某发动机厂销售合同管理细则

某发动机厂销售合同管理细则某发动机厂销售合同管理细则

一、总则

本制度旨在规范某发动机厂销售合同的管理流程，明确各部门职责，确保合同签订、履行、变更及归档的规范性与高效性，防范经营风险，提升客户满意度。本制度适用于销售部、法务部、财务部、生产部及仓储部等所有参与销售合同管理工作的部门及人员。

1.适用范围

本制度涵盖所有与客户签订的发动机销售合同，包括但不限于整车配套合同、零部件供应合同及售后服务合同。

2.基本概念

-销售合同：指发动机厂与客户就发动机产品或服务签订的法律文件，包含产品规格、数量、价格、交付时间、付款方式等条款。

-合同评审：指在签订合同前，由相关部门对合同条款的合法性、可行性及风险进行评估的过程。

-合同履行：指按照合同约定完成产品交付、服务提供及款项收付的全过程。

3.制定目的

-规范合同管理，减少因流程混乱导致的纠纷。

-明确各部门职责，提高工作效率。

-降低法律风险，保障公司利益。

二、组织架构与职责分工

销售合同管理涉及多个部门协作，需明确各环节责任主体。

1.销售部职责

-负责客户接洽、合同草拟及初步条款审核。

-确保合同内容符合客户需求及公司政策。

2.法务部职责

-审核合同的法律合规性，提出修改建议。

-处理合同纠纷及法律诉讼事务。

3.财务部职责

-审核合同中的付款条款及发票开具流程。

-监控合同履行期间的资金回笼情况。

4.生产部职责

-根据合同需求安排生产计划，确保按时交付。

-提供产品质保及售后支持。

5.仓储部职责

-协调合同产品的仓储及物流配送。

-确保产品交付前的质量检验。

三、合同评审流程

合同评审是确保合同质量的关键环节，需严格按流程执行。

1.评审内容

-合同主体资格的合法性。

-产品规格、数量、价格的准确性。

-交付时间及地点的合理性。

2.评审步骤

-销售部提交合同草案至法务部。

-法务部联合财务部、生产部进行多部门会审。

-评审通过后，由销售部正式提交客户签署。

3.特殊情况处理

-若合同条款涉及重大风险，需提交公司管理层审批。

-客户特殊需求需经法务部书面确认。

四、合同签订与履行管理

合同签订后，需明确履行细节及责任分工。

1.合同签订要求

-正式合同需加盖公司公章或合同专用章。

-电子合同需符合电子签名法相关规定。

2.交付管理

-生产部根据合同约定安排生产，仓储部提前备货。

-交付前由质检部进行最终检验，合格后方可发运。

3.款项收付管理

-财务部根据合同条款开具发票，客户按约定付款。

-逾期付款需由销售部跟进，必要时法务部介入。

五、合同变更与解除

合同履行期间可能出现变更或解除情况，需规范处理。

1.变更条件

-双方协商一致，书面确认变更内容。

-变更内容不得违反法律法规。

2.解除流程

-因不可抗力导致合同无法履行时，可解除合同。

-解除需经双方书面同意，并明确责任划分。

3.违约处理

-若一方违约，需按合同约定承担违约责任。

-涉及法律诉讼时，由法务部负责处理。

六、合同归档与保管

合同归档是长期管理的重要环节，需确保资料完整安全。

1.归档范围

-正式合同文本及所有附件。

-合同评审记录及变更文件。

2.保管要求

-电子合同需存储在加密系统中，定期备份。

-纸质合同由档案室专人保管，防潮防火。

3.查阅权限

-仅授权人员可查阅合同档案。

-查阅需登记，禁止复印敏感信息。

七、监督检查

为确保制度有效执行，需定期开展监督检查工作。

1.检查主体

-由法务部牵头，联合财务部、销售部定期检查。

2.检查频率

-每季度开展一次全面检查，每月抽查部分合同。

3.检查内容

-合同评审流程是否规范。

-合同履行是否存在风险隐患。

-归档资料是否完整。

八、奖惩办法

为激励合规行为，制定奖惩措施。

1.奖励措施

-对合同管理规范、无纠纷的部门及个人予以表彰。

-年度考核中，合同管理成绩突出的个人可获奖金。

2.处罚措施

-因个人疏忽导致合同纠纷的，需承担相应责任。

-情节严重者，按公司规定给予纪律处分。

3.特殊情况

-若因不可抗力导致违规，经查实后可免除责任。

-涉及刑事犯罪的，移交司法机关处理。

九、权利与义务

明确各部门及人员在合同管理中的权利与义务。

1.销售部权利

-有权要求客户提供完整的合作资料。

-对合同条款有初步审核权。

2.销售部义务

-确保合同内容符合公司政策。

-及时跟进客户需求变化。

3.其他部门义务

-法务部需在规定时间内完成合同评审。

-财务部需按合同约定监控款项收付。

十、附则

本制度由公司法务部负责解释，自发布之日起施