出差报销制度及流程模板

出差报销制度及流程模板一、出差报销制度及流程模板

一、总则

出差报销制度及流程模板旨在规范公司员工出差期间的费用报销行为，确保费用使用的合理性、合规性及透明度，控制差旅成本，提高费用报销效率。本制度适用于公司所有因公出差的员工，包括但不限于业务洽谈、会议参加、考察调研等情形。出差报销应遵循实事求是、勤俭节约、分级审批的原则，严格遵守国家相关法律法规及公司财务管理制度。

二、出差申请与审批流程

1.出差申请

员工因公出差前，需填写《出差申请单》，详细列明出差事由、时间、地点、目的地、预计费用等信息。《出差申请单》需经部门主管审核签字，并按照公司权限规定提交至相应层级的管理者或财务部门审批。审批权限划分如下：

（1）一般出差（单次费用不超过人民币1万元）由部门主管审批；

（2）较大出差（单次费用1万元至人民币10万元）由分管部门负责人审批；

（3）重大出差（单次费用超过人民币10万元）需经公司总经理或董事会审批。

2.出差审批流程

（1）员工提交《出差申请单》至部门主管，部门主管审核出差必要性及行程安排，并在申请单上签字；

（2）申请单按权限规定逐级传递至审批人，审批人需在出差前至少两个工作日完成审批；

（3）审批通过后，员工方可办理出差手续，并按流程申请预借款。未获审批的出差申请不得执行。

三、出差费用标准与报销范围

1.出差费用标准

公司根据不同地区及出差性质制定统一的出差费用标准，包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。具体标准如下：

（1）交通费：机票、火车票、汽车票等费用按实际支出报销，优先选择经济舱或普通列车硬卧，特殊情况需经审批；

（2）住宿费：参照当地标准酒店价格，单人间不超过人民币800元/晚，双人间不超过人民币600元/晚，超过标准需另行说明并审批；

（3）伙食补助费：按出差天数每日补助人民币100元，周末及节假日不额外增加；

（4）市内交通费：每日不超过人民币50元，凭票据报销。

2.报销范围

（1）符合标准的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费；

（2）因出差产生的通讯费、杂费等，需提供合理票据并经审批；

（3）紧急情况下的超标准费用，需提交详细说明及审批。

四、出差报销所需材料与提交要求

1.报销材料

（1）《出差报销单》；

（2）交通票据（机票、火车票、汽车票等）；

（3）住宿发票；

（4）伙食补助费证明（如公司统一发放的补助卡或相关记录）；

（5）市内交通费票据；

（6）其他相关费用票据及说明。

2.提交要求

（1）员工出差返回后五个工作日内提交报销材料至财务部门；

（2）票据需清晰可辨，金额与报销单一致，不得涂改；

（3）超标准费用需附审批文件，否则不予报销。

五、报销审批与支付流程

1.报销审批

财务部门收到报销材料后，进行票据审核及费用合理性检查，并按权限规定提交审批。审批流程与出差申请审批一致，确保费用符合公司标准及政策。

2.费用支付

（1）审批通过后，财务部门安排费用支付，预借款需在报销提交后一个月内结清；

（2）支付方式包括现金或银行转账，特殊情况需经审批；

（3）电子报销系统支持线上提交及审批，提高报销效率。

六、违规处理

1.提供虚假票据或虚报费用，一经查实，取消当次及未来一年出差报销资格，并按公司规定追究责任；

2.超期提交报销材料，每逾期一天扣除人民币50元作为滞纳金，直至报销完成；

3.未经审批报销，费用不予报销，并通报批评。

七、附则

本制度由公司财务部门负责解释，自发布之日起施行，原有制度同时废止。公司可根据实际情况调整费用标准及审批权限，并另行通知。

二、出差申请与审批流程

一、出差申请

员工因公出差前，需填写《出差申请单》，详细列明出差事由、时间、地点、目的地、预计费用等信息。《出差申请单》需经部门主管审核签字，并按照公司权限规定提交至相应层级的管理者或财务部门审批。审批权限划分如下：

（1）一般出差（单次费用不超过人民币1万元）由部门主管审批；

（2）较大出差（单次费用1万元至人民币10万元）由分管部门负责人审批；

（3）重大出差（单次费用超过人民币10万元）需经公司总经理或董事会审批。

2.出差审批流程

（1）员工提交《出差申请单》至部门主管，部门主管审核出差必要性及行程安排，并在申请单上签字；

（2）申请单按权限规定逐级传递至审批人，审批人需在出差前至少两个工作日完成审批；

（3）审批通过后，员工方可办理出差手续，并按流程申请预借款。未获审批的出差申请不得执行。

一、出差申请的具体要求

出差申请是整个出差报销流程的起点，规范的申请流程有助于确保出差目的明确、行程合理，并为后续的费用报销奠定基础。员工在计划出差时，应首先填写《出差申请单》，该申请单应包含以下详细信息：

1.出差事由：明确列出出差的目的，例如业务洽谈、参加会议、实地考察等，以便审批人快速了解出差性质。

2.出差时间：注明出发日期、返回日期及出差总天数，确保时间安排合理，避免不必要的延长。

3.出差地点：详细列出出差的省市及具体地址，以便公司了解员工的外出情况。

4.出差目的地：若出差涉及多个地点，需逐一列出，并说明每个地点的停留时间及原因。

5.预计费用：根据出差行程，预估交通费、住宿费、伙食补助费等费用，确保预算的准确性。

申请单的填写应简洁明了，避免使用模糊或过于专业的术语，以便审批人快速理解。填写完毕后，员工需将申请单提交至部门主管进行审核。部门主管在审核时，主要关注以下几点：

1.出差必要性：判断出差是否符合公司业务需求，是否为必须的外出行动。

2.行程安排：检查出差行程是否合理，时间安排是否紧凑，是否存在不必要的停留或往返。

3.费用预算：核对预计费用是否合理，是否存在过高或过低的预算情况。

部门主管审核通过后，需在申请单上签字确认，并按照公司权限规定提交至相应层级的管理者或财务部门审批。审批权限的划分旨在确保不同规模的出差得到适当的关注和管理，具体如下：

1.一般出差（单次费用不超过人民币1万元）：这类出差通常涉及的业务金额较小，出差时间较短，费用控制相对宽松，因此由部门主管审批即可。部门主管熟悉员工的工作内容和出差需求，能够快速判断出差的必要性，并确保费用在合理范围内。

2.较大出差（单次费用1万元至人民币10万元）：这类出差通常涉及的业务金额较大，出差时间较长，费用控制相对严格，因此需要由分管部门负责人审批。分管部门负责人对部门的整体业务有更全面的了解，能够从更高的角度评估出差的必要性和费用合理性，并确保出差的效益最大化。

3.重大出差（单次费用超过人民币10万元）：这类出差通常涉及的业务金额巨大，出差时间较长，可能对公司业务产生重大影响，因此需要经公司总经理或董事会审批。公司总经理或董事会对公司整体战略有深入的了解，能够从公司战略的角度评估出差的必要性和费用合理性，并确保出差的决策符合公司长远发展利益。

审批权限的划分不仅有助于确保出差的合理性和效益，还能够防止费用滥用和浪费，提高公司的管理效率。员工在提交申请单时，应了解自己的出差属于哪一类，并按照相应的权限规定提交审批。

二、出差审批的详细流程

出差审批是出差申请的关键环节，规范的审批流程有助于确保出差的合理性和合规性，并为后续的费用报销提供依据。出差审批流程主要包括以下几个步骤：

1.提交申请单：员工在完成出差计划后，需填写《出差申请单》，并提交至部门主管进行审核。部门主管审核通过后，将申请单按照权限规定提交至相应层级的管理者或财务部门审批。

2.审批人审核：审批人需在出差前至少两个工作日完成审批，确保有足够的时间评估出差计划。审批人主要关注出差必要性、行程安排、费用预算等方面，并确保出差符合公司政策和规定。

3.审批结果：审批人审核通过后，在申请单上签字确认，并退回给员工。若审批未通过，审批人需在申请单上注明未通过的原因，并要求员工进行调整后重新提交。

4.办理出差手续：审批通过后，员工方可办理出差手续，包括预订机票、酒店、申请预借款等。员工需按照审批后的行程安排进行出差，并确保出差的顺利进行。

审批流程的具体操作如下：

（1）员工提交《出差申请单》至部门主管，部门主管审核签字后，按照权限规定提交至审批人。审批人可以是分管部门负责人、公司总经理或董事会成员，具体取决于出差的规模和费用。

（2）审批人需在出差前至少两个工作日完成审批，确保有足够的时间评估出差计划。审批人主要关注出差必要性、行程安排、费用预算等方面，并确保出差符合公司政策和规定。若出差涉及特殊事项，如高风险地区、长期出差等，审批人还需进行额外的风险评估和安全审查。

（3）审批人审核通过后，在申请单上签字确认，并退回给员工。若审批未通过，审批人需在申请单上注明未通过的原因，并要求员工进行调整后重新提交。员工需根据审批人的意见进行调整，并重新提交申请单进行审批。

（4）审批通过后，员工方可办理出差手续，包括预订机票、酒店、申请预借款等。员工需按照审批后的行程安排进行出差，并确保出差的顺利进行。在出差过程中，员工需注意节约费用，避免不必要的开支，并按时返回公司。

三、出差申请的注意事项

出差申请是整个出差报销流程的起点，规范的申请流程有助于确保出差目的明确、行程合理，并为后续的费用报销奠定基础。员工在计划出差时，应首先填写《出差申请单》，该申请单应包含以下详细信息：

1.出差事由：明确列出出差的目的，例如业务洽谈、参加会议、实地考察等，以便审批人快速了解出差性质。出差事由应具体、明确，避免使用模糊或过于专业的术语，以便审批人快速理解。

2.出差时间：注明出发日期、返回日期及出差总天数，确保时间安排合理，避免不必要的延长。出差时间应尽量精确，避免使用模糊的时间描述，如“下周”、“近期”等，而应使用具体的日期，如“2023年10月26日”至“2023年10月30日”。

3.出差地点：详细列出出差的省市及具体地址，以便公司了解员工的外出情况。出差地点应具体到街道、门牌号，避免使用模糊的地址描述，如“北京市”、“上海市”等，而应使用具体的地址，如“北京市海淀区中关村大街1号”。

4.出差目的地：若出差涉及多个地点，需逐一列出，并说明每个地点的停留时间及原因。出差目的地应具体到街道、门牌号，并说明每个地点的停留时间及原因，以便审批人了解出差的详细安排。

5.预计费用：根据出差行程，预估交通费、住宿费、伙食补助费等费用，确保预算的准确性。预计费用应尽量精确，避免使用模糊的金额描述，如“很多”、“一些”等，而应使用具体的金额，如“人民币1,000元”。

申请单的填写应简洁明了，避免使用模糊或过于专业的术语，以便审批人快速理解。填写完毕后，员工需将申请单提交至部门主管进行审核。部门主管在审核时，主要关注以下几点：

1.出差必要性：判断出差是否符合公司业务需求，是否为必须的外出行动。部门主管需结合员工的工作内容和出差目的，判断出差是否必要，是否能够通过其他方式完成。

2.行程安排：检查出差行程是否合理，时间安排是否紧凑，是否存在不必要的停留或往返。部门主管需结合出差地点和目的，检查出差行程是否合理，时间安排是否紧凑，是否存在不必要的停留或往返。

3.费用预算：核对预计费用是否合理，是否存在过高或过低的预算情况。部门主管需结合出差地点和目的，核对预计费用是否合理，是否存在过高或过低的预算情况。

部门主管审核通过后，需在申请单上签字确认，并按照公司权限规定提交至相应层级的管理者或财务部门审批。审批权限的划分旨在确保不同规模的出差得到适当的关注和管理，具体如下：

1.一般出差（单次费用不超过人民币1万元）：这类出差通常涉及的业务金额较小，出差时间较短，费用控制相对宽松，因此由部门主管审批即可。部门主管熟悉员工的工作内容和出差需求，能够快速判断出差的必要性，并确保费用在合理范围内。

2.较大出差（单次费用1万元至人民币10万元）：这类出差通常涉及的业务金额较大，出差时间较长，费用控制相对严格，因此需要由分管部门负责人审批。分管部门负责人对部门的整体业务有更全面的了解，能够从更高的角度评估出差的必要性和费用合理性，并确保出差的效益最大化。

3.重大出差（单次费用超过人民币10万元）：这类出差通常涉及的业务金额巨大，出差时间较长，可能对公司业务产生重大影响，因此需要经公司总经理或董事会审批。公司总经理或董事会对公司整体战略有深入的了解，能够从公司战略的角度评估出差的必要性和费用合理性，并确保出差的决策符合公司长远发展利益。

审批权限的划分不仅有助于确保出差的合理性和效益，还能够防止费用滥用和浪费，提高公司的管理效率。员工在提交申请单时，应了解自己的出差属于哪一类，并按照相应的权限规定提交审批。

四、出差审批的具体操作

出差审批是出差申请的关键环节，规范的审批流程有助于确保出差的合理性和合规性，并为后续的费用报销提供依据。出差审批流程主要包括以下几个步骤：

1.提交申请单：员工在完成出差计划后，需填写《出差申请单》，并提交至部门主管进行审核。部门主管审核通过后，将申请单按照权限规定提交至相应层级的管理者或财务部门审批。

2.审批人审核：审批人需在出差前至少两个工作日完成审批，确保有足够的时间评估出差计划。审批人主要关注出差必要性、行程安排、费用预算等方面，并确保出差符合公司政策和规定。若出差涉及特殊事项，如高风险地区、长期出差等，审批人还需进行额外的风险评估和安全审查。

3.审批结果：审批人审核通过后，在申请单上签字确认，并退回给员工。若审批未通过，审批人需在申请单上注明未通过的原因，并要求员工进行调整后重新提交。

4.办理出差手续：审批通过后，员工方可办理出差手续，包括预订机票、酒店、申请预借款等。员工需按照审批后的行程安排进行出差，并确保出差的顺利进行。

审批流程的具体操作如下：

（1）员工提交《出差申请单》至部门主管，部门主管审核签字后，按照权限规定提交至审批人。审批人可以是分管部门负责人、公司总经理或董事会成员，具体取决于出差的规模和费用。

（2）审批人需在出差前至少两个工作日完成审批，确保有足够的时间评估出差计划。审批人主要关注出差必要性、行程安排、费用预算等方面，并确保出差符合公司政策和规定。若出差涉及特殊事项，如高风险地区、长期出差等，审批人还需进行额外的风险评估和安全审查。

（3）审批人审核通过后，在申请单上签字确认，并退回给员工。若审批未通过，审批人需在申请单上注明未通过的原因，并要求员工进行调整后重新提交。员工需根据审批人的意见进行调整，并重新提交申请单进行审批。

（4）审批通过后，员工方可办理出差手续，包括预订机票、酒店、申请预借款等。员工需按照审批后的行程安排进行出差，并确保出差的顺利进行。在出差过程中，员工需注意节约费用，避免不必要的开支，并按时返回公司。

五、出差申请的常见问题及解决方法

出差申请是整个出差报销流程的起点，规范的申请流程有助于确保出差目的明确、行程合理，并为后续的费用报销奠定基础。然而，在实际操作中，员工在填写《出差申请单》时可能会遇到一些问题，以下是一些常见问题及解决方法：

1.出差事由不明确：员工在填写出差事由时，可能会使用模糊或过于专业的术语，导致审批人难以理解出差的真正目的。解决方法是员工应尽量使用具体、明确的语言描述出差事由，避免使用模糊或过于专业的术语。例如，将“业务洽谈”改为“与XX公司洽谈合作事宜”，将“参加会议”改为“参加XX行业会议”。

2.出差时间不精确：员工在填写出差时间时，可能会使用模糊的时间描述，如“下周”、“近期”等，导致审批人难以判断出差的必要性及时间安排。解决方法是员工应尽量使用具体的日期描述出差时间，如“2023年10月26日”至“2023年10月30日”。

3.出差地点不具体：员工在填写出差地点时，可能会使用模糊的地址描述，如“北京市”、“上海市”等，导致审批人难以了解员工的具体外出情况。解决方法是员工应尽量使用具体的地址描述出差地点，如“北京市海淀区中关村大街1号”。

4.预计费用不准确：员工在填写预计费用时，可能会使用模糊的金额描述，如“很多”、“一些”等，导致审批人难以判断出差的费用合理性。解决方法是员工应尽量使用具体的金额描述预计费用，如“人民币1,000元”。

5.申请单填写不规范：员工在填写申请单时，可能会出现错别字、格式错误等问题，导致申请单无法被顺利审核。解决方法是员工在填写申请单时应认真仔细，确保填写规范，避免出现错别字、格式错误等问题。

通过以上措施，可以有效解决出差申请中常见的问题，确保出差申请的规范性和准确性，提高出差审批的效率。

三、出差费用标准与报销范围

一、出差费用标准

公司根据不同地区及出差性质制定统一的出差费用标准，以规范费用支出，控制成本。具体标准如下：

1.交通费：员工出差宜选择经济实惠的交通方式，如普通列车硬卧、经济舱机票或火车票等。超出标准的经济舱机票、商务舱机票、高铁二等座以上或出租车等费用，需另行说明并经审批。公司鼓励员工优先选择公共交通工具，确因工作需要需乘坐出租车时，需提供合理说明。

2.住宿费：公司根据出差地点和员工职级设定住宿标准，一般不超过当地同类酒店经济型标准。单人间住宿费用不超过人民币800元/晚，双人间住宿费用不超过人民币600元/晚。特殊情况下，如出差地点酒店价格普遍较高或员工需单独居住等，可申请超出标准住宿，但需提供酒店价格说明及部门主管审批。

3.伙食补助费：公司按出差天数每日提供固定伙食补助，一般为人民币100元/天。伙食补助费用于补贴员工在外就餐的费用，不得用于其他用途。员工不得以现金形式领取伙食补助费，公司通过统一办理餐补卡或每月随工资发放伙食补助费的方式执行。

4.市内交通费：员工因出差需要在当地发生的市内交通费用，如公交车、地铁、出租车等，每月累计不超过人民币50元。超出部分需提供合理票据并经审批。公司鼓励员工使用公共交通工具，减少不必要的交通支出。

二、报销范围

1.符合标准的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费：员工出差发生的符合公司标准的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费，经审批后可凭有效票据报销。票据需真实、合规，并与申请单、出差记录一致。

2.通讯费：员工出差期间因工作需要产生的合理通讯费用，如手机话费、流量费等，需提供详细清单及发票，经部门主管审批后可报销。公司原则上不报销个人娱乐性质产生的通讯费用。

3.杂费：员工出差期间因工作需要产生的其他合理费用，如资料打印费、小型办公用品费等，需提供详细清单及发票，经审批后可报销。杂费报销需严格控制，确保费用合理、必要。

4.超标准费用：员工出差期间发生的超出公司标准的费用，需提供详细说明及审批手续。超标准费用需经公司分管领导审批，并说明超出标准的原因及必要性。公司对超标准费用的报销持严格态度，仅对确有合理原因的情况予以报销。

三、费用标准的具体执行

1.交通费标准执行：员工出差应提前规划行程，选择经济实惠的交通方式。如确需乘坐超出标准的交通工具，需在申请单中详细说明原因，并附上相关证明材料，如酒店价格说明、行程安排等。审批人需根据实际情况判断费用的合理性，并决定是否批准。

2.住宿费标准执行：公司根据不同地区的经济水平设定住宿标准，员工出差应选择符合标准的酒店住宿。如确需超出标准住宿，需提供酒店价格说明及部门主管审批。公司定期更新住宿标准，确保标准的合理性和适应当地实际情况。

3.伙食补助费标准执行：公司通过统一办理餐补卡或每月随工资发放伙食补助费的方式执行伙食补助费。员工不得以现金形式领取伙食补助费，不得将伙食补助费用于其他用途。公司定期检查伙食补助费的发放情况，确保资金使用合规。

4.市内交通费标准执行：员工市内交通费报销需提供详细票据，并符合每月不超过人民币50元的标准。超出部分需提供合理说明及审批。公司鼓励员工使用公共交通工具，减少不必要的交通支出。

四、报销范围的具体界定

1.交通费报销范围：员工出差发生的机票、火车票、汽车票等费用，需符合公司交通费标准。如乘坐超出标准的交通工具，需提供详细说明及审批手续。公司对交通费报销持严格态度，确保费用使用的合理性和合规性。

2.住宿费报销范围：员工出差发生的住宿费用，需符合公司住宿费标准。如超出标准住宿，需提供酒店价格说明及部门主管审批。公司对住宿费报销持严格态度，确保费用使用的合理性和合规性。

3.伙食补助费报销范围：员工出差期间发生的伙食补助费，需符合公司伙食补助费标准。公司通过统一办理餐补卡或每月随工资发放伙食补助费的方式执行伙食补助费，员工不得以现金形式领取伙食补助费。

4.市内交通费报销范围：员工出差期间发生的市内交通费用，需符合公司市内交通费标准。超出部分需提供合理说明及审批。公司对市内交通费报销持严格态度，确保费用使用的合理性和合规性。

五、特殊情况处理

1.长期出差：员工因工作需要需长期出差时，需提前提交申请，并说明出差原因及行程安排。长期出差员工的费用标准可适当调整，但需经公司分管领导审批。公司对长期出差员工提供必要的支持和保障，确保出差工作的顺利进行。

2.高风险地区出差：员工因工作需要需前往高风险地区出差时，需提前提交申请，并说明出差原因及行程安排。高风险地区出差员工的费用标准可适当调整，并需提供相应的安全措施及应急预案。公司对高风险地区出差员工提供必要的安全保障和支持。

3.突发情况：员工出差期间发生突发情况，如生病、意外事故等，需及时向公司报告，并提供相关证明材料。突发情况下产生的费用，需经公司审批后报销。公司对突发情况持理解和同情态度，并尽可能提供帮助和支持。

四、出差报销所需材料与提交要求

一、报销材料清单

员工完成出差返回后，需按照公司规定准备齐全相关材料，以办理费用报销手续。完整的报销材料包括但不限于以下内容：

1.《出差报销单》：填写完整的出差申请单，作为报销的主要依据，需包含出差事由、时间、地点、目的地、预计费用、实际费用、审批人签字等信息。

2.交通票据：包括但不限于机票行程单、火车票、汽车票等，需注明出发地、目的地、日期、票价等信息，确保票据信息与出差申请单一致。

3.住宿发票：包括但不限于酒店发票、预订确认单等，需注明酒店名称、地址、住宿日期、房费等信息，确保发票信息与出差申请单一致。

4.伙食补助费证明：如公司统一办理的餐补卡，需提供餐补卡使用记录或相关说明；如公司每月随工资发放伙食补助费，需提供公司相关制度或说明。

5.市内交通费票据：包括但不限于公交车票、地铁票、出租车票等，需注明日期、车费等信息，确保票据信息与出差申请单一致。

6.其他费用票据：如通讯费发票、杂费发票等，需注明费用明细、金额等信息，并提供相关说明。

7.出差记录：包括但不限于出差行程安排、工作内容、会议记录等，用以证明出差的真实性和必要性。

二、材料准备的具体要求

1.《出差报销单》填写要求：员工需在出差返回后及时填写《出差报销单》，确保信息填写完整、准确，不得涂改、挖补或剽盖。出差事由需与实际出差目的一致，出差时间、地点、目的地需与实际行程一致，预计费用与实际费用需相符，审批人签字需齐全。

2.交通票据要求：员工需保留完整的交通票据，不得伪造、变造或销毁。机票行程单、火车票、汽车票等票据需注明出发地、目的地、日期、票价等信息，确保票据信息与出差申请单一致。如存在多张票据，需逐一整理，并注明每张票据的用途。

3.住宿发票要求：员工需保留完整的住宿发票，不得伪造、变造或销毁。酒店发票、预订确认单等票据需注明酒店名称、地址、住宿日期、房费等信息，确保发票信息与出差申请单一致。如存在多张发票，需逐一整理，并注明每张发票的用途。

4.伙食补助费证明要求：如公司统一办理的餐补卡，需提供餐补卡使用记录或相关说明，注明使用日期、金额等信息。如公司每月随工资发放伙食补助费，需提供公司相关制度或说明，证明公司已按规定发放伙食补助费。

5.市内交通费票据要求：员工需保留完整的市内交通费票据，不得伪造、变造或销毁。公交车票、地铁票、出租车票等票据需注明日期、车费等信息，确保票据信息与出差申请单一致。如存在多张票据，需逐一整理，并注明每张票据的用途。

6.其他费用票据要求：员工需保留完整的其他费用票据，不得伪造、变造或销毁。通讯费发票、杂费发票等票据需注明费用明细、金额等信息，并提供相关说明，证明费用的合理性和必要性。

7.出差记录要求：员工需认真填写出差记录，详细记录出差行程安排、工作内容、会议记录等信息，用以证明出差的真实性和必要性。出差记录需真实、客观，不得虚构或夸大。

三、材料提交的流程

1.出差返回后，员工需及时整理报销材料，确保材料齐全、规范。

2.员工将报销材料提交至部门主管，由部门主管进行初步审核。部门主管主要审核报销材料的完整性、规范性，以及费用报销的合理性。

3.部门主管审核通过后，将报销材料提交至财务部门。财务部门对报销材料进行复核，确保材料齐全、规范，并按照公司规定进行费用报销。

4.财务部门复核通过后，将费用报销款项支付给员工。员工需及时领取报销款项，并妥善保管相关票据。

四、材料提交的时限

员工出差返回后，需在五个工作日内提交报销材料至财务部门。如逾期提交，每逾期一天扣除人民币50元作为滞纳金，直至报销完成。逾期提交的原因包括但不限于员工疏忽、部门主管审核时间过长、财务部门复核时间过长等。

五、材料提交的注意事项

1.员工需认真阅读公司出差报销制度，了解报销材料的要求和提交流程。

2.员工需在出差前做好预算，合理安排行程，避免不必要的费用支出。

3.员工需妥善保管出差期间产生的票据，确保票据的完整性和规范性。

4.员工需及时提交报销材料，避免逾期提交产生滞纳金。

5.员工需配合财务部门进行报销审核，提供必要的说明和解释。

六、特殊情况处理

1.如员工出差期间发生票据丢失，需及时向公司报告，并说明原因。公司可根据实际情况，要求员工提供相关证明材料，如行程单、酒店预订确认单等，并经审批后进行费用报销。

2.如员工出差期间发生费用超支，需及时向公司报告，并说明原因。公司可根据实际情况，要求员工提供相关证明材料，如会议通知、工作安排等，并经审批后进行费用报销。

3.如员工出差期间发生其他特殊情况，需及时向公司报告，并说明原因。公司可根据实际情况，要求员工提供相关证明材料，并经审批后进行费用报销。

五、报销审批与支付流程

一、报销审批流程详解

员工提交完整的报销材料后，财务部门将启动报销审批流程。该流程旨在确保报销费用的合规性、合理性，并符合公司财务管理制度。报销审批流程分为以下几个主要步骤：

1.财务部门初步审核：财务部门收到员工提交的报销材料后，首先进行初步审核。审核内容包括报销材料的完整性、规范性，以及费用报销是否符合公司规定的标准和范围。财务部门会检查《出差报销单》是否填写完整、准确，票据是否齐全、合规，费用是否在预算范围内等。如发现材料不齐全或不符合规定，财务部门将及时通知员工补充材料或进行调整。

2.部门主管审核：财务部门初步审核通过后，将报销材料提交至员工所在部门的主管进行审核。部门主管主要审核出差事由的真实性、出差行程的合理性，以及费用报销的必要性。部门主管会结合员工的工作内容、出差目的，判断出差是否必要，费用是否合理。如发现问题，部门主管将及时与员工沟通，要求员工进行调整或提供进一步说明。

3.分管领导审批：部门主管审核通过后，将报销材料提交至分管领导进行审批。分管领导主要审核出差的必要性、费用预算的合理性，以及是否符合公司整体战略和发展方向。分管领导会根据部门的工作重点、公司的发展战略，判断出差的必要性和费用预算的合理性。如发现问题，分管领导将及时与员工沟通，要求员工进行调整或提供进一步说明。

4.财务部门复核：分管领导审批通过后，报销材料将返回财务部门进行复核。财务部门将根据审批意见，对报销费用进行最终复核，确保费用报销符合公司财务管理制度。财务部门会再次检查报销材料的完整性、规范性，以及费用报销是否符合公司规定的标准和范围。如发现问题，财务部门将及时通知员工进行调整或提供进一步说明。

5.费用支付：财务部门复核通过后，将办理费用支付手续。财务部门会将报销款项支付给员工，并通知员工领取报销款项。员工需及时领取报销款项，并妥善保管相关票据。

二、审批权限的具体应用

1.一般出差审批：单次费用不超过人民币1万元的出差，经部门主管审核签字后，即可进行费用报销。部门主管熟悉员工的工作内容和出差需求，能够快速判断出差的必要性，并确保费用在合理范围内。

2.较大出差审批：单次费用1万元至人民币10万元的出差，需经分管领导审批。分管领导对部门的整体业务有更全面的了解，能够从更高的角度评估出差的必要性和费用合理性，并确保出差的效益最大化。

3.重大出差审批：单次费用超过人民币10万元的出差，需经公司总经理或董事会审批。公司总经理或董事会对公司整体战略有深入的了解，能够从公司战略的角度评估出差的必要性和费用合理性，并确保出差的决策符合公司长远发展利益。

三、审批流程中的沟通与协调

1.审核意见的反馈：在报销审批流程中，如任何审批环节发现问题，都将及时向员工反馈审核意见。审批意见将明确指出问题所在，并提出改进建议。员工需根据审批意见进行调整或提供进一步说明，直至审批通过。

2.审批时间的控制：公司规定审批人需在出差前至少两个工作日完成审批，确保有足够的时间评估出差计划。如审批时间过长，将影响员工的报销进度，并可能导致员工无法及时领取报销款项。因此，审批人需合理安排时间，及时完成审批工作。

3.审批过程中的沟通：在报销审批流程中，如员工对审批意见有疑问，可随时与审批人沟通，解释情况并提供进一步说明。审批人也将根据员工的解释情况，重新评估报销费用，并作出最终决定。

四、特殊情况下的审批处理

1.长期出差审批：员工因工作需要需长期出差时，需提前提交申请，并说明出差原因及行程安排。长期出差员工的费用标准可适当调整，但需经公司分管领导审批。审批时将考虑出差期限、工作内容、费用预算等因素，确保费用的合理性和必要性。

2.高风险地区出差审批：员工因工作需要需前往高风险地区出差时，需提前提交申请，并说明出差原因及行程安排。高风险地区出差员工的费用标准可适当调整，并需提供相应的安全措施及应急预案。审批时将考虑安全风险、工作内容、费用预算等因素，确保员工的安全和工作顺利进行。

3.突发情况下的审批：员工出差期间发生突发情况，如生病、意外事故等，需及时向公司报告，并提供相关证明材料。突发情况下产生的费用，需经公司审批后报销。审批时将考虑突发情况的具体情况、费用预算等因素，确保员工得到必要的帮助和支持。

五、报销审批的监督与检查

1.内部审计监督：公司内部审计部门将对报销审批流程进行定期监督与检查，确保报销审批流程的合规性和有效性。内部审计部门将随机抽取报销案例进行审核，检查报销材料是否齐全、规范，费用报销是否符合公司规定的标准和范围，审批流程是否合规等。

2.财务部门自查：财务部门将定期进行自查，检查报销审批流程的执行情况，发现问题及时纠正。财务部门将重点关注报销审批的规范性、合理性，以及是否存在违规操作等。

3.员工投诉处理：公司设立员工投诉渠道，员工如对报销审批流程有异议，可随时向公司投诉。公司将对员工投诉进行认真调查，并作出处理决定。如发现违规操作，公司将严肃处理相关责任人。

六、报销支付的流程与方式

1.报销支付的流程：员工完成报销审批后，财务部门将办理费用支付手续。报销支付流程分为以下几个主要步骤：

（1）财务部门开具付款申请：财务部门根据审批通过的报销材料，开具付款申请，注明报销人、报销事由、报销金额、付款方式等信息。

（2）付款申请审核：付款申请需经财务部门负责人审核签字，并按照公司权限规定提交至相应层级的管理者或公司总经理审批。审批权限划分与出差申请审批权限一致。

（3）付款申请支付：付款申请审批通过后，财务部门将办理付款手续，将报销款项支付给员工。

（4）付款通知：财务部门将付款通知发送给员工，通知员工领取报销款项的时间和方式。

2.报销支付的方式：公司提供多种报销支付方式，包括现金支付、银行转账等。员工可根据自身情况选择合适的支付方式。

（1）现金支付：员工可凭付款通知到财务部门领取现金报销款项。财务部门将核对员工身份信息，并支付相应金额。

（2）银行转账：员工可提供银行账户信息，财务部门将报销款项转账至员工指定银行账户。员工需确保银行账户信息准确无误，并及时核对账户余额。

七、报销支付的注意事项

1.员工需及时领取报销款项，并妥善保管相关票据。如员工长期出差，可提前与财务部门沟通，安排就近银行网点领取报销款项。

2.员工需配合财务部门进行报销支付，提供必要的说明和解释。如员工对报销支付有疑问，可随时与财务部门沟通，解释情况并提供进一步说明。

3.财务部门将定期检查报销支付情况，确保报销款项的及时性和准确性。如发现问题，财务部门将及时通知员工进行调整或提供进一步说明。

六、违规处理

一、违规行为的界定

公司出差报销制度旨在规范员工出差费用报销行为，确保费用使用的合理性和合规性。任何违反本制度的行为均被视为违规行为，公司将根据违规情节的严重程度，对相关责任人进行相应的处理。违规行为主要包括以下几个方面：

1.虚报费用：员工虚构出差事由、夸大出差行程、虚开票据或伪造票据等，骗取公司费用报销的行为。

2.违规支出：员工超出公司规定的费用标准进行支出，如乘坐超出标准的交通工具、住宿超出标准的酒店、伙食补助费超支等，未经审批擅自报销的行为。

3.滞纳金：员工未按照公司规定时限提交报销材料，导致逾期报销的行为。

4.重复报销：员工将已经报销的费用再次报销的行为。

5.不按规定提交材料：员工未按照公司规定提交完整的报销材料，导致报销无法进行的行为。

6.其他违规行为：包括但不限于泄露公司机密信息、将私人费用计入公司报销、不配合财务部门进行报销审核等行为。

二、违规处理的依据

公司对违规行为的处理将依据以下原则进行：

1.公平公正原则：公司将对违规行为进行公平公正的处理，确保处理结果符合公司规定和员工权益。

2.实事求是原则：公司将对违规行为进行调查核实，确保处理结果基于事实，避免主观臆断。

3.教育为主原则：公司将对违规员工进行教育，帮助其认识错误，避免再次发生类似行为。

4.严肃处理原则：公司将对严重违规行为进行严肃处理，维护公司制度的严肃性和权威性。

三、违规处理的流程

1.违规行为的发现：公司对违规行为的发现主要通过以下几个方面：

（1）财务部门审