材料采购控制管理制度

材料采购控制管理制度一、

材料采购控制管理制度旨在规范企业材料采购活动，确保采购过程的合法性、合规性、经济性和效率性，降低采购风险，提升材料质量，满足生产经营需求。本制度适用于企业所有涉及材料采购的部门、人员及活动，涵盖采购计划、供应商选择、询价、比价、采购合同签订、采购订单执行、到货验收、入库、付款等全流程管理。

1.1总则

企业材料采购应遵循公平、公正、公开、竞争、择优的原则，坚持“计划先行、源头控制、过程监督、结果评价”的管理思路。采购活动必须符合国家法律法规、行业标准和企业内部管理制度，确保采购行为的合法性和合规性。所有采购活动应以满足生产经营需求为前提，以降低成本、提高效率为目标，以控制风险、保障质量为保障。

1.2适用范围

本制度适用于企业所有部门采购的原材料、辅助材料、备品备件、设备、服务等物资的采购活动。特殊采购项目（如涉密、紧急、高价值采购）应遵循专项审批程序，并接受审计部门的监督。

1.3采购计划管理

1.3.1采购需求提出

各使用部门应根据生产计划、维修计划、研发计划等，结合库存情况，按月度或季度编制采购需求计划，明确材料名称、规格型号、数量、质量要求、到货时间等，经部门负责人审核后报至采购部门。

1.3.2采购计划审核

采购部门应汇总各部门采购需求，结合库存水平、资金预算、市场行情等因素，编制年度、季度、月度采购计划，报财务部门、技术部门及企业主管领导审批。紧急采购需求需经主管领导特批，并说明原因。

1.3.3采购计划调整

采购计划执行过程中，如遇市场变化、生产调整等情况，需及时调整采购计划，调整后的计划应重新履行审批程序，并通知相关部门。

1.4供应商管理

1.4.1供应商准入

企业应建立合格供应商名录，供应商准入需经过资质审核、业绩评估、价格评审、合规性审查等环节，确保供应商具备合法经营资格、生产能力、质量保证能力及良好信誉。

1.4.2供应商评估

采购部门应定期对供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、交货及时率、价格竞争力、服务能力、合规性等，评估结果作为供应商选择和淘汰的依据。

1.4.3供应商关系管理

企业应与供应商建立长期稳定的合作关系，定期沟通，优化供应链管理。对表现优秀的供应商给予优先采购机会，对不合格的供应商予以淘汰。

1.5询价与比价管理

1.5.1询价方式

采购活动应采用公开询价、竞争性谈判、招标等多种方式，确保采购过程的透明度和公平性。大宗采购或高价值采购应优先采用招标方式。

1.5.2比价原则

采购部门应收集至少三家供应商的报价，进行综合比价，比价内容包括价格、质量、交货期、服务条款等，选择最优供应商，并形成比价报告报审批。

1.5.3报价保密

询价和比价过程应严格保密，避免泄露企业采购信息，防止供应商恶意竞争。

1.6采购合同管理

1.6.1合同签订

采购合同应明确双方权利义务，包括材料规格、数量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等，由法务部门审核，采购部门签订。

1.6.2合同履行

采购部门应监督合同履行情况，确保供应商按合同约定供货，如遇违约情况，应及时采取措施，维护企业利益。

1.6.3合同归档

采购合同应存档备查，电子合同需加密存储，纸质合同需分类归档，存档期限不少于五年。

1.7采购订单管理

1.7.1订单生成

采购订单应根据已审批的采购合同或采购计划生成，明确采购物料、数量、价格、交货时间等信息，经采购部门负责人审核后下发给供应商。

1.7.2订单变更

如遇市场波动或生产调整，需变更采购订单时，应与供应商协商一致，并签订补充协议，补充协议需经审批。

1.7.3订单跟踪

采购部门应定期跟踪采购订单执行情况，确保按时到货，如遇延迟，应及时与供应商沟通，采取补救措施。

1.8到货验收管理

1.8.1验收标准

材料到货后，由采购部门、质量部门及使用部门共同验收，验收标准以采购合同、技术规格为准，确保数量、规格、质量符合要求。

1.8.2验收程序

验收人员应填写验收报告，对不合格材料及时退回，并通知供应商整改。验收合格后，方可办理入库手续。

1.8.3验收异常处理

如遇验收异常，应暂停入库，并通知供应商现场处理，处理完毕后方可入库。验收报告需存档备查。

1.9入库管理

1.9.1入库流程

验收合格的材料，由仓库人员办理入库手续，录入库存系统，并更新库存台账。

1.9.2库存管理

企业应采用先进先出法管理库存，定期盘点，确保账实相符。对呆滞材料应定期评估，采取报废或促销措施。

1.9.3库存安全

仓库应设置防火、防盗、防潮措施，确保材料安全。

1.10付款管理

1.10.1付款条件

付款应根据采购合同约定的付款条件执行，如分期付款、验收后付款等。

1.10.2付款审批

付款申请需经采购部门、财务部门审核，大额付款需经主管领导审批。

1.10.3付款执行

财务部门应按审批意见执行付款，并定期核对供应商账款，避免重复付款。

1.11监督与审计

1.11.1内部监督

审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购价格的合理性、采购记录的完整性等。

1.11.2外部监督

企业应配合政府部门开展的采购监督活动，确保采购行为的合法性。

1.11.3问题整改

审计发现的问题，采购部门应制定整改措施，并跟踪落实，确保问题闭环管理。

1.12制度修订

本制度由采购部门负责解释，并根据实际情况定期修订，修订后的制度需经企业主管领导批准后实施。

二、

2.1采购组织架构与职责

企业设立采购部作为材料采购的归口管理部门，负责采购活动的整体规划、执行与监督。采购部内部划分为采购计划组、供应商管理组、采购执行组及采购结算组，各组职责明确，协同运作。采购计划组负责编制采购计划、审核采购需求；供应商管理组负责供应商开发、评估与关系维护；采购执行组负责询价、比价、合同签订、订单下达及到货跟踪；采购结算组负责付款申请、账款核对及付款执行。各采购人员需具备专业知识和职业道德，熟悉采购流程，遵守本制度规定。

2.2采购人员行为规范

采购人员应严格遵守国家法律法规及企业内部管理制度，不得利用职务之便谋取私利，不得接受供应商的贿赂或回扣。采购活动应坚持公平、公正、公开原则，不得偏袒特定供应商。采购人员需定期参加业务培训，提升专业能力，熟悉市场行情及行业动态。采购部负责人对部门人员的廉洁自律负总责，企业设立举报机制，鼓励员工举报违规行为。

2.3采购权限管理

企业根据采购金额大小设定不同级别的审批权限，小额采购由采购部负责人审批，中额采购需经主管领导审批，大额采购需经企业领导层会议审批。采购权限的设定应结合企业规模、采购类型及市场风险等因素，确保采购决策的科学性。采购人员需在权限范围内开展采购活动，超出权限的采购需按程序履行审批手续。

2.4采购信息系统管理

企业应建立采购信息系统，实现采购计划、供应商信息、询价报价、采购订单、到货验收、付款等全流程电子化管理。信息系统应具备数据统计分析功能，为采购决策提供支持。采购信息系统需设置访问权限，确保数据安全。采购部应定期对信息系统进行维护，确保系统稳定运行。

2.5采购保密管理

采购过程中的采购需求、供应商信息、报价数据、合同内容等均属企业商业秘密，采购人员需严格保密，不得泄露给无关人员。供应商信息应加密存储，防止泄露。采购部应定期对采购人员进行保密教育，提高保密意识。如发现泄密行为，企业将依法追究相关责任人的责任。

2.6采购流程标准化

企业应制定标准化的采购流程，明确各环节的操作规范，确保采购活动有序进行。采购流程包括采购需求提出、采购计划编制、供应商选择、询价比价、合同签订、订单下达、到货验收、入库、付款等环节，各环节需按规定执行，不得随意简化或变更。采购部应定期对采购流程进行评估，优化流程，提高效率。

2.7采购计划执行监控

采购计划经批准后，采购部应严格按照计划执行采购活动，不得随意变更。如遇市场变化或生产调整，需变更采购计划时，应按程序履行审批手续。采购部应定期监控采购计划执行情况，及时发现并解决执行过程中的问题。监控结果应定期向企业领导层汇报，为采购决策提供依据。

2.8采购质量保证措施

材料质量是生产经营的基础，企业应建立材料质量保证体系，确保采购材料符合质量要求。采购部应与质量部门紧密合作，明确材料质量标准，并在采购合同中约定质量条款。供应商应提供质量保证书，材料到货后需按标准进行验收。对不合格材料，应坚决退回，并追究供应商责任。采购部应定期对供应商质量表现进行评估，淘汰不合格供应商。

2.9采购成本控制

采购成本是企业成本的重要组成部分，企业应建立成本控制体系，降低采购成本。采购部应通过集中采购、批量采购、战略合作等方式，获取更优惠的价格。采购人员应熟悉市场行情，选择性价比最高的供应商。采购部应定期对采购成本进行分析，找出降低成本的途径。企业应鼓励采购人员提出成本控制建议，并对优秀建议给予奖励。

2.10采购风险控制

采购活动存在市场风险、价格风险、质量风险、供应风险等多种风险，企业应建立风险控制体系，防范风险。采购部应定期进行风险评估，识别潜在风险，并制定应对措施。例如，对关键材料，应选择多家供应商，避免供应中断；对市场价格波动较大的材料，可采取锁价或套期保值等措施。采购部应定期对风险控制措施进行评估，确保措施有效。

2.11采购绩效评估

企业应建立采购绩效评估体系，对采购活动进行定期评估。评估内容包括采购计划完成率、采购成本降低率、供应商满意度、采购风险控制等指标。评估结果作为采购人员绩效考核的依据，并用于优化采购管理。采购部应定期向企业领导层汇报评估结果，并提出改进建议。

2.12持续改进机制

采购管理是一个持续改进的过程，企业应建立持续改进机制，不断提升采购管理水平。采购部应定期对采购活动进行总结，找出不足，并制定改进措施。企业应鼓励员工提出改进建议，并对优秀建议给予奖励。采购部应关注行业动态，学习先进经验，不断优化采购管理。通过持续改进，企业将不断提升采购效率、降低采购成本、控制采购风险，为企业发展提供有力支持。

三、

3.1采购需求管理细则

各部门在日常运营中，如需采购材料，应首先评估现有库存是否满足需求。若库存不足或需采购新规格材料，须填写《采购需求申请单》，详细列明所需材料的名称、规格型号、预计数量、质量要求、计划使用日期及紧急程度。申请单需经部门负责人签字确认，并提交至采购部。采购部在收到申请单后，应与需求部门沟通，核实需求的真实性及合理性，必要时可要求提供使用说明或技术参数。对于临时性或紧急采购需求，需求部门需提供充分理由，并经主管领导批准后，方可优先处理。采购部应将审核后的需求纳入采购计划，确保采购活动有序进行。

3.2采购计划编制与审批

采购部根据各部门提交的采购需求申请单，结合库存情况、生产计划及市场行情，编制月度、季度及年度采购计划。月度采购计划需在每月初完成编制，季度计划在每季度初，年度计划在每年初。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、预算金额、预计到货时间、供应商建议等。采购计划编制完成后，需提交财务部门审核资金安排，技术部门审核技术规格的合理性，最后报企业主管领导审批。如遇特殊情况需调整采购计划，应重新履行审批程序。采购部应将批准后的采购计划分发至相关部门，并作为采购活动的依据。

3.3供应商选择与评估流程

供应商的选择是企业采购管理的核心环节，企业应建立供应商准入机制，确保供应商具备合法经营资格、稳定的生产能力、合格的产品质量及良好的信誉。采购部通过多种渠道开发潜在供应商，如行业展会、网络平台、同行推荐等，并对潜在供应商进行初步筛选。筛选合格的供应商，需提交《供应商资质审核表》，包括营业执照、生产许可证、质量体系认证、财务状况、过往业绩等文件。采购部联合质量部门、技术部门对供应商进行实地考察，评估其生产设备、技术水平、管理水平及质量控制能力。考察结束后，形成《供应商评估报告》，综合评估供应商的优劣，决定是否将其纳入合格供应商名录。合格供应商名录应定期更新，原则上每年更新一次，对表现不佳或不再符合条件的供应商，应予以淘汰。对于关键材料或重要采购项目，企业应优先选择多家合格供应商，以分散风险。

3.4询价与比价操作规范

采购部在确定采购需求及选定供应商后，应组织询价活动。询价方式应根据采购金额及材料重要性选择，小额采购可采用询价方式，大宗或高价值采购应采用招标或竞争性谈判方式。询价前，采购部应制定《询价通知书》，明确询价物资的名称、规格、数量、质量要求、询价时间、询价地点及参与询价供应商名单。询价通知书需提前发送至相关供应商，确保其有足够时间准备报价。询价当天，采购部组织召开询价会，邀请所有参与询价的供应商参加，并详细介绍采购需求及评标标准。供应商在规定时间内提交报价文件，采购部对报价文件进行审核，确保报价的完整性及合规性。审核无误后，组织相关人员对报价进行比价，比价内容包括价格、质量、交货期、付款条件、售后服务等，选择综合最优的供应商。比价过程应严格保密，避免泄露企业采购信息。比价结果形成《比价报告》，报主管领导审批。

3.5采购合同签订与管理

采购合同是企业与供应商之间的法律约束文件，具有极高的严肃性。采购部在确定供应商及比价结果后，应与供应商协商合同条款，包括采购物资的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同条款应明确具体，避免模糊不清或存在歧义。合同初稿完成后，需提交法务部门审核，确保合同条款的合法性及合规性。法务部门审核通过后，双方正式签订采购合同。签订合同后，采购部应将合同副本存档，并通知财务部门准备付款事宜。采购合同在履行过程中，如遇市场变化或不可抗力因素，需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订补充协议。补充协议需按原合同程序履行审批手续。采购部应定期对合同履行情况进行跟踪，确保供应商按合同约定供货，如遇违约情况，应及时采取措施，维护企业利益。对已到期的合同，应及时终止或续签。

四、

4.1采购订单生成与下达

采购合同签订后，采购部应根据合同内容及库存情况，生成《采购订单》。采购订单应包含采购物资的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、付款条件等关键信息。采购订单在生成后，需经过采购部内部审核，确保信息准确无误，特别是数量、价格、交货时间等关键条款。审核通过后，采购部将采购订单正式下发给供应商。采购订单的下达方式应根据采购金额及供应商距离选择，小额或就近采购可通过电话、邮件等方式下达，大宗或远程采购应采用快递或物流公司送达纸质订单。下达采购订单时，采购部应保留好发送凭证，如快递单、邮件发送记录等，以备查验。供应商在收到采购订单后，应核对订单信息，如有疑问应及时与采购部沟通，确认无误后方可安排生产或备货。采购部应建立采购订单跟踪系统，实时监控订单执行进度，确保供应商按计划生产及发货。如遇供应商无法按时交货，采购部应及时与供应商沟通，了解原因，并采取补救措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等。

4.2到货验收标准与程序

材料到货后，采购部应立即通知仓库及质量部门进行验收。验收工作应在材料到货后24小时内完成，特殊情况除外。验收标准以采购合同、技术规格及国家标准为准，确保材料的质量、数量、规格等符合要求。验收过程中，需仔细核对材料的名称、规格型号、数量、外观质量等，并检查随货同行的质量证明文件，如出厂检验报告、合格证等。对于需要现场安装或调试的设备，应由技术部门参与验收，确保其性能满足要求。验收过程中如发现数量短缺或多余，应立即与供应商沟通，并做好记录。如发现材料质量不合格，应立即隔离，并通知供应商现场处理，或退回供应商。验收合格后，验收人员需填写《到货验收单》，详细记录验收结果，并由采购部、仓库、质量部门及使用部门签字确认。验收单需一式三份，一份交供应商，一份交仓库，一份自留。验收不合格的材料，应坚决退回，并追究供应商责任。采购部应将验收结果录入采购信息系统，更新库存信息，并生成入库通知单，通知仓库办理入库手续。

4.3入库管理与库存控制

仓库在收到入库通知单后，应核对材料信息，确认无误后方可办理入库手续。入库过程中，需仔细核对材料的名称、规格型号、数量等，确保与入库通知单一致。入库完成后，仓库应更新库存系统，并填写《入库登记表》，详细记录入库时间、材料信息、数量、批次等。仓库应建立材料台账，实时记录材料的出入库情况，确保账实相符。库存材料应分类存放，设置明显的标识，避免混放或错放。仓库应采取必要的措施，如防火、防盗、防潮、防虫等，确保材料的安全。对于有保质期的材料，应优先使用先进先出法，避免材料过期。采购部应定期对库存材料进行盘点，核实库存数量，检查材料质量，并评估呆滞材料的处理方案。对呆滞材料，应定期评估，采取报废或促销措施，避免造成资金占用。库存数据应定期分析，为采购决策提供依据，优化库存结构，降低库存成本。

4.4付款申请与审批流程

采购部在验收合格后，应向供应商开具《发票确认单》，确认发票信息，并通知供应商开具正式发票。供应商在收到确认单后，应尽快开具发票，并送交企业财务部门。财务部门在收到发票后，应核对发票信息与采购订单、到货验收单是否一致，确认无误后，方可办理付款申请。付款申请需填写《付款申请单》，详细列明付款事由、供应商名称、发票号码、金额、付款方式等。付款申请单需经采购部、财务部门审核，大额付款需经主管领导审批。财务部门在收到批准后的付款申请单后，应准备付款凭证，并按约定方式支付供应商款项。支付方式应根据采购合同约定及供应商要求选择，如银行转账、支票、承兑汇票等。支付完成后，财务部门应将付款凭证归档，并通知采购部跟进款项到账情况。采购部应定期与供应商核对账款，确保无重复付款或遗漏付款。如遇供应商提出付款异议，应立即调查核实，并及时解决。付款过程中，财务部门应严格审核，确保资金安全，避免出现资金风险。

4.5采购退货与索赔管理

材料在使用过程中，如发现质量问题或数量短缺，使用部门应及时通知采购部，并说明原因。采购部在收到通知后，应立即到仓库核查情况，并安排人员现场确认。确认无误后，采购部应立即与供应商联系，要求其承担退货责任。退货过程中，需做好记录，并妥善处理退货事宜。对于因供应商责任造成的损失，企业有权向供应商索赔。索赔过程应收集相关证据，如合同、验收单、使用记录等，并形成索赔报告，报主管领导批准。索赔报告需明确索赔原因、依据、金额等，并附相关证据。供应商在收到索赔报告后，应予以回复，并提出处理方案。如双方无法达成一致，可寻求第三方调解或法律途径解决。采购部应定期对退货与索赔情况进行统计，分析原因，并采取措施，降低退货与索赔发生的概率。退货与索赔过程应严格按程序执行，确保企业权益得到保障。

五、

5.1采购过程监督与审计

为确保采购活动的合规性、合理性及有效性，企业应建立采购监督机制，对采购全过程进行监督。监督工作由审计部门牵头负责，定期或不定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否符合制度规定，采购行为是否公平公正，采购结果是否满足企业需求。审计内容应涵盖采购计划编制、供应商选择、询价比价、合同签订、订单执行、到货验收、入库、付款等各个环节。审计部门在开展审计时，应充分收集相关资料，如采购需求单、采购计划、供应商资料、询价记录、采购合同、验收单、入库单、付款凭证等，并访谈相关人员，了解实际情况。审计结束后，应形成审计报告，明确审计发现的问题，分析问题产生的原因，并提出整改建议。审计报告需报企业领导层审阅，并通报相关部门。被审计部门应根据审计报告，制定整改措施，并跟踪落实，确保问题得到有效解决。审计部门应定期对整改情况进行复核，确保整改到位。通过审计监督，企业可及时发现采购管理中存在的问题，并采取措施加以改进，提升采购管理水平。

5.2采购风险识别与应对

采购活动存在多种风险，如市场风险、价格风险、质量风险、供应风险、财务风险等，企业应建立风险管理体系，识别、评估及应对采购风险。采购部应定期进行风险评估，识别潜在的采购风险，并分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。针对不同类型的风险，企业应制定相应的应对策略。例如，对于市场风险，可采取签订长期采购合同、建立战略合作伙伴关系等方式，锁定采购价格或保证供应；对于质量风险，应加强供应商管理，选择质量可靠的供应商，并严格到货验收，确保材料质量；对于供应风险，应选择多家合格供应商，避免单一供应商依赖，并建立应急预案，确保供应稳定；对于财务风险，应加强付款管理，确保资金安全，避免资金链断裂。采购部应将风险应对措施纳入采购管理流程，并定期检查措施执行情况，确保措施有效。通过风险管理，企业可降低采购风险发生的概率，减少风险造成的损失，保障采购活动的顺利进行。

5.3采购信息化管理

随着信息技术的发展，企业应积极推进采购信息化建设，利用信息技术提升采购管理效率，降低采购成本，控制采购风险。企业应建立采购信息系统，实现采购计划、供应商管理、询价比价、采购订单、到货验收、付款等全流程电子化管理。采购信息系统应具备以下功能：采购需求管理、采购计划编制、供应商管理、询价比价、采购订单管理、到货验收管理、入库管理、付款管理、采购统计分析等。采购信息系统应与其他业务系统（如ERP、MES等）集成，实现数据共享，避免信息孤岛。采购信息系统应具备良好的用户界面和操作体验，方便采购人员使用。系统应具备数据备份和恢复功能，确保数据安全。采购部应加强对采购人员的系统培训，确保其能够熟练使用系统。通过信息化管理，企业可提高采购效率，降低采购成本，控制采购风险，提升采购管理水平。

5.4绿色采购与可持续发展

随着环保意识的提高，企业应积极推行绿色采购，选择环保材料、环保供应商，减少采购活动对环境的影响，实现可持续发展。绿色采购是企业社会责任的重要组成部分，也是企业提升竞争力的重要手段。企业应制定绿色采购政策，明确绿色采购的标准和要求，并在采购过程中严格执行。绿色采购的标准应包括材料的环保性能、供应商的环保资质、产品的能效等。采购部在开展采购活动时，应优先选择环保材料、环保供应商，并鼓励供应商采用环保技术和工艺，减少污染排放。企业应加强对供应商的环保评估，淘汰不环保的供应商。绿色采购不仅有利于环境保护，也有利于企业降低成本，提升品牌形象。采购部应定期对绿色采购情况进行总结，分析经验，找出不足，并采取措施，持续改进。通过绿色采购，企业可履行社会责任，实现可持续发展，提升企业竞争力。

六、

6.1制度培训与宣贯

制度的有效执行依赖于全体员工的了解和认同。企业应定期组织采购相关制度的培训，确保所有涉及采购活动的部门及人员熟悉制度内容，掌握操作流程。培训应由采购部负责组织实施，可邀请法务部门、财务部门及