办公室文书档案管理标准化操作流程

办公室文书档案管理标准化操作流程前言办公室文书档案作为单位各项职能活动的原始记录和历史凭证，其规范化、标准化管理是提升办公效率、保障工作连续性、维护单位合法权益的重要基础。建立并严格执行一套科学合理的文书档案管理标准化操作流程，不仅能够确保档案材料的完整、准确、系统与安全，更能为决策参考、历史研究、责任追溯等提供可靠依据。本流程旨在为办公室文书档案管理工作提供清晰、可操作的指引，以期实现档案管理的制度化、程序化和规范化。一、档案的形成与收集档案的形成与收集是档案管理工作的起点，其质量直接影响后续所有环节。1.1文件材料的形成规范各部门在日常工作中形成的各类文件材料，包括但不限于决议、决定、指示、命令、请示、报告、批复、通知、通报、纪要、合同、协议、统计报表、重要会议材料等，均应符合《党政机关公文处理工作条例》及本单位相关公文管理规定。文件格式、用纸规格、书写工具、签发手续等需规范统一，确保文件材料的严肃性和有效性。1.2归档范围的确定应根据国家有关规定及本单位实际，明确界定文书档案的归档范围。通常包括：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；以及本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的重要文件材料，和本单位下属单位报送的重要文件材料。临时性、事务性、重复性且无查考价值的文件材料一般不予归档。1.3收集时限与要求即时收集：对于具有重要价值的一次性活动、突发事件形成的文件材料，应及时收集。定期收集：日常办公文件材料，应在办理完毕后，由承办人及时整理，定期（如每月或每季度）向本部门档案管理人员或办公室档案管理岗位移交。专项收集：对于专项工作、大型会议、重要项目等形成的文件材料，应在工作结束或告一段落后，集中统一收集。收集时需确保文件材料的齐全完整，每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本及重要的修改稿、批示件等应一并收集。二、档案的整理与鉴定整理与鉴定是档案管理的核心环节，目的是使零散的文件材料系统化、条理化，并鉴别其保存价值。2.1分类遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。通常采用年度-组织机构（或问题）-保管期限的分类方法。年度分类：将文件材料按其形成或处理的年度进行划分。组织机构（或问题）分类：在年度内，按文件形成的部门（组织机构）或文件内容所反映的问题进行划分。保管期限分类：在组织机构（或问题）下，按文件的保存价值划定不同的保管期限（如永久、长期、短期）。2.2编号（档号编制）在分类的基础上，对每份档案赋予唯一的、规范化的档号。档号应能反映档案的分类体系和排列顺序，便于识别和检索。档号编制应符合国家或行业相关标准。2.3排列在同一类目、同一保管期限内，按照文件材料的形成时间顺序或重要程度进行系统排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2.4编目为整理好的档案编制目录，这是档案检索的重要工具。卷内文件目录：逐件登记卷内文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。案卷目录：以案卷为单位，登记案卷号、案卷题名、年度、保管期限、起止日期、页数、存放位置等信息。编目应力求准确、清晰、规范。2.5价值鉴定根据档案的内容、来源、形成时间、利用前景等因素，按照国家有关档案保管期限的规定，对文件材料进行价值鉴定，准确划定其保管期限。对保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行鉴定，确定其是否继续保存或予以销毁。三、档案的保管与保护档案的保管与保护是确保档案安全、延长档案寿命的关键。3.1库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。3.2装具管理档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。档案盒应填写规范的案卷题名、年度、保管期限、档号等信息。档案柜应排列有序，并绘制档案存放示意图。3.3日常管理建立健全档案库房管理制度，明确管理人员职责。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修补、复制或其他技术处理。3.4安全保密严格执行档案安全保密制度，加强对档案管理人员的保密教育。非经授权，无关人员不得进入档案库房。档案的查阅、复制、摘抄等必须履行审批手续，并做好记录。四、档案的利用与服务档案的最终目的是提供利用，为各项工作服务。4.1利用制度建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式、手续和审批权限。区分不同密级和保管期限档案的利用条件。4.2查阅服务档案管理人员应热情接待查阅者，根据查阅需求，准确、迅速地提供档案。查阅档案一般应在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.3复制与摘录因工作需要复制、摘录档案内容的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。4.4利用登记与反馈建立档案利用登记簿，详细记录查阅者单位、姓名、查阅目的、查阅档案的档号、内容、数量、利用结果等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，收集利用效果反馈，不断改进档案服务工作。五、档案的鉴定与销毁对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按规定程序进行销毁。5.1销毁鉴定由档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，对保管期限已满的档案进行逐件、逐卷鉴定，提出销毁或继续保存的意见，报单位领导审批。5.2销毁清册对批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的文号、责任者、题名、日期、档号、页数、销毁原因、鉴定意见、批准人、监销人等内容。5.3销毁实施档案销毁必须在指定地点进行，并由两人以上负责监销。监销人应对照销毁清册，核对所要销毁的档案，确认无误后，方可进行销毁。销毁完毕，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和情况。《档案销毁清册》应永久保存。六、档案管理的监督与改进6.1制度建设与执行检查定期对档案管理制度的健全性和执行情况进行检查，确保各项规定落到实处。6.2人员培训加强对档案管理人员的业务培训和继续教育，不断提高其专业素养和管理水平。6.3工作评估与持续改进定期对档案管理工作进行总结评估，分析存在的问题，听取各方面意见和建议，持续优化档案管理流程，提升档案管理科学化、规范化水平。结语办公室文书档案管理标准化操作流程是