档案馆馆务会会议制度

档案馆馆务会会议制度一、档案馆馆务会会议制度

档案馆馆务会是档案馆的决策机构，负责研究和决定档案馆的重要事务，确保档案馆工作的科学化、规范化和高效化。为规范馆务会会议的运作，提高会议质量，特制定本制度。

（一）会议组织

1.馆务会由档案馆馆长、副馆长、各部门负责人及馆务委员组成。馆务委员由各部门推选产生，经馆务会选举产生，每届任期三年，可连选连任。

2.馆务会设会议召集人一名，由馆长担任。会议召集人负责召集、主持馆务会会议，并对会议议题进行初步审核。

3.馆务会会议分为定期会议和临时会议。定期会议每季度召开一次，临时会议根据工作需要随时召开。

4.馆务会会议的召开需提前一周发布会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。会议通知需经馆长审核同意后印发。

（二）会议准备

1.会议议题由各部门负责人或馆务委员提出，经会议召集人审核后列入会议议程。各部门需在会议召开前三天提交议题相关材料，包括背景说明、方案草案、可行性分析等。

2.会议召集人负责审核议题材料，确保议题的必要性和可行性。对不符合要求的议题材料，会议召集人有权要求相关部门补充或修改。

3.会议筹备组负责会议的场地布置、设备调试、文件分发等工作。筹备组需在会议召开前一天完成所有准备工作，并向会议召集人报告。

（三）会议程序

1.馆务会会议由会议召集人主持，主持人负责宣布会议开始、介绍参会人员、审核会议议程等。

2.议题讨论按照议程顺序进行。各部门负责人或馆务委员依次汇报议题相关情况，其他参会人员可进行补充或提出意见。

3.讨论过程中，参会人员需围绕议题进行理性分析，提出建设性意见和建议。主持人需控制会议节奏，确保讨论有序进行。

4.议题讨论完毕后，由会议召集人进行总结发言，对议题进行最终确认。如需进一步讨论或研究，可决定召开专题会议。

（四）会议决议

1.馆务会会议决议需经参会人员过半数通过。决议内容包括会议决定事项、责任人、完成时限等。

2.会议决议形成后，由会议记录员整理成会议纪要，经会议召集人审核签字后印发至相关部门。各部门需根据会议纪要落实决议内容，并按时汇报落实情况。

3.对未通过议题，会议召集人可要求相关部门重新研究后再次提交会议讨论。

（五）会议纪律

1.参会人员需按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。如确有特殊情况不能参会，需提前向会议召集人请假。

2.参会人员需遵守会议纪律，不得随意打断他人发言，不得进行与会议无关的活动。

3.会议讨论内容属内部信息，参会人员需保守秘密，不得外泄。对违反保密规定的行为，将依法依规进行处理。

（六）会议记录与归档

1.会议记录员负责记录会议的全部过程，包括参会人员、发言内容、讨论情况、会议决议等。

2.会议记录需详细、准确、完整，经会议召集人审核签字后存档。会议记录作为档案馆重要档案进行管理，不得涂改、伪造。

3.会议记录员需定期整理会议记录，形成会议纪要，并按档案管理要求进行归档。档案管理部门负责对会议记录进行保管，确保档案安全。

二、档案馆馆务会会议制度

（一）会议议题的提出与审核

1.档案馆各部门在日常工作中，如遇重大决策事项、重要工作安排、突发事件处理等，需提交馆务会会议讨论决定时，应由部门负责人向会议筹备组提交议题申请。

2.议题申请应包括议题名称、背景说明、具体内容、预期目标、实施方案、责任部门、完成时限等详细信息。部门负责人需对议题的必要性和可行性进行充分论证，并提供相关支撑材料。

3.会议筹备组收到议题申请后，需对议题进行初步审核，确保议题符合馆务会会议的讨论范围。对不符合要求的议题，筹备组有权要求部门负责人补充或修改。

4.议题审核通过后，由会议筹备组将议题列入会议议程，并通知相关部门做好会议准备。议题材料需在会议召开前三天送达参会人员，确保参会人员有足够时间了解议题内容。

（二）会议材料的准备与分发

1.各部门需根据会议议程，准备议题相关材料，包括背景报告、方案草案、数据统计、案例分析等。材料内容应真实、准确、完整，能够充分支撑议题讨论。

2.会议筹备组负责对各部门提交的材料进行统一整理和审核，确保材料的质量和规范性。对不符合要求的材料，筹备组有权要求部门负责人补充或修改。

3.材料审核通过后，由会议筹备组将材料打印成册，并按参会人员名单进行分发。分发工作需在会议召开前一天完成，确保每位参会人员都能及时收到会议材料。

4.参会人员收到会议材料后，需认真阅读并做好会议发言准备。材料中的数据和图表应重点理解，确保在会议讨论时能够准确引用和解释。

（三）会议通知的发布与确认

1.会议筹备组根据会议议程，制定会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员、会议要求等。会议通知需经会议召集人审核签字后发布。

2.会议通知通过内部邮件、公告栏、微信群等多种渠道发布，确保所有参会人员都能及时收到通知。发布时间需提前一周，给参会人员留出充足的准备时间。

3.会议筹备组在会议召开前一天，对参会人员进行确认，确保每位参会人员都能按时参加会议。对无法参会的人员，需了解其请假原因，并根据情况安排其他人员代为参会。

4.参会人员收到会议通知后，需及时回复确认参会情况。如需调整参会时间或地点，需提前向会议筹备组提出申请，由会议召集人进行协调安排。

（四）会议的签到与记录

1.会议召开当天，由会议筹备组负责会议签到工作。签到人员需核对了参会人员的身份，并记录其签到情况。

2.会议记录员负责会议的全程记录，包括参会人员、发言内容、讨论情况、会议决议等。记录员需使用规范的记录方法，确保记录的准确性和完整性。

3.会议记录员需集中注意力，准确记录每位参会人员的发言内容，特别是会议决议等重要信息。记录过程中不得进行与会议无关的活动，确保记录的质量。

4.会议结束后，会议记录员需整理会议记录，形成会议纪要，并经会议召集人审核签字后印发至相关部门。会议纪要需作为档案馆重要档案进行管理，确保档案安全。

（五）会议的主持与调控

1.馆务会会议由会议召集人主持，主持人负责宣布会议开始、介绍参会人员、审核会议议程、控制会议节奏等。

2.主持人需在会议开始时，对参会人员进行简要说明，强调会议的重要性和纪律要求。同时，介绍会议议程，明确各议题的讨论顺序。

3.主持人需在讨论过程中，控制会议节奏，确保议题讨论有序进行。对超出议题范围的发言，主持人有权进行引导，将讨论拉回正轨。

4.主持人需对会议进行总结，对议题进行最终确认。如需进一步讨论或研究，可决定召开专题会议，并明确专题会议的议题和参会人员。

（六）会议的讨论与发言

1.议题讨论按照议程顺序进行。各部门负责人或馆务委员依次汇报议题相关情况，其他参会人员可进行补充或提出意见。

2.参会人员需围绕议题进行理性分析，提出建设性意见和建议。发言内容应真实、客观、具有可行性，不得进行空谈或泛泛而谈。

3.讨论过程中，参会人员需尊重他人发言，不得随意打断或打断他人发言。如需回应或补充，需在他人发言结束后举手示意，经主持人同意后方可发言。

4.讨论过程中，主持人需注意观察参会人员的发言情况，对重点发言进行记录，并引导讨论向纵深发展。对争议较大的议题，主持人需进行协调，寻求共识。

三、档案馆馆务会会议制度

（一）会议决议的形成与确认

1.馆务会会议对议题进行充分讨论后，由会议召集人引导参会人员对议题进行表决。表决方式可采用举手或无记名投票等形式，具体方式由会议召集人根据议题的重要性及情况确定。

2.议题表决需经参会人员过半数通过方为有效。对于涉及档案馆重大事项的决议，如年度工作计划、财务预算、机构设置等，要求参会人员三分之二以上通过。

3.表决结果由会议记录员当场公布，并记录在会议记录中。会议决议形成后，由会议召集人进行总结，确认决议内容，并明确责任部门、完成时限等关键信息。

4.对未通过议题，会议召集人可要求相关部门重新研究后再次提交会议讨论。相关部门需根据会议讨论意见，对议题进行修改完善，并再次提交会议审议。

（二）会议决议的执行与监督

1.会议决议形成后，由责任部门根据决议内容制定具体实施方案，并组织实施。实施方案需明确工作步骤、责任人、时间节点等，确保决议内容得到有效落实。

2.责任部门需定期向馆务会汇报决议执行情况，包括工作进展、遇到的问题及解决方案等。汇报形式可采用书面报告、会议汇报等方式，具体方式由责任部门根据决议内容确定。

3.馆务会设立监督小组，负责对会议决议的执行情况进行监督。监督小组由馆务会成员组成，定期对决议执行情况进行检查，确保决议得到有效落实。

4.对执行不力的部门，监督小组有权要求其进行解释说明，并督促其加快工作进度。如部门连续两次未按要求执行决议，监督小组可向馆务会提出处理建议，由馆务会研究决定。

（三）会议决议的变更与调整

1.馆务会会议决议在执行过程中，如遇特殊情况需要变更或调整，责任部门需向馆务会提交书面报告，说明变更或调整的原因及方案。

2.馆务会收到变更或调整申请后，需进行审议，确认变更或调整的必要性和可行性。对符合要求的申请，馆务会可进行相应调整，并形成新的会议决议。

3.对不符合要求的申请，馆务会可要求责任部门进行补充说明或修改方案，并再次进行审议。如多次审议仍未通过，馆务会可不进行变更或调整，并要求责任部门继续按原决议执行。

4.会议决议变更或调整后，由会议记录员整理成新的会议纪要，并印发至相关部门。相关部门需根据新的会议纪要，调整工作计划，确保决议得到有效落实。

（四）会议决议的备案与归档

1.馆务会会议决议形成后，由会议记录员整理成会议纪要，经会议召集人审核签字后，报送档案馆档案管理部门进行备案。

2.档案管理部门需对会议决议进行编号、登记，并按档案管理要求进行归档。会议决议作为档案馆重要档案进行管理，确保档案安全。

3.档案管理部门需定期对会议决议进行整理和分类，方便相关部门查阅。同时，需对会议决议进行保密管理，确保会议决议内容不被泄露。

4.对已归档的会议决议，如需查阅或复制，需经馆务会同意后，由档案管理部门进行提供。档案管理部门需做好查阅记录，确保档案安全。

四、档案馆馆务会会议制度

（一）会议纪律的遵守与维护

1.馆务会会议是档案馆重要的决策场所，所有参会人员需严格遵守会议纪律，确保会议秩序和效率。会议纪律包括按时参会、认真听讲、积极发言、遵守议事规则等。

2.参会人员需按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。如确有特殊情况不能参会，需提前向会议召集人请假，并安排其他人员代为参会。对无正当理由缺席会议的人员，馆务会可进行通报批评。

3.参会人员需认真听讲，不得进行与会议无关的活动。如打电话、玩手机、交头接耳等。保持会场安静，营造良好的会议氛围。

4.参会人员需积极发言，围绕议题进行理性分析，提出建设性意见和建议。发言内容应简明扼要，重点突出，避免冗长和空谈。

5.参会人员需遵守议事规则，按照会议议程顺序进行讨论。不得随意打断他人发言，不得进行人身攻击或情绪化表达。保持文明礼貌，尊重他人发言。

6.会议记录员需认真记录会议过程，确保记录的准确性和完整性。对违反会议纪律的行为，会议记录员需进行记录，并在会议结束后向会议召集人报告。

（二）会议保密的要求与执行

1.馆务会会议讨论的内容涉及档案馆内部工作秘密，所有参会人员需严格遵守保密规定，不得外泄。对违反保密规定的行为，将依法依规进行处理。

2.会议通知、会议材料、会议记录等涉及会议秘密的文件，需进行编号、登记，并按档案管理要求进行保管。不得随意复印、传播或外借。

3.参会人员需妥善保管会议文件，会议结束后及时归还。对个人持有的会议文件，需妥善保管，不得遗失或损坏。

4.参会人员需对会议讨论内容保密，不得以任何形式向外界透露。如需对外发布相关信息，需经馆务会同意后，由档案馆指定部门进行发布。

5.馆务会对会议秘密进行监督，对违反保密规定的人员，可进行通报批评或纪律处分。情节严重的，可依法依规进行处理。

6.档案馆档案管理部门负责对会议秘密进行管理，确保会议秘密安全。对涉密文件进行加密存储，并限制访问权限。

（三）会议批评与自我批评的开展

1.馆务会会议是开展批评与自我批评的重要平台，所有参会人员需积极参与，勇于开展批评与自我批评，促进档案馆工作不断改进和提高。

2.批评与自我批评需实事求是，以工作为出发点，以改进工作为目的。不得进行人身攻击或情绪化表达，不得借机打击报复。

3.馆长作为会议召集人，需带头开展批评与自我批评，主动查找自身不足，并提出改进措施。其他参会人员需积极参与，对馆长和其他同事提出批评意见。

4.批评意见需具体明确，指出问题所在，并提出改进建议。被批评人员需虚心接受批评意见，认真反思自身不足，并提出改进措施。

5.馆务会需对批评与自我批评情况进行总结，对提出的问题进行梳理，并制定整改措施。整改措施需明确责任人、完成时限等，确保整改工作落到实处。

6.馆务会对整改情况进行跟踪，对整改不力的部门或个人，可进行通报批评或纪律处分。确保批评与自我批评取得实效，促进档案馆工作不断改进和提高。

（四）会议档案的管理与利用

1.馆务会会议档案是档案馆重要档案之一，档案管理部门负责对会议档案进行收集、整理、保管和利用。确保会议档案的完整性、安全性和有效性。

2.会议档案包括会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要等。档案管理部门需对会议档案进行编号、登记，并按档案管理要求进行归档。

3.会议档案需进行分类保管，方便相关部门查阅。对涉密会议档案，需进行加密存储，并限制访问权限。

4.参会人员需妥善保管个人持有的会议文件，会议结束后及时归还。对个人持有的会议文件，需妥善保管，不得遗失或损坏。

5.档案管理部门需定期对会议档案进行检查，确保档案安全。对破损或老化的会议档案，需进行修复或复制。

6.对已归档的会议档案，如需查阅或复制，需经馆务会同意后，由档案管理部门进行提供。档案管理部门需做好查阅记录，确保档案安全。

五、档案馆馆务会会议制度

（一）会议效果的评估与改进

1.馆务会会议结束后，会议召集人需组织参会人员对会议效果进行评估，总结会议的优缺点，并提出改进意见。评估内容包括会议议题的设置、会议程序的安排、会议讨论的质量、会议决议的落实等。

2.评估结果由会议记录员整理成书面报告，并报送馆务会。馆务会需对评估报告进行讨论，确认评估结果，并提出改进措施。

3.针对会议效果评估中发现的问题，馆务会需制定改进方案，并明确责任部门和完成时限。责任部门需根据改进方案，调整工作计划，确保改进措施落到实处。

4.馆务会定期对会议效果进行评估，并形成评估报告。通过持续评估和改进，不断提高会议质量和效率，确保会议更好地服务于档案馆工作。

5.评估过程中，参会人员需积极参与，提出建设性意见和建议。评估结果需客观公正，真实反映会议情况。

6.馆务会对评估结果进行保密，不得泄露给无关人员。评估结果仅用于改进会议工作，不得用于其他用途。

（二）会议制度的修订与完善

1.档案馆馆务会会议制度是档案馆工作的重要制度之一，需根据实际情况进行修订和完善。馆务会每年需对会议制度进行一次全面评估，确认是否需要进行修订。

2.修订会议制度需广泛征求参会人员的意见，确保修订后的制度符合实际情况，能够有效指导会议工作。

3.修订后的会议制度需经馆务会讨论通过，并形成书面文件。会议制度文件需经馆长审核签字后，印发至相关部门。

4.新的会议制度生效后，原会议制度即行废止。各部门需按照新的会议制度开展会议工作，确保会议工作规范有序。

5.馆务会对会议制度的修订情况进行记录，并归档保存。通过持续修订和完善，不断提高会议制度的科学性和规范性。

6.修订会议制度需注重实用性和可操作性，避免空泛和堆砌。确保修订后的制度能够有效指导会议工作，提高会议质量和效率。

（三）会议信息化建设与应用

1.随着信息化时代的到来，档案馆需积极推进会议信息化建设，提高会议工作的效率和水平。馆务会会议信息化建设包括会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要等环节的信息化。

2.会议通知可通过内部邮件、公告栏、微信群等多种渠道发布，并支持在线报名和确认。会议筹备组需利用信息化手段，提高会议通知的效率和准确性。

3.会议材料可通过在线平台进行上传和下载，方便参会人员提前阅读和准备。会议记录员可利用信息化手段，提高会议记录的效率和准确性。

4.会议纪要可通过在线平台进行发布和查阅，方便相关部门了解会议内容和决议。馆务会可利用信息化手段，提高会议纪要的管理和利用效率。

5.馆务会需加强对信息化建设的投入，引进先进的信息化设备和软件，提高会议信息化建设的水平。同时，加强对参会人员的信息化培训，提高其信息化素养。

6.馆务会对会议信息化建设情况进行监督，确保信息化建设取得实效。通过信息化建设，不断提高会议工作的效率和水平，更好地服务于档案馆工作。

（四）会议经验的总结与推广

1.馆务会会议是档案馆工作的重要经验来源，需对会议经验进行及时总结和推广，不断提高档案馆工作的水平。

2.馆务会定期对会议经验进行总结，形成会议经验总结报告。总结报告包括会议的成功经验、存在的问题、改进措施等。

3.馆务会可组织参会人员对会议经验进行交流，分享会议经验，促进相互学习，共同提高。

4.馆务会将会议经验总结报告印发至相关部门，供其参考和学习。同时，可将优秀的会议经验进行推广，供其他档案馆参考。

5.馆务会对会议经验的推广情况进行跟踪，确保会议经验得到有效应用。通过会议经验的总结和推广，不断提高档案馆工作的水平。

6.馆务会将会议经验进行归档保存，作为档案馆工作的重要资料。通过持续总结和推广会议经验，不断提高档案馆工作的质量和效率。

六、档案馆馆务会会议制度

（一）会议制度的监督与检查

1.为确保档案馆馆务会会议制度的有效执行，需建立监督与检查机制。由馆务会指定专门人员或小组，负责对会议制度的执行情况进行监督和检查。

2.监督与检查内容包括会议的召开情况、议题的落实情况、决议的执行情况等。监督与检查人员需定期对会议制度执行情况进行检查，并形成检查报告。

3.检查报告需真实反映会议制度执行情况，包括存在的问题、原因分析、改进建议等。监督与检查人员需向馆务会汇报检查结果，并提出处理建议。

4.馆务会需对检查报告进行讨论，确认检查结果，并提出处理意见。对存在的问题，需制定整改措施，并明确责任部门和完成时限。

5.馆务会对整改情况进行跟踪，对整改不力的部门或个人，可进行通报批评或纪律处分。确保会议制度得到有效执行，促进档案馆工作不断改进和提高。

6.监督与