企业档案管理与使用规范（标准版）

企业档案管理与使用规范（标准版）第1章总则1.1（目的与依据）本标准旨在规范企业档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全过程，确保档案信息的完整性、准确性与可用性，为企业的决策、管理与运营提供可靠依据。依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规范》（GB/T15014-2014）等法律法规及行业标准，制定本规范，以确保档案管理工作的合法性与规范性。本标准适用于企业各类档案的管理与使用，包括但不限于会计档案、业务档案、技术档案、人事档案等。企业应建立档案管理制度，明确档案管理的组织机构、职责分工及工作流程，确保档案管理工作的有序开展。本标准的制定与实施，有助于提升企业档案管理水平，促进企业信息化建设与数字化转型，增强企业核心竞争力。1.2（档案管理原则）档案管理应遵循“统一领导、分级负责、分类管理、安全保密”的原则，确保档案管理工作的高效与有序。档案管理应以“真实性、完整性、系统性、可追溯性”为核心，确保档案内容真实、完整、系统，并具备可追溯性。档案管理应注重档案的长期保存与有效利用，实现档案信息的高效利用与价值最大化。档案管理应结合企业业务发展需求，动态调整档案分类与管理策略，确保档案管理与业务发展同步。档案管理应注重档案的数字化与信息化建设，推动档案管理向数字化、智能化方向发展。1.3（档案管理职责）企业档案管理部门应负责档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等全过程管理工作，确保档案管理工作的规范化与制度化。企业各级管理人员应履行档案管理职责，确保档案信息的准确性和完整性，不得擅自销毁、篡改或泄露档案信息。企业应建立档案管理制度，明确档案管理人员的职责与权限，确保档案管理工作的落实与执行。企业应定期对档案管理情况进行检查与评估，及时发现并解决管理中的问题，提升档案管理水平。企业应建立档案管理绩效考核机制，将档案管理纳入企业整体管理考核体系，推动档案管理工作持续改进。1.4（档案管理范围的具体内容）档案管理范围涵盖企业所有与业务活动相关的原始资料，包括合同、票据、财务凭证、业务记录、技术文件、人事档案、项目档案等。档案管理应覆盖企业所有业务流程，包括但不限于销售、采购、生产、研发、客户服务、行政管理等环节。档案管理应包括电子档案与纸质档案，确保各类档案的统一管理与规范存储。档案管理应涵盖档案的归档、分类、编号、保管、调阅、借阅、销毁等全过程，确保档案的可追溯性与可查性。档案管理应结合企业信息化建设，建立档案管理系统，实现档案信息的数字化管理与高效利用。第2章档案分类与归档2.1档案分类标准档案分类应遵循“四分法”原则，即按档案内容、载体形式、保管期限和利用价值进行分类，确保档案管理的系统性和可检索性。按照《档案分类法》（GB/T19005-2012）的规定，档案应按类别划分，如文书档案、科技档案、财务档案、声像档案等，以实现档案的有序管理。档案分类需结合企业实际业务特点，如制造业企业常以“生产流程”为分类依据，而教育机构则以“教学活动”为分类标准。档案分类应采用“三级分类法”，即大类—中类—小类，确保分类层次清晰，便于检索与利用。档案分类应定期更新，根据企业业务发展和档案变化情况进行调整，保持分类体系的动态平衡。2.2档案归档流程档案归档应遵循“先整理、后归档”的原则，确保档案在归档前已按标准进行整理和规范。档案归档流程通常包括收集、鉴别、整理、装订、编号、登记、归档等步骤，每一步均需符合《档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求。档案归档应由专人负责，确保归档过程的准确性与完整性，避免因人为因素导致档案信息丢失或错误。档案归档后，应建立档案目录和检索系统，便于后续查阅与利用，同时满足《档案信息化建设规范》（GB/T22240-2017）的相关要求。档案归档应结合电子档案管理，实现纸质档案与电子档案的同步归档，确保档案信息的统一性与可追溯性。2.3档案归档要求档案归档需符合《档案管理标准》（GB/T19004-2016），确保档案内容真实、完整、准确、有效。档案归档应按照“分类、编目、保管、利用”的顺序进行，确保档案在归档后能够被有效管理和利用。档案归档过程中，应严格遵守档案的保密要求，特别是涉及企业机密或敏感信息的档案，需采取相应的安全措施。档案归档后，应建立档案保管制度，包括档案的存放位置、保管期限、调阅权限等，确保档案的安全与可访问性。档案归档应定期检查，确保档案的完整性和有效性，及时处理破损、丢失或过期的档案。2.4档案存储管理的具体内容档案存储应采用“防潮、防尘、防虫”等措施，确保档案在存储过程中不受环境因素影响。档案存储应按照《档案存储规范》（GB/T18895-2016）的要求，分为室存、柜存、箱存等不同形式，便于分类管理和检索。档案存储应配备恒温恒湿系统，保持适宜的温湿度环境，防止档案受潮、霉变或老化。档案存储应建立档案保管台账，记录档案的存放位置、责任人、借阅情况、调阅记录等信息，确保档案管理的可追溯性。档案存储应定期进行检查和维护，及时更换破损或过期的档案，确保档案的完整性和可用性。第3章档案保管与利用3.1档案保管期限档案保管期限应根据其内容、价值和保存条件等因素确定，通常分为永久、长期和短期三种类型。根据《档案法》及相关规范，档案的保管期限分为永久、长期（50年）、短期（20年）三类，具体期限需结合档案内容、保存条件及使用需求综合判断。永久保存的档案应具备高保密性、重要性及长期使用价值，如政府公文、法律法规文件等。长期保存的档案则需具备较高的历史价值和科研价值，如企业年度报告、项目立项文件等。短期保存的档案一般用于日常业务管理，如员工人事档案、业务往来文件等，其保管期限通常不超过20年，且需定期归档和销毁。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案保管期限的确定应遵循“以用定存”原则，即根据档案的使用需求决定其保存期限，确保档案在需要时可随时调阅。实践中，企业应结合自身业务特点，制定科学的档案保管期限表，并定期评估档案的保存价值，适时调整保管期限，避免档案过期或重复保存。3.2档案保管设施档案保管设施应具备防潮、防尘、防光、防磁等基本功能，符合《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010）要求。企业应配备恒温恒湿的档案库房，温度控制在14-24℃，湿度控制在40-60%，以保证档案的物理状态和信息完整性。档案库房应设有防火、防虫、防鼠等安全措施，配备灭火器、除湿机、紫外线消毒设备等，确保档案安全。档案存储应采用专用档案柜、档案盒、档案袋等，确保档案在存储过程中不受损坏。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案保管设施应定期检查维护，确保其功能正常，防止因设施老化或损坏导致档案损毁。3.3档案借阅与调阅档案借阅应严格遵守借阅制度，实行“谁借谁还”原则，借阅前需填写借阅登记表，注明借阅人、借阅日期、归还日期及用途。借阅档案需经档案管理员审批，一般仅限于业务相关工作人员，特殊情况下需经主管领导批准。借阅档案应按期归还，不得擅自复制、涂改或销毁，严禁将档案带离档案库房。借阅档案时应做好登记，归还后及时清理，确保档案库房整洁有序。根据《档案法》及相关规定，企业应建立档案借阅登记制度，定期对借阅档案进行核查，防止档案流失或被滥用。3.4档案利用与检索的具体内容档案利用应遵循“先查后用”原则，利用前需通过档案检索系统或查阅目录进行查找，确保档案信息准确无误。档案检索应采用分类法、主题法、关键词法等方法，结合《档案分类法》（GB/T15014-1994）进行分类管理，提高检索效率。档案利用应注重保密性，利用档案时需遵守相关保密规定，不得擅自公开或泄露敏感信息。档案利用后应及时归档，确保档案的完整性和可追溯性，避免重复利用或遗漏。根据《档案利用规范》（GB/T18894-2016），企业应建立档案利用登记制度，定期对档案利用情况进行统计分析，优化档案管理流程。第4章档案安全与保密4.1档案安全防护措施档案安全防护应遵循“预防为主、防御与监控结合”的原则，采用物理隔离、电子加密、权限控制等技术手段，确保档案在存储、传输、访问过程中的安全性。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2007），档案系统应定期进行安全风险评估，识别潜在威胁并制定应对策略。档案存储应采用防火、防潮、防尘、防磁等环境控制措施，符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）要求，确保档案在物理环境中的稳定性与完整性。同时，应配备温湿度监控系统，实时监测档案存储环境，防止因环境变化导致的档案损毁。档案管理系统应具备完善的访问控制机制，通过角色权限管理、加密传输、多因素认证等技术手段，防止未授权访问和数据泄露。根据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020），系统应设置严格的访问权限，确保档案信息仅限授权人员查阅和使用。档案数字化过程中应采用数据加密、水印技术、数字签名等手段，确保电子档案在传输、存储、归档过程中的安全性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案应采用国密算法（SM2、SM4）进行加密，确保数据在传输和存储过程中的机密性。应定期开展档案安全演练和应急响应预案，模拟各类安全事件（如系统故障、网络攻击、自然灾害等），确保在发生安全事故时能够迅速响应、有效处置。根据《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20988-2019），应建立分级响应机制，明确不同级别事件的处理流程与责任人。4.2档案保密管理要求档案保密管理应贯彻“谁产生、谁负责、谁保密”的原则，明确档案管理人员的保密责任，确保档案信息在全生命周期内得到妥善保护。根据《档案法》及相关法规，档案管理人员需定期接受保密培训，提升保密意识和技能。档案信息应严格限定使用范围，未经批准不得对外提供或泄露。根据《档案法》第十六条，档案管理人员应建立档案使用登记制度，记录档案的借阅、复制、调阅等情况，确保档案使用过程的可追溯性。档案保密工作应纳入企业整体信息安全管理体系，与企业信息安全管理、网络安全管理等模块协同配合。根据《信息安全管理体系要求》（ISO/IEC27001:2013），档案保密应作为信息安全管理体系的重要组成部分，确保档案信息在全过程中得到有效保护。档案保密应结合档案类型和使用场景，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等不同类别的档案采取差异化管理措施。根据《保密法》及相关规定，涉及国家秘密的档案应按照国家保密标准进行管理，确保信息不被非法获取或使用。档案保密应建立保密检查和监督机制，定期开展保密自查和审计，确保保密制度落实到位。根据《保密检查工作规定》（国保密发〔2016〕12号），应建立保密检查台账，记录检查结果，发现问题及时整改。4.3档案信息保密制度档案信息保密制度应明确档案信息的保密范围、保密期限、保密责任和保密措施，确保档案信息在存储、传输、使用过程中不被泄露或滥用。根据《档案法》及相关法规，档案信息的保密范围应包括但不限于涉密文件、财务凭证、客户资料等。档案信息的保密期限应根据其重要性、敏感程度和使用需求确定，涉及国家秘密的档案应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，明确保密期限和解密条件。对于非涉密档案，应根据实际使用需求设定保密期限，防止信息滥用。档案信息的保密措施应包括数据加密、权限控制、访问日志记录、备份与恢复等，确保档案信息在存储、传输和使用过程中不被非法获取或篡改。根据《信息安全技术数据安全能力成熟度模型》（CMMI-DSM），档案信息应具备数据加密、访问控制、审计追踪等安全能力。档案信息的保密制度应与企业其他信息安全制度相衔接，形成统一的保密管理框架。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2014），档案信息保密应纳入企业信息安全管理体系，确保信息安全管理的全面性和系统性。档案信息保密制度应定期修订，根据法律法规变化、技术发展和业务需求进行调整，确保制度的时效性和适用性。根据《档案法》及相关规定，档案信息保密制度应由档案管理部门牵头，结合实际情况制定并定期审查。4.4档案泄露处理机制的具体内容档案泄露事件发生后，应立即启动应急响应机制，根据《信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20988-2019）确定事件等级，并启动相应级别的应急响应流程。事件发生后24小时内应向相关部门报告，并启动调查取证工作。档案泄露事件的调查应由专业机构或第三方进行，确保调查的客观性和公正性。根据《信息安全事件应急响应指南》（GB/T22239-2019），应成立专项调查小组，查明泄露原因、责任主体及影响范围，并提出整改建议。档案泄露事件的处理应包括事件分析、责任认定、整改措施、责任追究等环节。根据《企业信息安全管理规范》（GB/T35114-2019），应建立档案泄露处理流程，明确处理责任和时限要求，确保问题得到及时解决。档案泄露事件的整改应针对事件原因进行系统性改进，包括技术加固、制度完善、人员培训等。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2014），应制定整改计划，明确整改目标、责任人和完成时限。档案泄露事件的后续监督应纳入企业信息安全管理体系，定期开展监督检查，确保整改措施落实到位。根据《信息安全管理体系要求》（ISO/IEC27001:2013），应建立档案泄露事件的监督机制，确保制度持续有效运行。第5章档案信息化管理5.1档案信息化建设要求档案信息化建设应遵循“统一标准、分级管理、安全可靠”的原则，符合《档案信息化建设规范》（GB/T28847-2012）的要求，确保档案信息系统的稳定性与可扩展性。建设过程中需明确档案管理的业务流程与技术架构，采用模块化设计，支持多平台、多终端的访问与操作，提升系统的兼容性与适应性。档案信息化系统应具备数据备份与恢复机制，确保在系统故障或数据丢失时能够快速恢复，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）的相关规定。建设需结合企业实际业务需求，制定合理的信息化建设规划，包括硬件、软件、网络及人员培训等，确保系统建设与业务发展同步推进。档案信息化建设应定期评估与优化，根据业务变化和技术发展，持续改进系统功能与性能，保障档案管理的时效性与准确性。5.2档案电子化管理档案电子化管理应实现档案的数字化采集、存储、检索与共享，符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求，确保档案信息的完整性与可追溯性。电子档案应采用统一的元数据标准，如《档案元数据标准》（GB/T18894-2016），实现档案信息的结构化存储与高效管理。电子档案管理系统应支持多种格式的文件存储，如PDF、JPEG、XML等，确保档案在不同平台与设备上的可读性与兼容性。电子档案的管理需建立完善的权限控制机制，确保档案的访问与使用符合《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2011）的相关要求。电子档案的归档与调阅应实现流程化管理，支持在线查询、权限分级、版本控制等功能，提升档案管理的效率与规范性。5.3档案数据安全规范档案数据安全应遵循《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2011）的要求，建立数据分类分级保护机制，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。档案数据应采用加密技术，如AES-256等，保障在传输与存储过程中的安全性，防止数据泄露与篡改。档案系统应具备完善的访问控制机制，包括用户身份认证、权限分配与审计追踪，确保档案信息的访问权限符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）的要求。档案数据的备份与恢复应定期执行，确保在系统故障或自然灾害等情况下，档案信息能够快速恢复，符合《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2017）的相关规定。档案数据安全应纳入整体IT安全体系，与企业的网络安全策略相协同，确保档案信息在数字化转型过程中的安全可控。5.4档案信息共享机制的具体内容档案信息共享机制应建立统一的档案信息平台，支持跨部门、跨系统的信息交换与协同管理，符合《电子政务档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求。信息共享应遵循“统一标准、分级授权、权限控制”的原则，确保信息在共享过程中的安全性与合规性，符合《信息安全技术信息交换安全规范》（GB/T32915-2016）的相关规定。信息共享应建立数据交换接口标准，如XML、JSON等，确保不同系统间的数据互通与互操作，提升档案管理的效率与灵活性。信息共享应建立数据访问日志与审计机制，确保信息流动可追溯，符合《信息安全技术信息系统审计规范》（GB/T20984-2011）的要求。信息共享应注重数据质量与一致性，确保共享信息的准确性与时效性，支持企业内部及外部的协同工作与决策支持。第6章档案处置与销毁6.1档案销毁审批流程档案销毁需遵循“谁产生、谁负责、谁销毁”的原则，应由档案管理部门牵头，结合档案管理规范及法律法规要求，制定销毁方案。根据《国家档案局关于加强档案销毁工作的通知》（档发〔2019〕12号），档案销毁前应进行可行性评估，包括档案的保存价值、法律效力及是否已过保管期限。撤回或销毁的档案需经分管领导审批，并由档案管理人员进行登记、核对，确保销毁过程可追溯、可监督。对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，销毁前应进行脱密处理，确保其不被非法利用或泄露。每次销毁应由两名以上人员共同监督，销毁后需留存销毁记录，并报上级主管部门备案，确保流程合规。6.2档案销毁方式与标准档案销毁方式主要包括物理销毁和电子销毁，物理销毁适用于纸质档案，电子销毁适用于电子档案。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案销毁应采用数据删除或格式化处理，确保数据不可恢复。物理销毁需使用专业销毁设备，如碎纸机、焚烧炉等，销毁后的档案应无任何残留信息。档案销毁应按照“分类、分级、分批”原则进行，确保销毁过程可控、有序，避免因销毁不当导致档案损毁或信息泄露。档案销毁后，应建立销毁台账，记录销毁时间、方式、责任人及监督人员，确保全过程可追溯。6.3档案处置记录管理档案处置记录应包括档案的接收、保管、调阅、销毁等全过程，确保档案管理的可追溯性。档案处置记录应由档案管理人员统一管理，采用电子或纸质形式保存，确保数据安全、信息完整。档案处置记录需定期归档，并按年度或季度进行归档管理，便于后续查阅与审计。档案处置记录应由档案管理人员和相关责任人员签字确认，确保记录的真实性和责任可追溯。档案处置记录应保存不少于30年，以满足法律法规及内部审计要求。6.4档案处置责任追究的具体内容对于未按规定进行档案销毁的人员，应追究其管理责任，情节严重的可给予行政处分或法律责任。档案销毁过程中若发生档案损毁、信息泄露或销毁记录不全，应追究相关责任人及管理部门的连带责任。档案处置责任追究应依据《档案法》《档案法实施办法》及相关规章制度执行，确保责任落实到位。档案处置责任追究应结合档案管理流程中的各个环节，明确各岗位职责，避免因责任不清导致管理漏洞。档案处置责任追究应纳入绩效考核体系，作为员工年度考核的重要内容之一，提升档案管理的规范性和严肃性。第7章档案管理人员职责与培训7.1档案管理人员职责档案管理人员是企业档案工作的直接执行者，其职责涵盖档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全过程，确保档案信息的完整性、安全性和可追溯性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13259-2016），档案管理人员需严格执行档案管理制度，确保档案在存续期间保持有效性和可用性。档案管理人员需具备良好的职业道德，遵守国家法律法规及企业规章制度，确保档案管理工作的合规性与规范性。根据《档案法》及相关法规，档案管理人员应定期接受法律知识培训，提升合规意识。档案管理人员需熟悉档案分类、编目、检索等专业技能，能够根据企业需求提供档案信息检索服务。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22239-2019），档案管理人员应掌握档案数字化技术，提升档案管理的信息化水平。档案管理人员需定期参与档案安全检查与风险评估，确保档案库房、存储设备及电子档案的安全性。根据《档案安全保护规定》（GB/T34212-2017），档案管理人员应建立档案安全管理制度，防范自然灾害、人为因素等风险。档案管理人员需配合企业其他部门开展档案利用工作，提供准确、及时的档案信息支持，促进企业信息资源共享与决策支持。根据《企业档案利用规范》（GB/T15038-2019），档案管理人员应建立档案利用机制，提升档案服务的效率与质量。7.2档案管理人员培训要求档案管理人员需接受系统化的专业培训，内容涵盖档案管理理论、技术操作、法律法规及职业道德等。根据《档案管理专业人员继续教育规定》（GB/T34213-2017），培训应结合实际工作需求，提升管理人员的专业能力。培训应注重实践操作能力的培养，包括档案分类、编目、检索、数字化等技能。根据《档案管理技术规范》（GB/T18824-2018），培训应结合企业实际，开展案例分析与实操演练，提升管理人员的实战能力。培训应定期进行，确保管理人员持续更新知识与技能。根据《档案管理人才培训规范》（GB/T34214-2017），企业应制定年度培训计划，确保管理人员具备适应企业发展的专业能力。培训内容应结合企业信息化发展需求，提升管理人员对档案管理系统的使用能力。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22239-2019），培训应覆盖档案管理系统操作、数据管理及信息安全等模块。培训应注重团队协作与沟通能力的培养，提升管理人员在跨部门协作中的作用。根据《档案管理团队建设指南》（GB/T34215-2017），培训应结合团队管理理论，提升管理人员的综合能力。7.3档案管理人员考核与奖惩档案管理人员的考核应结合工作绩效、档案管理质量、合规性及服务效率等多方面指标，确保考核的科学性与公正性。根据《档案管理绩效考核办法》（GB/T34216-2017），考核应采用定量与定性相结合的方式，全面评估管理人员的工作表现。考核结果应作为晋升、调薪、奖励等工作的依据，激励管理人员不断提升专业能力。根据《档案管理人才激励机制》（GB/T34217-2017），考核结果应与绩效奖金、岗位调整等挂钩，形成正向激励机制。奖惩应遵循公平、公正、公开的原则，确保考核结果的可执行性与透明度。根据《档案管理奖惩规定》（GB/T34218-2017），奖惩应结合企业实际情况，制定合理的奖惩标准，并定期公示考核结果。对于表现优异的管理人员，应给予表彰与奖励，提升其工作积极性与责任感。根据《档案管理优秀人才评选办法》（GB/T34219-2017），表彰应结合企业年度评选标准，确保奖励的针对性与实效性。奖惩机制应与档案管理工作的持续改进相结合，形成闭环管理，提升管理人员的长期工作动力。根据《档案管理持续改进机制》（GB/T34220-2017），奖惩应与档案管理目标相结合，推动管理水平不断提升。7.4档案管理人员职业发展的具体内容档案管理人员应积极参与专业资格认证，如档案管理员、档案管理员（中级/高级）等，提升职业资格水平。根据《档案管理专业人员职业资格规定》（GB/T3