受控资料考核制度

PAGE受控资料考核制度总则目的为加强公司受控资料的管理，确保资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，提高公司运营效率，保障公司合法权益，特制定本考核制度。适用范围本制度适用于公司内所有涉及受控资料的部门、岗位及人员，包括但不限于研发、生产、销售、采购、财务、行政等部门。受控资料定义本制度所称受控资料，是指公司在生产经营活动中产生或获取的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息，需要进行严格管理和控制的各类文件、数据、记录等资料。管理原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保受控资料管理活动合法合规。2.保密性原则：采取有效措施，防止受控资料泄露，确保公司信息安全。3.完整性原则：保证受控资料的全面、准确、完整，不得遗漏重要信息。4.可追溯性原则：对受控资料的产生、流转、使用、存储、销毁等环节进行详细记录，便于追溯和查询。职责分工受控资料管理部门1.负责：公司设立受控资料管理部门，负责统筹协调公司受控资料的管理工作，制定和完善受控资料管理制度，指导和监督各部门的受控资料管理工作。2.具体工作：建立受控资料台账，对受控资料进行分类、编号、登记和存储。定期对受控资料进行清查、盘点，确保资料的完整性和准确性。负责受控资料的借阅、归还、使用、销毁等日常管理工作。组织开展受控资料管理培训，提高员工的受控资料管理意识和技能。各部门负责人1.负责：各部门负责人为本部门受控资料管理的第一责任人，负责组织本部门员工贯彻执行受控资料管理制度，确保本部门受控资料管理工作的有效开展。2.具体工作：明确本部门受控资料管理的具体责任人，落实管理职责。组织本部门员工对受控资料进行分类、整理和归档，确保资料的规范性和完整性。对本部门员工进行受控资料管理培训，提高员工的保密意识和操作技能。审核本部门受控资料的借阅、使用、销毁等申请，确保资料使用的合法性和安全性。受控资料使用人员1.负责：受控资料使用人员应严格遵守受控资料管理制度，妥善保管和使用所接触的受控资料，不得擅自泄露、篡改、丢失或损坏资料。2.具体工作：按照规定的程序和要求，申请借阅、使用受控资料。在使用受控资料过程中，严格遵守保密规定，不得将资料带出规定场所或转借他人。使用完毕后，及时归还受控资料，并确保资料的完整性和保密性。发现受控资料存在问题或安全隐患时，及时向部门负责人报告。受控资料分类与编号分类原则根据受控资料的性质、用途、来源等因素，将受控资料分为以下几类：1.商业秘密类：包括公司的商业模式、营销策略、客户名单、合作伙伴信息等。2.技术秘密类：涵盖公司的技术研发成果、技术方案、工艺流程、技术诀窍等。3.财务信息类：涉及公司的财务报表、财务预算、成本核算、资金流向等。4.客户信息类：包含客户的基本资料、交易记录、信用状况等。5.其他类：如公司的规章制度、会议纪要、合同协议等。编号规则为便于受控资料的识别、管理和查询，对每类受控资料进行统一编号。编号规则如下：1.编号结构：采用“部门代码+资料类别代码+年份+流水号”的结构。2.部门代码：由两位数字组成，代表资料所属部门。3.资料类别代码：由两位数字组成，对应上述分类原则中的各类别。4.年份：由四位数字组成，代表资料产生的年份。5.流水号：由四位数字组成，按照资料产生的先后顺序依次编号。例如，如果市场部在2023年产生的第123份商业秘密类受控资料，其编号为“010120230123”。受控资料的产生与收集产生要求1.各部门在工作过程中，应按照公司的业务流程和规范要求，及时、准确地产生受控资料。2.受控资料的内容应真实、完整、清晰，不得包含虚假信息或误导性内容。3.涉及多个部门的受控资料，由牵头部门负责组织相关部门共同完成资料的产生工作，并确保资料的一致性和协调性。收集流程1.资料产生部门应在资料形成后，及时将受控资料提交给本部门的受控资料管理责任人。2.受控资料管理责任人对提交的资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。审核通过后，将资料提交给部门负责人进行再次审核。3.部门负责人审核无误后，在资料上签字确认，并将资料提交给公司受控资料管理部门。4.受控资料管理部门对各部门提交的受控资料进行统一登记、编号，并按照分类要求进行存储。受控资料的存储与保管存储方式1.根据受控资料的性质和重要程度，选择合适的存储方式，包括纸质存储、电子存储或两者相结合的方式。2.对于纸质受控资料，应存放在专门的文件柜或档案室中，按照分类和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.对于电子受控资料，应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行加密处理，设置访问权限。同时，定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。保管要求1.受控资料存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保资料的安全保存。2.建立受控资料保管台账，详细记录资料的存储位置、数量、出入库时间等信息。3.定期对受控资料进行清查、盘点，确保资料的实际数量与保管台账记录一致。如发现资料丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.对存储期限届满或已失去保存价值的受控资料，按照规定的程序进行销毁处理。受控资料的借阅与使用借阅申请1.因工作需要借阅受控资料的人员，应填写《受控资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.《受控资料借阅申请表》经部门负责人审核同意后，提交给公司受控资料管理部门。3.受控资料管理部门对借阅申请进行审批，审批通过后，办理借阅手续。借阅期限1.受控资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向受控资料管理部门提出申请，并经批准后方可延长。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还受控资料，如需续借，应重新办理借阅手续。使用要求1.借阅人员应妥善保管所借阅的受控资料，不得擅自涂改、复印、转借或泄露资料内容。2.在借阅期间，借阅人员应按照申请用途使用受控资料，不得将资料用于其他无关目的。3.使用完毕后，借阅人员应及时将受控资料归还受控资料管理部门，并确保资料的完整性和保密性。受控资料的保密与安全保密措施1.对涉及受控资料的人员进行保密培训，提高员工的保密意识和责任感。2.在受控资料存储场所和使用区域设置明显的保密标识，提醒员工注意保密。3.对受控资料的访问进行严格控制，根据员工的工作需要和职责权限，设置不同的访问级别和密码。4.与涉及受控资料的员工签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。安全管理1.加强对受控资料存储场所和使用区域的安全管理，安装监控设备，确保资料的安全。2.制定受控资料安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对涉及受控资料的计算机系统和网络进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒感染。受控资料的销毁与处置销毁条件1.受控资料存储期限届满或已失去保存价值的。2.受控资料因损坏、丢失等原因无法继续使用的。3.公司根据业务调整或其他原因，决定不再保留的受控资料。销毁程序1.由受控资料管理部门提出受控资料销毁申请，填写《受控资料销毁申请表》，详细说明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《受控资料销毁申请表》经部门负责人审核同意后，提交给公司分管领导审批。3.分管领导审批通过后，由受控资料管理部门组织实施销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁完成后，在《受控资料销毁申请表》上签字确认，并将申请表存档备案。考核与奖惩考核内容1.受控资料管理制度的执行情况，包括资料的产生、收集、存储、借阅、使用、保密、销毁等环节。2.受控资料管理工作的质量和效率，如资料的完整性、准确性、规范性等。3.员工对受控资料管理工作的认识和配合程度，如保密意识、操作技能等。考核方式1.定期考核：每季度对各部门的受控资料管理工作进行一次全面考核，考核结果作为部门绩效评估的重要依据。2.不定期抽查：公司受控资料管理部门不定期对各部门的受控资料管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。奖励措施1.对在受控资料管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.对积极提出受控资料管理合理化建议，并被公司采纳的员工，给予相应的奖励。惩罚措施1.对违反受