地勘单位档案管理制度

PAGE地勘单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强地勘单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在地质勘查、科研生产、经营管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合地勘单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位及所属各部门、各项目组在地质勘查、科研、生产、经营、管理等活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理工作的集中统一，维护档案的完整性和系统性。地勘单位设立专门的档案管理部门，负责统筹管理本单位的档案工作。2.真实准确原则档案应如实反映地勘单位各项活动的真实情况，数据准确、内容完整，严禁对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.分类科学原则根据地质勘查行业特点和档案形成规律，对档案进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守国家保密规定，防止档案信息泄露。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本单位的各类档案。指导、监督和检查所属各部门、各项目组的档案工作。组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。参与档案的编研工作，开发档案信息资源，为地勘单位各项工作提供服务。2.各部门、各项目组职责负责本部门、本项目组档案的收集、整理、立卷工作，确保档案的完整、准确，并定期向档案管理部门移交。明确专人负责档案管理工作，严格执行档案管理制度，确保档案安全。积极配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.地质勘查类档案包括地质调查项目设计书、野外地质工作记录、地质报告、各类测试分析数据、地质标本等。2.科研项目类档案涵盖科研项目立项申请书、研究方案、实验记录、研究成果报告、学术论文等。3.生产经营类档案有合同协议、招投标文件、财务报表、市场营销资料、物资采购凭证等。4.行政管理类档案包含单位文件、会议记录、人事档案、资质证书、印章管理记录等。5.设备仪器类档案设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、报废处置文件等。（二）收集要求1.各部门、各项目组应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本部门、本项目组在工作活动中产生的各类档案。2.对重要会议、重大项目、重要设备仪器等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的完整性。收集过程中，要注意收集不同载体形式的档案，如纸质、电子、声像等。3.对于外单位发来的与本单位工作相关的文件、资料等，由收发部门负责收集，并及时移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类。一般可分为地质勘查类、科研项目类、生产经营类、行政管理类、设备仪器类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。例如，地质勘查类可分为区域地质调查、矿产勘查、水文地质勘查等二级类目；矿产勘查二级类目下可再分为勘查设计、勘查施工、勘查报告等三级类目。2.编号对每一份档案或每一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字与字母相结合的方式，便于识别和管理。例如，地质勘查类档案编号可设为“DK[年份][项目编号][顺序号]”，其中“DK”表示地质勘查类，“年份”为档案形成年份，“项目编号”为该地质勘查项目的编号，“顺序号”为该项目内档案的顺序编号。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应反映每个案卷的编号、题名、起止日期、保管期限等信息；卷内文件目录应详细记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等内容。编目应准确规范，便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。装订应整齐牢固，便于翻阅。三、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.对不同载体形式的档案，应采用相应的装具进行保管。例如，纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和地勘单位实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映地勘单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如地质勘查的重要成果报告、单位的重大决策文件等。长期保管的档案：主要是反映地勘单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如一般性的地质勘查项目报告、科研项目中期成果等。短期保管的档案：是反映地勘单位局部工作，在较短时间内对本单位有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。如一般的行政管理文件、临时性项目资料等。2.档案保管期限的划定应严格按照相关标准和规定执行，并定期进行复查和调整。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案实体安全，发现问题及时处理。2.对电子档案应进行定期备份，备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格执行档案借阅、归还制度，对借出的档案要进行登记，按时催还，确保档案按时归库。归还时要认真检查档案是否完好无损。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划定标准，结合地勘单位的实际情况，对到期档案进行鉴定。2.鉴定档案是否仍具有查考利用价值，主要从档案的内容、历史意义、现实作用等方面进行综合评估。3.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应按照国家有关保密规定进行鉴定和处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.将需鉴定的档案清单提交给档案鉴定小组，鉴定小组对档案进行逐卷审查。3.鉴定小组根据鉴定标准，对每卷档案提出存毁意见，并填写档案鉴定意见书。4.档案鉴定意见书经档案管理部门负责人审核后，报单位分管领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁；电子档案应进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。3.销毁档案时，应填写档案销毁清册，记录销毁档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报单位财务部门备案。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在档案销毁清册上签字确认。五、档案的统计与检索（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。统计数据应准确、及时、完整，并定期向上级主管部门和单位领导报送。3.档案统计工作应采用科学的方法和手段，可利用档案管理软件进行统计分析，提高统计工作效率和准确性。（二）检索工具1.编制多种形式的档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类索引、主题索引、人名索引等人，便于快速查找档案。2.建立电子检索系统，将档案目录信息录入计算机，利用数据库管理软件进行管理。电子检索系统应具备快速检索、组合检索、模糊检索等功能，方便用户查询档案。3.定期对检索工具进行更新和维护，确保检索工具的准确性和有效性。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要，经本单位同意，可查阅、借阅相关档案。查阅、借阅档案应按照规定办理手续。3.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案的利用，应严格按照国家有关保密规定执行，履行审批手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁等。2.借阅借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，填写档案借阅登记簿，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅人等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。（三）利用效果反馈1.档案利用部门在利用档案后，应及时向档案管理部门反馈利用效果，如档案对工作的帮助、存在的问题等。2.档案管理部门应根据利用效果反馈情况，对档案管理工作进行总结和改进，提高档案服务质量。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和现代化水平。2.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、编目等管理，使其与纸质档案管理相对应，便于查找和利用。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理全过程的信息化。2.检索功能应强大、灵活，支持多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索。3.系统应具备权限管理功能，根据不同用户的职责和权限，设置相应的操作权限。用户只能在权限范围内对档案进