社会工作服务站档案管理制度

社会工作服务站档案管理制度第一章总则1.1为规范××镇社会工作服务站（以下简称“本站”）档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保档案真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《社会工作服务项目管理办法》《电子文件管理暂行办法》及上级民政部门相关细则，结合本站实际，制定本制度。1.2本制度所称档案，是指本站在社会工作服务、项目管理、行政运行、督导培训、评估考核等活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录。1.3档案管理坚持“统一领导、分级负责、全程管控、便于利用、确保安全”的原则，实行“谁形成、谁整理、谁负责”的岗位责任制，纳入本站质量管理体系与年度绩效考核。第二章组织与职责2.1档案管理领导小组2.1.1由站长任组长，副站长、项目主管、财务主管、督导代表任成员，统筹档案管理制度的制定、修订、监督与资源保障。2.1.2每季度召开一次档案工作例会，听取档案员汇报，研究整改措施，形成会议纪要并归档。2.2专职档案员2.2.1设专职档案员1名，具备档案从业资格或社会工作师中级以上职称，接受县级档案馆业务培训不少于8学时/年。2.2.2负责全站档案工作的业务指导、集中保管、数字化加工、统计编研、开放利用、移交进馆等日常事务。2.2.3对项目人员、行政人员、实习生进行“一对一”档案实操带教，每年组织不少于2次档案安全应急演练。2.3项目社工2.3.1作为档案形成第一责任人，须在服务策划阶段同步设计记录表单，在活动结束后5个工作日内完成整理、立卷、移交。2.3.2对涉密服务对象档案须进行脱敏处理，使用代码+流水号代替姓名，加密存储，严禁通过个人互联网社交工具传输。2.4财务与行政人员2.4.1负责会计凭证、票据、合同、资产台账等财务档案的收集、装订、编号，并在次月10日前移交档案室。2.4.2对采购、招标、三方评估等文件须留存电子扫描件（PDF/A格式，300dpi），与纸质原件保持一致。第三章归档范围与保管期限表3.1社会工作服务类3.1.1个案工作：接案表、预估表、服务协议、过程记录、评估表、结案报告、回访记录等，保管期限30年。3.1.2小组工作：小组计划书、成员签到、过程记录、观察笔记、满意度调查、总结报告，保管期限10年。3.1.3社区工作：需求评估报告、活动方案、签到册、影像、媒体简报、财务清单、成效报告，保管期限10年。3.2项目管理类3.2.1项目申报书、立项批复、合同、中期评估、末期评估、财务决算、审计报告，保管期限永久。3.2.2招投标文件、供应商资质、评标记录、变更签证，保管期限30年。3.3行政运行类3.3.1年度工作计划、总结、会议记录、内部制度、印章使用登记，保管期限永久。3.3.2收发文登记、通知公告、值班表、考勤表，保管期限10年。3.4声像与实物类3.4.1照片、录音、录像须附文字说明（时间、地点、人物、事件、拍摄者），保管期限10年。3.4.2锦旗、奖牌、证书、印章模型等实物档案，保管期限永久，专柜存放，定期除尘防虫。3.5电子档案3.5.1电子邮件、即时通讯记录需导出EML或XML格式，存储在只读光盘或一次写入磁带，保管期限与对应纸质档案一致。3.5.2数据库备份文件每日增量、每月全量，异地容灾备份不少于3份，保存5年以上。第四章整理与立卷规则4.1分类方案采用“问题—年度—保管期限”三级分类法，一级类目设：SW（社会工作）、XM（项目）、XZ（行政）、CW（财务）、SX（声像）、DZ（电子）；二级类目按年度；三级类目按永久、30年、10年。4.2档号结构全宗号—一级类目—年度—保管期限—盒号—件号，共6段12位，如：Z50-SW-2025-Y-001-015。4.3组卷厚度纸质案卷不超过2.5cm，超厚度须分册，并在封面注明“共几册第几册”。4.4页码编写使用2B铅笔编写，单面书写在右下角，双面书写在正面右下角、背面左下角；出现漏页用“此页空白”章标注。4.5卷内目录采用A4横向三栏式：序号、文号、责任者、题名、日期、页次、备注；目录置于首页，编制人与审核人双签字。4.6备考表记录卷内文件缺损、修改、补充情况，由立卷人、检查人分别签字，并注明日期。第五章数字化加工与存储5.1扫描参数彩色、300dpi、PDF/A-1b格式；图纸采用400dpi；大幅面图纸用TIFFG4压缩后封装PDF。5.2命名规则档号_页码_扫描日期_扫描人姓名首字母，如：Z50-SW-2025-Y-001-015_003_20250625_LXY.pdf。5.3图像处理去噪、纠偏、裁边，OCR双层PDF，识别率≥98%，错误人工修正。5.4质检比例100%首检、30%抽检，不合格率>2%则整批返工。5.5存储架构在线存储（NASRAID6）、近线存储（蓝光库）、离线存储（LTO9磁带）三级；每级保存2套，异地机房直线距离≥20公里。5.6迁移与校验每满4年进行一次存储介质迁移，采用SHA-256校验，生成校验日志并归档。第六章库房与设备管理6.1库房选址设在二楼及以上，远离水源、污染源、明火区，承重≥500kg/㎡，净高≥2.6m，采用无窗或密闭窗。6.2温湿度控制温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动幅度温度≤±2℃、湿度≤±5%；安装双向报警系统，短信推送至档案员与站长。6.3消防系统采用高压细水雾+洁净气体（IG541）组合，严禁使用喷淋；烟感、温感、极早期空气采样三重防护；灭火器为磷酸铵盐干粉（ABC）6kg，每10㎡1具。6.4安防系统红外双鉴+1080P摄像头，无死角覆盖，录像保存90天；门禁采用指纹+IC卡双因子，权限分级：站长（全部）、档案员（全部）、项目人员（阅览区）。6.5装具标准五节铁皮柜（1.0mm冷轧钢板），表面环氧树脂粉末喷涂；防虫药盒采用雪松木+天然樟脑，每6个月更换；档案盒为无酸纸（PH≥7.5），厚度10cm，带绳带。第七章借阅与利用7.1借阅范围本站工作人员因工作需要可申请借阅；外单位须持单位介绍信及身份证，经站长审批后方可阅览，原则上不外借。7.2借阅时限纸质档案不超过7个工作日，电子档案不超过3个工作日，确需续借须重新审批。7.3借阅流程借阅人填写《档案借阅审批单》→项目主管初审→档案员核对→站长批准→档案室登记→借阅人签字确认→出库。7.4阅览规则阅览须在指定阅览区进行，禁止饮食、涂改、圈划、拍照；需摘录内容，可使用本站提供的专用纸，经档案员核对后加盖“摘录章”。7.5复制与扫描因项目评估、审计、诉讼需复制，须填写《档案复制申请单》，复制件加盖“档案复制专用章”，注明用途、份数、日期。7.6开放利用非涉民档案满5年可对社会开放，建立开放目录，每半年更新；服务对象本人可凭身份证申请查阅本人档案，现场提供打印服务，收取工本费1元/页。第八章安全与保密8.1密级划分核心涉密（A级）：涉及家庭暴力、性侵、吸毒、艾滋病等敏感个人信息；一般涉密（B级）：涉及低保、残疾、司法矫正对象；内部（C级）：一般行政文件；公开（D级）：政策宣传材料。8.2标识与存储A级档案使用红色不干胶“核心涉密”标签，专柜存放；电子文件采用AES-256加密，密钥由站长与档案员分段保管。8.3传输与销毁A级档案传输使用政务内网VPN+加密U盘；销毁采用双轴撕碎+熔浆再生，全程录像，形成《涉密档案销毁清册》，永久保存。8.4安全事件报告发生丢失、损毁、泄密，档案员须在2小时内口头报告站长，24小时内书面报告县档案馆与民政局，5日内提交整改报告。第九章统计与编研9.1统计指标包括馆藏总量、年度增量、利用率、数字化率、差错率、借阅人次、开放目录条数等，建立月度台账。9.2分析应用每半年生成《档案利用效益分析报告》，通过折线图、热力图展示高频检索词汇，为项目策划、资源链接提供数据支持。9.3编研成果每年至少完成1项专题编研，如《××镇独居老人服务档案汇编》《未成年人保护案例选编》，印刷成册并送县图书馆交换收藏。第十章移交与进馆10.1移交时限永久保存档案自形成之日起满10年，由本站向县档案馆移交；30年保管档案满20年移交；10年保管档案不移交，本站保存至期满后鉴定销毁。10.2移交程序编制《档案移交清册》→档案员自查→站长审核→县档案馆预检→整改→正式移交→双方签字盖章→移交文据归档。10.3进馆质量案卷级合格率≥98%，文件级合格率≥99%，电子目录须与县档案馆系统无缝导入，字段误差率为0。第十一章考核与奖惩11.1考核周期与年度绩效同步，采用百分制：归档及时性30分、整理规范性20分、数字化质量20分、安全保密15分、利用服务15分。11.2奖励措施考核≥90分，档案员一次性奖励800元，项目团队增加下年度活动经费5%；考核≥95分，推荐参评县级档案先进个人。11.3处罚措施未按期归档每延迟1个工作日扣1分；因人为原因造成档案丢失，视情节给予警告至记过处分，并赔偿修复费用；泄密事件实行“一票否决”，取消当年评优资格。第十二章制度更新与培训12.1修订机制本制度每3年由档案管理领导小组组织修订，必要时可临时启动；修订稿公示5个工作日，征求全体社工意见后发布。12.2培训计划新入职员工岗前培训不少于4学时；在职人员每年继续教育不少于2学时；培训内容涵盖法律法规、实操技能、信息安全、应急演练。12.3外部交流每年组织1次与周边镇街社工站档案互检，互评结果纳入年度考核；选派档案员参加省、市档案学术研讨会，形成学习报告并内部分享。第十三章应急预案13.1灾害分类火灾、水浸、盗窃、网络攻击、病毒爆发、电力故障、地震、台风。13.2响应等级Ⅰ级（特别重大）：库房严重损毁；Ⅱ级（重大）：局部进水或设备瘫痪；Ⅲ级（一