电子档案管理与服务规范

电子档案管理与服务规范第1章总则1.1适用范围本规范适用于各级档案管理机构、电子档案管理单位及相关部门在电子档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全生命周期管理过程中，遵循国家法律法规和技术标准的行为。本规范适用于电子档案的数字化管理、存储、传输、共享、调阅及安全防护等环节，适用于各类组织机构的电子档案管理活动。本规范适用于国家档案主管部门、地方档案行政管理部门及社会公众在电子档案管理中的相关职责与行为。本规范适用于电子档案的归档、移交、接收、归档鉴定、销毁等全过程管理，确保电子档案的完整性、准确性与可用性。本规范适用于电子档案管理的信息化建设、技术标准制定、系统开发与运维等环节，确保电子档案管理工作的规范化与科学化。1.2管理原则本规范遵循“统一标准、分级管理、安全第一、高效利用”的管理原则，确保电子档案管理的规范性与有效性。电子档案管理应遵循“分类管理、权限控制、责任明确、全程追溯”的管理原则，确保档案的有序管理与责任落实。电子档案管理应遵循“数据安全、系统可靠、流程规范、服务便捷”的管理原则，保障电子档案的安全性和可用性。电子档案管理应遵循“技术支撑、制度保障、人员培训、持续改进”的管理原则，提升电子档案管理的现代化水平。电子档案管理应遵循“以人为本、服务为本、协同共治、持续优化”的管理原则，提升电子档案服务的便捷性与用户体验。1.3法律依据本规范依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理暂行办法》《电子签名法》《信息安全技术个人信息安全规范》等法律法规制定。本规范依据《电子档案管理规范》（GB/T34187-2017）《电子档案数字化技术规范》（GB/T34188-2017）等国家标准制定。本规范依据《电子档案管理信息系统技术规范》（GB/T34189-2017）《电子档案管理服务规范》（GB/T34190-2017）等技术标准制定。本规范依据《电子档案管理安全技术规范》（GB/T34191-2017）《电子档案管理数据安全规范》（GB/T34192-2017）等安全标准制定。本规范依据《电子档案管理服务流程规范》（GB/T34193-2017）《电子档案管理服务评价规范》（GB/T34194-2017）等服务标准制定。1.4术语定义电子档案：指以电子形式存储、处理、传输、管理的档案信息，包括但不限于电子文件、电子数据、电子图像、电子表格等。电子档案管理：指对电子档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程进行管理的活动，包括档案的数字化、存储、检索、共享、安全防护等环节。电子档案数字化：指将纸质档案或非电子档案转换为电子形式的过程，包括文件格式转换、图像处理、数据提取、元数据构建等。电子档案存储：指将电子档案以一定方式保存于存储介质上的过程，包括磁带、光盘、云存储、数据库等。电子档案利用：指通过电子档案实现信息查询、数据调用、业务处理、决策支持等目的的活动，包括档案的调阅、复制、共享、授权使用等。第2章电子档案管理职责2.1组织架构与职责电子档案管理应建立由档案管理部门牵头、相关部门协同的组织架构，明确各级单位在电子档案管理中的职责分工，确保档案工作的系统性与规范性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2021），电子档案管理应设立专门的档案管理机构，配备专职人员负责档案的收集、整理、归档、保管与利用等全过程。电子档案管理职责应涵盖档案数字化、数据安全、权限控制、流程规范等多个方面，确保档案的完整性、准确性和可用性。电子档案管理应明确各级单位在档案数字化、数据备份、灾备机制等方面的责任，确保档案在各类突发事件中的安全与可用性。电子档案管理应建立岗位责任制，明确档案管理人员在档案分类、编码、检索、借阅、销毁等环节的具体职责，确保管理流程的可追溯性。2.2人员管理与培训电子档案管理人员应具备档案管理专业知识和信息技术应用能力，符合《档案专业人员资格认证规范》（GB/T38525-2020）的相关要求。电子档案管理应定期组织人员参加专业培训，包括档案数字化技术、信息安全、档案法律法规等内容，提升人员综合素质。电子档案管理人员应通过岗位资格认证，确保其具备相应的工作能力，符合《电子档案管理岗位职责规范》（GB/T38526-2020）的要求。电子档案管理应建立人员绩效考核机制，结合工作量、技术能力、服务质量等指标进行评估，促进人员专业成长。电子档案管理应建立人员培训档案，记录培训内容、时间、效果及考核结果，确保培训工作的系统性和持续性。2.3职责分工与协作电子档案管理应明确各职能部门在档案管理中的职责，如档案管理部门负责整体规划与协调，业务部门负责档案的业务应用，技术部门负责档案的数字化与系统建设。电子档案管理应建立跨部门协作机制，确保档案的收集、整理、归档、利用等环节无缝衔接，提升档案管理的效率与质量。电子档案管理应通过信息化手段实现各部门之间的信息共享与协同，例如利用档案管理系统实现档案信息的统一管理与实时更新。电子档案管理应建立档案管理人员之间的协作机制，确保档案在不同部门之间的流转与使用符合规范，避免信息孤岛与管理漏洞。电子档案管理应通过定期会议、工作例会等形式，加强各部门之间的沟通与配合，确保档案管理工作有序推进。2.4考核与监督的具体内容电子档案管理应建立考核机制，将档案管理工作的质量、效率、安全等指标纳入考核体系，确保档案管理工作的持续改进。考核内容应包括档案的完整性、准确性、可用性、保密性、数字化水平等，符合《电子档案管理考核规范》（GB/T38527-2020）的相关要求。考核应结合日常检查与专项检查，定期评估档案管理工作的执行情况，发现问题及时整改，确保档案管理工作的规范运行。电子档案管理应建立监督机制，包括内部监督与外部监督，确保档案管理工作的合规性与有效性，防范管理风险。监督应通过档案管理系统进行数据追踪与分析，实现档案管理工作的全过程可追溯，提升管理透明度与科学性。第3章电子档案的收集与整理3.1收集标准与流程电子档案的收集应遵循《电子档案管理与服务规范》（GB/T34213-2017），依据档案形成单位、业务类别、管理要求等进行分类，确保档案内容完整、真实、有效。收集过程中应采用标准化的档案分类方法，如《档案分类法》（GB/T15014-1994）中的分类体系，结合电子档案的属性特征进行科学归档。收集应结合档案形成单位的业务流程，建立电子档案的形成、归档、流转、保管等全周期管理机制，确保档案的时效性和可追溯性。收集需建立电子档案目录数据库，采用结构化存储方式，支持档案的检索、调阅与共享，提升档案管理效率。收集工作应由专业人员或档案管理人员负责，确保档案的完整性、准确性和安全性，避免因人为因素导致的档案损毁或丢失。3.2整理规范与方法整理电子档案应遵循《电子档案整理规范》（GB/T18894-2016），按照档案的形成时间、内容属性、管理要求等进行分类与归档。整理过程中应使用电子档案管理系统，通过数据清洗、格式转换、信息提取等手段，实现档案的标准化管理。整理应注重档案的逻辑结构与信息完整性，采用“一档一码”原则，确保每份档案有唯一的标识符，便于后续查找与管理。整理需结合档案的使用需求，建立档案的权限管理机制，确保档案的访问、使用与销毁符合相关法律法规要求。整理完成后应形成电子档案目录，包括档案名称、形成单位、保管期限、载体形式等信息，为后续管理提供数据支持。3.3电子档案分类与编码电子档案的分类应依据《电子档案分类法》（GB/T18894-2016）中的分类体系，结合档案的业务属性、内容特征、管理要求等进行科学分类。分类应采用层级结构，如“一级分类—二级分类—三级分类”，确保分类的系统性与可扩展性。分类编码应遵循《电子档案分类编码规则》（GB/T18894-2016），采用统一的编码体系，确保分类信息的唯一性与可识别性。分类编码应与档案的形成单位、业务类别、管理要求等相匹配，实现档案的规范化管理与信息共享。分类编码应结合档案的使用场景，如政务、科研、医疗等，制定相应的分类标准与编码规则，确保档案的可检索性与可管理性。3.4电子档案存储与备份的具体内容电子档案的存储应采用标准化的存储介质，如U盘、云存储、网络存储等，确保档案的可访问性与数据完整性。存储应遵循《电子档案存储规范》（GB/T18894-2016），采用结构化存储方式，支持档案的检索、调阅与共享，提升档案管理效率。备份应采用“三副本”原则，即数据、存储介质、系统配置三份备份，确保数据的高可用性与可恢复性。备份应遵循《电子档案备份与恢复规范》（GB/T18894-2016），定期进行数据备份与恢复测试，确保档案在灾难发生时能够快速恢复。备份应结合档案的保管期限与使用需求，制定合理的备份周期与存储策略，确保档案的安全性与长期可存性。第4章电子档案的保管与安全4.1保管要求与环境电子档案的保管应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），确保其物理和数字载体的完整性与可用性。档案室应保持恒温恒湿环境，温湿度应控制在14-24℃、40-60%RH范围内，以防止档案受潮、霉变或氧化。电子档案应存储于符合《电子档案存储规范》（GB/T18895-2020）的专用服务器或存储设备中，确保数据长期可读性。建议采用磁带、固态硬盘（SSD）或云存储等多介质备份方式，避免单一介质故障导致数据丢失。电子档案的存储环境应具备防尘、防磁、防光、防虫等防护措施，避免外部干扰影响档案的物理状态。档案库应定期进行清洁和维护，防止灰尘、尘埃或微生物对档案造成损害。电子档案的保管期限应根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020）确定，一般分为永久、长期和短期三种类型，需明确归档时间、销毁条件及责任人。电子档案的保管应结合档案管理信息系统进行监控，通过温湿度传感器、环境监测系统等技术手段实现动态管理，确保档案保存环境稳定可控。4.2安全防护措施电子档案的安全防护应遵循《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）和《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），采用加密、访问控制、身份验证等技术手段，防止数据泄露和非法访问。电子档案应采用国密算法（如SM2、SM4）进行加密，确保数据在传输和存储过程中的安全性。同时，应设置访问权限分级管理，依据用户角色分配不同的操作权限，防止越权访问。电子档案系统应具备防火墙、入侵检测系统（IDS）和防病毒软件等安全防护机制，确保系统运行稳定，防止恶意攻击和数据篡改。电子档案的存储设备应定期进行安全检查和漏洞修复，确保硬件和软件的安全性。建议采用多层防护策略，包括物理安全、网络安全和应用安全的综合防护。电子档案的传输和共享应通过加密通道进行，采用、SFTP等安全协议，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改。4.3数据完整性与一致性电子档案的数据完整性应通过哈希校验技术（如SHA-256）进行验证，确保数据在存储、传输和使用过程中不被篡改或丢失。数据一致性应通过版本控制、数据校验和差分备份等技术手段实现，确保档案在不同时间点的数据状态一致，避免因系统故障或人为操作导致的数据不一致。电子档案的完整性应定期进行完整性检查，利用数据校验工具（如Checksum）验证数据是否完整无损，确保档案的可用性和可靠性。电子档案的版本管理应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），确保每个版本的数据可追溯、可验证，并支持回溯和恢复操作。电子档案系统应具备数据备份和恢复机制，确保在发生数据损坏或丢失时，能够迅速恢复到完整状态，保障档案的连续性和完整性。4.4保密与权限管理的具体内容电子档案的保密管理应遵循《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），根据档案的敏感程度设定不同的保密等级，如内部保密、机密、秘密和机密级。电子档案的权限管理应采用基于角色的访问控制（RBAC）模型，根据用户身份和岗位职责分配不同的访问权限，确保只有授权人员才能访问或修改档案。电子档案的权限管理应结合身份认证机制（如PKI、OAuth2.0），确保用户身份真实有效，防止非法登录和越权操作。电子档案的保密管理应定期进行安全审计，检查权限配置是否合理，确保权限分配符合最小权限原则，避免不必要的访问权限。电子档案的保密管理应结合加密技术，对敏感数据进行加密存储和传输，确保即使数据被非法获取，也无法被轻易解密和使用。第5章电子档案的利用与服务5.1服务内容与方式电子档案服务内容应涵盖档案的收集、整理、保管、利用及共享等全流程，遵循《电子档案管理与服务规范》（GB/T36738-2018）的要求，确保服务覆盖档案全生命周期。服务方式应多样化，包括在线查询、远程访问、自助服务终端、档案馆与机构间的协同服务等，以适应不同用户需求。服务内容应结合档案分类、权限管理、安全机制等技术手段，实现档案的高效利用与精准服务。服务模式应注重用户体验，通过智能化系统、数据接口、API服务等方式提升服务效率与便捷性。服务内容需定期评估与优化，依据用户反馈及使用数据调整服务策略，确保服务持续有效。5.2信息查询与检索信息查询应支持多种检索方式，包括关键词检索、分类检索、全文检索及元数据检索，符合《电子档案信息检索规范》（GB/T36739-2018）标准。查询系统应具备权限控制机制，确保用户访问权限与档案安全等级匹配，防止未授权访问。检索结果应提供详细目录、关联信息及历史记录，支持用户进行多层级导航与深度浏览。信息检索应结合自然语言处理技术，提升检索准确性与用户满意度，减少检索错误率。检索结果需定期更新与优化，确保数据时效性与信息完整性。5.3电子档案开放与共享电子档案开放应遵循《电子档案开放与共享规范》（GB/T36740-2018），明确开放范围、开放条件及开放期限。开放与共享应通过统一平台实现，支持跨机构、跨部门的数据共享与协同使用，提升档案利用效率。电子档案共享应遵循数据安全与隐私保护原则，采用加密传输、访问控制、审计日志等技术手段保障信息安全。开放档案应提供元数据描述，包括档案属性、时间、归档单位等，便于用户快速定位与使用。电子档案共享应建立反馈机制，根据用户需求调整开放范围与共享方式，实现动态优化。5.4服务反馈与改进服务反馈应通过在线问卷、意见箱、服务评价系统等方式收集用户意见，依据反馈数据进行服务优化。反馈信息应分类处理，包括使用体验、功能需求、技术问题等，形成问题清单并制定改进计划。服务改进应结合用户反馈与数据分析，定期发布服务报告，公开改进措施与成效，提升公众信任度。改进措施应落实到具体岗位与流程，确保服务持续提升，形成闭环管理机制。服务改进应纳入绩效考核体系，定期评估服务效果，确保服务质量与用户满意度双提升。第6章电子档案的归档与移交6.1归档标准与流程电子档案的归档应遵循《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），确保档案的完整性、准确性与可追溯性。归档前需完成数据清洗、格式转换及元数据标注，符合《电子档案元数据规范》（GB/T32807-2016）要求。归档流程应包括档案分类、编号、存储、权限设置及备份机制，确保档案在归档后可随时调取与使用。电子档案的归档应结合档案管理信息系统（AMIS）进行，实现档案的数字化管理与流程自动化。归档周期应根据档案的形成规律和管理需求确定，一般建议每年或每半年进行一次归档审核。6.2移交管理与手续电子档案的移交需遵循《电子档案移交规范》（GB/T18895-2016），确保移交材料的完整性与一致性。移交过程中应使用电子签章系统或数字证书进行身份验证，确保移交的法律效力。移交文件应包含原始数据、元数据及归档证明文件，确保档案在移交后仍具备可查性。移交手续应包括档案清单、移交说明、归档凭证及移交人签字，确保流程可追溯。移交后应进行系统数据同步与系统日志记录，确保移交过程可审计与可追溯。6.3归档材料与凭证归档材料应包括电子档案本身、元数据、归档证明文件及归档操作记录，确保档案的全生命周期管理。归档凭证应包括档案编号、归档日期、归档人、归档机构及归档状态，符合《电子档案归档凭证规范》（GB/T32808-2016）。归档材料应通过电子档案管理系统进行管理，确保档案的存储、检索与调取效率。归档材料应具备可读性与可扩展性，支持多种格式与存储方式，适应未来档案管理需求。归档材料应定期进行完整性检查，确保档案在归档后仍保持有效性和可用性。6.4交接记录与存档的具体内容交接记录应包括交接时间、交接人、接收人、交接内容及交接方式，符合《电子档案交接记录规范》（GB/T32809-2016）。交接记录应通过电子档案管理系统进行存储，确保记录的可追溯性与可查询性。交接记录应包含交接过程中的异常情况及处理措施，确保档案管理的规范性与可审计性。交接记录应与电子档案同步存档，确保档案的完整性和可验证性。交接记录应定期归档，作为档案管理的重要依据，便于后续查阅与审计。第7章电子档案的销毁与处置7.1销毁条件与程序根据《电子档案管理与服务规范》（GB/T34442-2017），电子档案销毁需满足“形成单位已确认无误”“保管期限已满”“无保存价值”等条件，确保档案内容已完全删除或不可恢复。电子档案销毁应由档案管理部门会同技术部门共同完成，确保销毁过程可追溯、可验证，防止数据泄露或误删。电子档案销毁需按照“先备份、后销毁”的原则进行，确保在销毁前完成数据归档、备份及权限关闭等操作。依据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），销毁前应由档案管理人员进行核查，确认档案内容无误、无遗留数据。电子档案销毁应记录销毁时间、销毁方式、销毁人及监督人，确保销毁过程有据可查，符合国家关于档案管理的保密要求。7.2销毁管理与监督电子档案销毁应纳入档案管理全过程，由档案管理部门统一管理，确保销毁流程规范、责任明确。为防止销毁过程中的违规操作，应建立销毁流程审批机制，由档案管理人员、技术管理人员及主管领导共同审核。电子档案销毁过程应接受内部监督，包括档案管理人员、技术管理人员及外部审计机构的监督，确保销毁过程公开透明。依据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），销毁过程应有书面记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人及监督人信息，确保可追溯。电子档案销毁后，应进行销毁效果验证，确保数据已彻底删除，防止数据残留或误读。7.3处置记录与档案管理电子档案销毁后，应建立销毁记录档案，包括销毁时间、销毁方式、销毁人、监督人及销毁结果，确保可查可溯。电子档案处置记录应纳入档案管理信息系统，实现电子化管理，便于后续查阅与追溯。依据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），处置记录应保存不少于10年，确保在审计或核查时有据可依。电子档案处置记录应与档案管理全过程同步，确保处置过程可回溯、可审核，防止管理漏洞。电子档案处置记录应定期归档，作为档案管理的重要组成部分，便于长期保存与查阅。7.4退役与再利用的具体内容电子档案退役是指档案已不再需要保存，且无保存价值，应按照规范进行销毁或转移。退役电子档案应通过技术手段实现数据删除或格式转换，确保数据不可恢复，防止信息泄露。