湖南省湘粮油机械制造有限公司2024年外商接待方案设计

湖南商务职业技术学院

目录

1外商接待背景....................................................1

1.1我方公司双语介绍...........................................1

1.2外方公司双语介绍...........................................2

1.3来访人员信息...............................................2

1.4外商接待目的...............................................3

2接待前期准备....................................................3

2.1接待流程设计...............................................3

2.2人员安排...................................................4

2.3邀请设计...................................................4

2.4来访行程安排...............................................5

2.5酒店预订...................................................6

2.6产品双语宣传画册设计.......................................7

2.7经费预算...................................................7

3接待中期实施....................................................7

3.1机场接机...................................................8

3.2酒店入住...................................................9

3.3商务宴请...................................................9

3.4工厂参观..................................................11

3.5商务洽谈..................................................12

3.6观光游览..................................................13

3.7机场送机..................................................15

4接待后期安排...................................................15

4.1客户跟进..................................................15

4.2工作复盘..................................................16

参考资料..........................................................17

附件..............................................................18

湖南商务职业技术学院

湖南省湘粮油机械制造有限公司

2024年外商接待方案设计

1外商接待背景

在2023年第二十四届中国中部（湖南）农业博览会上，加纳Farmline公

司对我方的成套碾米设备很感兴趣，与我司相谈甚欢，有意与我方达成合作，并

长期贸易往来。因此，我司拟定于2024年11月16日-11月19日安排一次针对

该公司的外商接待活动。此接待活动将于公司总部湖南省长沙市进行实施，拟接

待对象为加纳Farmline公司外贸部长等三人。具体接待事宜将围绕工厂参观，

商务洽谈等展开。

1.1我方公司双语介绍

湖南省湘粮机械制造有限公司创建于1956年，是集粮油机械产品技术研发、

加工制造、工程设计、安装施工与服务于一体的股份制企业，且通过了ISO国际

质量管理体系认证和欧盟CE认证。公司坐落于湖南省省会——长沙，位于国家

级长沙经济技术开发区星沙东三路1号，致力于粮油机械产品的研发与制造，主

要产品有碾米机械、仓储机械、气力输送机械（轮式吸粮机、粮食泵车）、码头

吸粮机及工程机械四大系列，多达100多个规格型号。公司具有强大的产品研发、

工程设计、安装施工和售后服务的能力，产品的多样性、设计的针对性，能充分

满足客户的个性化要求，也为客户提供更多选择。产品远销到印尼、菲律宾、泰

国、马来西亚、缅甸、老挝、孟加拉、哈萨克斯坦、中非、南非的70多个国家

和地区。

HunanXiangliangMachineryManufacturingCo.,Ltd.,foundedin1956,isa

joint-stockenterpriseintegratingtechnologyresearch,development,processing,

manufacturing,engineeringdesign,installation,constructionandserviceofgrainand

oilmachineryproducts,andhaspassedISOinternationalmanagementsystem

certificationandEUCEcertificationLocatedinChangsha,theprovincialcapitalof

HunanProvince,locatedatNo.1,XingshaEastThirdRoad,ChangshaEconomicand

TechnicalZone,China,dedicatedtotheresearchanddevelopmentandmanufacturing

ofgrainandoilmachineryproducts.Themainproductsincludericemilling

machinery,storagemachinery,pneumaticconveyingmachinery(wheeledgrain

1

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suctionmachineandgrainpumptruck),wharfgrainsuctionmachineandconstruction

machinery,withfourseriesandmorethan100specificationsandmodelsWithstrong

productresearchanddevelopment,engineeringdesign,installation,constructionand

after-salesservicecapabilities,productdiversity,designpertinence,fullcustomer

personalizedrequirements,andprovidecustomerswithmorechoicesProductsare

exportedtomorethan70countriesandregionsinIndonesia,Philippines,Thailand,

Malaysia,Laos,Bangladesh,Kazakhstan,CentralAfricaandSouthAfrica

1.2外方公司双语介绍

Farmline公司位于加纳第二大城市库玛西，是一家建立伙伴关系的企业，

将生产商与买家、农业企业与食品制造商、政府和非政府组织联系起来。目前,公

司已有超过1000个本地和全球合作伙伴，并在不断增长。该公司拥有数百名训

练有素的实地代理，都是在当地工作且在文化上和专业上有着突出的理解。该

公司的MergData平台连接了整个供应链的利益相关者。它基于云计算，由可定

制模块构建，可以用本地语言和脱机模式操作，因此非常适合低连接性地区。

FarmlineCompany,locatedinthesecondlargecityofGhana,isabusinessof

partnership-building,connectingproducerswithbuyers,agribusinesseswithfood

manufacturers,governmentsandNGOs.Todate,Thecompanyhaveover1,000local

andglobalpartners,andaregrowing.Thecompanyhavegothundredsofwell-trained

fieldagents,alllocaltotheregionstheyworkin–sotheyunderstandthelandscape

culturally,aswellasprofessionally.Thecompany’sMergdataplatformconnects

stakeholdersrightacrossthesupplychain.Cloud-basedandbuiltfromcustomizable

modules,itcanbeoperatedinlocallanguagesandinofflinemode,soit’sidealfor

areaswithlowconnectivity.

1.3来访人员信息

加纳方初步拟派3名来访人员，经前期沟通，拟定来访人员信息表设计如下：

表1-1来访人员信息表

来访人员信息表

姓名性别职位备注

Daniel男外贸部部长海鲜过敏

Steve男产品经理

Rose女秘书兼翻译

2

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1.4外商接待目的

在2023下半年第二十三届中国中部（湖南）农业博览会上，加纳Farmline

公司对我方新推出的日产40吨成套碾米设备很感兴趣，双方有意达成合作，此

次接待是基于在展会上的友好交流进一步深入交流，实地展示我方公司产品的实

地运作过程，展现其优越的性能，与客户洽谈合作事宜，为促成日后长期稳定合

作打下良好基础。

2接待前期准备

充分完备的前期准备有利于确保外商接待工作的顺利展开，本次接待将从拟

定接待流程、人员安排、客户邀请等七个方面展开。

2.1接待流程设计

时间：2024年10月10日

负责人：毛/p>

为确保此次外商接待顺利进行，所有接待事项将按照如下流程图进行。

具体流程图设计如下：

图2-1接待流程图

3

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2.2人员安排

时间：2024年10月10日-11日

负责人：石灵/p>

为确保此次外商接待顺利进行，本次接待将由各部门抽调人员组成如下宣传

组、人事组、接待组、谈判组、后勤组、财务组六个小组联合完成。以下为具体

事项人员安排表：

表2-2接待人员安排表

组别姓名工作职责联系方式

设计邀请函及产品双语宣传画册，

宋知/p>

宣传组确认来访人员信息

毛晴拟定行程及食宿安/p>

人事组石灵芝联系到访人员，协调相关事/p>

机场接送、食宿安排、陪同外宾参

雷/p>

观游览

协助机场接送、食宿安排、陪同外

接待组李/p>

宾参观游览

王平提供双语翻译并全程记录和汇/p>

陪同外宾参观公司工厂，负责商务

高/p>

洽谈，主谈

谈判组

陪同外宾参观公司工厂，负责商务

高/p>

洽谈，副谈

负责景区观光预订，联系景点讲解

张宏/p>

人员及商务宴请包厢预订

后勤组

张国盛负责采购活动物资，会议场地布置19836547295

预算接待经费，核算与报销相关支

财务组周遇/p>

出

2.3邀请函设计

4

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时间：2024年10月11日

负责人：王/p>

设计要求：采用白金色调，简约风格，端庄大气且内容突出明显。

为体现我方诚意，拟向客户正式发送邀请函进行邀约，便于公司办理签证事

宜。

邀请函设计如下：

图2-2邀请函

2.4来访行程安排

时间：2024年10月12日之前

负责人：毛/p>

为确保接待顺利进行，特按具体日期拟定详细安排，让相关人员更了解自己

工作任务，提前做好工作安排,同时方便客户更为清晰地了解此行安排。

日程表设计如下：

表2-3来访双语日程表

日期Date时间Time活动Activity地点Venue

接机黄花国际机场

11月16日

10:00a.m.PickupattheairportHuanghuaInternational

November16th

Airport

5

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办理酒店入住万豪行政公寓（梅溪湖店）

11:00a.m.RegisterinhotelMarriottExecutive

Apartment(MeixiLake)

商务晚宴万豪行政公寓（梅溪湖店）

19:00p.m.BusinessbanquetMarriottExecutive

Apartment(MeixiLake)

产区

参观工厂Plants

10:00a.m.

11月17日Plantsvisiting设备展览区

November17thEquipmentsExhibition

商务洽谈会议室

14:00p.m.

BusinessnegotiationConferenceroom

11月18日旅游观光橘子洲

14:00p.m.

November18thTourOrangeIsland

送机黄花国际机场

11月19日

10:00a.m.SeeoffattheairportHuanghuaInternational

November19th

Airport

2.5酒店预订

时间：2024年10月13日前

负责人：毛/p>

酒店名称：万豪行政公寓（梅西湖店）

工作内容：预订内容豪华套间3间

选择理由：

（1）万豪行政公寓(MarriottExecutiveApartmentChangsha)旺中带静，

交通便利，是长沙最受欢迎的豪华酒店之一。

（2）万豪行政公寓坐落于长沙市梅溪湖城市中轴线，毗邻风景宜人的梅溪

湖，交通便利通达，可轻松前往多处购物中心和旅游景点。

（3）万豪行政公寓每间公寓均配有设施完善的厨房、厨具、一体式洗烘干

机，并提供怡然居餐厅、会议室、健身中心、室内泳池和儿童游乐室等完善的配

套设施与优质服务。

（4）入住万豪行政公寓，轻松无忧享假期。住宿提供免费网络服务，入住

期间上网无压力，可以在入住前预订机场接送服务，提前安排抵达和出发相关事

宜。

6

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2.6产品双语宣传画册

时间：2024年10月14日之前

负责人：宋知/p>

设计风格：采用中英双语设计，布局简洁大方,以图册的形式展示产品具体

信息，突出产品核心竞争力。

画册材质：硬壳，铜版纸，骑马钉装订，定制10份。

产品双语宣传画册设计（见附件）

2.7经费预算

时间：2024年10月14日前

负责人:周遇/p>

为了保证此次接待活动经费控制在合理范围内，特设计经费预算表如下：

表2-4经费预算表（仅供参考）

单价小计

经费类型明细数量

（RMB）(RMB)

接机牌1个3030

饮料10瓶330

接机送机

鲜花3束50150

赠礼（湘绣披肩）3件288864

酒店住宿豪华一居室城景公寓3间3晚9522856

晚宴万豪行政公寓（梅西湖店）1场50005000

交通商务车油耗//400

零食若干/120

其它水果若干/200

装饰物（横幅、气球）若干/300

共计9950元

3接待中期实施

接待工作实地展开是实现我司多领域、多层次、多方位的对外合作交流的窗

口和枢纽，需严格按照拟定计划及公司管理制度执行，以热情周到、优质高效的

标准塑造、维持和创新我司企业形象。

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3.1机场接机

时间:2024年10月16日

地点：长沙黄花国际机场负责人：雷/p>

接机物资准备：接机牌、鲜花、双语行程表

工作内容：

（1）提前到达机场

（2）确认来访人员身份

（3）自我介绍

（4）交换名片

（5）寒暄

（6）乘车前往酒店

英文接机用语设计如下：

Hello,mayIaskifyouarefromGanna?

Howwasyourjourney?

Pleaseallowmetointroduce,IamLeiwhoisarrangedtopickyouupfrom

HunanXiangliangMachineryManufacturingCo.,Ltd.,andthisismyPA,Miss

Li.

Ourcarisalreadyparkedinfrontoftheairport,pleasecomewithmeandwewill

takeyoutothepre-bookedhotelforcheck-in.

Canwehelpyouwithyourluggage?

Wewouldlovetohelpyou!

Seeyoutomorrowandwishyouhaveagoodsleeptoday

8

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（3）接机牌设计如下：

图3-1接机牌

3.2酒店入住

负责人：李/p>

时间：2024年11月16日至11月19日（四天三晚）

地点：万豪行政公寓（梅西湖店）

内容：

(1)到达酒店后，负责人员需协助外宾办理入住手续，领取房卡，并将外宾

送至预订房间。

(2)向外宾提供入住手册，介绍酒店设施及服务。

(3)分发行程安排表给外宾，提前了解具体行程。

3.3商务宴请

负责人：李/p>

时间：2024年11月16日晚上

地点：万豪行政公寓（梅西湖店）9楼中餐厅

出席人员：6人

加纳方：Daniel（外贸部部长）、Steve（产品经理）、Rose（秘书兼翻译）

我方：雷梓（外贸部部长）、李想（外贸部副部长）、王平（翻译）

目的：欢迎加纳代表团的到来，加深彼此双方印象，促进双方友谊，进一步

达成商务合作，相互了解两国的文化。

场地布置：体现中国特色，以中国风为主，餐具采用青花瓷式样，餐桌中心

摆上水仙花装饰，餐巾放在装饰盘上或者座位的左侧。

注意事项：

①宴请菜单安排:提前询问客户的饮食禁忌；选择菜品时，本着菜品种类多，

数量少的原则，避免铺张浪费。

②座次安排：安排客人坐在主方的右手边，以示尊重。可以根据宾客的身

份，座位可适当调整。

③就餐礼仪：用餐时，应先让宾客动筷，餐桌上设置公筷。咀嚼东西声音

不宜过大，切忌只顾自己吃东西。

（1）祝酒词设计

发言人：雷梓（外贸部部长）

英文祝酒词如下：

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Distinguishedguests:

Itisourgreathonortohaveyouinthesameroomtoenjoythismoment.Thanksfor

comingalltheway.Onbehalfofallthestaffofourcompany,Iwouldliketoextend

warmwelcometoyou.

PleaseEnjoyyourselvesandfeellikeatstayingatyourownhome.Weallbelievethat

thismeetingwilldeepenourfriendship,promotingfriendlyexchangeandcooperation

betweenus.

Now,Ipropose,let'sraiseourglassestogetherandtoasttoourfriendshipandhealth!

(2)双语菜单设计

经与外宾沟通了解其饮食喜好与忌口，因粤菜口味清淡、还原食材本味且符

合来宾口味，特拟定粤菜为此次宴席主菜肴并设计双语菜单。

Category

中文EnglishPicture参考图片

类别

Dessert

Double-layerMilk

双皮奶

特色甜品Custard

Maincourse

煲仔饭RiceHotPot

主食

platter

烧腊拼盘Roastmeatplatter

拼盘

SlicedBoiled

白切鸡

Chicken

虾酱炒通心

HotmeatStir-friedmacaroni

withshrimpsauce

热荤菜

烧鹅RoastGoose

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Braisedporkwith

咸蛋黄叉烧

Saltedeggyolk

炙烤类

烤乳猪RoastPig

BBQ

ChickenSoupwith

茶树菇鸡汤

Mushroom

汤羹

Soup

洋薏米周打ZhouDaSeafood

breadSoupwith

海鲜面包汤Pearlbarley

素菜

空心菜Watercabbage

Vegetables

清茶Tea

软饮

Soft

beverages

姜撞奶GingerMilkcurd

3.4工厂参观

负责人：高/p>

时间：2024年11月17日10:00-12:00

地点：湖南省湘粮机械制造有限公司

参与人员：5人

加纳方：Daniel（外贸部部长）、Steve（产品经理）、Rose（秘书兼翻译）

我方：高强（工厂主任）高胜（产品主任兼翻译）

工厂参观注意事项：

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(1)参观工厂当天闲杂人员等一律不能出现在工厂里面。

(2)通道须保持畅通，宽度不小于2米，不放置材料、半成品以及其他物品。

(3)接待人员应备好工厂资料和产品资料供外宾查看。

(4)员工在此期间禁止抽烟，闲谈等违反公司形象的情况。此外接待人员应

穿着得体。仪态大方。

(5)工厂主管高强应详细介绍产品的信息及其卖点，突出产品的优势，来

访人员如有任何想法和意见，负责需提前备好本子和笔记录下来。

预计参观部门（按参观顺序排列）：生产部、产品研发部、质检部、供应部、

采购部、工艺部、物控部、销售部。

样品介绍：成套碾米设备、码头吸粮设备、仓储运输设备。

参观路线图如下：

图3-3参观路线图

3.5商务洽谈

目的：为促进双方友好合作，快速建立贸易关系，特安排此次安排商务洽谈。

时间：2024年11月17日14:00

地点：公司A栋三楼3012会议室

人员：加纳方—Daniel（主谈）、Steve（副谈）、Rose（记录员）

我方--高强（主谈）高胜（副谈）王平（记录员）

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主题：扩张加纳市场，希望能维护长期合作关系。

原则：互惠互利友好协商知己知彼真诚守信。

双方利益及优劣势分析图设计如下：

图3-4双方利益及优劣势分析

注意事项：

（1）注意倾听，抓住关键信息点，寻求突破口来打造谈判优势。确保阐述

内容准确与公司战略一致无误。

（2）保持诚信，不以欺诈手段套取客户信任。

（3）按照公司章程做好会场布置，摆放好所需物资

（4）及时记录谈判过程中的内容及客户的想法，便于后期跟进。

谈判功能句设计如下：

（1）Sincethepricesoftherawmaterialshavebeenincreased,wehavetomake

suchaquotation.

（2）Comparedwithotherproductsofsimilarqualityinthisline,Ibelievethat

youwillrealizethatoursisthemostcompetitive.

（3）Thediscountsdependonyourquantity.

（4）Ourproductsaresuperiorinqualityandreasonableinprice.

（5）Itisunwiseforustoinsistonourownprice,we’dbettermeethalfwayto

closeadeal.

（6）Ithinkwearesomewherenearthecontract,shallwetalkaboutit?

（7）Thanksforyourcooperation.Hopewecanstrikeafastdealinthefuture.

3.6观光游览

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为了体现我公司热情的人文关怀，让客户更好的了解城市风土人情及放松心

情，促进双方友好交流，我们特地安排安排了长沙市的代表景区之一的橘子洲游

览。

负责人：张宏伟

时间：2023年11月18日14:00p.m.

地点：橘子洲

观光方案：搭乘景区观光火车，从地图15号点位沙滩公园出发，沿橘子洲

右侧直线前行至4号点位毛泽东青年艺术雕塑处拍照打卡，之后到6号点位橘子

洲公园管理处购买返程票回到30号点位沙滩公园出口处。

注意事项：提前询问外商客户的意见，综合其意见安排事项。

景区导游图设计如下：

图3-5橘子洲景区导游图

英文橘子洲景区介绍设计如下：

OrangeIslandScenicAreawasfoundedinMarch1960andislocatedinthecenterof

XiangjiangRiverinChangshaCity,HunanProvince.Theoriginalareaisabout17

hectares,andtheoveralllandareaofthescenicareais91.64hectares.Itisthelargest

sandbaramongmanyalluvialsandbanksinthelowerreachesofXiangjiangRiverand

isknownas"thefirstcontinentinChina"OrangeIslandScenicArealooksatYuelu

MountaininthewestandfacesChangshaCityintheeast.Itissurroundedbywater

onallsides.Itisabout40meterswideandabout140meterswide.Itisalongisland.

Itisanational5A-leveltouristattractionandanationalkeyscenicspot.

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3.7机场送机

时间：2024年11月19日10:00a.m.

地点：黄花国际机场

负责人：雷/p>

送机人员