科研项目档案管理制度

科研项目档案管理制度第一章总则第一条为规范科研项目档案的形成、积累、整理、归档、保管与利用，确保科研数据真实、完整、可追溯，依据《科学技术档案工作条例》《国家科技计划（专项、基金等）档案管理办法》以及本单位《科研诚信管理办法》，制定本制度。第二条本制度所称科研项目档案，是指自项目立项、实施、结题、成果转化及后续评估全过程中，以任何载体形式记录的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物及其元数据。第三条档案管理坚持“谁形成、谁负责”“全程管控、分级管理”“标准先行、技术赋能”“安全保密、便利利用”四项原则，实行项目负责人负责制与档案管理员专职制相结合的运行机制。第二章组织与职责第四条设立“科研项目档案管理委员会”（以下简称“管委会”），由分管科研副校长任主任，科研处、财务处、审计处、信息化中心、图书馆、保密办、纪检监察室负责人为委员，统筹重大政策、预算、系统建设、监督检查与违规处理。第五条科研处下设“项目档案中心”（以下简称“中心”），配备专职档案管理员不少于编制内科研在岗人数2%，具备档案学、情报学或数据科学背景，承担标准制定、业务培训、系统运维、进馆审核、移交接收、统计评价等日常事务。第六条项目负责人是档案质量的第一责任人，职责包括：（一）指定1名项目组成员担任“项目档案联络员”，报中心备案；（二）将档案工作纳入任务书、年度考核与经费预算，明确劳务或间接费用列支渠道；（三）确保原始记录即时生成、实时上传、版本可控，禁止事后补录、代签、篡改；（四）结题前组织自查，对缺件、漏件、错件限期整改，整改报告经中心审核通过后方可申请验收。第七条项目档案联络员须参加中心年度培训，考试合格后方可履职，职责包括：（一）依据《科研项目文件材料归档范围与保管期限表》（附件1）建立项目级卷内目录；（二）每月5日前完成上月电子文件预归档，每季度末完成纸质文件清点、打码、封装；（三）对涉密或敏感数据单独编号，使用保密柜存放，并填写《涉密档案流转登记表》；（四）在项目结题后45个工作日内完成正式归档，提交《项目档案移交清单》一式三份。第三章文件材料范围与保管期限第八条科研文件材料实行“正向清单+负面清单”管理，正向清单分四大类、五十六项，负面清单明确六类禁止归档内容，确保“应归尽归、非禁即归”。第九条基础研究类项目保管期限不低于永久，应用研究类不低于30年，试验发展类不低于10年，其中涉及原始观测、实验日志、算法源码、标准样品、临床试验受试者知情同意书等核心文件一律永久保存。第十条下列文件材料应单独组件、单独编号、单独密级标识：（一）含有个人信息或商业机密的数据集；（二）可能产生重大经济价值或专利纠纷的实验记录；（三）国际合作项目中由外方提供的背景材料；（四）伦理审查、生物安全、放射性安全审批文件。第四章形成与积累第十一条项目启动阶段，科研处为每个项目自动分配“档案统一编号”（AD编号），格式为“年度+学科码+顺序号+密级码”，并同步生成电子文件命名规则：AD编号_阶段码_责任者_日期_版本号.扩展名。第十二条项目组成员须使用中心指定的电子实验记录本（ELN）系统，系统具备以下功能：（一）时间戳与哈希值自动写入，防止事后篡改；（二）支持离线缓存，网络恢复后自动续传；（三）与仪器数据接口对接，原始谱图、日志自动抓取；（四）提供结构化模板，字段包括实验目的、条件、过程、结果、异常、处置、签字。第十三条纸质文件实行“三色标签”即时标识：红色为永久、黄色为长期、蓝色为短期；标签上打印二维码，扫码可查看文件元数据，实现“纸电联动”。第十四条对外协、测试、化验、加工等外购服务，须在合同中单列“文件交付条款”，明确数据格式、命名规则、质量要求、违约责任，并预留不低于合同金额5%的质保金，待文件验收合格后方可支付。第五章整理与立卷第十五条电子文件采用“项目—阶段—课题—类型”四级文件夹结构，阶段分为立项、实施、中期、结题、后续；类型分为管理、技术、财务、成果、声像、实物、其他。第十六条纸质文件以“件”为单位整理，每件厚度不超过20mm，采用“三孔一线”装订，封面使用230克无酸牛皮纸，封面项目包括AD编号、题名、起止日期、页数、保管期限、密级、立卷人、检查人。第十七条声像档案实行“双轨制”：原始载体（磁带、光盘、胶片）与数字化副本同时归档，数字化格式为BWF（音频）、FFV1（视频）、TIFF（图像），分辨率不低于600dpi，采样率不低于48kHz/24bit。第十八条实物档案（芯片、试剂、合金样品、植物标本等）须粘贴耐低温RFID标签，写入AD编号、名称、数量、存储条件、危险等级，并拍摄360°高清照片上传系统。对需低温、避光、防爆保存的实物，由中心统一安排专业库房。第六章归档与移交第十九条电子文件归档实行“预归档—审核—固化”三步走：（一）预归档：项目联络员上传至staging区，系统自动进行病毒查杀、格式校验、元数据完整性检查；（二）审核：中心管理员在5个工作日内完成人工抽检，抽检比例不低于10%，重点核对原始性、一致性、可读性；（三）固化：审核通过后，系统生成包含SHA-256值的封装包，写入一次写光盘或WORM磁盘，同时上传至异地容灾云。第二十条纸质文件归档实行“双签字”制度：项目负责人在移交清单上签字确认“内容真实、份数齐全”，中心接收人签字确认“外观无损、数量相符”。移交清单一式三份，一份存中心，一份返项目，一份送审计处备案。第二十一条对跨单位合作项目，由牵头单位统一归档，参与单位在本地保存副本，并在元数据中写入“分布式存储位置”字段，确保可通过联邦检索定位。第二十二条归档时间要求：（一）电子文件：阶段性文件自形成之日起30日内预归档；（二）纸质文件：每季度末月25日前完成当季整理；（三）结题文件：项目验收结论下达后45日内完成正式归档；（四）后续评估文件：在评估活动结束后30日内归档。第七章保管与保护第二十三条中心设专用档案库房，分A级（永久）、B级（30年）、C级（10年）三区，库区温度控制在14℃—24℃，相对湿度45%—60%，颗粒物浓度≤0.2mg/m³，并配备七氟丙烷气体灭火系统。第二十四条电子档案采用“3-2-1”备份策略：至少3份副本，2种介质，1份异地。每两年进行一次可读性检测，出现误码率高于10-4时立即启动迁移。第二十五条对磁性载体每五年倒带一次，光盘每三年抽检一次，抽检样本不少于20%，发现Jitter值大于220ns或PIE大于80即视为失效，立即实施迁移并填写《数字档案迁移报告》。第二十六条库房实行“双人双锁”与24小时视频监控，视频保存期限不低于90天。对涉密档案设置独立密室，安装红外报警与防尾随门，进出需刷双人IC卡并输入动态口令。第八章利用与开放第二十七条档案利用实行“分级授权、线上审批、全程留痕”。校内用户通过统一身份认证登录“科研档案知识库”，输入AD编号或关键词即可发起申请；校外用户需填写《科研档案利用申请表》，经项目负责人、中心、管委会三级审批后方可利用。第二十八条利用方式包括：（一）在线浏览：系统自动添加动态水印，包含用户ID、时间、IP、用途；（二）受控下载：仅限PDF格式，加密证书与机器硬件绑定，三次打开后自动失效；（三）现场阅览：在监控室内进行，禁止拍照、复制，特殊情况需使用中心提供的只读电脑；（四）实物借用：须缴纳不低于实物评估价值30%的押金，借用期限不超过30天，逾期每日按押金1%收取滞纳金。第二十九条对政府信息公开、期刊论文审稿、司法取证等合法用途，中心在3个工作日内完成响应；对商业开发、专利申请、技术转让等营利性利用，须签订《科研档案利用许可协议》，收取不低于合同金额5%的档案服务费，收益分配按学校科技成果转化办法执行。第三十条对涉及人类遗传资源、临床试验、商业机密、个人隐私的档案，开放前须进行去标识化处理，并通过伦理委员会再审；对已满保密期限的档案，由管委会组织专家评估，经公示7个工作日无异议后统一开放。第九章统计与评价第三十一条中心每月发布《科研项目档案工作简报》，内容包括归档率、完整率、合格率、利用率、违规事件、整改情况。归档率低于95%、完整率低于98%的项目，暂停项目负责人下一年度申报资格。第三十二条建立“档案质量积分制”，基础分100分，实行加减分：（一）提前归档加5分；（二）电子文件元数据完整率100%加3分；（三）发现缺件、漏件每件扣2分；（四）逾期未归每延迟1周扣1分；（五）发生篡改、伪造、泄密事件一次性扣50分，并移交纪检监察处理。积分结果与项目组成员职称评审、研究生招生指标、科研用房分配挂钩。第十章系统建设与数据治理第三十三条中心负责建设“科研档案管理系统”（RAS），功能模块包括：文件捕获、元数据管理、流程引擎、权限控制、长期保存、统计报表、知识图谱、联邦检索。系统采用微服务架构，支持PB级存储，接口遵循OAIS参考模型。第三十四条元数据方案采用“核心+扩展”模式，核心元数据14项：AD编号、题名、责任者、形成时间、文件类型、格式、大小、哈希值、保管期限、密级、开放状态、关联项目、版本号、语种；扩展元数据按学科定制，如材料科学增加“晶体结构、空间群、热处理工艺”，生物学增加“物种名称、基因编号、实验温度”。第三十五条系统与学校财务、采购、人事、伦理、设备、外事等系统实现数据贯通，通过ESB总线进行实时交换，确保“业务发生即归档”。第三十六条建立“科研档案数据字典”，每两年评审一次，对失效字段、新增字段、取值范围进行版本升级，升级前进行兼容性测试与回滚演练。第十一章保密与安全第三十七条项目组成员须签署《科研档案保密承诺书》，明确保密义务、违约责任、赔偿标准。对离职、退休、学生毕业等情况，须办理档案交接与脱密审查，否则不予办理离校手续。第三十八条涉密档案实行“全生命周期保密管理”，包括定密、标密、解密、降密。定密由项目负责人提出，学校保密办审核，报省级保密行政部门备案；解密由管委会组织专家每5年评审一次，形成《涉密档案解密评估报告》。第三十九条电子档案加密采用SM4算法，密钥长度128位，存储于硬件加密机，加密机放置于屏蔽机房，机房屏蔽效能不低于80dB。第四十条建立安全事件应急响应机制，事件分级为：特别重大（Ⅰ级）、重大（Ⅱ级）、较大（Ⅲ级）、一般（Ⅳ级）。发生Ⅰ级事件，须在2小时内向国家档案局报告，12小时内完成现场隔离、证据固定、原因初查、损失评估。第十二章监督与问责第四十一条学校审计处将科研项目档案管理纳入年度审计范围，对重大项目实行“结题必审”，对一般项目按不低于20%比例抽查。审计结果作为项目绩效、负责人信用、单位考核的重要依据。第四十二条对违反本制度的行为，实行“一案双查”，既查当事人，也查管理责任。对伪造、篡改、隐匿、故意销毁档案的，依据《档案管理违法违纪行为处分规定》给予警告直至开除处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关。第四十三条建立“科研档案信用黑名单”，对列入黑名单的个人或单位，5年内禁止申报各级科技计划，禁止使用学校科研设施，禁止推荐科技奖励；对列入灰名单的，实行重点监管、限期整改、降低资助额度。第十三章培训与文化建设第四十四条中心每年组织“科研档案宣传周”，活动包括：主题展览、案例解析、互动体验、知识竞赛、优秀档案评选。对获奖项目授予“科研档