境外来人员保密制度要求

境外来人员保密制度要求一、境外来人员保密制度要求

1.1总体目标与原则

境外来人员保密制度旨在规范境外人员在我国境内的保密管理行为，确保国家秘密、商业秘密及敏感信息的安全，维护国家安全和利益。该制度遵循合法、合理、必要的原则，兼顾国际惯例与我国法律法规，保障境外人员在合法合规的前提下开展活动。制度要求明确界定保密范围、责任主体、管理流程及违规处理机制，确保保密工作系统性、规范化和有效性。

1.2适用范围与对象

本制度适用于所有进入我国境内的境外人员，包括但不限于外籍专家、学者、商务人士、留学生、外派员工及短期访问人员。适用范围涵盖所有涉密场所、涉密活动及涉密载体，包括但不限于政府机关、科研机构、企业单位及学术交流场合。境外人员一旦接触或可能接触国家秘密、商业秘密及敏感信息，均需遵守本制度规定，履行保密义务。

1.3保密责任主体

1.3.1用人单位责任

用人单位作为境外人员保密管理的责任主体，需建立健全保密管理体系，明确保密责任人，制定保密管理制度，并对境外人员进行保密教育和培训。用人单位应审查境外人员的背景及资质，确保其具备必要的保密意识和能力，并在合同中明确保密条款及违约责任。

1.3.2境外人员责任

境外人员需严格遵守我国保密法律法规及用人单位的保密制度，对接触到的涉密信息承担保密义务。具体要求包括：不得以任何形式泄露国家秘密、商业秘密及敏感信息；不得将涉密信息用于非法目的或转交第三方；离开涉密场所或结束涉密任务后，需按规定销毁或清退涉密载体。

1.4保密教育培训

1.4.1培训内容

保密教育培训应涵盖以下内容：我国保密法律法规、保密管理制度、涉密信息识别、保密技术防范、违规行为处理等。培训需结合实际案例，增强境外人员的保密意识和风险防范能力。

1.4.2培训方式

培训方式包括集中授课、线上学习、现场指导等，可根据实际情况采用多种形式。培训结束后，需进行考核，确保境外人员掌握保密知识，考核合格后方可进入涉密区域或接触涉密信息。

1.5涉密信息管理

1.5.1涉密载体管理

涉密文件、资料、设备等载体需严格登记、保管和使用，境外人员不得私自携带涉密载体离开工作场所。涉密载体使用完毕后，需及时清点、归档或销毁，并记录相关操作。

1.5.2涉密信息系统管理

境外人员使用涉密信息系统需遵守相关管理规定，不得擅自安装软件、访问非授权数据或连接外部网络。用人单位应采取技术措施，如访问控制、数据加密等，防止信息泄露。

1.6监督与检查

用人单位应设立保密监督部门，定期对境外人员进行保密检查，包括但不限于现场抽查、资料审查、行为监控等。发现违规行为，需立即制止并调查处理，情节严重的可依法依规追究责任。

1.7违规处理

1.7.1违规行为界定

违规行为包括但不限于：泄露国家秘密、商业秘密；擅自复制、传播涉密信息；违反保密规定使用涉密设备；经调查确认存在其他保密违法行为。

1.7.2处理措施

对违规行为的处理措施包括：警告、罚款、解除合同、追究法律责任等。用人单位需根据违规情节严重程度，采取相应措施，并记录在案。涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。

1.8国际合作与协调

用人单位应加强与境外人员所属国家或地区的保密管理机构的沟通协调，建立信息共享机制，共同防范保密风险。在涉及跨国保密合作时，需遵循双边或多边协议，确保保密工作有效衔接。

1.9制度更新与完善

本制度需根据我国法律法规及实际情况定期更新，确保其适用性和有效性。用人单位应组织专家对制度进行评估，及时修订完善，并通知相关人员进行再培训。

二、保密协议与背景审查

2.1保密协议的签订

用人单位在境外人员入职前，必须与其签订具有法律效力的保密协议。该协议应明确界定保密信息的范围、保密期限、权利义务及违约责任。保密协议内容需清晰、具体，避免模糊不清或歧义，确保境外人员充分理解并自愿遵守。协议中可包含特别条款，如竞业限制、信息销毁要求等，以增强约束力。签订时，需确保境外人员签署或以其他形式确认，并留存原件备查。

2.2背景审查的实施

用人单位对境外人员进行背景审查时，需遵循合法、公正的原则，不得侵犯其合法权益。审查范围包括个人身份、教育背景、工作经历、法律记录等，重点评估其是否存在泄密风险或不良行为。审查过程需严格保密，避免信息泄露对境外人员造成不必要影响。若审查发现潜在风险，用人单位可依法依规调整工作岗位或解除合同，并记录审查结果。

2.3特殊人员的额外审查

对于接触高度敏感信息的境外人员，用人单位需进行更严格的背景审查，可包括安全访谈、参考调查等。安全访谈应由专业人员进行，通过提问和评估，了解其保密意识和行为习惯。参考调查需联系其前雇主或合作机构，核实其工作表现和保密记录。特殊人员的审查结果需重点存档，并在日常管理中加强监督。

2.4审查结果的运用

背景审查结果仅用于内部决策，不得随意泄露或用于其他目的。若审查结果显示境外人员存在较高泄密风险，用人单位应采取相应措施，如限制其接触敏感信息、安排专人监管等。审查结果也可作为后续培训和考核的依据，帮助境外人员提升保密能力。在解除合同时，审查记录需按规定销毁或封存。

2.5审查的动态管理

境外人员的背景审查并非一次性工作，而需建立动态管理机制。用人单位应定期对其进行复核，特别是当其接触新信息或承担更重要职责时。动态管理可包括年度审查、关键事件审查（如参与重要项目、出国交流等），确保持续掌握其风险状况。若发现新问题，需及时调整管理措施，防止风险扩大。

2.6国际合作与隐私保护

在进行背景审查时，用人单位需遵守国际惯例和当地法律法规，尊重境外人员的隐私权。若需获取其个人信息，必须通过合法途径，并征得其同意。对于涉及跨国数据传输的情况，需确保符合相关协议（如GDPR），避免因违规操作引发法律纠纷。用人单位可委托专业机构进行审查，确保其具备资质和经验，并能妥善处理数据安全。

2.7审查记录的保密管理

背景审查过程中产生的所有记录，包括访谈内容、调查材料、评估报告等，均需严格保密。记录的存储需符合安全要求，如加密存储、专人保管等，防止未经授权的访问。在境外人员离职后，审查记录需按规定封存或销毁，除非法律要求保留。用人单位应建立记录管理制度，明确责任人及操作流程，确保信息安全。

2.8审查的透明度与沟通

用人单位在实施背景审查时，应向境外人员说明目的、范围及流程，避免其产生误解或不满。若审查结果对其不利，需进行沟通解释，并提供改进建议。透明度有助于建立信任，使境外人员更愿意配合保密管理。同时，用人单位也应尊重其申辩权，若其提供合理说明，可重新评估审查结果。

2.9审查与培训的结合

背景审查结果可为保密培训提供参考，帮助用人单位针对性提升境外人员的保密能力。例如，若审查发现其对保密制度理解不足，可安排强化培训；若其存在不良行为倾向，需加强日常监督。审查与培训的结合，能形成闭环管理，增强保密工作的实效性。用人单位可建立积分制度，根据审查结果和培训表现给予评分，作为绩效评估的依据之一。

2.10审查的合规性评估

用人单位需定期评估背景审查制度的合规性，确保其符合我国法律法规及国际标准。评估内容包括审查程序、记录管理、隐私保护等方面，可邀请法律顾问或第三方机构参与。若发现不合规之处，需及时整改，避免因违规操作导致法律风险。合规性评估应形成报告，存档备查，并作为制度改进的依据。

三、保密环境与物理隔离

3.1涉密场所的管理

用人单位应明确界定涉密场所的范围，包括办公室、实验室、数据中心等，并对这些场所实施严格的物理隔离和管理。涉密场所的入口需设置门禁系统，仅授权人员可凭身份识别卡或密码进入。同时，应安装监控设备，对进出人员和场所内活动进行记录，确保安全可控。场所内部需配备必要的保密设施，如保密电话、防窃听设备等，防止信息被非法获取。

3.2非涉密场所的管控

对于非涉密场所，虽不需严格隔离，但仍需加强管理，防止敏感信息意外泄露。例如，在会议室、休息区等公共区域，应提醒境外人员注意保密，避免谈论涉密话题或处理涉密文件。用人单位可张贴保密提示，增强其保密意识。同时，这些场所的监控系统也应覆盖周边区域，防止无关人员靠近涉密场所。

3.3境外人员的活动范围限制

用人单位应根据工作需要，明确境外人员在单位内部的活动范围，特别是涉密区域的进入权限。可通过划分区域、设置路线等方式，限制其自由活动，防止其未经授权接触敏感信息。境外人员离开工作场所时，需登记并记录去向，必要时可要求其结伴而行，确保安全。若其需进入敏感区域，必须由专人陪同，并全程监督。

3.4保密设备的配备与使用

涉密场所应配备保密设备，如加密电话、碎纸机、电磁屏蔽设备等，防止信息被窃听、复制或泄露。这些设备的使用需严格遵守操作规程，境外人员不得擅自拆卸、改装或外借。用人单位应定期检查设备运行状态，确保其正常工作。同时，可对境外人员进行设备使用培训，使其掌握正确操作方法，避免因误用导致信息泄露。

3.5网络安全的防护

涉密场所的网络需与外部网络物理隔离，防止黑客攻击或信息泄露。可采取防火墙、入侵检测系统等技术手段，增强网络安全防护能力。境外人员使用网络时，需遵守相关管理规定，不得访问非法网站或下载不明文件。同时，应定期更新密码，使用强密码策略，防止账户被破解。若其需接入外部网络，必须通过加密通道，并经授权批准。

3.6保密制度的宣传与提醒

用人单位应在涉密场所设置保密标识，如“保密区域”“禁止拍照”等，提醒境外人员注意保密。可在入口处张贴保密协议内容，确保其清楚了解保密要求。同时，可定期组织保密宣传，如举办讲座、发放手册等，增强其保密意识。通过持续宣传，形成保密文化氛围，使境外人员自觉遵守保密规定。

3.7应急预案的制定与演练

用人单位应制定保密应急预案，针对可能发生的泄密事件（如信息泄露、设备故障等），明确处置流程和责任人。预案内容应包括事件报告、调查处理、恢复措施等，确保能及时有效应对突发情况。同时，应定期组织应急演练，使境外人员熟悉处置流程，提高应对能力。演练结束后，需评估效果，并根据情况修订预案。

3.8保密环境的动态调整

随着工作需要和环境变化，涉密场所的管理措施需进行动态调整。例如，若境外人员接触敏感信息增多，需提高其进入权限；若发现新的泄密风险，需补充相关管理措施。用人单位应定期评估保密环境，根据实际情况优化管理方案，确保持续有效。动态调整需记录在案，并通知相关人员，防止因信息不对称导致管理漏洞。

3.9合作单位的保密管理

若境外人员需与外部单位合作，用人单位需对其保密管理进行延伸。可要求合作单位签署保密协议，明确其保密责任，并对其场所和管理措施进行审查。同时，应指定专人负责协调，确保保密要求得到落实。在合作结束后，需对其保密工作进行评估，防止敏感信息泄露。通过延伸管理，形成闭环控制，增强保密工作的系统性。

四、涉密信息处理与传输规范

4.1涉密信息的识别与分类

用人单位需建立涉密信息识别机制，明确哪些信息属于国家秘密、商业秘密或内部敏感信息，并按照密级进行分类管理。国家秘密需依据我国保密法律法规确定密级、保密期限和知悉范围；商业秘密应基于其价值、泄露可能性和法律保护情况界定；内部敏感信息则包括未公开的经营数据、技术资料、客户信息等。识别工作应贯穿信息产生、存储、使用、传输等全过程，确保所有涉密信息得到准确标注。境外人员在工作中接触到的任何信息，一旦被认定为涉密，必须按照相应密级进行管理。

4.2涉密载体的管理

涉密文件、资料、存储设备等载体需实行严格管理。境外人员在使用涉密载体时，必须登记领用，明确使用目的和期限，并在使用完毕后及时归还。严禁将涉密载体带离工作场所，确需携带外出时，必须经批准并采取保护措施。涉密载体应存放于带锁的文件柜或保险柜中，防止丢失或被盗。对于不再使用的涉密载体，必须按规定销毁，可使用碎纸机粉碎或专业机构进行销毁，确保信息无法恢复。境外人员离职时，需交回所有涉密载体，并接受检查。

4.3涉密信息系统的使用规范

境外人员访问涉密信息系统需经过授权，并遵守相关使用规则。系统登录需使用强密码，并定期更换；禁止使用个人设备接入涉密网络；禁止下载、拷贝涉密数据至个人存储介质；禁止访问与工作无关的网站或应用。用人单位应安装监控软件，记录境外人员的操作行为，如登录时间、访问记录等，以便事后追溯。对于敏感操作，如批量下载、修改关键数据等，需设置多重审批，防止误操作或恶意行为。

4.4通讯保密要求

境外人员在处理涉密信息时，应使用保密电话或加密通讯工具，禁止使用普通电话、短信或即时通讯软件传递敏感内容。若确需通过邮件或网络传输涉密信息，必须采用加密方式，并设置访问密码或验证码。邮件标题和内容需隐晦处理，避免透露核心信息。在面谈涉密事项时，应选择安全环境，避免无关人员在场，并注意周围是否有窃听设备。用人单位可提供加密通讯设备，并对境外人员进行使用培训。

4.5会议与活动中的保密管理

境外人员参加涉及涉密信息的会议或活动时，需遵守保密纪律。会议场所应具备保密条件，如防窃听、防拍照等。参会人员需签署保密承诺书，会议内容不得外泄。会议记录需指定专人保管，并按密级管理。若境外人员需在活动中使用设备（如投影仪、录音笔），需提前检查，确保无窃密功能。活动结束后，相关资料需清点回收或按规定销毁。对于敏感会议，可采用代号、化名等隐晦方式，防止信息被识别。

4.6报告与记录的保密处理

境外人员在工作报告中涉及涉密信息时，需进行脱密处理，即删除或模糊处理敏感内容，只保留必要信息。报告提交前，需经保密审核，确保符合规定。会议记录、工作笔记等也需按涉密等级管理，禁止随意丢弃。纸质记录需锁在保险柜中，电子记录需加密存储，并限制访问权限。境外人员离职时，需上交所有报告和记录，并接受检查。对于涉及国家秘密的报告，需按最高标准管理，确保信息绝对安全。

4.7外带资料的管理

境外人员因工作需要，确需将资料带离工作场所时，必须经批准，并采取严格保护措施。资料需放置在安全容器中，全程有人保管，防止丢失或泄露。返回时需核对数量，确保完整。若资料涉及敏感信息，需在离境前进行脱密处理，或由单位派人陪同返回。用人单位应记录外带资料的情况，包括时间、地点、目的、陪同人员等，以便事后追溯。对于长期外带或涉及核心信息的情况，需提高审批级别，并加强监控。

4.8保密协议的履行监督

用人单位需定期检查境外人员对保密协议的履行情况，可通过抽查工作记录、访谈等方式进行。若发现其违反协议，如泄露信息、擅自外带资料等，需立即采取措施，包括警告、暂停工作、解除合同等。监督工作应形成记录，并作为绩效评估的依据。同时，可建立奖惩机制，对严格遵守保密规定的境外人员给予奖励，增强其积极性。监督不仅是管理手段，也是教育过程，帮助其认识到保密的重要性。

4.9知悉范围的控制

涉密信息的知悉范围应严格控制在必要范围内，即仅限于工作需要的人员。用人单位需明确哪些岗位需要接触敏感信息，并据此授予相应的权限。境外人员不得以任何理由向无关人员泄露信息，即使是善意，也可能造成泄密风险。用人单位应向其说明知悉范围的控制原则，并要求其签署确认。若其因工作需要需告知第三方，必须经批准，并确保第三方具备保密能力。通过控制知悉范围，可最大限度减少信息泄露的可能性。

4.10保密工作的培训与考核

用人单位应定期对境外人员进行保密培训，内容包括涉密信息识别、载体管理、通讯保密、违规处理等。培训需结合实际案例，增强其风险意识和应对能力。培训结束后，可进行考核，确保其掌握相关知识和技能。考核不合格的，需补训或调整岗位。保密培训应记录在案，并作为其工作表现的参考。通过持续培训，可提升境外人员的保密素养，降低泄密风险。同时，用人单位也应定期评估培训效果，优化培训内容和方法。

五、境外人员的日常行为规范

5.1工作区域的保密行为

境外人员在指定工作区域内时，应自觉遵守保密规定。禁止将涉密文件、资料随意放置在公共桌面，离开时必须带走或锁在指定位置。在办公场所使用电子设备时，需确保存储涉密信息的设备安全，如设置密码、定期更新、禁止连接公共网络等。禁止在非保密区域谈论工作内容或展示涉密文件，即使是无意的行为，也可能被他人获取信息。若需在公共区域工作，必须采取保护措施，如使用防偷拍设备、调整屏幕方向等。同时，应留意周围环境，防止他人窥视。

5.2涉密信息的复制与传递

境外人员复制涉密文件或资料时，必须经过批准，并记录复制数量和用途。禁止擅自复印敏感信息，特别是国家秘密或商业秘密。传递涉密信息时，应通过正规渠道，如加密邮件、内部系统等，禁止使用个人通讯工具。若需口头传递重要信息，应选择安全环境，并确保只有授权人员在场。在传递前，需评估风险，确保接收方具备保密能力。对于特别重要的信息，可采用多重传递方式，如专人递送、加密确认等，确保信息安全。

5.3会议与讨论的保密要求

境外人员参加涉及涉密信息的会议时，应严格遵守会议纪律。会议开始前，需签署保密承诺书，并检查会议场所的保密设施，如防窃听设备、安全门锁等。会议期间，禁止记录敏感内容，或需经批准后使用录音笔，并确保记录得到妥善保管。讨论涉密事项时，应使用代称或代码，避免直接提及具体信息。会议结束后，需清点回收所有资料，并确认无遗漏。对于敏感会议，可安排专人保护，防止信息泄露。同时，应将会议内容进行脱密处理，对外发布时仅保留必要信息。

5.4社交活动与信息发布

境外人员在社交活动或对外交流中，应避免谈论工作内容或泄露敏感信息。即使是对信任的人，也需谨慎，因为信息可能在无意中被传播。在公开场合或社交媒体上，禁止发布涉及工作或单位的照片、视频、言论等，即使是无意的行为，也可能造成信息泄露。若需对外发布信息，必须经过批准，并确保内容经过脱密处理。对于涉及国家秘密或商业秘密的信息，不得以任何形式公开。同时，应警惕他人可能提出的敏感问题，避免无意中泄露信息。

5.5电子设备的保密管理

境外人员使用的工作电脑、手机等电子设备，需安装必要的保密软件，如防火墙、防病毒程序、数据加密工具等。禁止安装未经批准的应用程序，特别是可能存在后门或窃密功能的软件。禁止使用个人设备接入单位网络，即使是通过VPN，也需经批准。对于存储敏感信息的设备，需设置强密码，并定期更换。设备丢失或被盗时，需立即报告，并采取措施防止信息泄露，如远程数据销毁等。下班或离开时，必须关闭设备或锁定屏幕，防止他人访问。

5.6网络使用的安全规范

境外人员使用网络时，应遵守单位的网络安全规定，禁止访问非法网站或下载不明文件。即使是看似无害的网站，也可能存在钓鱼链接或恶意软件，导致信息泄露。在使用公共网络时，需格外小心，防止信息被窃取。对于涉及敏感信息的网络传输，必须使用加密通道，如VPN或SSL加密。同时，应定期检查账户安全，如密码是否被破解、是否有异常登录等。若发现可疑情况，需立即报告，并采取相应措施。通过遵守网络使用规范，可降低网络泄密风险。

5.7接待与拜访的保密要求

境外人员接待外部人员或前往外部单位拜访时，应提前了解对方背景，并评估保密风险。接待过程中，需控制知悉范围，避免无关人员接触敏感信息。对于涉及工作内容的讨论，应选择安全环境，并确保只有授权人员在场。拜访外部单位时，需遵守对方的安全规定，并注意保护本单位信息。若对方要求提供敏感资料，需经批准，并确保对方具备保密能力。通过严格接待和拜访管理，可防止敏感信息在互动中泄露。

5.8保密意识的日常培养

境外人员的保密意识需通过日常培养提升，用人单位应定期组织保密教育，如案例分享、模拟演练等，增强其风险识别和应对能力。可在办公区域设置保密提示，如“保密责任，重于泰山”等，时刻提醒其注意保密。同时，可建立保密文化，鼓励员工主动报告可疑情况，形成人人参与保密的良好氛围。通过持续培养，使保密意识成为其工作习惯，降低人为因素导致的信息泄露风险。

5.9违规行为的预防与纠正

用人单位应建立违规行为的预防机制，通过制度约束、技术监控、教育培训等方式，减少泄密事件的发生。对于发现的违规行为，需及时纠正，并分析原因，防止类似事件再次发生。纠正措施包括警告、罚款、解除合同等，需根据违规程度选择。同时，应将违规案例作为警示教育材料，对其他境外人员进行宣传，增强其保密意识。通过预防与纠正相结合，可有效管理境外人员的保密行为。

5.10保密协议的签署与履行

境外人员在入职时，必须签署保密协议，明确其保密责任和义务。协议内容应清晰、具体，包括保密范围、保密期限、违约责任等，确保其充分理解并自愿遵守。在签署前，应提供解释说明，确保其无误解。签署后，需留存原件，并作为日常管理的依据。对于违反协议的行为，需依法依规处理，维护协议的严肃性。通过严格签署与履行，确保保密协议发挥应有作用，保护用人单位信息安全。

六、违规行为的调查与处理

6.1违规行为的识别与报告

用人单位需建立违规行为的识别机制，通过日常观察、监控记录、举报渠道等方式，及时发现可能违反保密规定的行为。监控记录包括但不限于门禁系统记录、网络访问日志、通讯记录等，可帮助还原事件经过。境外人员若发现他人存在泄密风险或已发生泄密行为，应立即向指定负责人报告，不得隐瞒。报告需尽可能提供详细信息，如时间、地点、涉及人员、泄露内容等，以便及时调查。同时，应建立匿名举报渠道，鼓励员工在不敢直接面对的情况下提供线索，确保违规行为得到发现。

6.2调查程序的启动与原则

一旦发现疑似违规行为，用人单位需立即启动调查程序，并遵循客观公正、合法合规的原则。调查前应制定方案，明确调查目标、范围、人员及步骤，确保调查有序进行。调查人员需具备专业能力，能辨别事实真伪，并避免利益冲突。在调查过程中，需尊重被调查人员的基本权利，如知情权、申辩权等，不得非法取证或逼供。调查结果需基于事实和证据，确保公平合理，作为后续处理的依据。通过规范调查程序，保障处理结果的公信力。

6.3调查方法的运用

调查方法包括但不限于访谈、取证、技术分析等。访谈需记录在案，并让被访谈人员确认无误。取证需确保证据链完整，防止证据被篡改或销毁。技术分析可借助专业设备，如数据恢复软件、通讯分析仪等，获取电子证据。在运用调查方法时，需注意方式方法，避免侵犯被调查人员隐私或造成不必要的困扰。调查过程中产生的所有材料，需妥善保管，并按规定存档，以备后续使用。通过科学运用调查方法，可确保调查结果准确可靠。

6.4证据的收集与固定

证据是认定违规行为的关键，收集和固定证据需及时、全面。收集的证据包括物证、书证、证人证言、电子数据等，需确保证据的真实性、合法性、关联性。对于电子证据，需采取专业手段进行提取和保存，防止被破坏。证人证言需单独记录，并核实其可靠性。在收