残联档案安全管理制度

残联档案安全管理制度一、

残联档案安全管理制度

一、总则

残联档案安全管理制度旨在规范档案管理行为，保障档案的完整性、准确性和安全性，确保档案信息资源得到有效利用。本制度适用于各级残联组织的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。制度遵循国家有关法律法规和档案管理标准，结合残联工作实际，制定本制度。

二、档案管理组织机构

各级残联组织应设立档案管理机构或指定专人负责档案管理工作。档案管理机构或责任人应具备相应的专业知识和技能，负责档案的日常管理和监督。档案管理机构应明确职责分工，确保档案管理工作有序进行。同时，应建立档案管理责任制，明确各级领导和工作人员的档案管理责任。

三、档案收集与整理

残联档案的收集应遵循全面、系统、科学的原则，确保档案的完整性和准确性。档案收集范围包括残联工作过程中的各类文件、会议记录、工作计划、总结报告、统计资料、照片、音视频等。档案整理应按照档案管理规范进行，对收集到的档案进行分类、编目、排序和装订，确保档案的有序性和可查阅性。档案整理过程中应注意档案的原始性和真实性，不得随意修改或删减档案内容。

四、档案保管与安全

档案保管应选择安全、干燥、通风的场所，确保档案的物理安全。档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防鼠设施，定期检查和维护，确保档案保管环境符合要求。档案保管过程中应注意档案的防尘和防光，避免档案受到损坏。同时，应建立档案保管制度，明确档案的借阅、复制和转移程序，确保档案的安全性和保密性。

五、档案利用与借阅

档案利用应遵循“依法、有序、高效”的原则，确保档案信息的有效利用。档案利用应办理借阅手续，明确借阅期限和用途，防止档案遗失或损坏。档案借阅过程中应注意保护档案的完整性，不得随意涂改或损坏档案内容。档案复制应遵守国家有关法律法规，不得擅自复制涉密档案。档案利用过程中应注意档案的保密性，涉密档案的利用应严格按照保密规定执行。

六、档案销毁与处置

档案销毁应遵循“依法、安全、规范”的原则，确保档案的妥善处置。档案销毁应按照档案管理规范进行，对达到保管期限的档案进行鉴定和销毁。档案销毁前应编制销毁清册，明确销毁档案的范围和数量。档案销毁过程中应注意安全，防止档案信息泄露。销毁后的档案应进行登记和存档，确保档案处置的规范性和可追溯性。

七、监督与检查

各级残联组织应定期对档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理制度的落实。档案管理机构或责任人应定期对档案保管环境、设施设备进行维护和检查，确保档案的安全。同时，应建立档案管理责任追究制度，对违反档案管理规定的单位和个人进行责任追究。通过监督和检查，确保档案管理工作的规范性和有效性。

二、

档案管理人员的职责与权限

一、岗位职责

档案管理人员负责残联组织档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理相关法律法规和业务规范。档案管理人员应认真履行职责，确保档案管理工作的规范性和有效性。

二、职责细分

档案管理人员的主要职责包括以下几个方面：

（一）档案收集。档案管理人员负责收集残联组织工作过程中产生的各类文件、会议记录、工作计划、总结报告、统计资料、照片、音视频等档案资料。档案收集应全面、系统、科学，确保档案的完整性、准确性和及时性。档案管理人员应与相关部门保持密切沟通，及时了解档案需求，确保档案收集工作的顺利进行。

（二）档案整理。档案管理人员负责对收集到的档案进行分类、编目、排序和装订。档案整理应按照档案管理规范进行，确保档案的有序性和可查阅性。档案管理人员应认真核对档案内容，确保档案的原始性和真实性，不得随意修改或删减档案内容。档案整理过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（三）档案保管。档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案的物理安全。档案管理人员应选择安全、干燥、通风的场所进行档案保管，配备必要的防火、防潮、防虫、防鼠设施，定期检查和维护，确保档案保管环境符合要求。档案管理人员应建立档案保管制度，明确档案的存放位置和保管要求，确保档案的有序存放和妥善保管。

（四）档案利用。档案管理人员负责档案的利用工作，确保档案信息的有效利用。档案管理人员应建立档案利用制度，明确档案的借阅、复制和转移程序，确保档案的安全性和保密性。档案管理人员应认真审核档案利用申请，确保档案利用的合法性和合规性。档案管理人员应指导档案利用者正确使用档案，防止档案遗失或损坏。

（五）档案销毁。档案管理人员负责档案的销毁工作，确保档案的妥善处置。档案管理人员应按照档案管理规范，对达到保管期限的档案进行鉴定和销毁。档案管理人员应编制销毁清册，明确销毁档案的范围和数量，确保销毁工作的规范性和可追溯性。档案管理人员应监督销毁过程，防止档案信息泄露，确保档案销毁的安全性和彻底性。

三、权限规定

档案管理人员在履行职责过程中，享有以下权限：

（一）档案查阅权。档案管理人员有权查阅残联组织各类档案资料，了解档案内容和情况，确保档案管理工作的顺利进行。档案管理人员在查阅档案时，应注意保护档案的完整性，不得随意涂改或损坏档案内容。

（二）档案借阅权。档案管理人员有权对档案进行借阅，用于工作需要和档案利用。档案管理人员在借阅档案时，应办理借阅手续，明确借阅期限和用途，确保档案的安全性和保密性。

（三）档案复制权。档案管理人员有权对档案进行复制，用于工作需要和档案利用。档案管理人员在复制档案时，应遵守国家有关法律法规，不得擅自复制涉密档案。档案复制过程中应注意保护档案的完整性，不得随意涂改或损坏档案内容。

（四）档案处置权。档案管理人员有权对档案进行处置，包括档案的销毁和转移。档案管理人员在处置档案时，应按照档案管理规范进行，确保档案的妥善处置和信息安全。

四、责任追究

档案管理人员应认真履行职责，确保档案管理工作的规范性和有效性。档案管理人员违反档案管理规定的，应承担相应的责任。各级残联组织应建立档案管理责任追究制度，对违反档案管理规定的单位和个人进行责任追究。通过责任追究，确保档案管理工作的规范性和有效性，促进档案管理工作的健康发展。

五、培训与提升

档案管理人员应定期参加档案管理培训，提升专业知识和技能。各级残联组织应提供必要的培训资源和机会，确保档案管理人员的专业素质和业务能力得到提升。通过培训与提升，确保档案管理人员能够更好地履行职责，促进档案管理工作的规范化和科学化。

三、

档案管理的流程与规范

一、档案收集流程

档案收集是档案管理工作的基础，确保档案的完整性和准确性。档案收集流程分为以下几个步骤：

（一）需求调研。档案管理人员应与相关部门沟通，了解档案需求，确定档案收集范围和重点。通过需求调研，确保档案收集的针对性和有效性。

（二）资料收集。档案管理人员根据需求调研结果，收集残联组织工作过程中产生的各类文件、会议记录、工作计划、总结报告、统计资料、照片、音视频等档案资料。资料收集过程中应注意档案的原始性和真实性，确保档案信息的完整性。

（三）初步整理。收集到的档案资料应进行初步整理，包括分类、排序和初步编目。初步整理过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

二、档案整理流程

档案整理是档案管理工作的关键环节，确保档案的有序性和可查阅性。档案整理流程分为以下几个步骤：

（一）分类编目。档案管理人员根据档案管理规范，对档案进行分类编目，确定档案的类别、编号和存放位置。分类编目过程中应注意档案的逻辑性和系统性，确保档案的有序存放。

（二）排序装订。档案管理人员对分类编目后的档案进行排序和装订，确保档案的完整性和一致性。排序装订过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（三）立卷归档。档案管理人员将装订好的档案立卷归档，明确档案的保管责任和保管期限。立卷归档过程中应注意档案的保密性，涉密档案的立卷归档应严格按照保密规定执行。

三、档案保管流程

档案保管是档案管理工作的核心环节，确保档案的物理安全。档案保管流程分为以下几个步骤：

（一）选择场所。档案管理人员应选择安全、干燥、通风的场所进行档案保管，确保档案的物理安全。场所选择过程中应注意防火、防潮、防虫、防鼠等因素，确保档案保管环境符合要求。

（二）配备设施。档案管理人员应配备必要的防火、防潮、防虫、防鼠设施，定期检查和维护，确保档案保管设施的正常运行。设施配备过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（三）日常维护。档案管理人员应定期对档案保管场所和设施进行维护，确保档案保管环境的稳定性和安全性。日常维护过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

四、档案利用流程

档案利用是档案管理工作的目的，确保档案信息的有效利用。档案利用流程分为以下几个步骤：

（一）申请审核。档案利用者应提出档案利用申请，档案管理人员应认真审核申请，确保档案利用的合法性和合规性。申请审核过程中应注意档案的保密性，涉密档案的利用应严格按照保密规定执行。

（二）借阅管理。档案管理人员应办理档案借阅手续，明确借阅期限和用途，确保档案的安全性和保密性。借阅管理过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（三）利用指导。档案管理人员应指导档案利用者正确使用档案，确保档案信息的有效利用。利用指导过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

五、档案销毁流程

档案销毁是档案管理工作的最后环节，确保档案的妥善处置。档案销毁流程分为以下几个步骤：

（一）鉴定销毁。档案管理人员应按照档案管理规范，对达到保管期限的档案进行鉴定和销毁。鉴定销毁过程中应注意档案的保密性，涉密档案的销毁应严格按照保密规定执行。

（二）编制清册。档案管理人员应编制销毁清册，明确销毁档案的范围和数量，确保销毁工作的规范性和可追溯性。编制清册过程中应注意档案的保密性，涉密档案的销毁清册应严格按照保密规定执行。

（三）监督销毁。档案管理人员应监督销毁过程，确保档案销毁的安全性和彻底性。监督销毁过程中应注意档案的物理安全，防止档案信息泄露。

四、

档案安全保护措施

一、物理安全保护

档案物理安全是确保档案免受自然灾害、意外事故和人为破坏的重要保障。残联组织应采取一系列措施，确保档案的物理安全。

（一）档案保管场所的选择与建设。档案保管场所应选择在安全、干燥、通风的环境中，远离易燃、易爆物品和污染源。场所建设应符合档案管理标准，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等功能。同时，应确保保管场所的采光和通风良好，避免档案受到阳光直射和潮湿影响。

（二）档案保管设施的配备与维护。档案保管应配备必要的设施，如档案柜、档案架、温湿度控制设备、消防设备等。这些设施应定期检查和维护，确保其正常运行。档案柜和档案架应具备防潮、防虫、防鼠功能，确保档案的物理安全。

（三）档案的日常保管与整理。档案日常保管过程中，应定期检查档案的存放状态，确保档案的排列整齐、标识清晰。同时，应定期对档案进行整理，清除灰尘、霉变等，确保档案的清洁和完好。对于重要档案和涉密档案，应采取额外的保护措施，如加密保管、专人负责等。

二、技术安全保护

随着信息技术的快速发展，档案技术安全保护变得越来越重要。残联组织应采取一系列技术措施，确保档案的网络安全和数据安全。

（一）档案数字化建设。档案数字化是将纸质档案转换为电子档案的过程，可以有效提高档案的利用效率和安全性。残联组织应积极推进档案数字化建设，将重要档案和涉密档案进行数字化处理，并建立数字档案库，确保档案的长期保存和有效利用。

（二）档案信息系统建设。档案信息系统是管理档案信息的重要工具，可以实现对档案的快速检索、统计和分析。残联组织应建立完善的档案信息系统，确保档案信息的准确性和完整性。同时，应定期对信息系统进行维护和更新，确保其正常运行。

（三）档案信息安全保护。档案信息安全保护是确保档案信息不被非法获取、篡改和泄露的重要措施。残联组织应采取一系列技术措施，如设置访问权限、加密存储、防火墙等，确保档案信息安全。同时，应定期对信息系统进行安全检查，及时发现和修复安全漏洞。

三、管理制度保护

档案管理制度是确保档案安全的重要保障。残联组织应建立完善的管理制度，确保档案的规范管理和安全保护。

（一）档案保密制度。档案保密制度是确保档案信息安全的重要措施。残联组织应制定档案保密制度，明确档案的保密范围、保密等级和保密责任。同时，应定期对工作人员进行保密教育，提高其保密意识。

（二）档案借阅制度。档案借阅制度是确保档案安全的重要措施。残联组织应制定档案借阅制度，明确档案的借阅范围、借阅程序和借阅期限。同时，应定期对借阅档案进行跟踪管理，确保档案的及时归还。

（三）档案销毁制度。档案销毁制度是确保档案安全的重要措施。残联组织应制定档案销毁制度，明确档案的销毁范围、销毁程序和销毁责任。同时，应定期对销毁档案进行记录和存档，确保销毁工作的规范性和可追溯性。

四、人员安全保护

档案安全保护不仅包括档案的物理安全和信息安全，还包括人员的安全保护。残联组织应采取一系列措施，确保档案管理人员的自身安全和工作安全。

（一）档案管理人员的培训与教育。档案管理人员应定期参加档案管理培训，提升专业知识和技能。同时，应定期进行保密教育，提高其保密意识。通过培训与教育，确保档案管理人员能够更好地履行职责，促进档案管理工作的规范化和科学化。

（二）档案管理人员的职责与权限。档案管理人员应明确职责分工，确保档案管理工作的有序进行。同时，应赋予档案管理人员必要的权限，如档案查阅权、档案借阅权、档案复制权、档案处置权等，确保档案管理工作的顺利进行。

（三）档案管理人员的监督与检查。各级残联组织应定期对档案管理工作进行监督和检查，确保档案管理制度的落实。档案管理机构或责任人应定期对档案保管环境、设施设备进行维护和检查，确保档案的安全。同时，应建立档案管理责任追究制度，对违反档案管理规定的单位和个人进行责任追究。通过监督与检查，确保档案管理工作的规范性和有效性。

五、应急预案保护

档案安全保护需要制定应急预案，以应对突发事件。残联组织应制定档案安全应急预案，确保在突发事件发生时能够及时采取措施，减少损失。

（一）应急预案的制定。档案安全应急预案应包括突发事件的处理程序、应急措施、责任分工等内容。应急预案应定期进行修订，确保其适应性和有效性。

（二）应急预案的演练。档案安全应急预案应定期进行演练，确保在突发事件发生时能够迅速反应。演练过程中应注意模拟真实场景，提高工作人员的应急处理能力。

（三）应急预案的监督与检查。各级残联组织应定期对应急预案进行监督和检查，确保其落实。同时，应定期对应急预案进行评估，发现和改进不足，确保应急预案的实用性和有效性。

五、

档案利用服务的规范与管理

一、档案利用服务原则

档案利用服务是档案管理工作的最终目的，旨在为残联各项工作提供信息支持。档案利用服务应遵循以下原则，确保服务的规范性和有效性。

（一）依法服务原则。档案利用服务必须严格遵守国家有关法律法规和档案管理规范，确保服务的合法性和合规性。档案管理人员应熟悉相关法律法规，确保档案利用服务符合法律要求。

（二）开放服务原则。在确保档案安全和保密的前提下，应尽可能提供档案利用服务，满足不同用户的档案需求。档案管理人员应积极推动档案信息的开放，提高档案利用效率。

（三）高效服务原则。档案利用服务应高效便捷，确保用户能够快速获取所需档案信息。档案管理人员应优化服务流程，提高服务效率，确保用户满意度。

（四）安全服务原则。档案利用服务应确保档案的安全，防止档案信息泄露和档案损坏。档案管理人员应采取必要的安全措施，确保档案利用过程中的安全。

二、档案利用服务流程

档案利用服务流程是确保档案利用服务规范性和有效性的重要环节。档案利用服务流程分为以下几个步骤：

（一）需求受理。档案利用服务的第一步是受理用户的档案利用需求。档案管理人员应通过接待、电话、网络等多种方式受理用户的档案利用需求，确保需求的全面性和准确性。

（二）审核审批。档案管理人员对用户的档案利用需求进行审核，确保需求的合法性和合规性。对于涉密档案的利用，应严格按照保密规定进行审批，确保档案的安全。

（三）提供档案。档案管理人员根据审核审批结果，提供用户所需的档案。提供档案过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（四）利用指导。档案管理人员应指导用户正确使用档案，确保用户能够充分利用档案信息。利用指导过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（五）反馈评估。档案管理人员应收集用户对档案利用服务的反馈意见，评估服务效果，不断改进服务质量。反馈评估过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

三、档案利用服务方式

档案利用服务方式是确保档案利用服务便捷性和高效性的重要手段。残联组织应提供多种档案利用服务方式，满足不同用户的需求。

（一）现场阅览。现场阅览是传统的档案利用方式，用户可以直接到档案室查阅所需档案。档案管理人员应提供良好的阅览环境，确保用户能够舒适地查阅档案。

（二）邮寄服务。邮寄服务是方便用户获取档案信息的有效方式。用户可以通过邮寄方式获取纸质档案或电子档案。档案管理人员应确保邮寄过程的安全性和及时性。

（三）网络查询。网络查询是现代化的档案利用方式，用户可以通过网络查询和获取档案信息。档案管理人员应建立完善的档案信息系统，确保用户能够方便地查询和获取档案信息。

（四）复印打印。复印打印是用户获取档案信息的重要方式。档案管理人员应提供复印打印服务，确保用户能够方便地获取档案信息。

四、档案利用服务监督

档案利用服务监督是确保档案利用服务规范性和有效性的重要保障。残联组织应建立档案利用服务监督机制，确保服务的质量和效率。

（一）内部监督。档案管理机构应定期对档案利用服务进行内部监督，确保服务的规范性和有效性。内部监督过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（二）外部监督。残联组织应接受外部监督，如上级主管部门的监督、社会公众的监督等。外部监督过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（三）用户反馈。档案管理人员应积极收集用户对档案利用服务的反馈意见，及时改进服务质量。用户反馈过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

五、档案利用服务评估

档案利用服务评估是确保档案利用服务持续改进的重要手段。残联组织应定期对档案利用服务进行评估，发现和改进不足，提高服务质量。

（一）评估指标。档案利用服务评估应建立科学的评估指标体系，包括服务效率、用户满意度、档案利用率等。评估指标应全面反映服务的质量和效果。

（二）评估方法。档案利用服务评估可采用多种方法，如问卷调查、访谈、数据分析等。评估方法应科学合理，确保评估结果的准确性和可靠性。

（三）评估结果应用。档案利用服务评估结果应应用于服务改进，如优化服务流程、提高服务效率、提升用户满意度等。评估结果应用过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

六、档案利用服务创新

档案利用服务创新是确保档案利用服务持续发展的动力。残联组织应积极推动档案利用服务创新，提高服务水平和效率。

（一）技术应用创新。档案利用服务应积极应用新技术，如大数据、云计算、人工智能等，提高服务效率和智能化水平。技术应用创新过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（二）服务模式创新。档案利用服务应创新服务模式，如提供个性化服务、定制化服务等，满足不同用户的需求。服务模式创新过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

（三）服务内容创新。档案利用服务应创新服务内容，如提供档案信息咨询服务、档案数据分析服务等，提高服务附加值。服务内容创新过程中应注意档案的物理安全，防止档案受到损坏。

六、

档案管理工作的监督与检查

一、监督与检查的重要性

档案管理工作的监督与检查是确保档案管理制度有效执行、档案安全得到保障的重要手段。通过监督与检查，可以及时发现档案管理工作中存在的问题和不足，并采取纠正措施，防止问题的发生和扩大。监督与检查有助于提高档案管理人员的责任意识和服务意识，促进档案管理工作的规范化和科学化。同时，监督与检查也是提升档案管理质量、满足用户需求的重要途径。

二、监督与检查的组织实施

档案管理工作的监督与检查应由残联组织的内部审计部门或指定机构负责组织实施。监督与检查应定期进行，确保监督与检查的全面性和有效性。监督与检查的内容应包括档案管理制度的执行情况、档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。监督与检查应采取多种方式，如查阅档案资料、实地检查、访谈相关人员等，确保监督与检查的客观性和公正性