消防安全管理档案制度

消防安全管理档案制度一、总则（一）目的为加强消防安全管理，规范消防安全管理档案的建立、使用和维护，有效记录和反映单位消防安全工作的开展情况，根据《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门、各岗位的消防安全管理档案工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实、准确地反映消防安全管理工作的实际情况，不得虚构、篡改信息。2.完整性原则：档案应涵盖消防安全管理的各个方面，包括消防安全基本情况、消防安全管理情况等，确保档案内容完整无缺。3.规范性原则：档案的建立、整理、保管和使用应遵循统一的规范和标准，保证档案的质量和规范性。4.保密性原则：对于涉及单位机密和敏感信息的档案，应严格按照保密制度进行管理，确保信息安全。二、档案管理职责（一）消防安全管理部门职责1.负责制定和完善消防安全管理档案制度，明确档案管理的流程和标准。2.组织各部门开展消防安全管理档案的建立和整理工作，对档案内容进行审核和指导。3.负责消防安全管理档案的集中保管和维护，定期对档案进行检查和清理，确保档案的安全和完整。4.为单位内部各部门提供档案查询和借阅服务，协助各部门利用档案开展消防安全管理工作。5.定期向单位消防安全责任人汇报档案管理工作情况，提出改进建议和措施。（二）各部门职责1.按照本制度的要求，负责本部门消防安全管理档案的建立和整理工作，确保档案内容真实、准确、完整。2.及时向消防安全管理部门报送本部门的消防安全管理信息和相关资料，配合消防安全管理部门做好档案的集中管理工作。3.妥善保管本部门的消防安全管理档案副本，以备本部门内部查阅和使用。4.根据工作需要，向消防安全管理部门申请查阅和借阅档案，严格遵守档案查阅和借阅制度。（三）档案管理人员职责1.负责消防安全管理档案的接收、登记、分类、编号、装订、存储等工作，确保档案的规范整理和妥善保管。2.按照档案管理制度的要求，严格执行档案的查阅、借阅、复制等审批程序，做好档案的保密工作。3.定期对档案进行检查和维护，发现档案损坏、丢失等情况及时报告并采取相应的措施进行处理。4.负责档案管理系统的日常维护和数据更新，确保档案信息的及时、准确和完整。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案内容与分类（一）消防安全基本情况档案1.单位基本概况（1）单位名称、地址、法定代表人或主要负责人姓名、联系电话等基本信息。（2）单位的性质、规模、经营范围、生产工艺等情况。（3）单位的平面布局图，包括建筑物的分布、消防设施的位置、疏散通道和安全出口的设置等。2.消防设施设备情况（1）消防设施设备的清单，包括火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、消火栓系统、灭火器、防排烟系统等的型号、数量、安装位置、购置时间等信息。（2）消防设施设备的维护保养记录，包括定期检查、测试、维修、更换等情况。（3）消防设施设备的检测报告，包括年度检测、专项检测等报告。3.消防安全管理制度（1）单位制定的消防安全管理制度，包括消防安全责任制、消防安全教育与培训制度、消防设施设备维护管理制度、用火用电安全管理制度、火灾隐患排查治理制度等。（2）消防安全操作规程，包括消防设施设备的操作规程、用火用电的操作规程等。4.消防组织与人员情况（1）单位的消防安全管理组织机构，包括消防安全责任人、消防安全管理人、专（兼）职消防管理人员等的名单和职责分工。（2）义务消防队的组建情况，包括队员名单、训练情况等。（3）员工的消防安全培训记录，包括培训时间、培训内容、培训人员等信息。（二）消防安全管理情况档案1.消防检查与巡查记录（1）日常消防检查和巡查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的问题及处理情况等。（2）定期消防安全检查记录，包括季度检查、年度检查等记录。（3）专项消防检查记录，如重大节日、重要活动前的消防安全检查记录。2.火灾隐患排查治理记录（1）火灾隐患排查记录，包括排查时间、排查人员、排查部位、发现的火灾隐患等信息。（2）火灾隐患整改记录，包括整改措施、整改期限、整改责任人、整改结果等信息。（3）重大火灾隐患的立案、报告、整改和销案记录。3.用火用电审批记录（1）用火用电审批表，包括用火用电的时间、地点、用途、审批人等信息。（2）动火作业的安全措施和监护记录。4.消防设施设备维修保养记录（1）消防设施设备的日常维护保养记录。（2）消防设施设备的故障维修记录，包括故障时间、故障原因、维修情况等信息。（3）消防设施设备的更换记录，包括更换时间、更换原因、更换部件等信息。5.火灾事故记录（1）火灾事故的基本情况，包括火灾发生的时间、地点、起火原因、火灾损失等信息。（2）火灾事故的调查处理报告，包括事故原因分析、事故责任认定、处理结果等信息。（3）火灾事故的教训总结和改进措施。四、档案建立与整理（一）档案建立1.各部门应在本制度发布后[具体时间]内，按照本制度的要求建立本部门的消防安全管理档案。2.新成立的部门或新开展的业务活动，应在成立或开展活动后的[具体时间]内建立相应的消防安全管理档案。3.档案建立应遵循分类清晰、内容完整、格式规范的原则，确保档案的质量和实用性。（二）档案整理1.档案整理应按照档案的内容和性质进行分类，分为消防安全基本情况档案和消防安全管理情况档案两大类。2.每类档案应按照时间顺序进行排列，同一时间的档案按照重要程度进行排序。3.档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，纸质档案应采用统一的档案盒进行存放，电子档案应采用专门的档案管理系统进行存储和管理。4.档案整理应做到装订整齐、编号规范、标识清晰，便于查阅和使用。五、档案保管与存储（一）保管要求1.消防安全管理档案应存放在专门的档案库房或档案柜中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，确保档案的消防安全。3.档案库房应定期进行清洁和通风，保持库房的干燥和整洁。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现档案损坏、丢失等情况及时报告并采取相应的措施进行处理。（二）存储期限1.消防安全基本情况档案应长期保存，作为单位消防安全管理的基础资料。2.消防安全管理情况档案的存储期限按照以下规定执行：（1）消防检查与巡查记录、火灾隐患排查治理记录、用火用电审批记录等档案应保存[具体年限]。（2）消防设施设备维修保养记录、火灾事故记录等档案应保存[具体年限]。（3）超过存储期限的档案，应按照档案销毁制度进行销毁。（三）电子档案存储1.电子档案应采用专门的档案管理系统进行存储和管理，系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能。2.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放，确保数据的安全和可靠性。3.电子档案的存储格式应采用通用的格式，如PDF、DOC等，便于查阅和使用。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.单位内部各部门因工作需要查阅消防安全管理档案，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，到消防安全管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得私自翻阅和带走档案。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、撕毁等，如有损坏应承担相应的责任。4.查阅档案的内容应严格按照申请的范围进行，不得超出申请范围查阅档案。（二）借阅规定1.单位内部各部门因工作需要借阅消防安全管理档案，应填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人和消防安全管理部门负责人批准后，到消防安全管理部门办理借阅手续。2.借阅档案的期限一般不得超过[具体天数]，如因工作需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅期满后，应及时归还档案，如发现档案损坏、丢失等情况，应承担相应的责任。七、档案销毁（一）销毁范围1.超过存储期限且无保存价值的档案。2.因单位合并、分立、撤销等原因不再需要保存的档案。3.经鉴定确无保存价值的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对档案进行清理和鉴定，提出需要销毁的档案清单。2.销毁档案清单应经消防安全管理部门负责人审核，报单位消防安全责任人批准。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁的安全和彻底。4.销毁档案后，应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的消防安全管理档案信息化系统，实现档案的电子化存储、检索、查询和共享。2.提高档案管理的效率和水平，减少人工操作和纸质档案的使用，降低管理成本。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建设内容1.档案管理系统建设（1）开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的电子化录入、分类、存储、检索、查询等功能。（2）建立档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化处理，存储到档案数据库中。（3）实现档案管理系统与单位其他信息系统的集成，如办公自动化系统、消防设施设备管理系统等，实现信息的共享和交换。2.档案数字化处理（1）对现有的纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的图像文件存储到档案数据库中。（2）对电子档案进行格式转换和数据清洗，确保电子档案的格式统一和数据质量。3.档案信息安全管理（1）建立档案信息安全管理制度，明确档案信息的访问权限和安全责任。（2）采用加密技术、访问控制技术等手段，确保档案信息的保密性和完整性。（3）定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。九、监督与考核（一）监督检查1.消防安全管理部门应定期对各部门的消防安全管理档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的建立、整理、保管、查阅、借阅、销毁等方面。2.监督检查应采用定期检查和不定期抽查相结合的方式，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.对违反本制度的行为，应按照单位的相关规定进行处理。（二）考核评价1.单位应将消防安全管理档案工