公司内部红头文件撰写规范

公司内部红头文件撰写规范一、总则（一）目的与依据为进一步规范公司内部红头文件（以下简称“文件”）的撰写、审核、印发及管理工作，确保文件的严肃性、权威性和有效性，提高办文质量和工作效率，依据国家相关公文处理规定，并结合公司实际情况，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司及各部门、各下属单位所有以公司名义制发的具有法定效力和规范体式的内部管理文件。凡涉及公司重大决策、重要部署、规章制度、人事任免、奖惩决定、工作通知、会议纪要等，均须遵循本规范。（三）基本原则1.准确规范原则：文件内容必须真实准确，符合国家法律法规、公司规章制度及客观实际；文件格式必须严格遵循本规范要求，确保标准化、规范化。2.精简高效原则：行文应当确有必要，注重实效，避免文牍主义。内容力求简明扼要，条理清晰，语言精炼，便于理解和执行。3.庄重严谨原则：文件作为公司意志的体现，应保持严肃、庄重的文风，使用规范的书面语言，避免使用口语化、模糊不清或易产生歧义的词语。二、红头文件的种类与适用范围公司内部红头文件主要包括以下种类，各部门应根据实际内容选择恰当的文件种类：（一）决定适用于对公司重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知适用于发布公司内部规章制度，转发上级单位、同级单位或不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（四）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（注：公司内部一般为下级部门向公司领导或相关职能部门请求指示或批准事项）（五）批复适用于答复下级单位的请示事项。（六）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（注：重要会议纪要需以红头文件形式下发）三、红头文件的撰写要求（一）标题1.标题应准确概括文件的主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”组成。如：“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。2.标题应简洁明了，避免使用不规范的简称或含糊不清的词语。3.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（二）主送机关1.主送机关指文件的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。2.主送机关过多时，可采用“各部门、各单位”等概括性统称。3.请示类文件一般只写一个主送机关。（三）正文正文是文件的核心部分，应做到内容充实、逻辑清晰、层次分明、语言准确。1.开头：通常简明扼要地说明发文的依据、目的、背景或原因。2.主体：阐述文件的具体内容、要求、措施、意见等。内容较多的，可分点阐述，但应避免过度分拆，力求逻辑清晰，层次分明。3.结尾：根据文件种类和内容，可提出执行要求、希望或发出号召，或使用规范的结束语，如“特此通知”、“特此决定”、“请遵照执行”、“妥否，请批示”等。（四）附件1.文件如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和顺序。2.附件是文件的组成部分，具有同等效力。（五）发文机关署名1.发文机关署名应使用全称或规范化简称。2.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。（六）成文日期1.成文日期指文件的签发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。2.联合行文时，以最后签发机关负责人签发的日期为准。（七）印章1.公司红头文件必须加盖公司公章，印章应清晰、端正，居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。2.印章使用应符合公司印章管理规定。（八）抄送机关1.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓文件内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。2.抄送机关一般列于文件末页下端。四、红头文件的格式规范（一）用纸规格文件用纸一般采用A4型纸。（二）页边距与排版1.上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。（可根据公司实际印制情况微调，但应保持美观统一）2.正文排版应合理，段落清晰，行间距一般采用固定值28-30磅（或根据字体大小调整，确保阅读舒适）。（三）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，居中排布。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，顶格编排，后加冒号。3.正文：一般用三号仿宋体字。4.一级标题：用三号黑体字，如“一、”；二级标题：用三号楷体字，如“（一）”；三级标题：用三号仿宋体字加粗，如“1.”。5.附件说明、发文机关署名、成文日期、抄送机关：一般用三号仿宋体字。6.页码：一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。（四）文号1.文号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。如：“X司〔年份〕X号”。2.年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。五、审核与流转（一）拟稿拟稿人应严格按照本规范撰写文件，确保内容准确、格式规范，并对文件内容的真实性、合法性负责。（二）审核1.文件初稿完成后，应由拟稿部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、必要性、可行性及格式的规范性。2.涉及其他部门职责的文件，应事先进行会签或征求意见。3.初审通过后，按审批权限报请公司相关领导审核。（三）签发1.文件须经公司领导按权限签发后方可印发。重要文件应由总经理（或董事长）签发。2.签发人应在文件审批单上签署明确意见、姓名及日期。（四）编号与印发1.经签发的文件，由综合管理部门（或指定文管部门）统一编号、登记。2.文件印制应清晰、整洁，符合格式要求。3.文件印发后，应及时分发至主送机关和抄送机关，并做好分发记录。六、归档管理文件印发后，拟稿部门应将文件原稿（含审批单）、电子文档及时交公司档案管理部门归档，确保文件的完整与安全。七、附则（