对外管理办法

对外管理办法第一章总则第一条制定目的为规范单位对外工作行为，明确对外工作权责，防范对外工作风险，维护单位合法权益和良好形象，提升对外协作、沟通、服务的效率和质量，统筹推进各类对外事务有序开展，结合单位实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于单位所有对外工作的全流程管理，涵盖对外协作、对外沟通、对外宣传、对外服务、对外交往、对外合同（协议）管理等各类对外事务，适用于参与对外工作的所有部门、岗位及相关工作人员，包括正式人员、聘用人员及参与单位对外工作的第三方人员。第三条核心定义本办法所称对外工作，是指单位与外部主体（包括政府部门、事业单位、企业、社会组织、个人及其他外部机构）之间开展的各类协作、沟通、服务、交往、宣传等相关活动的总称。主要包括：对外协作合作（含项目合作、技术合作、资源共享等）、对外沟通对接（含公文往来、会议沟通、业务洽谈等）、对外宣传推广（含信息发布、品牌宣传、形象展示等）、对外服务供给（含面向社会公众、外部主体的各类服务事项）、对外人际交往（含公务往来、礼仪接待等）、对外合同（协议）签订与履行等。第四条核心原则依法合规原则：严格遵守国家法律法规、规章条例及行业相关规定，恪守社会公序良俗，所有对外工作行为均符合法律规范和政策要求，杜绝违规对外交往、违规协作等行为。权责明晰原则：明确各部门、各岗位在对外工作中的职责分工，做到权责统一、各司其职、各负其责，杜绝推诿扯皮、权责不清、无人负责的现象。维护形象原则：所有参与对外工作的人员，应当自觉维护单位的合法权益、信誉和整体形象，言行举止文明得体，恪守职业道德和职业操守。高效务实原则：对外工作应当注重效率、求真务实，简化流程、优化服务，提升对外协作和沟通的实效性，确保各项对外事务按时、保质完成。风险防控原则：建立健全对外工作风险防控机制，提前排查各类对外工作风险（法律风险、信誉风险、安全风险等），制定防控措施，及时化解风险隐患。公开透明原则：除涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密及个人隐私外，单位各类对外协作、对外服务、对外宣传等工作信息应当公开透明，接受社会监督和内部监督。第五条管理目标建立健全权责清晰、流程规范、监管有力、高效务实的对外工作管理体系；规范各类对外工作行为，防范对外工作风险；提升对外协作、沟通、服务质量，维护单位良好形象和合法权益；统筹协调各类对外资源，推动单位对外工作有序、高效开展，助力单位各项工作高质量推进。第二章管理职责第六条对外工作领导小组职责单位成立对外工作领导小组，由单位主要负责人任组长，分管负责人任副组长，各相关部门负责人为成员，统筹推进单位对外工作管理，履行以下职责：贯彻落实国家相关法律法规、政策要求及单位各项规章制度，审定对外工作管理相关政策、细则和年度工作计划。统筹协调单位各类对外工作，研究解决对外工作中的重大问题、重大事项和重大风险隐患。审定重大对外协作项目、重要对外合同（协议）、重大对外宣传方案等。监督检查各部门对外工作开展情况，督促整改对外工作中存在的问题，考核评价对外工作成效。负责对外工作的统筹协调和上下对接，加强与上级部门、同级单位及相关外部主体的沟通联络。第七条综合管理部门职责综合管理部门是单位对外工作的牵头协调部门，负责对外工作的日常管理、统筹协调和监督检查，履行以下职责：负责起草、修订对外工作管理办法及相关实施细则，制定对外工作年度工作计划并组织实施。统筹协调各部门对外工作，做好对外工作的信息汇总、梳理分析和上报工作，确保对外工作有序衔接。负责对外沟通对接的统筹协调，包括公文往来、会议组织、公务接待、来访接待等日常对外事务。负责对外宣传工作的统筹管理，审核对外宣传信息、宣传方案，规范对外信息发布流程，维护单位对外形象。负责对外合同（协议）的统一管理，包括合同（协议）的审核、备案、归档，监督合同（协议）的履行情况。负责对外工作的风险排查、防控和处置，建立对外工作风险台账，及时上报重大风险隐患。负责组织开展对外工作培训、考核评价工作，提升工作人员对外工作能力和水平。完成对外工作领导小组交办的其他对外工作任务。第八条各业务部门职责各业务部门按照“谁主管、谁负责”的原则，负责本部门相关对外工作的具体开展和日常管理，履行以下职责：严格遵守本办法及单位对外工作相关规定，制定本部门对外工作具体实施流程和管控措施。负责本部门业务范围内的对外协作、对外沟通、对外服务等工作，精准对接外部相关主体，推进各项对外事务落地落实。负责本部门对外合同（协议）的初步审核、洽谈、签订（经授权）和履行，及时上报合同（协议）履行过程中出现的问题。负责本部门对外宣传信息的收集、整理和上报，配合综合管理部门做好对外宣传工作，确保宣传信息真实、准确、合规。负责排查本部门对外工作中的风险隐患，制定防控措施，及时处置各类风险问题，重大风险隐患及时上报综合管理部门和对外工作领导小组。负责本部门参与对外工作人员的日常管理和教育，规范工作人员对外行为，提升对外工作能力。及时向综合管理部门上报本部门对外工作开展情况、工作成效和存在的问题，配合做好对外工作的统筹协调和监督检查。第九条对外工作人员职责严格遵守国家法律法规、单位规章制度及本办法规定，恪守职业道德和职业操守，自觉维护单位形象和合法权益。认真履行岗位职责，规范开展对外协作、沟通、服务等工作，做到言行文明、态度诚恳、高效务实。严格按照工作流程开展对外工作，及时上报对外工作进展情况、遇到的问题和风险隐患，不得隐瞒不报、虚报瞒报。妥善保管对外工作中涉及的国家秘密、工作秘密、商业秘密及个人隐私，不得擅自泄露、传播相关信息。不得利用对外工作之便谋取私利，不得接受外部主体的宴请、礼品礼金、有价证券等不正当利益，不得从事损害单位利益的活动。积极参加对外工作培训，主动学习对外工作相关知识和技能，提升对外工作能力和水平。第三章对外协作管理第十条协作原则对外协作应当遵循“平等自愿、互利共赢、合法合规、风险可控”的原则，结合单位工作实际需求，合理选择协作伙伴，明确协作内容、权责分工和双方权利义务，确保协作工作有序开展、取得实效。第十一条协作伙伴选择对外协作伙伴的选择应当经过严格的审核流程，优先选择信誉良好、资质齐全、实力较强、无违法违规记录的外部主体。重大对外协作项目（涉及大额资金、重大权益、长期合作的项目），应当通过公开招标、竞争性谈判等方式选择协作伙伴，确保选择过程公平、公正、公开。各业务部门在选择协作伙伴前，应当对协作伙伴的资质、信誉、实力、过往业绩等进行全面调查核实，形成调查核实报告，报综合管理部门审核、对外工作领导小组审定（重大项目）。严禁与无资质、信誉不良、有违法违规记录的外部主体开展协作，严禁未经审核擅自确定协作伙伴。第十二条协作流程需求提出：各业务部门根据工作实际需求，提出对外协作申请，明确协作内容、协作目标、协作期限、预算安排、权责分工等相关事项，报部门负责人审核。审核审批：部门负责人审核通过后，报综合管理部门统筹审核；重大对外协作项目，经综合管理部门审核后，报对外工作领导小组审定。伙伴确定：经审批同意后，由相关业务部门按照规定流程选择协作伙伴，签订对外协作合同（协议）。协作实施：相关业务部门负责协作项目的具体实施，加强与协作伙伴的沟通对接，监督协作进度和协作质量，及时解决协作过程中出现的问题。验收评估：协作项目完成后，相关业务部门牵头组织验收，综合管理部门参与监督，形成验收报告；对协作成效进行评估，总结经验教训，完善对外协作管理措施。归档留存：协作项目验收完成后，相关业务部门将协作合同（协议）、验收报告、相关凭证等资料整理归档，报综合管理部门备案。第十三条协作过程管控对外协作过程中，相关业务部门应当严格按照合同（协议）约定履行职责，督促协作伙伴按照合同（协议）要求开展工作，不得擅自变更协作内容、协作期限、权责分工等核心条款。若确需变更合同（协议）核心条款，应当经双方协商一致，签订补充合同（协议），并按照原审批流程报相关部门审核审批后，方可执行。相关业务部门应当建立对外协作台账，详细记录协作项目进展、资金使用、沟通对接等情况，定期向综合管理部门上报协作进展情况。协作过程中发现协作伙伴存在违规行为、未按约定履行义务，或者出现重大风险隐患的，相关业务部门应当及时制止，要求其限期整改，并上报综合管理部门和对外工作领导小组；情节严重的，依法解除合同（协议），追究其违约责任，维护单位合法权益。第四章对外沟通与接待管理第十四条对外沟通管理对外沟通应当遵循“及时、准确、规范、高效”的原则，明确沟通内容、沟通方式和沟通责任人，确保沟通信息传递及时、准确，沟通工作有序开展。对外公文往来应当严格按照公文处理相关规定执行，规范公文起草、审核、签发、发送、接收、归档等流程，确保公文格式规范、内容准确、传递及时。对外会议沟通、电话沟通、视频沟通等，应当提前做好准备工作，明确沟通议题、沟通重点，安排专人负责记录，沟通结束后及时整理沟通纪要，落实沟通事项。各部门对外沟通过程中，涉及单位重大事项、重要决策、敏感信息的，应当事先报部门负责人、综合管理部门及单位分管负责人审批，不得擅自表态、承诺。对外沟通过程中，应当妥善保管沟通记录、相关文件资料，及时整理归档，确保沟通信息可追溯。第十五条对外接待管理对外接待应当遵循“热情周到、勤俭节约、文明得体、务实高效”的原则，严格遵守公务接待相关规定，杜绝铺张浪费、违规接待。对外接待实行分级负责、统筹协调制度，综合管理部门负责对外接待的统筹安排、协调落实，各业务部门负责本部门业务范围内的接待工作。接待申请：需要开展对外接待的，相关部门应当提前向综合管理部门提交接待申请，明确接待对象、接待人数、接待时间、接待事由、接待标准等相关事项，经审核批准后，方可开展接待工作。接待实施：接待人员应当按照接待方案开展接待工作，言行文明、态度诚恳，严格遵守接待标准，合理安排接待活动，确保接待工作有序、高效。接待经费：对外接待经费应当严格按照单位财务管理制度执行，实行专款专用、单独核算，严禁超标准、超范围开支，严禁违规报销接待费用。接待收尾：接待工作完成后，接待人员应当及时整理接待记录、相关资料，做好接待总结，相关经费报销按照财务管理制度执行。第五章对外宣传管理第十六条宣传原则对外宣传应当遵循“真实、准确、正面、合规”的原则，围绕单位工作重点，突出单位特色和成效，规范宣传内容和宣传方式，维护单位良好形象，杜绝虚假宣传、违规宣传。第十七条宣传内容管理对外宣传内容主要包括单位工作动态、工作成效、政策解读、服务信息、品牌形象等，应当符合国家法律法规、政策要求和单位规章制度，内容真实、准确、完整。严禁发布虚假信息、涉密信息、敏感信息，严禁发布损害单位形象、违反社会公序良俗、引发不良社会影响的信息。对外宣传信息的起草、审核实行分级负责制度，各部门负责本部门宣传信息的起草，部门负责人审核后，报综合管理部门统一审核；重大宣传信息、重要宣传方案，经综合管理部门审核后，报对外工作领导小组审定。宣传信息发布后，相关部门应当密切关注宣传效果和社会反响，及时回应社会关切；发现宣传信息存在错误、偏差的，应当立即采取补救措施，删除错误信息、发布更正声明，降低不良影响。第十八条宣传方式管理对外宣传方式包括官方网站、微信公众号、微博、短视频平台、新闻媒体、宣传手册、海报、展会等，各类宣传平台和宣传方式应当统一管理、规范使用。官方宣传平台（官方网站、微信公众号等）由综合管理部门负责运营和管理，规范信息发布流程，定期更新宣传内容，确保宣传平台正常运行。利用新闻媒体、展会等方式开展对外宣传的，应当提前制定宣传方案，报综合管理部门审核、对外工作领导小组审定后，方可实施；相关业务部门配合做好宣传对接工作。宣传资料（宣传手册、海报等）的设计、制作，应当符合单位品牌形象要求，内容规范、格式统一，经综合管理部门审核后，方可制作、发放。严禁未经审核擅自利用各类宣传平台发布宣传信息，严禁擅自以单位名义开展对外宣传活动，严禁委托无资质、信誉不良的第三方开展对外宣传工作。第六章对外合同（协议）管理第十九条合同（协议）起草与审核对外合同（协议）应当采用规范的合同（协议）文本，明确双方当事人的基本信息、协作内容、权责分工、履行期限、价款（费用）支付、违约责任、争议解决方式等核心条款，确保合同（协议）内容合法、规范、完整。对外合同（协议）由相关业务部门负责起草，起草完成后，报部门负责人审核；审核通过后，提交综合管理部门（合同管理牵头部门）审核，综合管理部门重点审核合同（协议）的合法性、规范性、完整性和风险防控措施。重大对外合同（协议）、涉及大额资金、重大权益的合同（协议），经综合管理部门审核后，应当报单位法律顾问审核，再报对外工作领导小组审定。合同（协议）审核过程中，审核部门应当提出明确的审核意见，相关业务部门应当根据审核意见及时修改完善；未通过审核的，不得签订合同（协议）。第二十条合同（协议）签订与备案对外合同（协议）经审核通过后，由双方当事人协商一致，按照单位授权权限签订；单位法定代表人或授权代表人签字并加盖单位公章后，合同（协议）正式生效。严禁未经审核、未经授权擅自签订对外合同（协议），严禁签订空白合同（协议）、阴阳合同（协议），严禁签订内容违法、违规、损害单位利益的合同（协议）。合同（协议）签订后，相关业务部门应当在3个工作日内，将合同（协议）原件及相关附件报送综合管理部门备案，综合管理部门建立合同（协议）管理台账，妥善保管合同（协议）资料。对外合同（协议）签订后，双方当事人应当严格按照合同（协议）约定履行义务，不得擅自变更、解除合同（协议）；确需变更、解除的，应当经双方协商一致，签订补充合同（协议）或解除协议，并按照原审核审批流程报相关部门审核审批。第二十一条合同（协议）履行与监督相关业务部门是对外合同（协议）履行的责任主体，负责跟踪合同（协议）履行进度，督促对方当事人按照合同（协议）约定履行义务，及时解决合同（协议）履行过程中出现的问题。合同（协议）履行过程中，相关业务部门应当建立履行台账，详细记录履行情况、价款（费用）支付、沟通对接等信息，定期向综合管理部门上报合同（协议）履行情况。综合管理部门负责对对外合同（协议）履行情况进行监督检查，定期排查合同（协议）履行过程中的风险隐患，及时提醒相关业务部门做好风险防控工作。发现对方当事人未按合同（协议）约定履行义务、存在违约行为的，相关业务部门应当及时与对方沟通协商，要求其限期整改、承担违约责任；协商不成的，应当及时上报综合管理部门和对外工作领导小组，采取法律途径维护单位合法权益。第二十二条合同（协议）归档与管理对外合同（协议）履行完毕后，相关业务部门应当及时整理合同（协议）原件、补充协议、履行记录、验收报告、相关凭证等资料，报综合管理部门归档。综合管理部门应当建立健全合同（协议）归档管理制度，对合同（协议）资料进行分类整理、妥善保管，明确保管期限（不少于合同（协议）履行完毕后5年），确保合同（协议）资料完整、可追溯。合同（协议）资料的查阅、借阅，应当严格按照单位档案管理相关规定执行，履行查阅、借阅手续，严禁擅自查阅、借阅、复制、传播合同（协议）资料，严禁泄露合同（协议）中的商业秘密、工作秘密。第七章风险防控与责任追究第二十三条风险防控建立健全对外工作风险防控体系，综合管理部门牵头负责对外工作风险的统筹排查、防控和处置，各业务部门负责本部门对外工作风险的日常排查和防控。对外工作风险主要包括法律风险、信誉风险、安全风险、资金风险等，各部门应当定期开展风险排查，建立风险台账，明确风险等级、防控措施和责任人，及时化解风险隐患。加强对外工作风险预警，对可能出现的风险隐患，提前制定应对预案，明确应对措施和处置流程；发现重大风险隐患的，相关部门应当立即上报综合管理部门和对外工作领导小组，及时采取处置措施，防范风险扩大蔓延。加强对外工作人员的风险防范教育，定期开展法律法规、风险防控等相关培训，提升工作人员的风险防范意识和处置能力。第二十四条责任追究原则对对外工作中存在违规行为、失职渎职行为，造成单位合法权益受损、形象受损、资金损失或其他不良影响的，坚持“谁主管、谁负责，谁经办、谁负责”的原则，实行分级追责、从严追责，根据违规行为的情节轻重、造成的损失大小，依法依规追究相关单位和个人的责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。第二十五条对部门的追责各部门有下列行为之一的，责令限期整改，通报批评；情节严重的，追究部门负责人及相关责任人的责任；造成单位损失的，依法承担赔偿责任：

未严格遵守本办法及单位对外工作相关规定，违规开展对外协作、对外沟通、对外宣传等工作的；未经审核擅自确定协作伙伴、签订对外合同（协议）、发布对外宣传信息的；对外工作流程不规范，未按要求建立工作台账、归档相关资料的；未履行风险防控职责，未及时排查、上报风险隐患，导致风险扩大蔓延的；对外工作中推诿扯皮、不作为、慢作为，导致对外事务延误、工作成效不佳的；其他违规开展对外工作、损害单位利益或形象的行为。第二十六条对工作人员的追责对外工作人员有下列行为之一的，给予通报批评、诫勉谈话、调离岗位、解聘等处理；情节严重的，给予党纪