实物档案归档考核制度

PAGE实物档案归档考核制度一、总则（一）目的为加强本公司实物档案的管理，确保实物档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本考核制度。通过明确实物档案归档工作的要求和标准，规范归档流程，提高实物档案管理水平，为公司的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在实物档案形成、收集、整理、归档等过程中的考核管理。（三）基本原则1.真实性原则：实物档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容与实际相符。2.完整性原则：全面收集公司在生产、经营、管理等活动中形成的各类实物档案，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：实物档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。4.规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及公司制定的相关规定进行实物档案的归档工作。二、实物档案归档考核内容（一）归档范围1.公司证照类：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、公司章程等各类证照原件及复印件。2.荣誉奖项类：公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、奖状等实物。3.产品样本类：公司生产的各类产品样本、说明书、宣传册等。4.设备仪器类：重要设备仪器的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录、设备照片等相关资料。5.会议活动类：公司重要会议、大型活动的文件资料、邀请函、会议纪要、活动照片、视频等。6.合同协议类：公司签订的各类合同、协议原件，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合作协议等。7.知识产权类：专利证书、商标注册证、著作权登记证书等相关实物及文件资料。8.其他类：具有保存价值的其他实物档案，如公司重大项目的标志性实物、领导题词、重要客户赠送的礼品等。（二）归档要求1.及时性各部门应在实物形成或获取后的[X]个工作日内，将相关实物档案移交至档案管理部门。对于紧急或重要的实物档案，应在特殊情况发生后的[X]个工作日内完成移交。档案管理部门应在收到实物档案后的[X]个工作日内完成初步审核，并将审核结果反馈给移交部门。2.完整性实物档案应包括实物本身、相关的文件资料（如说明书、证书、合同等）以及必要的照片、视频等影像资料，确保能够全面反映实物的背景、来源、用途等信息。对于成套设备或系列产品，应收集齐全整套实物档案，不得遗漏重要组成部分或相关资料。3.准确性实物档案中的文件资料应真实、准确，与实物内容相符。文件上的签字、盖章等手续应齐全，日期、编号等信息应准确无误。实物的描述、分类、编号等应准确反映其实质特征和归属关系，便于档案的管理和查找利用。4.规范性实物档案的整理应符合国家档案管理的相关规范和公司制定的档案分类方案。实物应进行分类存放，同类实物应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等。文件资料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰，格式规范。文件应进行编号、编目，编制目录时应包括题名、日期、来源、保管期限等信息。照片应冲印清晰，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行编号。视频应进行剪辑、标注，确保内容完整、可观看。（三）归档流程1.收集各部门指定专人负责实物档案的收集工作，定期对本部门形成的实物档案进行清查、整理，确保实物档案的及时收集。在收集实物档案时，应认真核对实物的完整性和准确性，对不符合要求的实物档案应及时补充或更正。2.整理档案管理部门收到实物档案后，应按照既定的分类方案进行整理。对实物进行清洁、包装，确保实物不受损坏。对文件资料进行分类、编号、编目，编制实物档案目录清单。将实物档案与对应的文件资料进行装订或装盒，确保档案的整齐有序。3.鉴定档案管理部门组织相关人员对整理后的实物档案进行鉴定，根据实物档案的价值和保管期限，确定其保管级别。对于保管期限已满或失去保存价值的实物档案，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁时应填写销毁清单，经相关领导审批后，由专人负责监销。4.归档将鉴定后的实物档案按照保管期限和类别分别存入档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保实物档案的安全保存。在实物档案归档过程中，应建立实物档案管理台账，记录档案的名称、来源、归档时间、保管期限等信息，便于查询和统计。（四）考核指标1.归档及时率：考核各部门按时移交实物档案的情况。计算公式为：归档及时率=按时移交的实物档案数量/应移交的实物档案数量×100%。2.档案完整率：考核实物档案的完整性。计算公式为：档案完整率=完整的实物档案数量/归档的实物档案数量×100%。3.档案准确率：考核实物档案内容的准确性。通过对档案中的文件资料、描述信息等进行抽查核对，计算档案准确率。4.档案规范率：考核实物档案整理、分类、编号、编目等工作的规范性。计算公式为：档案规范率=规范的实物档案数量/归档的实物档案数量×100%。三、考核组织与实施（一）考核组织成立实物档案归档考核小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括公司内部审计、纪检监察等相关部门人员。考核小组负责制定考核计划、组织实施考核工作、审定考核结果等。（二）考核周期实物档案归档考核工作每半年进行一次，考核时间为每年的[X]月和[X]月。（三）考核方式1.日常检查：档案管理部门定期对各部门实物档案的收集、整理情况进行日常检查，记录检查结果。2.定期抽查：考核小组每半年对各部门的实物档案进行一次随机抽查，按照考核指标进行评分。3.年终考核：根据日常检查和定期抽查的结果，结合各部门全年实物档案归档工作的整体情况，进行年终综合考核。（四）考核评分1.评分标准：根据考核指标，制定详细的评分标准。归档及时率、档案完整率、档案准确率、档案规范率每项指标的满分均为100分，各项指标得分按照实际完成情况进行评分。2.综合得分：年终考核时，将各项考核指标的得分按照一定的权重进行加权计算，得出各部门的综合得分。权重分配如下：归档及时率占[X]%，档案完整率占[X]%，档案准确率占[X]%，档案规范率占[X]%。（五）考核结果反馈考核小组在考核工作结束后，应及时将考核结果反馈给各部门。对于考核结果优秀的部门，给予表彰和奖励；对于考核结果不合格的部门，下达整改通知书，要求其限期整改，并跟踪整改情况。四、奖励与惩罚（一）奖励1.在实物档案归档工作中表现突出，归档及时率、档案完整率、档案准确率、档案规范率均达到95%以上，且为公司档案管理工作提出创新性建议并被采纳的部门或个人，给予[具体奖励名称]奖励。2.对在实物档案收集、整理过程中发现重要档案线索，为公司挽回重大损失或提供重要决策依据的部门或个人，给予[具体奖励名称]奖励。（二）惩罚1.对于实物档案归档工作考核结果不合格的部门，第一次给予警告，并责令限期整改；整改后仍不合格的，对部门负责人进行通报批评，并扣除部门当月绩效奖金的[X]%。2.因工作失误导致实物档案丢失、损坏或泄露的，视情节轻重，对相关责任人给予警告、记过、降职等处分，并要求其承担相应的经济赔偿责任。3.对拒不配合实物档案归