皮肤科档案管理制度

PAGE皮肤科档案管理制度一、总则（一）目的为加强皮肤科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于皮肤科在医疗、教学、科研、行政管理等活动中形成的各种档案，包括病历档案、科研项目档案、教学资料档案、行政管理档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则皮肤科档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映皮肤科的各项工作活动，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理皮肤科在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及患者隐私、科研机密等档案信息予以保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善皮肤科档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行妥善处理。6.开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各科室职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供相关档案资料。3.对本科室形成的档案资料的真实性、完整性负责。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案整理规范、编目准确。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和归还工作。5.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.病历档案包括门诊病历、住院病历、电子病历等，涵盖患者的基本信息、诊断记录、治疗过程、检查检验报告等。2.科研项目档案科研项目申报书、立项批复、研究方案、实验数据、研究报告、成果鉴定材料等。3.教学资料档案教学大纲、教案、课件、实习指导材料、学生成绩记录等。4.行政管理档案科室工作计划、总结、会议记录、规章制度、人员档案、设备档案、财务档案等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.电子档案应按照规定的格式和存储要求进行收集和保存，确保数据的安全性和可读取性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为病历档案、科研项目档案、教学资料档案、行政管理档案等大类，再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。1.永久保管的档案反映皮肤科主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。如重大科研成果档案、重要病历档案等。2.长期保管的档案在较长时间内对皮肤科工作有查考利用价值的档案。如一般科研项目档案、教学资料档案等。3.短期保管的档案在较短时间内对皮肤科工作有参考价值的档案。如一般性行政管理档案等。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保存。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和管理。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现档案有损坏、变质等情况，应及时报告并采取补救措施。五、档案的利用（一）借阅制度1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、所在科室、档案名称、数量、借阅期限等信息。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）查阅制度1.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经皮肤科负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案时，查阅人只能查阅与本人工作相关的档案内容，不得查阅涉及患者隐私、科研机密等不宜公开的档案信息。4.查阅完毕后，查阅人应在档案查阅登记表上签字确认。（三）复制制度1.因工作需要复制档案的，须填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对复制申请进行审核，批准后按照规定的程序进行复制。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。六）档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人及相关专家组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经皮肤科负责人审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时