购车挂靠公司管理制度

购车挂靠公司管理制度一、购车挂靠公司管理制度

1.1总则

购车挂靠公司管理制度旨在规范公司车辆挂靠业务，明确挂靠流程、权利义务、责任承担及风险控制，确保公司资产安全、运营合规，维护各方合法权益。本制度适用于公司所有涉及车辆挂靠业务的部门及人员，包括但不限于车辆管理部门、财务部门、法务部门及业务经办人员。制度依据国家相关法律法规、行业标准及公司内部管理规定制定，具有权威性和强制性。公司全体员工应认真学习并严格遵守本制度，任何违反本制度的行为均将承担相应的法律责任。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有车辆挂靠业务，包括但不限于公司自有车辆挂靠、员工个人车辆挂靠以及其他组织或个人的车辆挂靠。挂靠车辆应具备合法的行驶资质，符合国家交通安全法规及公司内部管理规定。挂靠业务涉及的主体包括挂靠公司、被挂靠车辆所有人及挂靠车辆使用人。挂靠公司作为中介服务机构，负责提供车辆挂靠服务，包括车辆登记、年检、保险、维修等业务，并收取相应的服务费用。被挂靠车辆所有人享有车辆所有权，但需按照挂靠协议约定履行相关义务。挂靠车辆使用人应具备合法驾驶资格，按照约定使用车辆，并承担相应的使用责任。

1.3管理原则

车辆挂靠业务管理遵循合法合规、公平自愿、权责明确、风险控制的原则。挂靠公司应依法合规开展业务，确保挂靠协议的签订、履行及变更符合法律法规及公司内部管理规定。挂靠双方在平等自愿的基础上签订挂靠协议，明确各自的权利义务，确保协议内容合法、合理、公平。挂靠公司应明确挂靠业务的责任主体，确保挂靠协议的履行及车辆的运营管理符合相关规定。挂靠公司应建立完善的风险控制机制，对挂靠业务进行全程监控，及时发现并处理潜在风险，确保公司资产安全及运营合规。

1.4职责分工

车辆管理部门负责挂靠车辆的日常管理，包括车辆登记、年检、保险、维修等业务，并监督挂靠协议的履行情况。财务部门负责挂靠业务的服务费用收取、结算及账务处理，并参与挂靠业务的财务风险评估。法务部门负责挂靠协议的法律审核，提供法律咨询及支持，并处理挂靠业务相关的法律纠纷。业务经办人员负责挂靠业务的日常经办，包括客户接待、协议签订、业务办理等，并确保业务办理符合公司内部管理规定。各部门应加强沟通协作，确保挂靠业务的顺利开展及风险控制。

1.5挂靠流程

挂靠申请：挂靠车辆所有人或使用人向挂靠公司提出挂靠申请，并提供相关证明材料，包括车辆所有权证明、驾驶资格证明、身份证明等。材料审核：挂靠公司对申请材料进行审核，确保材料的真实性和完整性，并初步评估挂靠风险。协议签订：审核通过后，挂靠公司与被挂靠车辆所有人或使用人签订挂靠协议，明确双方的权利义务及服务费用。车辆管理：挂靠公司负责挂靠车辆的日常管理，包括车辆登记、年检、保险、维修等业务，并确保车辆符合国家交通安全法规。服务费用收取：挂靠公司按照挂靠协议约定收取服务费用，并定期向被挂靠车辆所有人或使用人提供费用清单及结算报告。

1.6权利义务

挂靠公司有权要求被挂靠车辆所有人或使用人提供真实、完整的申请材料，并有权对挂靠车辆进行日常管理和监督。挂靠公司有权按照挂靠协议约定收取服务费用，并有权对挂靠业务进行风险控制。被挂靠车辆所有人或使用人有权要求挂靠公司提供优质、高效的车辆挂靠服务，并有权对挂靠公司的服务质量进行监督和评价。被挂靠车辆所有人或使用人应按照挂靠协议约定履行相关义务，包括支付服务费用、配合车辆管理等。挂靠车辆使用人应具备合法驾驶资格，按照约定使用车辆，并承担相应的使用责任。

1.7风险控制

挂靠公司应建立完善的风险控制机制，对挂靠业务进行全程监控，及时发现并处理潜在风险。挂靠公司应定期对挂靠车辆进行安全检查，确保车辆符合国家交通安全法规，并要求被挂靠车辆所有人或使用人定期进行车辆维护和保养。挂靠公司应购买相应的保险，对挂靠车辆进行风险保障，并要求被挂靠车辆所有人或使用人购买相应的保险，确保车辆在使用过程中的安全。挂靠公司应建立应急处理机制，对挂靠车辆发生的事故进行及时处理，并协助被挂靠车辆所有人或使用人进行事故处理和保险理赔。挂靠公司应加强对挂靠业务的法律风险评估，确保挂靠协议的签订、履行及变更符合法律法规及公司内部管理规定，避免法律纠纷的发生。

二、挂靠协议管理

2.1协议范本

挂靠公司应制定标准化的车辆挂靠协议范本，范本内容应涵盖挂靠双方的基本信息、挂靠车辆信息、挂靠期限、服务内容、服务费用、费用支付方式、双方权利义务、责任承担、违约处理、争议解决方式、保险责任、保密条款以及协议生效、变更和解除条件等关键要素。协议范本需经法务部门审核，确保其内容合法合规，并能有效保障公司的合法权益。在具体签订协议前，应根据实际情况对范本进行必要的调整和补充，以适应不同挂靠业务的需求。协议文本应清晰、明确，避免使用模糊或歧义的表述，确保双方对协议内容的理解一致，减少未来可能出现的纠纷。

2.2协议签订

挂靠协议应由挂靠公司授权的业务经办人员与被挂靠车辆所有人或使用人共同签订。签订地点应选择在挂靠公司办公场所，确保签约过程规范、可追溯。签订时，双方应仔细阅读协议内容，如有疑问应及时提出，并由业务经办人员解释说明。必要时，可邀请法务部门人员参与签约过程，提供法律支持。签订完成后，双方各执一份原件，具有同等法律效力。业务经办人员应妥善保管协议原件，并将其录入公司内部的车辆挂靠管理系统，建立完整的电子档案。协议签订后，应向相关部门通报，包括车辆管理部门、财务部门等，以便于后续业务办理和管理工作的开展。

2.3协议内容

挂靠协议应明确挂靠车辆的具体信息，包括车辆品牌、型号、车牌号码、车辆识别代号等，确保车辆信息的准确无误。挂靠期限应根据双方的需求协商确定，并明确起止日期。服务内容应详细列明挂靠公司提供的服务项目，例如车辆年检、保险购买与续保、车辆维修保养、违章处理等，并明确服务标准和质量要求。服务费用应明确列出各项服务的收费标准，并约定总费用或按服务项目收费的具体金额。费用支付方式应明确约定，可以是一次性支付、分期支付或其他约定方式，并明确支付时间和支付账户。双方权利义务应详细约定，明确各自的权利和责任，确保双方权益得到保障。责任承担应明确约定双方在挂靠过程中的责任划分，特别是涉及车辆事故、违章处理、保险理赔等方面的责任承担方式。违约处理应明确约定违约行为及相应的处理措施，例如违约金、赔偿损失等，以确保协议的严肃性和约束力。争议解决方式应明确约定解决争议的途径，例如协商、调解、仲裁或诉讼等，并约定管辖法院或仲裁机构。保险责任应明确约定挂靠车辆应购买的保险种类和保额，以及保险费用的承担方式，确保车辆得到充分的风险保障。保密条款应约定双方对协议内容及挂靠过程中知悉的对方商业秘密应予以保密，未经对方同意不得泄露给任何第三方。协议生效、变更和解除条件应明确约定协议的生效时间、变更程序和解除条件，确保协议的合法性和稳定性。

2.4协议变更与解除

在挂靠期限内，如需变更协议内容，应经双方协商一致，并签订书面协议变更文件。变更文件应明确变更的内容、变更的原因以及变更的生效时间。变更文件应与原协议具有同等法律效力，并一同存档。如因特殊情况需要解除协议，应提前通知对方，并协商解决挂靠车辆的处理、费用结算等问题。解除协议应签订书面协议解除文件，明确解除的原因、解除的时间以及双方的责任和义务。解除文件应与原协议具有同等法律效力，并一同存档。协议解除后，双方应积极配合完成车辆的交接手续，确保挂靠业务的平稳过渡。挂靠公司应妥善保管协议变更和解除文件，并将其录入公司内部的车辆挂靠管理系统，建立完整的电子档案。相关部门应根据协议变更和解除文件调整车辆挂靠管理工作的开展，确保挂靠业务的合规性和规范性。

2.5协议续签

挂靠期限届满前，如双方均有续签意愿，应提前进行协商，并重新签订挂靠协议。续签协议的内容应参考原协议内容，并根据实际情况进行调整和补充。续签协议的签订程序应与原协议签订程序相同，并经法务部门审核。续签协议生效后，原协议自动失效。挂靠公司应妥善保管续签协议，并将其录入公司内部的车辆挂靠管理系统，建立完整的电子档案。相关部门应根据续签协议调整车辆挂靠管理工作的开展，确保挂靠业务的连续性和稳定性。如一方或双方无续签意愿，应在协议期限届满后及时办理车辆解挂手续，并结清所有费用。

2.6协议履行监督

挂靠公司应建立协议履行监督机制，对挂靠协议的履行情况进行定期检查和监督。监督内容包括协议约定的服务内容是否按时完成、服务质量是否达标、费用支付是否及时等。业务经办人员应定期向相关部门汇报协议履行情况，并及时发现和解决协议履行过程中出现的问题。如发现被挂靠车辆所有人或使用人违反协议约定，应及时与其沟通，并要求其限期整改。如整改无效，应按照协议约定采取相应的处理措施，例如扣款、解除协议等。挂靠公司应建立客户投诉处理机制，对被挂靠车辆所有人或使用人的投诉及时进行处理，并妥善解决相关纠纷。相关部门应积极配合业务经办人员开展协议履行监督工作，并提供必要的支持和帮助。通过有效的协议履行监督，确保挂靠协议的顺利履行，维护公司的合法权益。

三、车辆使用管理

3.1使用范围与资质

挂靠车辆的使用范围应严格限定在协议约定的范围内，通常用于公司业务相关的公务出行，不得用于与公司业务无关的任何活动，例如个人通勤、盈利性运输等。挂靠车辆的使用人必须具备合法的驾驶资格，持有有效的驾驶执照，且驾龄满足公司规定的最低要求。使用人在驾驶前应接受公司的安全教育和培训，熟悉车辆性能及安全操作规程，确保安全文明驾驶。公司应建立使用人备案制度，对挂靠车辆的使用人进行实名登记，并定期审核其驾驶资质的有效性。如使用人发生变更，应提前向公司报告，并经公司批准后方可变更，同时需重新进行资质审核和备案。

3.2使用审批流程

为规范挂靠车辆的使用管理，应建立严格的车辆使用审批流程。一般情况下，车辆使用人需提前向公司提交用车申请，说明用车事由、时间、路线及预计里程等信息。公司应根据申请内容进行审批，审批内容包括用车的必要性、合理性以及使用人的资质是否符合要求。对于紧急情况或特殊任务，可建立快速审批通道，确保车辆能够及时满足工作需求。审批通过后，使用人方可驾驶挂靠车辆执行任务。公司应记录每次用车的审批情况，包括申请人、审批人、审批结果以及用车时间等，以便于后续管理和追溯。如遇特殊情况需超出原审批范围，使用人应及时报告并重新办理审批手续，确保车辆使用的合规性。

3.3使用规范与安全

挂靠车辆的使用人应严格遵守国家交通安全法规和公司内部的安全管理规定，确保行车安全。使用人应按照车辆操作规程驾驶车辆，避免超速、超载、疲劳驾驶等违法行为。使用人应保持车辆的良好状态，定期进行车辆检查和维护，确保车辆处于安全行驶状态。使用人应妥善保管车辆钥匙和相关证件，不得将车辆交给无合法驾驶资格的人员驾驶。使用人应爱护车辆，不得在车辆上从事任何有损车辆的行为，例如吸烟、饮食、乱扔垃圾等。使用人应节约用油，合理规划行车路线，避免不必要的燃油消耗。使用人应妥善处理车辆在行驶过程中发生的任何问题，例如交通事故、车辆故障等，并及时向公司报告。

3.4行车记录与监控

为加强挂靠车辆的使用管理，公司应考虑安装行车记录仪或车载监控设备，对车辆的行驶情况进行实时监控和记录。行车记录仪应能够记录车辆的行驶轨迹、速度、里程等信息，并能够存储相关数据。车载监控设备应能够实时传输车辆的行驶数据到公司服务器，并能够对车辆进行远程控制，例如远程锁车、定位等。公司应定期对行车记录仪或车载监控设备进行维护和校准，确保其正常工作。使用人应积极配合公司进行行车记录和监控工作，不得故意遮挡或破坏相关设备。公司应定期查看行车记录和监控数据，对异常情况进行调查和处理。通过行车记录和监控，公司能够有效掌握挂靠车辆的行驶情况，及时发现和解决潜在问题，确保车辆的安全使用。

3.5车辆维护与保养

挂靠车辆的维护与保养是确保车辆安全行驶的重要保障。公司应制定车辆的维护保养计划，并根据车辆的使用情况和行驶里程进行定期维护保养。维护保养内容包括更换机油、机滤、空滤等易损件，检查轮胎磨损情况并及时更换，检查刹车系统是否正常，检查灯光、雨刮等是否完好等。公司应选择正规的维修机构进行车辆维护保养，并要求维修机构提供维修记录和保修凭证。使用人应按时将车辆送至维修机构进行维护保养，并配合维修机构进行相关检查和维修工作。公司应建立车辆维护保养档案，记录每次维护保养的时间、内容、费用等信息，以便于后续管理和追溯。对于大修或重要部件更换，公司应进行严格的审批，并确保维修质量和配件质量。通过规范的车辆维护保养，确保挂靠车辆始终处于良好的行驶状态，降低故障发生的概率，延长车辆的使用寿命。

四、保险与理赔管理

4.1保险购买要求

挂靠车辆必须按照国家交通安全法规及公司内部管理要求，购买相应的保险。公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人在车辆挂靠前，购买交强险和商业险，包括但不限于第三者责任险、车辆损失险、车上人员责任险等。保险种类和保额应根据车辆价值、使用性质及潜在风险等因素综合考虑确定。公司有权要求被挂靠车辆所有人或使用人提供保险购买凭证，并确保保险手续完备，保险期限覆盖挂靠期限。如保险购买不符合公司要求，公司有权拒绝提供挂靠服务，或要求被挂靠车辆所有人或使用人补足保险，直至符合公司规定。公司应定期检查保险有效性，确保障保险在有效期内，避免因保险过期导致的车辆风险敞口。

4.2保险费用承担

挂靠车辆所需缴纳的保险费用，包括交强险和商业险的保费，原则上由被挂靠车辆所有人或使用人承担。公司在签订挂靠协议时，应明确约定保险费用的承担主体和支付方式。支付方式可以是一次性预付全年保费，也可以是按季度或半年度分次支付。被挂靠车辆所有人或使用人应按照协议约定按时足额支付保险费用，否则公司有权暂停提供挂靠服务，直至费用结清。如因被挂靠车辆所有人或使用人未按时支付保险费用导致保险中断，公司应承担相应的责任，并有权要求被挂靠车辆所有人或使用人赔偿由此造成的损失。公司应将收取的保险费用进行专户管理，并定期向被挂靠车辆所有人或使用人提供费用结算清单，确保费用使用的透明和规范。

4.3理赔流程与处理

挂靠车辆在行驶过程中发生交通事故或保险事故时，被挂靠车辆所有人或使用人应第一时间保护现场，并立即报警和通知保险公司。同时，应尽快通知挂靠公司，向公司报告事故情况。挂靠公司在接到事故报告后，应迅速赶到现场了解情况，并协助被挂靠车辆所有人或使用人处理事故。公司应根据事故情况，判断是否属于保险责任范围，并指导被挂靠车辆所有人或使用人向保险公司申请理赔。理赔申请需提交相关事故证明材料，包括交通事故认定书、维修费用清单、医疗费用单据等。公司应协助被挂靠车辆所有人或使用人准备理赔所需材料，并指导其与保险公司进行沟通和协商。在理赔过程中，公司应密切关注理赔进展，及时了解理赔结果，并协助被挂靠车辆所有人或使用人领取理赔款项。如理赔过程中出现争议，公司应积极配合保险公司和被挂靠车辆所有人或使用人进行协商解决，必要时可寻求法律援助。

4.4理赔协助与监督

公司应建立理赔协助机制，为被挂靠车辆所有人或使用人在理赔过程中提供必要的支持和帮助。公司应提供理赔流程指南，详细说明理赔申请、材料准备、保险审核、理赔支付等环节的具体要求和注意事项。公司应指派专人负责理赔协助工作，解答被挂靠车辆所有人或使用人在理赔过程中的疑问，并指导其完成理赔手续。公司应与保险公司建立良好的合作关系，争取在理赔过程中获得保险公司的支持和配合。公司应定期对理赔协助工作进行评估，不断改进服务质量，提高理赔效率。公司应加强对理赔过程的监督，确保理赔流程的规范性和透明度。公司应定期检查理赔记录，核对理赔款项的发放情况，确保理赔款项及时、准确地发放到被挂靠车辆所有人或使用人手中。如发现理赔过程中存在违规行为，公司应及时制止并追究相关责任人的责任。

4.5事故责任界定

挂靠车辆发生交通事故时，事故责任的界定至关重要。公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人在事故发生后，积极配合交警进行事故调查，并根据事故认定书确定事故责任。事故责任界定应依据事故发生时的实际情况，综合考虑各方当事人的行为过错，以及事故发生的原因等因素。公司应指导被挂靠车辆所有人或使用人根据事故责任认定书，向责任方索赔。如责任方拒绝赔偿或赔偿不足，公司应协助被挂靠车辆所有人或使用人采取法律手段维护自身权益。公司应建立事故责任档案，记录每次事故的责任认定情况、处理结果以及索赔情况，以便于后续管理和追溯。对于因被挂靠车辆所有人或使用人故意或重大过失导致的事故，公司有权要求其承担相应的赔偿责任，并可根据挂靠协议约定解除协议，并追究其违约责任。

4.6保险欺诈防范

为防范保险欺诈行为，公司应建立保险欺诈防范机制，加强对理赔过程的审核和监督。公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人在申请理赔时，提供真实、完整、有效的理赔材料，并对其真实性负责。公司应定期对理赔材料进行审核，对可疑情况进行重点关注，并要求被挂靠车辆所有人或使用人提供进一步证明。公司应与保险公司建立信息共享机制，及时获取保险欺诈信息，并对其进行防范和打击。公司应加强对被挂靠车辆所有人或使用人的教育和管理，提高其防范保险欺诈意识。公司应建立保险欺诈举报制度，鼓励员工和客户举报保险欺诈行为，并对举报人给予奖励。公司应与司法机关建立合作机制，共同打击保险欺诈行为，维护保险市场的秩序和健康发展。通过有效的保险欺诈防范，确保保险资金的合理使用，维护公司和被挂靠车辆所有人或使用人的合法权益。

五、费用结算与财务管理

5.1费用构成与标准

挂靠车辆产生的费用主要包括车辆挂靠服务费、保险费、年检费、维修保养费、燃油费、过路过桥费、停车费以及其他与车辆使用相关的费用。挂靠服务费是挂靠公司提供车辆挂靠服务收取的费用，应包括车辆登记、管理、协调、服务等内容。保险费包括交强险和商业险的保费，按照国家规定和公司要求购买。年检费是指车辆年度检验产生的费用。维修保养费是指车辆日常维护和保养产生的费用，包括更换机油、机滤、空滤等易损件，以及刹车系统、轮胎、灯光等部件的维修更换费用。燃油费是指车辆使用过程中产生的燃油费用。过路过桥费是指车辆通行高速公路、桥梁等产生的费用。停车费是指车辆停放产生的费用。其他费用包括违章处理费、洗车费、车载设备租赁费等与车辆使用相关的费用。各项费用的收费标准应根据市场水平、公司成本以及服务内容等因素综合考虑确定，并制定详细的费用标准清单，作为费用结算的依据。

5.2费用收取与支付

挂靠服务费应根据挂靠协议约定的收取方式和金额收取。收取方式可以是按月收取、按季度收取或按年收取，具体方式由双方在协议中约定。支付方式可以是银行转账、现金支付或其他约定方式。公司应设立专门的收费账户，用于收取挂靠服务费，并确保收费的及时性和准确性。保险费、年检费、维修保养费等费用，原则上由被挂靠车辆所有人或使用人承担，公司应要求其按时足额支付。对于维修保养费，公司可以采取预付费用的方式，即要求被挂靠车辆所有人或使用人预先缴纳一定金额的维修保养费用，用于支付日常的维修保养支出。如费用超出预付金额，被挂靠车辆所有人或使用人需补足差额；如费用不足，公司应退还剩余金额。对于燃油费、过路过桥费、停车费等其他费用，公司可以采取实报实销的方式，即要求被挂靠车辆所有人或使用人垫付费用，并定期提供费用凭证，经公司审核后报销。公司应制定费用报销流程，明确报销的时间、程序和所需材料，并指定专人负责费用报销工作。

5.3费用审核与报销

公司应建立费用审核制度，对被挂靠车辆所有人或使用人提交的费用报销申请进行审核。审核内容包括费用的真实性、合理性以及报销材料的完整性。公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人提供费用发生的依据，例如加油发票、过路过桥费票据、停车费票据、维修保养记录等。公司应定期对费用报销申请进行集中审核，并安排人员进行抽查，确保费用报销的合规性。对于大额费用或特殊费用，公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人提供进一步的说明和解释。公司应建立费用报销档案，记录每次费用报销的时间、金额、内容、审核人等信息，以便于后续管理和追溯。公司应定期对费用报销情况进行汇总和分析，了解费用支出情况，并采取措施控制费用支出。对于不合理的费用支出，公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人退回，并对其进行批评教育。通过严格的费用审核与报销制度，确保费用使用的合理性和规范性，维护公司的经济利益。

5.4财务核算与报告

公司应建立完善的财务核算制度，对挂靠车辆产生的各项费用进行准确核算。公司应设立专门的账簿，用于记录挂靠车辆的各项费用支出，并按照会计准则进行核算。公司应定期对财务核算情况进行检查，确保核算的准确性和及时性。公司应定期编制财务报告，向管理层汇报挂靠车辆的财务状况和经营成果。财务报告应包括资产负债表、利润表、现金流量表等，并附上相关的财务分析。公司应定期向被挂靠车辆所有人或使用人提供费用结算报告，详细列明各项费用的发生情况、审核情况以及报销情况，确保费用结算的透明和规范。公司应加强对财务人员的培训和管理，提高其财务核算能力和职业道德水平。通过规范的财务核算与报告制度，确保挂靠车辆的财务状况清晰透明，为公司决策提供可靠的依据。

5.5税务管理

公司应建立税务管理制度，确保挂靠车辆的税务处理合规合法。公司应按照国家税收法律法规的规定，及时申报缴纳相关的税费，包括增值税、企业所得税、个人所得税等。公司应建立税务档案，记录每次纳税的时间、金额、内容等信息，以便于后续管理和追溯。公司应定期对税务情况进行检查，确保税务处理的合规性。对于挂靠车辆产生的增值税，公司可以按照规定进行抵扣，并确保抵扣凭证的合规性。对于挂靠车辆产生的企业所得税，公司应按照规定进行纳税申报，并确保纳税申报的准确性和及时性。对于挂靠车辆使用人取得的报酬，公司应按照规定代扣代缴个人所得税，并确保代扣代缴的合规性。公司应加强对税务人员的培训和管理，提高其税务处理能力和职业道德水平。通过规范的税务管理制度，确保挂靠车辆的税务处理合规合法，避免税务风险。

六、档案管理与风险控制

6.1档案管理要求

挂靠车辆的档案管理是公司车辆挂靠管理工作的基础，关系到车辆信息的完整性和可追溯性。公司应建立完善的档案管理制度，明确档案管理的责任部门、管理流程、保管期限和销毁程序。档案管理的责任部门通常为车辆管理部门，负责挂靠车辆档案的收集、整理、保管和利用。档案管理应遵循统一管理、分级负责、安全保密的原则，确保档案的完整性、准确性和安全性。挂靠车辆档案应包括挂靠协议、车辆信息、保险凭证、年检记录、维修保养记录、费用结算单、行车记录、事故处理记录等。所有档案应进行分类整理，并建立档案目录，方便查阅和管理。档案应使用统一的档案袋或档案盒进行存放，并标明档案编号、车辆信息、保管期限等信息。档案存放环境应满足要求，保持干燥、防潮、防火、防虫、防鼠，确保档案的保存安全。

6.2档案收集与整理

挂靠车辆档案的收集应在车辆挂靠登记时开始进行。公司应要求被挂靠车辆所有人或使用人提供车辆信息和相关证明材料，并对其进行审核。审核通过后，公司应将相关材料归入车辆档案，并建立档案目录。车辆档案的收集应做到及时、完整、准确，不得遗漏任何重要信息。在车辆挂靠期间，公司应定期收集和更新车辆档案信息。例如，每年车辆年检结束后，应将年检合格证明归入车辆档案；每次车辆维修保养完成后，应将维修保养记录归入车辆档案；每次费用结算完成后，应将费用结算单归入车辆档案。公司应安排专人负责档案收集和整理工作，并定期对档案进行清点和核对，确保档案的完整性。对于缺失的档案材料，应及时通知被挂靠车辆所有人或使用人补充，并确保补充材料的真实性和有效性。

6.3档案保管与利用

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