阅期限、归还方式等事项。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.重要档案的查阅和利用，应经档案局馆负责人批准，并指定专人陪同查阅。3.档案利用过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储与共享，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对库存档案进行扫描，将纸质档案转化为电子图像。扫描分辨率应符合国家相关标准，确保图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的基本信息录入档案信息化管理系统，建立电子目录数据库。4.挂接存储：将处理后的电子图像与电子目录数据库进行挂接，存储在服务器或存储设备上。（三）系统管理1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息化管理系统的日常维护和管理。2.建立系统安全管理制度，采取防火墙、加密技术、用户认证等措施，保障系统的安全稳定运行。3.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应异地存储，确保数据的安全性和可恢复性。（四）信息共享1.在确保安全保密的前提下，逐步实现档案信息的内部共享和对外共享。内部共享可通过局域网进行，对外共享应按照国家有关规定和程序进行。2.建立档案信息共享平台，为社会各界提供便捷的档案信息查询服务。共享平台应具备身份认证、权限管理、信息检索等功能。九、人员管理（一）人员配备根据档案局馆工作需要，合理配备档案管理人员，明确各岗位的职责和任职条件。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。（二）培训教育1.定期组织档案管理人员参加业务培训，不断更新知识结构，提高业务水平。培训内容包括档案管理理论、业务技能、法律法规等方面。2.鼓励档案管理人员参加学术交流活动，了解档案行业的最新动态和发展趋势。（三）考核评价