酒店财务报销流程及规范文件

酒店财务报销流程及规范文件一、总则（一）目的与依据为规范酒店各项费用报销行为，加强财务管理，控制成本费用，提高资金使用效益，确保财务支出的合规性、真实性和准确性，依据国家相关财经法律法规及酒店内部管理制度，特制定本流程及规范。（二）适用范围本规范适用于酒店全体员工（包括正式工、合同工、实习生及其他为酒店提供服务的人员）在执行酒店公务过程中所发生的各项费用报销事宜。涵盖但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、维修费、物料采购费等。（三）基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的、与酒店经营管理活动直接相关的真实支出。2.合规性原则：报销凭证必须合法有效，报销流程必须符合酒店规定及国家财税法规。3.及时性原则：费用发生后，应在规定时限内及时办理报销手续，避免跨期。4.经济性原则：各项支出应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制不必要的开支。二、报销基本流程（一）费用发生与票据索取员工在因公发生费用时，应主动向收款方索取合法、合规的原始凭证（主要为发票）。原始凭证应清晰载明付款单位、日期、经济业务内容、数量、单价、金额等要素，并加盖收款方有效印章。（二）报销单填写与粘贴1.员工取得原始凭证后，应根据费用性质，填写酒店统一格式的《费用报销单》。填写内容须真实、完整、清晰，包括：报销部门、报销日期、报销人、费用事由（需简明扼要说明费用发生的原因、时间、地点、参与人员等关键信息）、费用明细（按费用类别逐项填写，如差旅费中的交通费、住宿费等）、附件张数、合计金额（大小写须一致）。2.原始凭证应分类整理，整齐粘贴在《费用报销单》或粘贴单上，粘贴应平整、牢固，避免遮盖关键信息。较小的票据应均匀排列，便于审核。（三）部门审批报销人将填写完整、粘贴规范的《费用报销单》及相关原始凭证，提交至部门负责人或其授权人进行审批。部门负责人应对费用的真实性、必要性、合规性及报销金额的合理性进行审核，确认无误后签字。（四）财务审核经部门审批后的报销单据，提交至财务部进行专业审核。财务审核人员主要审核以下内容：1.原始凭证的合法性、合规性、完整性及真伪；2.《费用报销单》填写的规范性、准确性；3.费用支出是否符合酒店报销政策及标准；4.审批流程是否完整、合规；5.报销金额计算是否正确。审核通过的，由财务审核人员签字确认；审核未通过的，应及时退回报销人，并说明原因，要求其补充或更正。（五）总经理/授权领导审批根据酒店授权审批制度，达到一定金额或特定类别的费用报销，需报请总经理或其授权的高级管理人员进行最终审批。审批人对报销业务的整体合规性和必要性负最终责任。（六）付款经总经理/授权领导审批通过后，财务部根据审批完整的报销单据，按照酒店资金支付管理规定，在约定的付款周期内办理付款手续。付款方式通常包括银行转账、公务卡结算等，原则上不提倡大额现金支付。三、报销规范与标准（一）原始凭证要求1.发票：必须是国家税务部门监制的正规发票，发票抬头须为酒店全称，税号准确无误。发票内容应与实际经济业务相符，不得虚开、套开发票。电子发票需打印清晰，确保可查验。2.非发票类凭证：如行程单、付款凭证、收款收据等（在无法取得发票的特殊情况下），需提供充分的佐证材料，并说明原因，经严格审批后方可报销。3.附件完整性：根据费用性质，可能需要提供相关附件，如差旅费中的行程单、会议通知；业务招待费中的来客单位、人数、事由说明；采购费用中的验收单、采购申请等。（二）常见费用报销标准1.差旅费：*交通：根据出行方式（飞机、火车、汽车等）和职级，参照酒店规定标准执行。机票、火车票等应尽量选择经济舱/二等座。*住宿：根据出差地点和职级，按规定标准报销住宿费。超标准部分原则上自理，特殊情况需事前经总经理批准。*补贴：出差期间的伙食补贴、交通补贴等，按酒店规定标准执行，一般按出差自然（日历）天数计算。2.业务招待费：*应坚持必要、合理、节约的原则，严格控制招待标准和陪同人数。*报销时需注明招待对象、事由、人数、地点等信息。*超出标准的业务招待费，需提供详细说明并经总经理特批。3.办公费：指日常办公用品、印刷品等支出。应优先通过酒店统一采购流程，凭合规发票及验收单报销。4.交通费：指因公发生的市内交通费用，如出租车、网约车等。应注明起止地点、事由。鼓励使用公共交通。5.其他费用：如培训费、维修费、物料消耗等，均需依据相关合同、申请、验收报告等佐证材料，按实际发生额凭合规发票报销。（三）报销时限各项费用应在发生完毕后一个月内办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销（年末费用除外，可在次年首月内报销）。（四）特别说明1.严禁拆分报销以规避审批权限。2.严禁虚报、冒领、挪用公款。3.所有报销费用必须是因公发生，私人消费不得报销。4.预借款项应及时报销冲账，前款不清，后款不借。四、责任与监督（一）报销人责任报销人对所提供报销凭证的真实性、合法性、完整性负直接责任，对报销业务的真实性负最终责任。如发现虚报、冒领等行为，酒店将追回款项，并视情节轻重给予相应处分。（二）审批人责任各级审批人对其审批范围内的报销业务的真实性、必要性、合规性负有审核监督责任。因审核不严导致酒店损失的，将追究相关审批人的责任。（三）财务部门责任财务部负责报销制度的制定、解释、培训及执行监督，对报销凭证的合规性、完整性及报销流程的规范性进行专业审核。（四）违规处理对于违反本规定的行为，酒店将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。五、附则1.本文件未尽事宜，由财务部负责解释和补充