生产作业记录管理操作规程

生产作业记录管理操作规程1.目的生产作业记录是生产过程中各项活动的真实反映，是产品质量追溯、生产效率分析、工艺改进及成本控制的重要依据。为确保生产作业记录的真实性、准确性、完整性、及时性和规范性，明确各部门及相关人员在记录管理中的职责，特制定本规程。本规程旨在通过系统化的管理，使生产作业记录成为指导生产、优化管理、提升效益的有效工具。2.适用范围本规程适用于公司内所有生产环节（包括但不限于原材料投入、生产加工、工序流转、设备运行、质量检验、成品入库等）所产生的各类作业记录的编制、填写、审核、流转、归档、保管、查阅及销毁等管理活动。公司内所有与生产相关的部门及人员均须遵守本规程。对于特定行业或特殊工艺的生产记录，若有更细致要求，应在本规程基础上另行制定补充规定。3.职责分工3.1生产管理部门作为生产作业记录管理的牵头部门，生产管理部门负责本规程的制定、修订、解释与监督执行。其职责包括组织相关部门设计统一规范的记录表格样式，明确各类记录的填写要求和传递路径，定期对各生产单位的记录管理工作进行检查与评估，并对发现的问题督促整改。同时，生产管理部门还需收集各单位在记录管理中遇到的问题与建议，适时对规程进行动态评估与持续改进。3.2生产车间/班组生产车间/班组是生产作业记录的直接产生和使用单位。车间主任或班组长为本单位记录管理的第一责任人，负责组织本单位人员按照规程要求如实、及时、准确地填写各项生产作业记录，确保记录的清晰可读。同时，需对本单位产生的记录进行初步审核，检查记录的完整性和规范性，并按照规定的时限和方式进行收集、整理、装订与移交。此外，还应组织本单位人员学习本规程及相关记录填写规范。3.3质量管理部门质量管理部门负责监督生产作业记录中与产品质量相关内容的真实性和准确性，特别是检验数据、不合格品处理等记录。参与涉及质量控制的记录表格的设计与评审，对记录中反映的质量问题进行分析，并提出改进建议。同时，有权查阅与质量相关的生产作业记录。3.4设备管理部门设备管理部门负责指导和监督与设备运行、维护、保养及故障处理相关的生产作业记录的填写与管理。确保设备类记录能够准确反映设备状态，为设备的预防性维护和故障诊断提供依据。参与相关记录表格的设计。3.5操作人员操作人员是生产作业记录的直接填写者，对所填写记录的真实性、及时性、准确性和完整性负直接责任。应严格按照规程及岗位要求填写记录，使用规定的符号、单位和术语，确保字迹清晰（若为手写），内容真实无误。记录填写完毕后应进行自查，发现错误应按规定方式更正。4.生产作业记录的规范要求4.1记录设计与格式各类生产作业记录表格的设计应本着简洁、明确、适用的原则，能够全面反映生产作业的关键信息。表格应包含必要的栏目，如记录名称、编号、日期、班次、产品名称/型号、工序名称、操作人、数据栏、检查人、备注等。记录格式应力求统一规范，由生产管理部门牵头，会同相关部门（如质量、设备）共同设计、评审，并统一编号，确保唯一性和可追溯性。新增或修订记录表格样式，需履行审批手续。4.2记录填写要求4.2.1真实性记录必须真实反映生产作业的实际情况，不得虚构、篡改或隐瞒。操作人员应在作业完成后立即填写，避免事后回忆导致的偏差。4.2.2准确性记录内容必须准确无误，数据应精确到规定的单位，计量器具应在检定有效期内。文字表述应清晰、明确，避免模糊不清或易产生歧义的词语。4.2.3完整性记录的各项内容应逐项填写，不得遗漏。如遇无需填写的栏目，应使用规定符号（如“/”）表示。签名栏必须由本人亲笔签名或电子签名确认。4.2.4及时性记录应在生产作业进行过程中或完成后立即填写，不得拖延。特殊情况下，最迟应在当班结束前完成。4.2.5规范性*书写：手写记录应使用蓝黑墨水或签字笔填写，字迹工整，字迹清晰可辨，避免使用连笔或不易识别的简化字。电子版记录应使用规范的录入方法。*术语与单位：应使用公司规定的统一术语、计量单位和符号。*日期与时间：应按“年-月-日时:分”的格式填写，如“____08:30”。4.2.6更改规范记录填写错误时，不得随意涂抹、刮擦或使用涂改液。应采用“杠改”方式：在错误内容上划一条水平线，确保原错误内容可辨认，然后在其上方或旁边填写正确内容，并由更改人签名或盖章，并注明更改日期。对于电子版记录，应保留修改痕迹。5.记录的收集、整理与归档5.1收集各生产车间/班组应指定专人（通常为班组长或其指定人员）负责每日收集本单位产生的生产作业记录。收集时应检查记录的完整性、规范性和签署情况，对不符合要求的记录应退回填写人更正。5.2整理收集到的记录应按照记录类型、日期、班次或产品批次等逻辑顺序进行分类、排序和整理。对于需要连续记录的表格，应按顺序装订成册，并在封面注明记录名称、起止日期、班次、车间/班组等信息。5.3归档整理完毕的记录应定期（如每日、每周或每月，具体周期根据记录量和重要性确定）移交至指定的档案管理部门或生产管理部门的档案室进行归档。移交时应办理交接手续，填写《记录移交清单》，双方签字确认。档案管理部门应建立记录台账，对接收的记录进行统一编号、登记、存放。6.记录的保管与期限6.1保管要求生产作业记录应存放在干燥、通风、避光、防火、防虫、防盗的专用档案柜或档案室中。电子版记录应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，进行定期备份，并采取必要的加密和权限控制措施，防止数据丢失、损坏或非授权访问。6.2保管期限各类生产作业记录的保管期限应根据其重要性、法律法规要求及追溯需求确定。一般情况下：*产品质量检验记录、关键工序参数记录等与产品追溯直接相关的记录，保管期限应不短于产品的保质期或国家/行业规定的最低期限。*一般性生产运行记录，保管期限可适当缩短，但不应少于一年。*对于有特殊要求的记录，如涉及重大质量事故、客户投诉处理的记录，应永久保存或按特定要求延长保管期限。具体的记录保管期限由生产管理部门会同质量管理部门及相关法规部门共同制定《生产记录保管期限表》，并严格执行。6.3销毁超过保管期限且无需继续保存的记录，由档案管理部门提出销毁申请，报生产管理部门负责人批准后，方可进行销毁。销毁应有记录，注明销毁记录的名称、数量、销毁日期、批准人、监销人等信息。电子版记录的销毁应确保数据无法恢复。7.记录的查阅与复制7.1查阅权限公司内部人员因工作需要查阅生产作业记录时，需经相关部门负责人批准，并在档案管理部门指定的地点进行。查阅时不得涂改、勾画、抽取、撤换或损毁记录。7.2外部查阅外部单位（如客户、监管机构）需查阅记录时，必须持有单位正式介绍信或有效证件，经公司分管领导批准后，由相关部门人员陪同查阅。7.3复制与借阅确因工作需要复制或借阅记录的，需经生产管理部门负责人批准，严格履行登记手续，并限期归还。借阅的记录不得转借他人，归还时应检查其完整性。电子版记录的复制应受到严格控制和记录。8.记录的电子化管理对于推行电子化生产作业记录的单位，除应遵守本规程的基本原则外，还应符合以下要求：*电子记录系统应具备用户身份识别、权限控制、操作日志记录功能，确保记录的可追溯性和不可篡改性（或篡改可追溯）。*电子记录的填写、审核、批准等流程应符合本规程的管理要求，并在系统中留有明确痕迹。*电子记录应定期备份，确保数据安全。备份介质应妥善保管，并定期进行有效性验证。*电子记录的保存格式应符合长期归档要求，确保在保管期限内可读取。*电子记录的管理应符合国家相关数据安全及电子档案管理规定。9.监督检查与持续改进生产管理部门应定期（至少每季度一次）组织对各生产单位的生产作业记录管理情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写规范性、完整性、真实性、及时性，以及记录的收集、整理、归档、保管是否符合要求。检查结果应纳入相关部门和人员的绩效考核。对于检查中发现的问题，应及时向相关单位和人员反馈，并督促其制定纠正和预防措施，限期整改。各单位应积极配合检查，并对存在的问题进行持续改进。本规程应根据公司发展、管理需求变化及外部法规要求的更新，定期进行评审和修订，一般每年至少评审一次。10