项目部印章管理使用流程标准

项目部印章管理使用流程标准一、总则（一）目的与依据为规范项目部印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护项目及公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，结合项目部实际情况，特制定本标准。（二）适用范围本标准适用于项目部所有正式印章（包括但不限于项目公章、项目财务专用章等，下同）的刻制、启用、保管、使用、变更、封存及销毁等管理工作。项目部所属各部门及所有员工在涉及印章使用与管理时，均须遵守本标准。（三）基本原则1.专人保管原则：印章实行专人负责、专人保管制度，明确保管人的责任与义务。2.审批用印原则：所有用印行为必须履行严格的审批程序，未经批准，严禁用印。3.规范使用原则：印章使用必须符合用印范围规定，严禁超范围、违规使用印章。4.安全保密原则：采取有效措施确保印章安全，防止印章被盗用、滥用或遗失，对用印信息予以保密。二、印章的刻制与启用（一）印章的刻制1.项目部印章的刻制须由项目综合管理部门（或指定专人）根据项目成立批复文件或公司相关指示，统一向公司主管部门提出申请，经批准后，由公司指定或认可的正规刻章单位刻制。2.严禁任何部门或个人未经批准私自刻制项目部印章。3.印章的规格、样式应符合国家有关规定及公司形象标识要求。（二）印章的启用1.新印章刻制完成后，由项目综合管理部门负责登记、留样（可采取印模备案），并报公司主管部门备案。2.启用前，应发布印章启用通知，明确印章的名称、启用日期、保管部门及保管人等信息。3.启用通知应分发至项目部各相关部门，并视情况抄送公司相关职能部门及重要往来单位。三、印章的保管（一）保管责任人1.项目部印章应指定责任心强、工作严谨的正式员工担任保管人。项目公章一般由项目综合管理部门负责人或其指定人员保管；财务专用章等专项印章由财务部负责人或其指定人员保管。2.保管人名单应报公司主管部门备案，并在项目部内部公示。3.保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由项目负责人监交，交接双方签字确认后方可离岗。（二）保管要求1.印章保管人应将印章存放在保险柜或带锁的专用抽屉内，确保安全。严禁随意放置或交他人代管（经批准的临时交接除外）。2.保管人应妥善保管印章，防止印章遗失、被盗或损坏。如发现印章有异常情况或潜在风险，应立即向项目负责人报告并采取应急措施。3.保管人不得擅自将印章带出办公区域。确因工作需要带出的，须严格履行外出用印审批手续（详见本标准第四章）。4.非工作时间，印章必须入柜上锁，确保万无一失。四、印章的使用与审批（一）用印范围项目部印章应严格限定在项目施工生产、经营管理及对外联络等与项目职责相关的业务范围内使用。严禁用于以下事项：1.未经授权的对外担保、借款、融资等具有经济承诺性质的文件；2.与项目施工生产经营无关的合同、协议及其他文件；3.任何形式的空白介绍信、空白合同、空白纸张等；4.法律法规及公司规定禁止使用印章的其他情形。（二）用印申请与审批1.用印前，经办人须填写《用印申请单》，详细列明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.《用印申请单》须经相关负责人审批。审批权限根据用印事项的性质、重要程度及公司规定执行：*一般性业务文件，由部门负责人审核，项目分管领导或指定负责人审批；*重要合同、协议、对外承诺、大额经济支出相关文件等，须经项目负责人审批；*对于超出项目部权限或特别重大的事项，须按规定报请公司相关领导审批。3.审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性及与项目业务的相关性进行严格审核。对不符合要求的，应拒绝审批。（三）用印操作1.印章保管人在核对《用印申请单》审批手续齐全、用印文件内容与申请事由一致后，方可予以用印。2.用印时，应确保印迹清晰、端正，位置恰当（通常为文件落款处或指定位置）。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审核的文件上加盖印章。4.如遇紧急情况需立即用印，而相关审批人暂时无法履行审批手续时，须通过电话、即时通讯工具等方式征得审批人同意，并在事后及时补办审批手续。（四）用印登记1.建立《印章使用登记簿》，详细记录每次用印的日期、用印事由、文件名称、份数、审批人、经办人、用印人、接收单位等信息。2.用印登记应做到及时、准确、完整，不得漏记、错记。《用印申请单》及用印文件复印件（或扫描件）应作为登记附件妥善保管，保管期限参照公司档案管理规定执行。五、印章的外出与借用（一）外出用印1.原则上禁止携带印章外出使用。确因特殊情况（如异地签约、紧急现场确认等）必须外出用印的，经办人须提前提交《印章外出使用申请单》，详细说明外出事由、地点、时间、随行人员及安全措施，经项目负责人批准后方可带出。2.外出用印须由印章保管人或项目负责人指定的专人携带，并对印章的安全及使用负全部责任。3.外出用印完毕后，应立即将印章带回项目部妥善保管，并及时办理用印登记手续，向项目负责人汇报使用情况。（二）印章借用1.项目部内部非保管部门或人员因工作需要借用印章的，参照外出用印管理规定执行，严格履行审批手续，并明确借用期限、用途及保管责任。2.严禁将印章借给外部单位或个人使用。六、印章的停用、封存与销毁（一）印章停用1.出现以下情况之一时，项目部印章应予以停用：*项目已竣工验收并完成所有后续工作，合同义务已全部履行完毕；*印章因磨损、变形等原因无法正常使用；*公司名称变更、项目名称变更或印章样式调整；*其他需要停用印章的情形。2.印章停用由项目部提出申请，经公司主管部门批准后执行。停用通知应及时送达相关单位和部门。（二）印章封存与销毁1.停用后的印章，由原保管人负责清理，填写《印章封存/销毁申请表》，经项目负责人审核，报公司主管部门批准后进行封存或销毁。2.封存的印章应妥善保管于安全场所，并明确封存责任人。如需重新启用，须履行启用审批程序。3.需销毁的印章，应由公司主管部门统一组织，在指定监销人的监督下进行销毁，并做好销毁记录。严禁私自销毁印章。七、印章管理责任与追究（一）责任主体项目部负责人是印章管理的第一责任人，对项目部印章管理负全面领导责任；印章保管人对印章的安全及规范使用负直接责任；用印审批人对审批行为的合规性负责；经办人对用印文件的真实性、合规性负责。（二）责任追究对于违反本标准规定，导致印章管理混乱、滥用、遗失或造成公司及项目名誉、经济损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分直至追究法律责任。