建筑项目材料采购管理办法

建筑项目材料采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范建筑项目材料采购行为，降低采购成本，保证材料质量，确保项目顺利实施，提高项目经济效益和社会效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有新建、扩建、改建等建筑工程项目的材料采购管理活动。凡参与项目材料采购的部门、人员及相关业务，均须遵守本办法。第三条基本原则材料采购管理应遵循以下原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购过程合法合规。2.质量优先原则：在满足成本控制要求的前提下，确保采购材料的质量符合项目设计及相关标准规范。3.成本效益原则：通过科学规划、比价择优、集中采购等方式，力求以最合理的成本获取最优的材料和服务。4.效率原则：优化采购流程，缩短采购周期，保障项目施工进度对材料的需求。5.廉洁诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持诚信合作关系，杜绝不正当交易。第二章组织机构与职责第四条组织机构公司层面可根据规模设立采购管理部门或指定相关职能部门（如物资部、合约部）负责统筹协调全公司项目材料采购管理工作。项目部应设立相应的材料管理岗位或指定专人负责本项目的材料采购具体实施。第五条公司采购管理部门职责1.制定和完善公司材料采购管理相关制度、流程和标准。2.负责公司级战略供应商的寻源、评估、选择与管理。3.组织实施公司集中采购范围内的材料采购工作。4.指导、监督和检查项目部的材料采购管理工作。5.负责采购合同的标准化管理及重大采购合同的审核。6.收集、分析和发布主要材料市场价格信息。7.组织采购人员的业务培训和职业道德教育。第六条项目部职责1.根据项目施工组织设计和施工进度计划，编制项目材料需求计划和采购计划。2.负责项目自行采购范围内材料的市场调研、供应商寻源、询价、比价、采购合同签订与履行。3.负责进场材料的验收、保管、发放及使用过程中的跟踪管理。4.负责项目供应商的日常管理、信息收集与评价。5.及时上报材料采购过程中的问题、价格信息及相关数据。6.参与公司组织的集中采购活动，配合提供相关需求信息。第三章采购计划管理第七条采购计划编制依据项目材料采购计划的编制应以经审批的项目施工图纸、施工组织设计、施工进度计划、工程量清单以及公司相关成本控制目标为主要依据。第八条采购计划主要内容采购计划应明确材料名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、计划进场时间、供货周期、预算单价、预算金额、采购方式、负责部门及人员等。第九条采购计划审批流程项目材料采购计划由项目部材料管理人员或预算人员编制，经项目经理审核后，按权限报公司相关管理部门审批。对于大额或重要材料的采购计划，需报请公司分管领导审批。审批通过的采购计划作为材料采购的依据。第十条采购计划调整因设计变更、施工进度调整等原因导致材料需求发生变化时，项目部应及时对采购计划进行调整，并按原审批流程报批。第四章供应商管理第十一条供应商准入公司及项目部应建立供应商准入制度。供应商应具备合法的经营资格、相应的生产或供应能力、良好的商业信誉和财务状况、必要的质量保证体系和售后服务能力。对于重要材料的供应商，还应进行实地考察。第十二条供应商信息库建立与维护公司采购管理部门负责建立和维护公司级供应商信息库，项目部负责收集和上报项目合作供应商信息。供应商信息应包括基本信息、资质文件、产品目录、业绩、信誉评价等。第十三条供应商评价与动态管理建立供应商评价机制，从质量、价格、交货期、售后服务、合作配合度等方面对供应商进行定期或不定期评价。评价结果作为后续合作及供应商分级、淘汰的重要依据。对表现优秀的供应商可建立长期合作关系，对不合格供应商应及时清退出供应商库。第五章采购实施与合同管理第十四条采购方式选择根据采购材料的特性、金额、市场竞争程度及公司相关规定，合理选择采购方式，主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于达到国家或公司规定招标标准的材料，必须采用招标方式采购。第十五条采购询价与比价对于非招标采购的材料，应向至少三家及以上合格供应商进行询价。询价应明确材料规格、质量、数量、交货期、付款方式等要求。收到报价后，应从价格、质量、信誉、服务等多方面进行综合比价分析，择优确定供应商。第十六条合同签订采购合同是明确供需双方权利义务的重要依据，必须规范签订。合同内容应包括：材料名称、规格型号、数量、质量标准、价款、履行期限、交货地点、运输方式、验收标准与方法、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同签订前应履行必要的审核程序。第十七条合同履行采购合同签订后，项目部应严格按照合同约定履行。密切跟踪供应商的生产或备货情况，确保按期供货。对可能出现的延期交货、质量不符等问题，应及时与供应商沟通协调，并采取相应措施。第六章材料验收与付款第十八条材料进场验收材料进场时，项目部材料管理人员、质检员、施工班组代表应会同供应商共同对材料进行验收。验收内容包括：材料规格型号、数量、外观质量、产品合格证、出厂检验报告、质量证明文件等。必要时，应按规定进行抽样送检，检验合格后方可入库或投入使用。第十九条验收记录与不合格品处理验收应做好详细记录，对验收合格的材料及时办理入库手续；对不合格的材料，应拒绝接收，并及时通知供应商进行处理（如退货、换货等），并做好记录。第二十条材料付款严格按照采购合同约定的付款方式和付款条件办理付款。付款申请应附齐相关证明文件，如采购合同、验收合格证明、发票、付款申请单等，按公司财务审批流程报批后支付。第七章材料使用与库存管理第二十一条材料保管对入库材料应进行妥善保管，做好防潮、防火、防盗、防变质等工作。不同类型、规格的材料应分类存放，标识清晰。建立材料库存台账，做到账物相符。第二十二条材料领用建立材料领用制度，施工班组根据施工任务单和材料消耗定额办理领用手续。严格控制材料领用数量，推行限额领料。第二十三条材料使用监督项目部应加强对材料使用过程的监督，避免浪费和不合理使用。鼓励节约用料，推广使用新材料、新工艺、新技术，降低材料消耗。第二十四条库存盘点定期对库存材料进行盘点，确保账实相符。对积压、闲置材料应及时上报并进行处理，盘活存量资产。第八章监督与责任第二十五条内部监督公司采购管理部门、审计监察部门应定期或不定期对项目材料采购管理工作进行监督检查，重点检查采购计划执行情况、采购流程合规性、合同履行情况、材料质量与价格控制等。第二十六条责任追究对于在材料采购管理过程中出现的违规违纪行为，如虚假招标、收受回扣、采购不合格材料、擅自变更采购计划、造成重大经济损失等，将视情节轻重对相关责任人进行严肃处理，涉嫌违法的