审计档案电子化管理规范

审计档案电子化管理规范一、引言随着信息技术的飞速发展和审计工作数字化转型的不断深入，审计档案的电子化管理已成为提升审计工作效率、保障审计质量、促进审计成果有效利用的必然趋势。为规范审计档案电子化管理工作，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全，特制定本规范。本规范旨在为各类审计主体开展审计档案电子化管理提供统一的指导和操作依据，适用于审计项目从立项到归档全流程所形成的具有保存价值的电子文件和电子数据的管理。二、适用范围本规范适用于所有以电子形式生成、处理、传输、存储和利用的审计档案管理活动。凡在审计工作中形成的，能够准确反映审计过程、审计结果和审计结论，具有查考利用价值的各类电子文件材料，均应按照本规范进行管理。对于传统纸质档案的数字化转换工作，其数字化过程及结果管理亦可参照本规范相关要求执行。三、定义与基本原则（一）定义1.审计档案电子化管理：指运用计算机技术、网络技术和档案管理专业方法，对审计活动中形成的电子文件、电子数据进行采集、整理、著录、存储、保管、利用、鉴定和处置等一系列管理行为的总和。2.电子审计档案：指在审计活动中直接形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘、闪存等可移动或固定载体中，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的具有保存价值的审计专业文件材料。（二）基本原则1.真实性原则：电子审计档案的内容必须真实反映审计活动的客观过程和结果，其形成、流转、修改等过程应可追溯，确保电子档案的原始性和凭证效力。2.完整性原则：电子审计档案应齐全完整，包括审计项目从准备阶段、实施阶段到报告阶段形成的各类具有保存价值的电子文件材料，确保审计档案的系统性。3.可用性原则：电子审计档案应保证在规定的保管期限内，其内容信息可被准确读取、理解和利用，相关的软硬件环境应得到适当维护或迁移。4.安全性原则：采取必要的技术手段和管理措施，保障电子审计档案在存储、传输和利用过程中的信息安全，防止信息泄露、丢失、损坏或被非法篡改。5.规范性原则：审计档案电子化管理的各个环节均应遵循国家相关法律法规、行业标准及本规范的要求，实现管理的标准化和规范化。四、电子审计档案的形成与收集（一）电子文件的形成审计人员在审计业务活动中，应优先采用电子形式形成、办理和流转审计文件材料。电子文件的格式应选择通用、开放、稳定的标准格式，如PDF/A（用于文本类）、TIFF或JPEG（用于图像类，优先采用TIFF）、XML（用于结构化数据）等，以确保其长期可读性。避免使用过时或专用格式。（二）收集范围与要求电子审计档案的收集范围应覆盖审计项目全过程，主要包括但不限于：审计通知书、审计工作方案、审计实施方案、被审计单位承诺书、审计证据材料、审计工作底稿、审计报告（初稿、征求意见稿、定稿）、审计决定书、审计移送处理书、被审计单位反馈意见及审计组书面说明、会议纪要、与审计项目相关的各类往来函件、电子数据（如财务数据、业务数据及其采集转换说明）等。收集时应确保电子文件及其元数据（如文件名、创建者、创建时间、修改时间、文件大小、文件格式等）的完整采集。对于通过扫描等方式形成的电子副本，应确保其清晰度、完整性与原件一致，并注明扫描日期、扫描人等信息。五、电子审计档案的整理与著录（一）分类与排序电子审计档案的整理应按照审计项目进行。每个审计项目可作为一个独立的档案单元。项目内文件材料的分类和排序，参照国家或行业关于审计档案立卷归档的规定执行，一般可按审计项目的阶段（如准备阶段、实施阶段、报告阶段、后续阶段）或文件材料的性质进行分类，并在各类别内按重要程度或形成时间顺序排列。（二）著录著录是对电子审计档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。应建立规范的著录项目体系，至少包括：档号、项目名称、审计事项、文件题名、文件编号、责任者、形成日期、文件页数、文件格式、存储路径、密级、保管期限、备注等。著录信息应准确、规范、完整，便于检索和利用。（三）编号与命名电子审计档案应进行系统编号，编号规则应具有唯一性和可追溯性。文件命名应遵循简明扼要、含义清晰的原则，能准确反映文件内容。建议采用“项目代号-文件类别-顺序号-文件题名”或类似的结构化命名方式。六、电子审计档案的存储与保管（一）存储介质与环境电子审计档案应存储在符合国家相关标准的、安全可靠的存储介质上。优先采用具有容错和冗余能力的网络存储系统（如NAS、SAN）。存储环境应保持适宜的温度、湿度，远离强磁场、强电场、灰尘和腐蚀性气体。（二）备份策略应建立严格的电子审计档案备份制度。备份方式可采用在线备份、近线备份和离线备份相结合。重要的电子审计档案应进行多重备份，并对备份介质进行异地存放。定期对备份数据进行有效性检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（三）数据迁移与格式转换为应对技术更新和存储介质老化，应制定电子审计档案定期迁移计划。迁移过程中，应确保电子档案的内容信息、元数据的完整性和真实性不受影响。当原有存储格式面临淘汰风险时，应进行格式转换，转换后应进行校验，确保转换前后内容一致。（四）安全管理1.访问控制：建立严格的身份认证和权限管理机制，根据用户角色和工作需要分配不同的访问权限，确保“按需授权、最小权限”。2.病毒防护：在档案管理系统及相关计算机终端安装防病毒软件，并及时更新病毒库，定期进行病毒查杀。3.防篡改与完整性校验：可采用数字签名、消息摘要（如MD5、SHA-1等）等技术手段，对电子审计档案进行防篡改处理和完整性校验。七、电子审计档案的利用（一）利用方式（二）利用权限与审批根据电子审计档案的密级和内容敏感程度，设定不同的利用权限。查阅、复制、摘录、引用电子审计档案，须经档案管理部门或相关负责人批准。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子审计档案，其利用应严格遵守国家有关保密法律法规的规定。（三）利用行为规范用户在利用电子审计档案时，不得擅自修改、删除、拷贝、传播档案内容，不得将档案用于与审计工作无关的目的。利用结束后，应及时退出系统。八、电子审计档案的鉴定与处置（一）保管期限鉴定电子审计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为长期和短期。应根据审计档案的价值确定其保管期限，并在著录时予以明确标注。鉴定工作应由档案管理部门会同审计业务部门共同进行。（二）到期处置对于保管期限届满的电子审计档案，应按照规定的程序进行鉴定。经鉴定确无继续保存价值的，应履行销毁审批手续后，采用可靠的方式进行销毁，确保数据无法恢复。销毁过程应有专人负责监销，并做好记录。具有永久保存价值的电子审计档案，应按照规定向同级国家综合档案馆移交，移交方式和格式应符合接收方要求。九、保障措施（一）组织保障各单位应明确分管领导，指定专门部门或岗位负责电子审计档案的管理工作，配备必要的专业人员，确保电子档案管理工作落到实处。（二）制度保障建立健全电子审计档案管理的各项规章制度，包括但不限于：电子文件形成与归档制度、电子档案保管制度、电子档案利用制度、电子档案安全保密制度、档案人员岗位职责等，形成完善的制度体系。（三）人员保障加强对档案管理人员和审计人员的业务培训，使其掌握电子档案管理的专业知识、技能和相关法律法规要求，熟悉档案管理系统的操作。（四）技术与经费保障加