企业印章移交管理流程范文

一、前言企业印章是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，其管理直接关系到企业的正常运营和合法权益。为规范企业印章在移交过程中的操作，明确相关人员的责任，确保印章管理的连续性、安全性和严肃性，防范潜在风险，特制定本流程。本流程旨在为企业提供一套清晰、可操作的印章移交指引，适用于企业内部各类正式印章的交接场景。二、适用范围本流程适用于公司及各部门所有正式印章的移交行为，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门专用章及其他具有法律效力或特定用途的印章。无论是因人员调动、离职、岗位调整，还是因印章保管职责变更等原因发生的印章交接，均须严格遵循本流程。三、基本原则1.双人监交原则：印章移交过程中，必须有至少两名监交人在场监督整个过程。2.当面点交原则：移交人、接收人及监交人需当面核对印章实物、数量及相关资料。3.全程记录原则：移交过程的每一步骤均应有书面记录，并由相关人员签字确认。4.及时备案原则：印章移交完成后，应及时更新印章保管人信息并向相关管理部门备案。5.安全保密原则：移交过程中涉及的企业信息及印章使用情况需严格保密。四、移交管理流程（一）移交申请与审批1.移交发起：当发生印章保管人岗位变动（如离职、调岗、休假等）或其他需要移交印章的情形时，原印章保管人（移交人）或其所在部门负责人应提前向印章管理部门（通常为行政部或办公室）提交《印章移交申请》。申请中应注明移交原因、移交印章的名称及数量、拟移交日期、移交人及建议接收人等信息。2.接收人确认与审批：移交申请需经接收人确认其接收意愿及能力，并由移交人、接收人双方部门负责人签署意见后，报请公司分管领导或印章管理委员会审批。对于重要印章（如公章、合同章）的移交，可能需要更高层级的审批。（二）移交前准备1.移交人准备：*移交人在接到审批通过的移交申请后，应立即对所保管的印章进行全面清理和核对，确保印章实物与《印章保管登记表》记录一致。*整理印章使用登记台账、未了结的用印事项说明、相关的印章管理制度文件等资料。*填写《印章移交清单》（一式三份或四份，移交人、接收人、监交部门、档案管理部门各执一份），详细列明移交印章的名称、印模、数量、启用日期、移交日期、附属物品（如印盒、保险柜钥匙等）及相关资料清单。2.监交部门安排：印章管理部门在收到移交申请并审批后，应指定至少两名监交人（通常为部门负责人或资深职员），并通知移交人、接收人及监交人具体的移交时间和地点。（三）正式移交与清点1.三方到场：移交人、接收人、监交人应按时到达指定地点。2.当面核验：*移交人将需移交的印章实物、《印章移交清单》、使用台账及相关资料提交给接收人和监交人。*接收人、监交人共同根据《印章移交清单》对印章实物逐一进行核对，包括印章名称、印模清晰度、是否有损坏等，并与《印章保管登记表》进行交叉验证。*对印章使用台账及相关资料进行完整性、连续性检查。如有未了结事项，移交人应向接收人作出详细说明，并形成书面记录作为附件。3.问题处理：如在清点过程中发现印章数量不符、损坏、印模不清或资料不全等问题，应立即停止移交，由移交人负责查明原因并报告印章管理部门处理。待问题解决后方可继续移交。（四）签署移交文件1.确认无误：在所有印章及资料均核对无误，未发现任何问题后，移交人、接收人、监交人分别在《印章移交清单》的相应栏目签字确认，并注明签字日期。2.交接声明：移交人应在移交清单上声明“所移交印章及资料均属实、完整、无遗漏，并已向接收人充分说明相关注意事项”。接收人应声明“已对所接收的印章及资料进行核对，确认无误，承诺将严格按照公司印章管理制度保管和使用”。监交人应声明“已全程参与并监督本次移交过程，移交程序符合规定，移交内容真实有效”。（五）信息更新与备案1.印章交接：签署完毕后，移交人将印章实物、《印章移交清单》及相关资料正式交付给接收人。接收人应对接收的印章妥善保管。2.更新记录：监交人或印章管理部门人员应立即根据《印章移交清单》更新公司《印章保管登记表》，将印章保管人信息变更为接收人。3.档案存档：《印章移交清单》及相关审批文件、交接说明等资料应作为公司重要档案，由印章管理部门或档案管理部门统一存档保管，以备查验。4.系统更新：如公司采用电子化印章管理系统，应同步在系统中更新保管人信息及交接记录。（六）后续工作1.原保管人权限注销：印章管理部门应及时注销原保管人对印章保管设施（如保险柜）的访问权限及相关系统操作权限。2.新保管人培训：如接收人为新任职或对印章管理流程不熟悉，印章管理部门应对其进行必要的印章管理制度和操作规范培训。3.通知相关方：对于涉及对外业务的重要印章移交，可根据需要适当通知公司相关合作单位或部门，确保业务对接顺畅。五、责任划分1.移交人责任：对移交前印章的安全、合规使用及所移交资料的真实性、完整性负责。如因移交人原因导致印章遗失、损坏或资料不全，移交人应承担相应责任。2.接收人责任：自签署《印章移交清单》之时起，接收人即对所接收印章的安全保管和规范使用承担全部责任。3.监交人责任：对移交过程的规范性、公正性及移交清单的真实性负责。如因监交人失职导致交接出现问题，监交人应承担相应责任。4.印章管理部门责任：对整个移交流程的组织、监督、指导及后续的信息更新、备案、存档工作负责。六、监督与检查公司印章管理部门及内部审计部门有权对印章移交流程的执行情况进行定期或不定期的监督检查，确保本流程得到严格遵守。对于违反本流程规定，造成印章管理混乱或企业损失的，将按照公司相关规定追究责任人的责任。七、附则1.本流程未尽事宜，参照公司《印章管理办法》及其他相关规定执行。2.各子公司、分公司可根据本流程，结合自身实际情况制定相应的实施细则。3.本流程由公司印章管理部门负责解释和修订。4.本流程自发布之日起