学校账册管理制度

学校账册管理制度一、学校账册管理制度

1.总则

学校账册管理制度旨在规范学校账册的设立、使用、保管、调阅和销毁等环节，确保账册的真实性、完整性、准确性和安全性，为学校的财务管理和教育教学提供可靠的数据支持。本制度适用于学校所有部门及人员，任何单位和个人均需严格遵守。学校账册包括但不限于会计账簿、明细账、总账、固定资产账、库存物资账、债权债务登记簿等。账册管理应遵循统一领导、分级负责、专人管理、定期核查的原则。学校财务部门是账册管理的归口部门，负责制定账册管理制度，组织账册的日常管理工作，并对各单位的账册管理情况进行监督和检查。

2.账册的设立与登记

学校各类账册应根据国家会计制度及学校实际情况设立，确保账册的完整性和系统性。会计账簿包括现金日记账、银行存款日记账、明细分类账、总分类账等，应按照会计制度的要求设置科目和账页。固定资产账应详细登记每项固定资产的名称、规格、数量、价值、购置日期、使用部门、折旧情况等信息。库存物资账应记录各类物资的入库、出库、结存情况，确保物资管理的可追溯性。债权债务登记簿应详细记录应收、应付款项的往来明细，包括对方单位、金额、发生时间、结算情况等。账册的登记应做到及时、准确、完整，不得漏登、错登或故意隐瞒。账册登记人员应具备相应的会计专业知识，并经过学校的专业培训，确保账册登记的质量。

3.账册的保管与安全

账册的保管是确保账册安全的重要环节，学校应指定专人负责账册的保管工作，建立账册保管责任制。会计账簿、固定资产账等重要账册应存放在干燥、通风、防火的专用柜中，并上锁保管。账册的保管人员应妥善保管账册，防止账册遗失、损坏或被盗。账册的保管期限应根据国家会计制度的规定执行，一般会计账簿的保管期限为5年，固定资产账、库存物资账等长期账册的保管期限为10年或以上。保管期满的账册，应按照国家档案管理规定进行销毁，销毁前应进行严格的审批，并指定专人进行监销，确保销毁过程的安全和规范。

4.账册的调阅与使用

账册的调阅应严格遵守学校的保密制度，未经批准不得擅自调阅账册。需要调阅账册的单位或个人，应向财务部门提出书面申请，说明调阅目的、调阅内容、调阅时间等，经财务部门负责人批准后，方可调阅。调阅账册时，应做好登记手续，记录调阅人、调阅时间、调阅内容等信息，并在调阅完毕后及时归还。账册的使用应严格遵守会计制度的规定，不得篡改、伪造或故意隐瞒账册内容。账册的使用人员应具备相应的会计专业知识，并经过学校的专业培训，确保账册使用的准确性。学校应定期对账册的使用情况进行检查，发现问题及时纠正。

5.账册的核查与审计

学校应定期对账册进行核查，确保账册的真实性、完整性和准确性。财务部门应每年对账册进行一次全面核查，核查内容包括账册的设立、登记、保管、使用等各个环节，核查结果应形成书面报告，报学校领导审阅。学校应积极配合上级主管部门的审计工作，提供真实、完整的账册资料，并做好审计前的准备工作。审计中发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。学校应建立健全账册核查制度，明确核查职责，规范核查程序，确保账册核查工作的有效开展。

6.责任追究

学校对违反账册管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。对擅自设立账册、漏登、错登、伪造账册等行为，将给予警告、罚款、降职等处分；对造成重大经济损失的，将依法追究其法律责任。学校应建立健全账册管理责任追究制度，明确责任主体，规范责任追究程序，确保账册管理责任落实到位。财务部门应定期对账册管理情况进行检查，发现问题及时报告，并督促相关责任人进行整改。学校应加强对账册管理人员的培训和教育，提高其责任意识和专业能力，确保账册管理工作的规范性和有效性。

二、学校账册管理细则

1.账册的种类与用途

学校的账册按照其性质和用途，可以分为几大类，每一类账册都有其特定的管理要求和操作规范。首先，会计账簿是学校财务管理的基础，包括现金日记账、银行存款日记账、总账和明细账等。现金日记账用于记录每天的收入和支出，确保现金的流动清晰可查；银行存款日记账则记录银行账户的每一笔收支，确保资金安全；总账是对所有会计科目的汇总，反映学校的整体财务状况；明细账则对具体的收支项目进行详细记录，便于查询和分析。其次，固定资产账是学校资产管理的重要组成部分，记录每项固定资产的详细信息，如名称、规格、数量、购置日期、使用部门、折旧情况等，确保固定资产的安全和有效利用。库存物资账则用于管理学校的各类物资，包括办公用品、教学设备、实验器材等，记录物资的入库、出库、结存情况，防止物资的流失和浪费。此外，债权债务登记簿用于记录学校与外部单位的债权债务关系，包括应收账款和应付账款，确保财务关系的清晰和规范。每一类账册都有其特定的用途，学校应确保各类账册的设立和登记符合国家会计制度和学校的实际情况，满足财务管理、资产管理和教学管理的需求。

2.账册的日常管理

账册的日常管理是确保账册质量和使用效率的关键环节，需要学校财务部门和各相关部门的共同努力。首先，账册的登记应做到及时、准确、完整，不得漏登、错登或故意隐瞒。账册登记人员应具备相应的会计专业知识，并经过学校的专业培训，确保账册登记的质量。例如，现金日记账的登记应每天进行，确保每一笔收入和支出都有明确的记录；银行存款日记账的登记应与银行对账单核对，确保账实相符；固定资产账的登记应定期进行盘点，确保固定资产的实际情况与账面记录一致。其次，账册的保管是确保账册安全的重要环节，学校应指定专人负责账册的保管工作，建立账册保管责任制。会计账簿、固定资产账等重要账册应存放在干燥、通风、防火的专用柜中，并上锁保管，防止账册遗失、损坏或被盗。例如，财务部门的会计账簿应由专人保管，并建立严格的借阅制度，未经批准不得擅自调阅。此外，账册的保管期限应根据国家会计制度的规定执行，一般会计账簿的保管期限为5年，固定资产账、库存物资账等长期账册的保管期限为10年或以上。保管期满的账册，应按照国家档案管理规定进行销毁，销毁前应进行严格的审批，并指定专人进行监销，确保销毁过程的安全和规范。

3.账册的调阅与使用规范

账册的调阅应严格遵守学校的保密制度，未经批准不得擅自调阅账册。需要调阅账册的单位或个人，应向财务部门提出书面申请，说明调阅目的、调阅内容、调阅时间等，经财务部门负责人批准后，方可调阅。调阅账册时，应做好登记手续，记录调阅人、调阅时间、调阅内容等信息，并在调阅完毕后及时归还。账册的使用应严格遵守会计制度的规定，不得篡改、伪造或故意隐瞒账册内容。账册的使用人员应具备相应的会计专业知识，并经过学校的专业培训，确保账册使用的准确性。例如，财务部门的会计人员在编制财务报表时，应严格按照会计制度的规定进行账务处理，确保财务报表的真实性和准确性；学校的行政管理人员在报销费用时，应提供合规的发票和凭证，确保费用的合理性和合规性。学校应定期对账册的使用情况进行检查，发现问题及时纠正。例如，财务部门应定期对账册的调阅记录进行检查，确保调阅过程符合规定；学校应加强对账册使用人员的培训和教育，提高其责任意识和专业能力，确保账册使用的规范性和有效性。

4.账册的核查与审计程序

学校应定期对账册进行核查，确保账册的真实性、完整性和准确性。财务部门应每年对账册进行一次全面核查，核查内容包括账册的设立、登记、保管、使用等各个环节，核查结果应形成书面报告，报学校领导审阅。学校应积极配合上级主管部门的审计工作，提供真实、完整的账册资料，并做好审计前的准备工作。审计中发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。学校应建立健全账册核查制度，明确核查职责，规范核查程序，确保账册核查工作的有效开展。例如，财务部门应制定年度账册核查计划，明确核查的时间、内容、方法等，并组织人员进行核查；学校应建立账册核查结果报告制度，将核查结果及时报告给学校领导，并督促相关责任人进行整改。此外，学校应加强对账册核查人员的培训和教育，提高其核查能力和专业水平，确保账册核查工作的质量和效果。通过定期的核查和审计，学校可以及时发现账册管理中存在的问题，并采取有效的措施进行整改，确保账册管理的规范性和有效性。

三、学校账册管理人员的职责与权限

1.职责概述

学校账册管理人员的职责是确保账册的真实性、完整性、准确性和安全性，为学校的财务管理和教育教学提供可靠的数据支持。账册管理人员应具备相应的会计专业知识，熟悉国家会计制度和学校的财务管理制度，能够熟练操作各类账册。其主要职责包括账册的设立、登记、保管、调阅、核查和销毁等各个环节的管理工作。账册管理人员应认真履行职责，严格遵守学校的财务管理制度，确保账册管理的规范性和有效性。例如，会计人员应每天登记现金日记账和银行存款日记账，确保每一笔收支都有明确的记录；固定资产管理员应定期登记固定资产账，确保固定资产的实际情况与账面记录一致；库存物资管理员应及时登记库存物资账，确保物资的入库、出库、结存情况清晰可查。账册管理人员还应积极配合上级主管部门的审计工作，提供真实、完整的账册资料，并做好审计前的准备工作。

2.人员的选拔与培训

学校应选拔责任心强、业务能力过硬的人员担任账册管理人员，确保账册管理工作的质量和效果。在选拔人员时，学校应注重候选人的专业背景和工作经验，确保其具备相应的会计专业知识和管理能力。例如，会计人员的选拔应注重其会计从业资格和实际工作经验，确保其能够熟练操作各类会计账簿；固定资产管理员应具备一定的资产管理经验，能够准确登记固定资产的详细信息；库存物资管理员应熟悉物资管理流程，能够及时登记物资的入库、出库、结存情况。学校还应定期对账册管理人员进行培训，提高其专业能力和责任意识。培训内容应包括国家会计制度、学校的财务管理制度、账册管理操作规范等，确保账册管理人员能够掌握最新的会计知识和技能。例如，学校可以定期组织会计人员进行专业培训，讲解最新的会计准则和税务政策；可以组织固定资产管理员进行资产管理培训，提高其资产管理能力；可以组织库存物资管理员进行物资管理培训，确保其能够熟练操作库存物资管理系统。通过培训，学校可以不断提高账册管理人员的专业能力和责任意识，确保账册管理工作的规范性和有效性。

3.权限的界定

账册管理人员在履行职责过程中，享有一定的权限，以确保账册管理的规范性和有效性。首先，账册管理人员有权要求学校各部门及时提供相关的财务数据和资料，确保账册的登记和更新及时、准确。例如，会计人员有权要求财务部门提供每一笔收支的发票和凭证，确保账册的登记符合会计制度的规定；固定资产管理员有权要求使用部门提供固定资产的购置发票和验收单，确保固定资产账的登记准确无误；库存物资管理员有权要求物资管理部门提供物资的入库单和出库单，确保库存物资账的登记清晰可查。其次，账册管理人员有权对学校的财务活动进行监督，发现不符合规定的行为及时报告，并采取措施进行纠正。例如，会计人员有权对学校的报销流程进行监督，发现不符合规定的报销行为及时报告，并要求相关人员进行整改；固定资产管理员有权对学校的固定资产使用情况进行监督，发现不符合规定的行为及时报告，并采取措施进行纠正；库存物资管理员有权对学校的物资管理流程进行监督，发现不符合规定的行为及时报告，并要求相关人员进行整改。此外，账册管理人员还有权对账册进行核查，发现账实不符的情况及时报告，并采取措施进行整改。例如，会计人员有权对现金和银行存款进行盘点，发现账实不符的情况及时报告，并要求相关人员进行整改；固定资产管理员有权对固定资产进行盘点，发现账实不符的情况及时报告，并采取措施进行整改；库存物资管理员有权对库存物资进行盘点，发现账实不符的情况及时报告，并要求相关人员进行整改。通过界定账册管理人员的职责和权限，学校可以确保账册管理的规范性和有效性，提高财务管理水平。

四、学校账册的日常操作规程

1.账册的设立与启用

学校各类账册的设立应依据国家统一的会计制度以及学校的具体管理需求进行。会计账簿的设立需包含现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细分类账等，确保能够全面反映学校的财务状况和资金流动。固定资产账应详细记录每项固定资产的购置信息、使用部门、使用年限、折旧情况等，以便于对固定资产进行有效管理和核算。库存物资账则需对学校所有的存货进行登记，包括物资的名称、规格、数量、入库时间、出库时间等，确保物资管理的可追溯性。账册的启用应经过学校财务部门的审核，并由学校领导批准后正式启用。启用时，需在账册首页注明账册名称、启用日期、账簿编号、页数等信息，并由财务部门负责人和账簿保管人签字确认。启用后的账册应妥善保管，不得擅自损毁或变更。

2.账册的登记与更新

账册的登记是确保账册信息准确和完整的关键环节。现金日记账和银行存款日记账应每日登记，确保每一笔收支都有明确的记录。登记时需注明收入来源、支出用途、金额、日期等信息，并确保每日账面余额与实际库存现金和银行存款余额相符。总分类账和明细分类账应根据记账凭证定期登记，确保账务处理的及时性和准确性。固定资产账应每月对固定资产进行盘点，更新固定资产的使用状况和折旧情况，确保账实相符。库存物资账应定期对库存物资进行盘点，更新物资的入库、出库和结存情况，确保物资管理的可追溯性。账册的登记应使用规范的记账凭证和表格，确保信息的清晰和易读性。登记完成后，需进行复核，确保信息的准确无误，并由登记人和复核人签字确认。

3.账册的调阅与复印

学校的账册调阅需严格遵守学校的保密制度，未经批准不得擅自调阅账册。需要调阅账册的单位或个人应向财务部门提出书面申请，说明调阅目的、调阅内容、调阅时间等，经财务部门负责人批准后，方可调阅。调阅账册时，应做好登记手续，记录调阅人、调阅时间、调阅内容等信息，并在调阅完毕后及时归还。账册的复印需经过财务部门负责人的批准，并由账册保管人进行复印。复印时需注明复印目的、复印内容、复印时间等信息，并确保复印内容与原件一致。调阅和复印账册时，应确保账册的安全，不得损坏或遗失。调阅和复印完成后，需进行登记，并确保账册的完整性和安全性。

4.账册的保管与安全

账册的保管是确保账册安全的重要环节，学校应指定专人负责账册的保管工作，建立账册保管责任制。会计账簿、固定资产账等重要账册应存放在干燥、通风、防火的专用柜中，并上锁保管，防止账册遗失、损坏或被盗。账册的保管期限应根据国家会计制度的规定执行，一般会计账簿的保管期限为5年，固定资产账、库存物资账等长期账册的保管期限为10年或以上。保管期满的账册，应按照国家档案管理规定进行销毁，销毁前应进行严格的审批，并指定专人进行监销，确保销毁过程的安全和规范。账册的保管人应妥善保管账册，定期检查账册的保存状况，确保账册的完整性和安全性。如有账册损坏或遗失，应及时报告并采取措施进行补救。

5.账册的核查与审计

学校应定期对账册进行核查，确保账册的真实性、完整性和准确性。财务部门应每年对账册进行一次全面核查，核查内容包括账册的设立、登记、保管、使用等各个环节，核查结果应形成书面报告，报学校领导审阅。学校应积极配合上级主管部门的审计工作，提供真实、完整的账册资料，并做好审计前的准备工作。审计中发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。学校应建立健全账册核查制度，明确核查职责，规范核查程序，确保账册核查工作的有效开展。通过定期的核查和审计，学校可以及时发现账册管理中存在的问题，并采取有效的措施进行整改，确保账册管理的规范性和有效性。

五、学校账册管理的监督与责任追究

1.内部监督机制

学校应建立健全账册管理的内部监督机制，确保账册管理的规范性和有效性。内部监督机制主要包括财务部门的自我监督、学校领导的监督以及内部审计部门的监督。财务部门作为账册管理的归口部门，应定期对账册的设立、登记、保管、使用等各个环节进行自查，发现问题及时纠正。自查应包括对账册的完整性、准确性、及时性进行检查，确保账册信息真实可靠。学校领导应对账册管理工作进行定期检查，了解账册管理的实际情况，并对发现的问题进行督促整改。学校领导应定期听取财务部门关于账册管理工作的汇报，并对账册管理工作提出指导意见。内部审计部门应定期对账册管理进行独立审计，评估账册管理的合规性和有效性，并形成审计报告，报学校领导审阅。内部审计部门在审计过程中，应重点关注账册的真实性、完整性、准确性以及安全性，对发现的问题及时进行报告，并督促相关责任人进行整改。

2.外部监督与配合

学校应积极配合上级主管部门的审计和监督工作，提供真实、完整的账册资料，并做好审计前的准备工作。上级主管部门的审计和监督是确保学校账册管理规范的重要手段，学校应高度重视，并积极配合。学校应指定专人负责与上级主管部门的沟通，及时了解上级主管部门的审计要求和安排，并做好相应的准备工作。在审计过程中，学校应积极配合审计人员的工作，提供所需的账册资料和相关信息，并如实回答审计人员的提问。审计结束后，学校应认真研究审计报告，对发现的问题及时进行整改，并形成整改报告，报上级主管部门审阅。学校还应积极配合社会审计机构的审计工作，对社会审计机构提出的意见和建议进行认真研究，并及时进行整改。通过积极配合外部监督，学校可以及时发现账册管理中存在的问题，并采取有效的措施进行整改，提高账册管理的规范性和有效性。

3.责任追究制度

学校应建立健全账册管理的责任追究制度，明确责任主体，规范责任追究程序，确保账册管理责任落实到位。对违反账册管理制度的行为，学校将视情节轻重给予相应的处理。对擅自设立账册、漏登、错登、伪造账册等行为，将给予警告、罚款、降职等处分；对造成重大经济损失的，将依法追究其法律责任。学校应建立账册管理责任追究制度，明确责任主体，规范责任追究程序，确保账册管理责任落实到位。财务部门应定期对账册管理情况进行检查，发现问题及时报告，并督促相关责任人进行整改。学校应加强对账册管理人员的培训和教育，提高其责任意识和专业能力，确保账册管理工作的规范性和有效性。通过责任追究制度，学校可以有效地督促账册管理人员履行职责，确保账册管理的规范性和有效性，提高学校的财务管理水平。

六、学校账册管理制度的应急处理与持续改进

1.应急处理预案

学校账册管理制度应包含应急处理预案，以应对可能发生的突发事件，确保账册的安全和完整。应急处理预案应明确应急处理的原则、流程、责任人和联系方式，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行处理。应急处理预案应包括以下几个方面：首先，明确应急处理的原则，即确保账册的安全、真实和完整。其次，制定应急处理流程，包括事件的报告、调查、处理和改进等环节。再次，明确