销售台账管理制度

销售台账管理制度第一章总则第一条目的为统一销售数据口径，确保收入、应收、库存、提成、税负、资金六条线账实相符，支撑信用评估、产销排产、财务关账、审计取证、合规申报，特制定本台账管理制度。第二条适用范围本制度覆盖公司所有产生对外销售收入的业务单元，含国内事业部、海外事业部、电商事业部、项目事业部、售后增值服务部、各驻外办事处及受托第三方销售平台；凡产生订单、发货、开票、回款、退货、价保、返利、佣金、质保金、代垫运费、关税、视同销售行为的，一律纳入台账管理。第三条管理原则1.唯一性：同一笔业务在系统里只能有一条主记录，禁止多口径重复建账。2.可追溯：任何字段修改必须留痕，保留修改人、修改时间、修改原因、审批流截图。3.日清月结：业务发生当日完成台账登记，次月第三个工作日完成上月关账。4.责任到人：谁录入谁负责，谁审核谁背书，谁签字谁终身担责。5.系统优先：ERP为唯一主数据源，Excel仅作辅助校验，禁止线下“小账”替代系统账。第四条关键定义1.销售台账：以“销售订单编号+行项目号”为最小颗粒度，记录客户、物料、数量、单价、金额、税率、折扣、发货单号、发票号、回款号、出库仓库、物流单号、信用条款、提成方案、佣金比例、质保期限、预计成本、毛利、状态、责任人等38个字段的主数据表。2.价保：因厂家降价导致经销商库存贬值，公司承诺给予的差价补偿。3.返利：按协议约定，以销量或回款为基数计算的年度或季度返点。4.视同销售：样品、赠品、内部领用、以物抵债、以旧换新、投资转出、展览调拨等按税法需确认收入的行为。第二章组织与职责第五条销售台账委员会主任由财务总监兼任，成员含销售管理部、财务部、法务部、信息部、内审部、供应链部、税务组、信用组。委员会每月最后一个周五召开例会，对异常指标超过阈值的事项进行裁定，并发布《销售数据质量白皮书》。第六条销售管理部1.负责制定台账模板、字段口径、填写指引、培训课件；2.负责审核价格政策、折扣授权、合同条款与台账逻辑一致性；3.负责跟踪订单执行闭环率，对未发货、未开票、未回款进行红灯预警；4.负责维护客户主数据，确保统一社会信用代码、税号、地址、银行账户准确；5.负责归档纸质合同、补充协议、客户回执、验收单、物流签收单，保存期限10年。第七条财务部1.负责收入成本配比、税金计提、坏账准备、返利预提、价保预提的账务处理；2.负责审核发票开具申请，确保“发票流、合同流、物流、资金流”四流合一；3.负责每月出具《销售毛利分析表》《应收账款账龄表》《逾期利息计算表》；4.负责对接银行、第三方支付平台，下载电子回单，匹配回款流水；5.负责年度审计、税审、高新认定、加计扣除、出口退税的台账抽样。第八条信息部1.负责ERP、CRM、WMS、TMS、BI系统的权限矩阵、字段加密、备份策略；2.负责开发“销售台账数据质量看板”，实时显示缺漏字段、逻辑错误、重复记录；3.负责每季度进行压力测试，确保10万行数据在5秒内完成透视；4.负责建立API接口，自动抓取京东、天猫、抖音、亚马逊平台订单，禁止人工复制粘贴；5.负责区块链存证，对关键修改进行哈希值上链，防篡改。第九条内审部1.负责每半年开展一次销售穿行测试，样本量不低于当期总单量的3%；2.负责检查是否存在“阴阳合同”“虚增收入”“提前确认收入”“账外账”；3.负责出具《销售台账审计报告》，对违规人员提出经济处罚或职务调整建议；4.负责跟踪整改完成率，对连续两次抽查不合格的个人启动离岗审计。第三章台账字段与填写规范第十条必填字段（38项）1.销售订单编号2.行项目号3.客户编码4.客户名称5.统一社会信用代码6.合同编号7.合同签订日期8.物料编码9.物料名称10.规格型号11.计量单位12.数量13.含税单价14.不含税单价15.税率16.价税合计17.折扣类型（商业/现金/数量/特殊）18.折扣金额19.发货单号20.发货日期21.出库仓库22.物流商23.物流单号24.签收日期25.签收人26.发票类型（专票/普票/电子普票/机动车/卷票）27.发票代码28.发票号码29.开票日期30.回款日期31.回款金额32.回款方式（电汇、银承、商承、支付宝、微信、京东钱包、保理、信用证）33.信用条款（账期天数）34.提成方案编号35.提成比例36.质保期限（月）37.预计成本（标准成本+物流+关税）38.责任人（销售+商务+物流+财务四条线）第十一条选填字段1.客户采购订单号2.客户项目编号3.招投标编号4.装柜号5.提单号6.信用证号7.质检报告编号8.保函编号9.返利协议号10.价保协议号第十二条填写细则1.数量保留三位小数，吨位以千克换算，避免四舍五入误差。2.含税单价保留六位小数，价税合计=数量×含税单价，系统自动反算不含税金额。3.折扣金额不得大于价税合计的40%，超出需销售总监+财务总监双签。4.签收日期以客户ERP回传或快递官网显示的“已签收”日期为准，禁止销售代签。5.发票号码一经录入即锁定，若作废须先冲红，再上传《发票作废申请单》。6.回款金额允许分笔录入，但同一笔回款不得拆分到两个订单，避免虚减应收。7.质保期限从签收次日起算，若合同另有约定，以合同为准，但不得低于国家标准。8.预计成本字段由成本会计每月1日根据最新标准成本滚动更新，差异超过±5%需触发重算。第四章流程与时点第十三条订单录入流1.销售在CRM创建机会→转化订单→系统自动生成订单编号→商务核对价格→客户盖章回传→销售管理部备案→ERP同步。2.禁止线下先发货后补单，紧急发货须走“紧急发货审批”流程，由事业部总经理+财务总监+风控总监三签。第十四条发货出库流1.物流组在WMS创建发货单→扫码出库→系统回写“出库完成”状态→自动触发销售台账“已发货”标识。2.出库单必须附带质检报告、装箱清单、唛头照片，上传至附件区，缺失不允许点击“出库完成”。第十五条开票申请流1.销售在台账勾选“申请开票”→系统自动校验发货状态、客户主数据、税率、折扣授权→财务共享中心开票→回写发票号码→台账状态变为“已开票”。2.当月25日后不再开具当月发票，确需加开的，须税务组出具《加开发票说明》并预缴相应税金。第十六条回款核销流1.财务每日17:00下载银行流水→系统自动按“客户+金额±5元”模糊匹配→销售在次日12:00前确认→台账状态变为“已回款”。2.若客户用商承回款，须先在“票据系统”登记，经风控组评估承兑人信用等级≥A方可签收，否则退回。第十七条退货退款流1.客户在签收15日内发起退货→销售创建退货订单→质量部判定责任→供应链部创建退货入库单→财务审核退款金额→总经理审批→出纳付款→台账状态变为“已退货”。2.退货商品须按原销售成本冲减当期收入，不得跨期调节利润。第十八条价保返利流1.每月3日，销售管理部根据厂家降价通知，计算经销商库存价保金额，生成《价保预提表》→财务审核→委员会批准→台账增加“价保”行，金额为负向收入。2.返利每季度结算一次，销售管理部提供销量达成率→财务按协议比例预提→客户开具红字信息表→财务冲减收入。第五章质量控制第十九条完整性检查1.系统每日凌晨2:00运行“缺失字段扫描”，对未填写“签收日期”“发票号码”“回款日期”的行项目标红。2.销售管理部每日9:30前处理完前一天红标数据，逾期按20元/条扣罚责任人。第二十条一致性校验1.发货数量不得大于订单数量，超出系统强制阻断。2.开票金额不得大于发货金额×1.13（最高税率），超出需说明并上传审批。3.回款金额累计不得大于价税合计，系统禁止正差，允许尾差≤1元。第二十一条时效性考核1.订单录入时效：客户盖章回传后24小时内完成，逾期扣0.5分/单。2.发货时效：订单释放后72小时内完成，逾期扣1分/单。3.开票时效：发货后5个工作日内完成，逾期扣0.5分/单。4.回款时效：按合同账期，逾期扣销售提成10%，并计收资金占用利息。第二十二条准确率考核1.每月随机抽取100单，字段准确率≥99.5%，低于该值对责任组按差额毛利2%处罚。2.客户投诉“发票信息错误”经核实属内部责任，赔偿客户快递费+误工费，并对责任人处以200元/次罚款。第六章系统权限与数据安全第二十三条角色矩阵1.销售代表：查看本人客户、新增订单、编辑未发货行项目。2.商务助理：查看事业部全部客户、审核价格、导出台账。3.财务共享：查看全集团数据、编辑发票字段、锁定回款。4.内审部：查看全集团数据、下载日志、不可修改。5.系统管理员：仅负责赋权，禁止查看业务数据。第二十四条密码策略1.长度≥12位，含大小写、数字、特殊字符，90天强制更换。2.连续输错5次锁定账户，需信息部人工解锁并记录原因。第二十五条备份与恢复1.每日0:30全量备份，保留30天；每月1日冷备份，保留10年。2.每季度进行灾备演练，确保30分钟内完成数据恢复，RPO≤15分钟。第七章监督与考核第二十六条评分模型1.完整性权重30%，一致性权重30%，时效性权重20%，准确率权重20%。2.得分≥90分为优秀，80–89为良好，70–79为合格，＜70为不合格。3.连续两次不合格，责任人调离销售岗位，扣发当年剩余提成。第二十七条奖惩细则1.年度排名第一的事业部，奖励团队10万元，其中30%用于个人分配。2.发现并主动上报台账差错的，按避免损失金额的5%给予奖励，上限5万元。3.隐瞒差错被内审发现的，按差错影响毛利金额双倍扣罚，并视情节给予行政处分。第八章培训与知识更新第二十八条入职培训1.新员工须完成《销售台账操作手册》线上考试，满分100分，80分合格。2.不合格者须补考，补考仍不合格延长试用期一个月。第二十九条月度直播1.每月第一个周三晚20:00举办“台账质量直播”，讲解上月典型差错。2.缺席人员需次日观看回放并提交200字学习心得，否则扣当月绩效1分。第三十条外部更新1.国家税率、报关编码、发票样式、电商平台规则发生变更时，税务组须在3日内发布更新包。2.信息部在7日内完成系统补丁，销售管理部在10日内完成培训，确保“政策—系统—人员”同步上线。第九章例外与应急第三十一条系统宕机1.若ERP宕机超过30分钟，启动“应急Excel模板”，字段与系统完全一致。2.宕机期间数据须在系统恢复后4小时内补录，并由信息部出具数据一致性报告。第三十二条重大灾害1.因地震、火灾、洪水导致纸质合同灭失，销售管理部须在24小时内向委员会提交《不可抗力说明》。2.委员会可临时授权以电子扫描件、客户邮件、快递官网截图作为临时凭证，待补办纸质件后再替换。第三十三条客户欺诈1.若发现客户伪造公章、虚假回款、恶意退货，销售须立即冻结台账状态并提交《风险客户报告》。2.法务部在48小时内完成证据固定，向公安机关报案，并同步在系统标记“黑名单”，全集团共享。第十章持续改进第三十四条数据挖掘1.每季度由BI组运行聚类算法，识别“高退货率客户”“高折扣订单”