2026年工业水处理公司销售回款与合同履约管理制度

2026年工业水处理公司销售回款与合同履约管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司销售回款与合同履约全流程管理，明确合同履约标准和销售回款责任，保障公司与客户的合法权益，降低履约违约风险和回款逾期风险，提升资金周转效率和客户合作满意度，结合工业水处理行业产品（服务）特性（如设备交付周期长、服务履约环节多、回款周期受客户付款流程影响大等）及公司经营管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有工业水处理产品（药剂、设备）销售、技术服务合作相关的合同签订、履约执行、款项回收等环节，包括新签合同、续约合同、补充协议等各类合同文件。公司销售部、财务部、技术部、法务部、售后部及所有参与合同履约和回款催收的部门、人员均需遵守本制度。第三条管理原则合规履约原则：严格按照合同约定履行产品交付、技术服务、质保维保等义务，遵守《中华人民共和国民法典》中合同编相关规定，杜绝无故违约行为；回款优先原则：将销售回款纳入合同履约核心考核指标，确保回款进度与履约进度相匹配，避免出现“先履约后回款”导致的资金风险；风险可控原则：建立合同履约和回款风险预判机制，对高风险客户、大额合同提前制定风险防控方案，降低违约和逾期回款概率；权责明确原则：明确各部门在合同履约、回款跟踪、催收中的职责边界，避免推诿扯皮，确保每笔合同、每笔回款都有专人负责；客户共赢原则：在履约和回款管理中兼顾客户合理诉求，通过高效履约提升客户付款意愿，实现公司资金安全与客户满意度的双重保障。第四条职责分工销售部：负责合同签订前的客户资信评估，参与合同条款谈判（重点明确履约节点、回款周期、付款条件）；牵头执行合同履约计划，跟踪履约进度；负责销售回款的日常跟踪、提醒和催收，建立回款台账；及时反馈客户履约异议和回款逾期原因；财务部：负责审核合同回款条款的合理性，核算回款金额及到账情况；出具回款逾期预警通知，协助销售部开展回款催收；负责回款账务处理，核对履约保证金、质保金的收取与退还；技术部：负责按合同约定提供技术方案、设备安装调试、技术培训等履约服务，确保技术服务类履约内容符合合同标准；及时处理履约过程中的技术问题，避免因技术违约导致回款受阻；售后部：负责合同履约后的设备维保、水质检测等售后义务，保障履约全周期服务质量；协助销售部沟通客户回款事宜，通过优质售后提升客户付款积极性；法务部：负责审核合同条款的合规性，明确履约违约责任、回款催收法律依据；针对逾期回款客户出具律师函，协助处理合同履约纠纷和回款诉讼事宜；管理层：负责审批大额合同（金额≥[X]万元）的履约计划和回款方案；协调跨部门资源解决履约和回款中的重大问题；审批回款减免、延期等特殊申请；仓储/物流部（如有）：负责工业水处理设备、药剂的仓储、配送，确保按合同约定时间、地点完成产品交付，提供交付凭证作为回款依据。第二章合同履约管理第五条合同签订规范资信评估：签订合同前，销售部需对客户进行资信评估，包括客户经营状况、付款记录、行业口碑等，高风险客户需要求提供履约保证金（金额不低于合同总额的[X]%）或担保人；条款明确：合同中需清晰约定履约节点（如设备交付时间、技术服务启动时间、水质达标验收时间）、各节点对应的履约标准（如设备参数、水质检测指标）、履约异议处理方式；同时明确回款周期（如预付款比例、进度款节点、尾款支付时间）、逾期付款违约金（按日利率[X]‰计算）；合规审核：所有合同需经法务部审核条款合规性，财务部审核回款条款合理性，审核通过后方可签订；严禁销售人员私自签订“口头合同”或修改合同履约、回款条款。第六条履约准备履约计划制定：合同签订后3个工作日内，销售部联合技术部、售后部制定《合同履约计划表》，明确各履约节点的责任人、完成时限、交付标准，报部门负责人审批；资源调配：技术部根据履约计划提前调配技术人员、设备配件等资源，仓储部提前备货，确保履约资源能按时到位；客户沟通：销售部提前与客户确认履约对接人、交付地点、验收标准等信息，避免因沟通不畅导致履约延误。第七条履约执行产品交付履约：针对药剂、设备类产品，仓储/物流部需按合同约定时间完成配送，交付时要求客户签署《产品交付确认单》，作为履约完成和回款的凭证；严禁无交付凭证提前申请回款；技术服务履约：技术部需按合同约定完成设备安装调试、水质处理方案落地、技术培训等服务，服务完成后要求客户签署《技术服务验收单》；验收不合格的，需在[X]个工作日内整改，直至符合合同标准；履约进度跟踪：销售部每日更新《合同履约台账》，记录各节点履约完成情况；对逾期未履约的环节，需在24小时内分析原因，制定整改措施，并告知客户；履约异议处理：客户提出履约异议后，销售部需在[X]个工作日内联合相关部门核实异议情况；属于公司责任的，立即制定整改方案并告知客户；属于客户无理异议的，需出具书面说明，明确异议不成立的依据，避免以此为由拖延回款。第八条履约变更变更申请：因客户需求调整或公司履约能力变化需变更履约条款的，需由销售部填写《合同履约变更申请表》，说明变更原因、变更内容、对回款的影响，经客户确认后，报法务部、财务部审核，管理层审批；变更执行：履约变更获批后，需签订《合同补充协议》明确变更后的履约节点、回款条款；销售部需重新制定履约计划，确保变更后履约与回款仍保持匹配；变更备案：所有履约变更资料需由销售部归档，财务部同步更新回款台账，确保变更信息全部门同步。第九条履约验收验收启动：履约内容全部完成后，销售部向客户提交《履约验收申请》，明确验收时间、标准、流程；验收执行：由销售部、技术部联合客户开展验收，验收内容包括产品质量、服务效果、交付凭证等；验收合格的，客户签署《合同履约验收合格单》，作为尾款、质保金回款的核心依据；验收不合格的，明确整改期限和整改要求，整改后重新验收；验收归档：验收完成后，销售部将验收单据提交财务部备案，作为回款核算的凭证。第三章销售回款管理第十条回款计划制定回款计划同步：销售部在制定《合同履约计划表》时，同步制定《销售回款计划表》，明确预付款、进度款、尾款、质保金的回款金额、到账时间、责任人；计划审核：《销售回款计划表》需经财务部审核回款金额准确性，报销售部负责人审批后执行；大额合同的回款计划需报管理层审批；计划调整：因履约变更、客户付款流程调整等原因需调整回款计划的，销售部需填写《回款计划调整申请表》，经财务部审核、管理层审批后生效。第十一条回款跟踪日常跟踪：销售部回款责任人需每日查看回款台账，确认应回款金额是否到账；在回款到期前3个工作日，通过电话、邮件等方式提醒客户付款；到账确认：财务部收到回款后1个工作日内，需告知销售部对应回款的合同编号、金额，销售部及时更新回款台账；进度匹配：销售部需确保回款进度与履约进度匹配，如预付款未到账的，不得启动设备交付、技术服务等核心履约环节；进度款未到账的，暂停后续履约内容。第十二条回款催收逾期预警：财务部在回款逾期1个工作日内，向销售部出具《回款逾期预警单》，明确逾期金额、逾期天数、对应合同；分级催收：轻度逾期（1-7天）：由销售回款责任人通过电话、微信等方式友好催收，了解逾期原因，记录催收情况；中度逾期（8-30天）：由销售部负责人牵头催收，与客户对接人（财务/采购负责人）沟通，制定逾期回款支付计划，签订《回款承诺书》；重度逾期（31天及以上）：由管理层介入沟通，法务部出具《律师函》，如仍未回款，启动诉讼、仲裁等法律催收程序；催收记录：所有催收沟通内容需记录在《回款催收台账》中，包括沟通时间、对象、内容、客户承诺付款时间等，作为后续追责和法律维权的依据。第十三条特殊回款处理回款延期：客户因经营困难申请回款延期的，需提交书面申请，说明延期原因、延期期限（最长不超过[X]天）、还款计划；销售部核实情况后，报财务部审核、管理层审批；延期回款需加收逾期违约金（按合同约定利率执行）；回款减免：因公司履约瑕疵需减免部分回款的，销售部需提交《回款减免申请表》，说明减免原因、金额，经技术部、售后部核实履约问题，财务部核算损失，管理层审批后方可执行；减免金额单次不得超过合同总额的[X]%；以物抵债：针对无力支付现金的逾期回款客户，如需以物抵债，需由法务部评估抵债物价值，财务部审核抵债方案，管理层审批后执行；抵债物需优先选择易变现、价值稳定的资产。第十四条回款核算到账核算：财务部需逐笔核对回款到账金额，区分预付款、进度款、尾款、质保金，确保账务处理准确；保证金管理：履约保证金在合同全部履约完成后，经客户确认无违约行为，财务部按合同约定退还；质保金在质保期（通常为[X]个月）届满后，无质量问题的，及时退还客户；回款统计：财务部每月出具《销售回款统计报告》，统计回款率、逾期回款率、大额回款到账情况，上报管理层。第四章风险防控第十五条履约风险防控客户筛选：建立客户分级体系，按资信等级将客户分为A（低风险）、B（中风险）、C（高风险）三级，对C级客户限制大额合同签订，要求提高预付款比例（不低于合同总额的[X]%）；履约监控：对金额≥[X]万元的合同，销售部每周向管理层汇报履约进度，技术部每月提交履约技术评估报告，及时发现履约偏差；应急处理：针对履约过程中的突发问题（如设备故障、技术方案调整），技术部需在[X]小时内制定应急方案，避免履约中断导致客户拒付回款。第十六条回款风险防控回款担保：对大额合同、高风险客户，要求客户提供银行保函、第三方担保等回款担保措施，降低回款逾期风险；逾期预警：财务部建立回款逾期预警系统，对即将到期的回款提前7天预警，对逾期回款按天统计罚息，提醒销售部催收；坏账计提：对逾期超过[X]天且无回款希望的款项，财务部按公司财务制度计提坏账准备，销售部需持续跟进，一旦有回款可能立即催收。第五章监督考核与责任追究第十七条监督机制日常监督：管理层每月抽查《合同履约台账》《回款台账》，核查履约进度和回款到账情况，对未按计划执行的部门进行督促；专项审计：审计部每季度开展一次销售回款与合同履约专项审计，核查履约合规性、回款真实性、催收有效性，出具审计意见；客户回访：市场部每季度抽取[X]%的已履约客户进行回访，了解履约满意度和回款沟通情况，反馈至销售部优化管理方式。第十八条考核标准履约达标率：合同履约节点按时完成率≥95%为合格，≥98%为优秀，低于90%为不合格；未达标部分每逾期1天，扣减销售部责任人绩效考核分[X]分；回款率：月度销售回款率（实际到账金额/应回款金额）≥90%为合格，≥95%为优秀，低于85%为不合格；回款率每降低1%，扣减销售团队绩效考核分[X]分；逾期回款率：月度逾期回款率（逾期金额/总应回款金额）≤5%为合格，超过10%为不合格；逾期回款率每超1%，扣减销售部负责人绩效考核分[X]分；客户投诉率：因履约问题导致的客户投诉率≤2%为合格，出现重大投诉（如行业曝光、法律诉讼）直接判定为不合格。第十九条责任追究轻微责任：因履约细节疏漏、回款提醒不及时导致轻微逾期（1-7天）的，给予责任人警告，责令限期整改；一般责任：因履约违约、回款催收不力导致中度逾期（8-30天）的，给予责任人通报批评，扣减当月绩效奖金[X]%，相关部门负责人承担管理责任；重大责任：因严重履约违约、回款管理失职导致重度逾期（31天及以上）或坏账损失的，给予责任人降职、扣减季度绩效奖金，情节严重的解除劳动合同；追究部门负责人领导责任，扣减年度绩效奖金[X]%；免责情形：因客户经营破产、不可抗力（如自然灾害、政策调整）导致的回款逾期或履约受阻，经管理层审批后，可免除相关人员责任。第六章附则第二十条制度修订本制度根据国家法律法规更新、行业市场变化或公司经营管理需求适时修订，修订工作由销售部牵头，征求